La Finlande est un pays nordique avec une économie solide qui encourage la libre entreprise et la propriété privée. Elle abrite également une main-d’œuvre hautement qualifiée. Que vous envisagiez d’embaucher un employé finlandais pour travailler à distance pour votre entreprise ou d’embaucher toute une équipe d’employés en Finlande, vous devez comprendre certains aspects clés du marché du travail finlandais, des pratiques d’embauche et du droit du travail. Dans notre guide d’embauche en Finlande, nous aborderons ces points clés et fournirons quelques conseils.
Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Finlande
Un recrutement international nécessite de mener des recherches et souvent une aide juridique de la part d’experts locaux, car chaque pays possède ses propres lois et coutumes ayant un impact sur le processus. Le droit du travail et les pratiques d’embauche en Finlande peuvent différer de ceux de votre pays d’origine. Regardons plus en détail certains aspects importants de l’emploi en Finlande que vous devez comprendre avant d’y recruter des employés.
1. Le marché du travail finlandais
La main-d’œuvre finlandaise affiche un niveau d’études exceptionnellement élevé. En 2016, 87.9 % des Finn de plus de ans 25 avaient atteint un niveau d’études secondaires ou tertiaires supérieur. L’étudiant finlandais moyen suit environ 20 années d’études, ce qui représente trois années de plus que la moyenne des pays de l’UE.
Quelles études poursuivent-ils ? En 2019, le plus grand pourcentage de diplômes a été obtenu en commerce, administration et droit, et en sciences humaines et arts, suivis de près par la technologie.Des données plus détaillées provenant de 2017 montrent que l’ ingénierie, la fabrication, la construction, le journalisme et les sciences sociales sont également des sujets populaires parmi les étudiants universitaires. Les domaines d’études les plus populaires pour les étudiants en doctorat en 2019 comprenaient le commerce, l’administration et le droit,les sciences humaines et les arts,la technologie, ainsi que la santé et le bien-être.
Le secteur le plus important de Finlande est de loin le secteur des services. La plupart des employés finlandais travaillent dans ce secteur, ce qui inclut un large éventail d’industries, notamment les transports, les services sociaux et de santé, et l’hôtellerie. Le secteur le plus important en Finlande est la fabrication. Si votre entreprise fait partie de l’un de ces secteurs, vous trouverez des candidats très qualifiés et expérimentés dans votre domaine.
2. Conventions collectives
Les syndicats jouent un rôle de premier plan sur le marché du travail finlandais. À l’instar des autres pays nordiques, un pourcentage élevé de travailleurs finlandais fait partie d’un syndicat. Ces syndicats négocient avec les associations d’employeurs la création de conventions collectives. Les conventions collectives ajoutent des dispositions aux exigences réglementaires de la Finlande envers les employés, fixant en général des exigences de salaire minimum, un nombre maximal d’heures de travail, des périodes de préavis, etc.
Certaines conventions collectives sont créées pour une entreprise ou un groupe d’entreprises en particulier. Toutefois, de nombreuses conventions collectives en Finlande s’appliquent à des secteurs d’activités entiers. Cela signifie qu’une convention collective est susceptible de s’appliquer à votre entreprise et à vos employés finlandais, même si vous n’appartenez pas à une association d’employeurs en Finlande ou si vos employés ne sont pas membres du syndicat. En plus de vous familiariser avec le droit du travail en Finlande, vous devez également comprendre les conventions collectives applicables pour garantir votre conformité.
3. Heures de travail et salaire
En Finlande, la semaine de travail ne doit pas excéder huit heures par jour ou 40 heures par semaine. La plupart des travailleurs de col blanc sont habitués à une semaine de travail légèrement plus courte37.5, divisée en 7.5-hour jours. Les employés peuvent effectuer des heures supplémentaires si leur employeur le leur demande et s’ils l’acceptent. Avec les heures supplémentaires incluses, une semaine de travail ne peut en général pas excéder une moyenne de 48 heures sur une période de quatre mois.
