Guide pour embaucher en Finlande

Selon l’Indice de perception de la corruption (IPC), la Finlande est l’un des pays les moins corrompus au monde. Cet indice mesure la corruption du secteur public selon le jugement des experts et des dirigeants d’entreprise. Il couvre la corruption, l’utilisation abusive de l’argent public, l’abus de la fonction publique à des fins personnelles, le népotisme dans la fonction publique et la capture d’État.

Le pays possède un paysage entrepreneurial dynamique et une excellente infrastructure technologique, y compris des réseaux 5G avancés. La population finlandaise est l’une des plus compétentes en matière de numérique en Europe. La main-d’œuvre est forte dans des domaines techniques tels que les technologies de l’information et de la communication (TIC), l’ingénierie et les technologies de la santé.

Avant de vous développer en Finlande, vous devrez comprendre les contrats, les taxes, les salaires, les avantages sociaux et autres lois sur l’emploi. Notre guide vous dira tout ce que vous devez savoir sur l’embauche en Finlande.  

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Finlande

Si vous développez votre activité en Finlande pour la première fois, il y a des exigences légales importantes à connaître. Ces normes et lois influencent les pratiques d’embauche en Finlande et de nombreux aspects de la relation employeur-employé, y compris la rémunération et les avantages sociaux. 

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Voici cinq choses à savoir sur l’embauche en Finlande.

1. Conventions collectives (CBA)

La Finlande dispose de plus de 160 conventions collectives (CBA) universellement contraignantes. Une convention collective universellement contraignante s’applique à tous les employeurs, qu’ils soient membres d’une association d’employeurs ou non. Cela permet d’obtenir des conditions de jeu équitables et de définir des normes minimales en matière de conditions d’emploi.

Les salaires, les heures de travail, les heures supplémentaires, les droits aux congés, les indemnités de maladie et les périodes de préavis sont couverts par les conventions collectives en Finlande. Ils peuvent également traiter des questions telles que la formation, la sécurité au travail et les procédures de résolution des litiges. Si vous vous développez en Finlande, vérifiez la convention collective applicable à votre secteur.

2. Heures de travail et salaire

Le temps de travail légal est de huit heures par jour et de 40 heures par semaine. De nombreuses conventions collectives fixent des heures hebdomadaires plus courtes, généralement 7.5 heures par jour et 37.5 heures par semaine. La moyenne des heures de travail peut être calculée sur une période allant jusqu’à 52 semaines. Cela permet une planification flexible.

Les heures supplémentaires sont autorisées avec le consentement de l’employé. La rémunération des heures supplémentaires est d’au moins 50 % en plus pour les deux premières heures et de 100 % en plus pour toutes les heures qui suivent.

La Finlande n’a pas de salaire minimum national. Les conventions collectives spécifiques au secteur fixent le salaire minimum. Le salaire est mensuel. Les employés bénéficient d’une indemnité de congés payés, d’une indemnité de maladie et d’autres avantages tels que définis par la loi ou la convention collective applicable.

3. Impôts et avantages sociaux

Les employés paient des impôts nationaux et municipaux progressifs. Le taux d’imposition national augmente avec les revenus. Les taux d’imposition municipaux sont compris entre 16–23 %. Les membres de l’église évangélique luthérienne et orthodoxe paient également une taxe de l’église.

Les employeurs et les employés contribuent aux avantages sociaux. Les employés paient des cotisations de retraite, de chômage et d’assurance maladie, qui sont retenues sur leur salaire. Les employeurs paient des cotisations de sécurité sociale supplémentaires, généralement 20–25 % du salaire brut.

Les impôts et les cotisations de sécurité sociale financent les soins de santé universels de la Finlande. 

4. Congés payés

Les employés bénéficient d’au moins 2.5 jours de congés payés pour chaque mois de travail. Si un employé travaille l’année de congé complète (1 Avril jusqu’au 31 mars), il recevra un total de 30 jours de congé annuel. Les samedis comptent comme jours de congé, donc cinq semaines de congé équivaut à 24–25 jours ouvrables. Les employés qui ont travaillé moins d’un an bénéficient d’au moins deux jours de congé payé pour chaque mois de service. 

La Finlande compte 12 jours fériés nationaux. Les employés bénéficient généralement de congés payés ces jours-là. Les employés finlandais bénéficient également d’un congé maladie payé. Les employeurs paient le plein salaire pour les neuf premiers jours. L’ institution d’assurance sociale fournit ensuite une indemnité de maladie. 

La Finlande a payé le congé maternité (appelé congé de grossesse) et le congé parental, ainsi que le congé pour garde d’enfants et urgences familiales :

• Congé de grossesse : 40 jours ouvrables qui commencent généralement 30 jours avant la date d’échéance prévue. 

• Congé parental : après le congé de grossesse, chaque parent (indépendamment du sexe) a droit à 160 jours ouvrables de congé parental. Ce congé peut être divisé en quatre périodes, mais doit être utilisé avant que l’enfant n’ait deux ans. Les parents peuvent transférer jusqu’à 63 jours à l’autre parent, et les parents célibataires ont droit aux 320 jours complets.

5. Langues locales

La Finlande a deux langues officielles : le finnois et le suédois. Le finnois est le plus largement parlé des deux. La plupart des personnes qui parlent suédois comme langue maternelle vivent dans les îles Åland, une partie autonome de la Finlande en mer Baltique. 

Les autres langues courantes en Finlande sont l’anglais et l’allemand. L’anglais est particulièrement courant dans les contextes professionnels.

Meilleurs hubs de recrutement en Finlande

Certaines villes de Finlande sont connues pour des industries particulières. Savoir ce que chaque ville a à offrir vous permet de concentrer vos efforts de recrutement au bon endroit et de pourvoir les postes plus rapidement. 

Les principaux centres de talents en Finlande sont :

• Helsinki est la capitale. Helsinki compte la plus grande population et la plus forte concentration d’entreprises du pays. La ville a produit plusieurs startups d’une valeur supérieure à 1B USD. Parmi les entreprises figurent le développeur de jeux Supercell et la plateforme de livraison de nourriture Wolt.

• Espoo fait partie de la région d’Helsinki. Il s’agit d’un centre technologique majeur qui abrite le siège social de Nokia et l’écosystème d’innovation de l’Université Aalto. 

• Tampere est située dans le sud de la Finlande. Tampere est la troisième plus grande ville et un grand centre économique. Tampere est connue pour ses secteurs de l’ingénierie, de la fabrication et de l’informatique. 

• Turku est une ville portuaire importante. La construction navale, la biotechnologie, les produits pharmaceutiques, l’industrie alimentaire et la logistique sont solides à Turku.

• Oulu est située dans le nord de la Finlande. Il est connu pour sa technologie 5G, son développement logiciel et d’autres secteurs de haute technologie. Il offre un coût de la vie inférieur à celui des hubs sud.

• Vantaa fait partie de la région du Grand Helsinki. Vantaa abrite l’aéroport d’Helsinki et plusieurs sociétés de logistique, de technologie et de services.

Principaux secteurs d’activité en Finlande

Comprendre les principales industries finlandaises vous permet de comparer les salaires et les avantages sociaux. Vous pouvez utiliser ces informations pour faire des choix judicieux quant à l’endroit où investir et développer votre main-d’œuvre. 

Les principales industries en Finlande comprennent :

• Foresterie et papier : les entreprises mondiales de pâtes et papiers telles que Stora Enso et UPM-Kymmene ont leur siège social en Finlande. Le pays produit du bois, du contreplaqué et divers matériaux de construction et meubles à base de bois. Les talents spécialisés comprennent des experts en bioéconomie et en bioraffinage, des professionnels de la gestion des ressources forestières et de la durabilité, ainsi que des travailleurs de l’usine d’automatisation des processus.

• Maritime et construction navale : la Finlande est connue pour construire des navires spécialisés, y compris des navires de croisière de luxe et des brise-glace. Wärtsilä est un leader mondial des solutions marines et énergétiques. Les talents spécialisés comprennent des experts en technologie marine arctique, des architectes navals et des ingénieurs maritimes, ainsi que des experts en expédition durable et en décarbonisation.

• Technologie et TIC : la Finlande est connue pour son secteur des TIC. Le développement de logiciels, les télécommunications et l’électronique sont les principaux domaines. Des entreprises comme Nokia sont basées dans le pays. Les talents spécialisés comprennent des spécialistes de la cybersécurité, le développement de logiciels et de cloud, le 5G et des ingénieurs en télécommunications.

• Énergie : la Finlande est un leader en énergie propre. Une grande partie de son électricité provient de l’énergie nucléaire. Le pays vise la neutralité carbone d’ici 2035. Les talents spécialisés comprennent des experts en efficacité énergétique et en réseaux intelligents, des ingénieurs en énergie renouvelable et des spécialistes de la combustion et du contrôle des émissions.

• Produits chimiques : la Finlande a un grand secteur chimique. Elle produit des produits chimiques, des plastiques et des produits pharmaceutiques. Les talents spécialisés comprennent des scientifiques des produits chimiques et des matériaux d’origine biologique, des ingénieurs de procédés, des chimistes analytiques et des professionnels du contrôle qualité.