Les employés ont droit à une prime de 50 % sur leur salaire horaire normal pour les deux premières heures supplémentaires qu’ils effectuent au cours d’une journée. Les heures supplémentaires additionnelles bénéficient d’une hausse de 100 % du salaire horaire normal. En Finlande il n’existe pas de salaire minimum national, car cette norme est déléguée aux conventions collectives. Les conventions collectives peuvent fixer une rémunération différente des heures supplémentaires.
4. Impôts et avantages sociaux
Les employés finlandais paient un impôt sur le revenu selon un taux d’imposition progressif ainsi qu’un impôt sur le revenu à l’échelle municipale. Les membres de l’église orthodoxe et luthérienne évangélique de Finlande doivent également payer un impôt religieux. Les employeurs sont tenus de retenir les impôts des employés sur leurs bulletins de salaire.
Les employés tout comme les employeurs doivent cotiser à un régime de bien-être social. Les employeurs quant à eux doivent cotiser à une assurance couvrant les accidents du travail et une assurance vie de groupe pour leurs employés. Les employeurs et les employés cotisent à une assurance chômage, une assurance maladie et une assurance retraite. Les cotisations les plus importantes sont destinées à l’assurance retraite. En 2020, les employeurs ont contribué en moyenne à hauteur de 16.95 pour cent du salaire brut des employés à l’assurance retraite.Les employés cotisent 7.15 pour cent ou pour 8.65 cent en fonction de leur âge. Les employeurs doivent prélever les cotisations des employés à la sécurité sociale.
5. Congés payés
La loi sur les congés annuels donne le droit aux employés finlandais de bénéficier de congés payés et stipule que le crédit de congés s’étend d’avril à mars. Au cours de la première année de travail d’un employé, ce dernier collecte deux jours de congé payé pour chaque mois travaillé. Après cette période, les employés gagnent un peu plus chaque mois, soit un total de 30 jours, soit cinq semaines, de congés payés annuels.Les employés bénéficient également généralement de congés 10 payés chaque année.
Les Finlandais bénéficient également de congés maladie. Si les travailleurs tombent malades ou subissent une blessure et doivent manquer le travail, tant que ces employés travaillent dans votre entreprise depuis au moins un mois, vous devez continuer à les payer pendant jusqu’à 10 jours. Les employés qui sont malades avant d’avoir travaillé un mois entier ont le droit de recevoir la moitié de leur taux de rémunération normal.
6. Langues locales
La Finlande a deux langues officielles : le finnois et le suédois. Le finnois est, de loin, la langue la plus couramment parlée. La plupart des Finlandais dont le suédois est la langue principale vivent dans les îles Åland, une région autonome de la Finlande dans la mer Baltique. Une 2018 enquête a révélé que 93 pour cent des résidents finlandais âgés 18-64 avaient un certain niveau de maîtrise dans au moins une langue autre que leur langue maternelle.
La deuxième langue la plus courante en Finlande comprend l’anglais, le suédois et l’allemand. Les entreprises basées dans des pays anglophones doivent savoir qu’environ 90 % des Finns attestent parler anglais. Parler anglais est très commun dans le milieu des affaires. Cependant, apprendre quelques phrases finlandaises à utiliser dans la conversation avec vos collègues finlandais est un bon moyen de faire preuve de respect et de bonne volonté.
Le coût d’embauche d’un employé en Finlande
Lorsque vous embauchez dans un nouveau pays, vous devrez tenir compte du coût continu de la main-d’œuvre et du coût initial du processus de recrutement. Le coût de la main-d’œuvre en Finlande est légèrement supérieur à la moyenne de l’UE. En plus des salaires que vous payez à vos employés, vous devez tenir compte du coût supplémentaire des avantages sociaux. En Finlande, nous recommandons de budgétiser un 25 pourcentage supplémentaire du salaire d’un employé pour bénéficier des avantages sociaux prévus par la loi.
Pour le processus de recrutement, vous devez tenir compte des coûts suivants :
- Recherches et assistance juridique pour assurer la conformité
- Frais d’implantation de votre entreprise
- Temps de travail de votre comité d’embauche
- Agence de recrutement tierce
- Annonces d’emploi payantes
- Pré-sélection
- Frais de déplacement
Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés en Finlande ?
Lorsque vous souhaitez embaucher des employés dans un nouveau pays, vous disposez de deux options principales : créer une entité commerciale dans le pays ou travailler avec un employeur officiel (EOR). Si vous choisissez de créer une filiale , vous devrez suivre toutes les exigences pour le site spécifique, en plus des exigences énoncées dans la loi finlandaise sur les sociétés à responsabilité limitée. La création d’une entreprise en Finlande prend 13 jours ou plus. Vous devez anticiper les étapes suivantes avant d’être en mesure d’embaucher :
- Choisissez la structure commerciale : en général, vous devez choisir entre une société à responsabilité limitée privée ou publique pour votre filiale. Vous pouvez également implanter une succursale étrangère de votre entreprise, mais les succursales sont plus étroitement liées au siège social qu’une filiale. Vous devrez également déterminer la structure de votre direction.
- Ouvrir un compte bancaire : vous devrez ouvrir un compte bancaire en Finlande et respecter le capital social minimum requis pour votre type d’entreprise.
- Soumettre des documents commerciaux : vous devrez rédiger et soumettre plusieurs documents, y compris les actes de fondation, votre mémorandum d’association et une explication de l’activité commerciale et bancaire de votre entreprise. Vous devrez également soumettre les informations identifiant tous les actionnaires et directeurs ainsi que des copies notariées de leurs passeports.
- Déposez un début de notification d'entreprise : vous devez également déposer une notification indiquant que vous démarrez une entreprise afin de pouvoir vous inscrire au registre du commerce et aux registres de l'administration fiscale.
- Acheter des polices d’assurance : Vous devrez souscrire des polices d’assurance privées. Cela inclut l’assurance-vie de retraite, l’assurance accidents du travail et l’assurance vie collective. Souscrivez des polices auprès de compagnies d’assurance autorisées par le droit finlandais.
Vous pouvez éviter cette liste d’exigences si vous choisissez de travailler avec un EOR. Lorsque vous travaillez en partenariat avec un EOR, également connu sous le nom d’organisation professionnelle de l’emploi ( Professional Employment Organization, PEO), vous n’avez pas besoin de créer une entité commerciale . L’EOR est l’employeur finlandais officiel et est responsable de la paie, des avantages sociaux des employés et des tâches RH comme l’intégration afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Cependant, vous gérez toujours vos employés et leurs responsabilités quotidiennes.
Étapes pour embaucher en Finlande
Si vous vous demandez comment embaucher en Finlande, vous constaterez que le processus ressemble étroitement à celui de nombreux autres pays. Toutefois, certains aspects du droit et de la culture finlandais doivent influencer votre approche.
1. Faire la publicité des postes
Dès que vous êtes prêt à commencer vos recherches, vous devez créer des annonces d’emploi. Dans la plupart des cas, vous voudrez les rédiger en finnois et devrez donc probablement embaucher un traducteur pour vous aider. Vous pouvez également publier des annonces en anglais si vous voulez attirer des personnes anglophones. Une fois que vous avez créé votre annonce d’emploi, vous devez identifier quelles sont les meilleures plateformes pour les publier.
La Finlande a un taux de pénétration des internautes impressionnant, de sorte que la publicité en ligne est une stratégie solide. Vous pouvez toujours publier des publicités dans des journaux ou d’autres médias traditionnels, mais les sites d’emploi en ligne tels que Monster.fi, Oikotie.fi et Duunitori.fi sont des plateformes populaires. Vous pouvez également publier les annonces sur des tableaux d’offres d’emploi spécifiques à votre secteur d’activités. Certains Finns recherchent également des emplois sur les sites de réseaux sociaux, en particulier LinkedIn.
2. Choisir les meilleurs candidats
Les travailleurs finlandais sont habitués à envoyer un curriculum vitae et une lettre de motivation succincts pour postuler à un emploi. Vous pouvez également créer des questionnaires, des tests de compétences ou d’autres procédés interactifs dans le cadre du processus de candidature, à condition de ne pas inclure de questions à caractère discriminatoire. Votre agence ou comité de recrutement utilisera probablement un logiciel pour analyser les candidatures dans un premier temps. À mesure que vous affinez votre sélection, vous devez commencer à identifier les candidats possédant le meilleur profil.
3. Entretien avec les candidats
Programmez des entretiens en personne ou à distance avec les candidats dont les profils sont le plus en adéquation avec ce que vous recherchez. Les Finlandais étant habitués aux communications en ligne, vous ne devriez pas rencontrer de problèmes à réaliser des entretiens en visioconférence. C’est une option à envisager surtout si vous embauchez des employés à distance en Finlande. Les entretiens en présentiel sont également une option. Il peuvent être préférables si vous envisagez d’ouvrir un bureau en Finlande. Dans le cadre d’entretiens à distance, assurez-vous de tenir compte du décalage horaire si votre entreprise n’est pas sur le fuseau horaire de l’Europe de l’Est (Eastern European Time, EST).
4. Étendre les offres d’ emploi et examiner les contrats
Après une ou plusieurs séries d’entretiens, lorsque vous avez identifié les meilleurs candidats pour votre entreprise, vous pouvez formellement leur proposer un poste. C’est également le moment où vous devrez convenir d’un salaire et de toutes les autres conditions ouvertes à la négociation. Lorsqu’un candidat accepte votre offre, vous devez créer un contrat de travail détaillé. Les contrats écrits sont la coutume en Finlande.
Vous êtes tenu de fournir aux employés une déclaration écrite couvrant leurs principales conditions d’emploi. Vous devez leur fournir ce document avant la fin de leur première période de paie, et il doit couvrir les caractéristiques importantes du contrat, notamment :
- Missions du poste
- Période d’essai (le cas échéant)
- Convention collective applicable
- Masse salariale
- Heures de travail types et vacances
- Période de préavis en cas de licenciement
Si vous embauchez quelqu’un en Finlande pour une durée déterminée, vous devez également inclure cette durée dans le contrat ainsi que la raison justifiant cette durée déterminée. En effet, la Finlande n’autorise pas les contrats à durée déterminée, sauf si vous avez une raison valable de ne pas en faire un contrat à durée indéterminée.
5. Accueillir les candidats
Enfin, vous pouvez intégrer vos candidats à l’embauche, remplir toutes les formalités administratives nécessaires pour mettre en place la gestion de la paie et ajouter vos employés dans vos systèmes internes. Si vous n’avez pas encore révisé les contrats des employés, cela doit être votre priorité lors de leur premier jour de travail. Vous devez également dispenser des formations à vos nouveaux employés afin de les familiariser avec votre entreprise et les missions de leur poste.
Globalization Partners peut vous aider à constituer votre équipe finlandaise
Ce guide d’embauche d’employés en Finlande vous aidera à lancer votre processus d’expansion internationale. Mais comme vous pouvez le voir, l’implantation d’une filiale et la conformité au droit du travail finlandais peuvent être fastidieuses. Si vous souhaitez simplifier le processus et commencer à embaucher de nouveaux employés en Finlande sans avoir à consacrer le temps nécessaire pour créer une entité ni à en supporter les coûts, Globalization Partners peut être votre entreprise de portage salarial (EOR) en Finlande. Notre solution associée à des experts juridiques du pays se chargera de la gestion de la paie, des avantages sociaux et d’autres tâches relevant des ressources humaines pour tous vos employés finlandais. Pour commencer avec cette solution, demandez une proposition à Globalization Partners dès aujourd’hui.