Le coût de l’embauche d’un employé en Finlande

Que vous recrutiez un employé ou une équipe entière en Finlande, les dépenses sont inévitables. Budget pour les éléments suivants :

• Création d’une entité (sauf si vous travaillez en partenariat avec un employeur officiel)

• Promotion des postes à pourvoir

• Payer des primes de recommandation aux employés ayant des liens en Finlande

• Paiement d’un comité de recrutement en interne

• Voyage à destination et en provenance de la Finlande, y compris les séjours à l’hôtel, les repas et le transport

• Collaborer avec un traducteur pour rédiger des documents ou faciliter les conversations (le cas échéant)

• Utiliser un service de vérification des antécédents pour sélectionner les candidats

• Rédaction de contrats de travail conformes, examen juridique et consultation avec les RH et les experts juridiques

• Coûts liés à la fourniture d’ordinateurs, de téléphones et de licences logicielles

• Matériel d’intégration et formation initiale

• Coûts liés à la tenue des registres et documents fiscaux et de paie

Selon G-P sources vérifiées de Gia, le taux de charge de l’employeur en Finlande, qui comprend les coûts déclenchés en plus des salaires, varie de 20–25 %, à l’exclusion de l’assurance accident, qui peut varier. 

Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés en Finlande ?

Assurez-vous de couvrir ces éléments essentiels avant de développer votre équipe en Finlande :

• Enregistrez votre entreprise au registre du commerce finlandais.

• Obtenez un identifiant professionnel.

• Inscrivez-vous auprès de l’administration fiscale finlandaise. 

• Inscrivez-vous en tant qu’employeur.

• Abonnez-vous au registre des revenus.

• Ouvrez un compte bancaire local et déposez le capital minimum requis.

• Obtenez les codes d'identité personnelle des employés à des fins fiscales, de sécurité sociale et de paie.

• Acheter des polices auprès de compagnies d’assurance autorisées par la loi finlandaise.

• Informez le service d’immigration finlandais (pour les employés internationaux).

• Tenir des registres complets de l’emploi et de la paie.

La création d’une filiale en Finlande peut prendre des semaines ou des mois. Utilisez G-P EOR pour embaucher des employés à temps plein en Finlande sans créer votre propre entité. Construisez votre équipe à moindre coût et en ayant l’esprit tranquille, en toute conformité.

Les étapes pour embaucher en Finlande

Le processus d’embauche en Finlande est similaire à celui que vous connaissez probablement dans votre propre pays. Le processus de recrutement suit cinq étapes de base : la publicité du poste, l’évaluation des candidatures, l’entretien des candidats, l’envoi des offres d’emploi et l’intégration de nouveaux employés.

1. Faire la publicité des postes vacants

Décrivez clairement la description du poste, les responsabilités et les qualifications. Assurez-vous que la publicité est non discriminatoire et conforme aux lois finlandaises sur l’égalité et la lutte contre la discrimination. Tous les critères de l’offre d’emploi doivent être objectivement justifiés et pertinents pour le poste. 

À compter du 2025, les employeurs doivent publier des offres d’emploi sur la plateforme officielle de services en ligne de Job Market Finland. La plateforme fournit des modèles structurés et des conseils pour aider à garantir la conformité aux lois sur la transparence et la non-discrimination. 

Duunitori, Jobly, Oikotie Työpaikat, Indeed et Job Market Finland sont d’autres sites d’emploi populaires en Finlande.

2. Évaluer les applications

Rassemblez les CV et les formulaires de candidature. Dressez une liste restreinte des candidats en fonction de critères objectifs pertinents pour la description du poste. Obtenir un consentement explicite pour toute évaluation psychologique ou liée à la santé.

Bien qu’il n’y ait pas de période de conservation légale pour les dossiers de recrutement, nous recommandons de les conserver pendant au moins un an après la fin du processus.

3. Entretiens avec les candidats

Interrogez les candidats qui sont arrivés sur votre liste de présélection. Utilisez des questions d’entretien structurées et non discriminatoires. Gia peut vous aider à créer des questions qui respectent les lois anti-discrimination en Finlande afin que vous puissiez trouver la meilleure solution pour le poste tout en respectant les réglementations locales.

4. Proposer une offre d’emploi

Contactez le candidat que vous avez choisi pour lui proposer un poste dans votre entreprise. Préparer un contrat de travail écrit conforme à la Loi finlandaise sur les contrats de travail. Les deux parties doivent signer le contrat avant le début de l’emploi.

5. Intégrer les nouveaux employés

Vous pouvez désormais intégrer de nouveaux employés. Enregistrez le nouvel employé auprès de l’administration fiscale finlandaise et des autorités de sécurité sociale compétentes. Fournir les documents d’intégration nécessaires, l’orientation sur le lieu de travail et la formation sur la santé et la sécurité.

Si vous travaillez avec un EOR comme G-P, vous n’aurez pas à vous soucier du fardeau administratif de l’intégration. Nous simplifierons le processus, afin que vous puissiez vous concentrer sur la formation de votre nouvel employé et l’intégrer à la culture de votre entreprise. 

Embaucher des sous-traitants en Finlande

Travailler avec des entrepreneurs indépendants en Finlande peut être un moyen rentable de tester le marché et de construire une présence sans l’engagement d’employés à temps plein. Les entrepreneurs basés en Finlande comprennent le comportement, les règles et les pratiques commerciales des consommateurs locaux. Ils seront prêts à commencer à travailler rapidement avec leur propre équipement et leurs processus de travail établis. 

L'embauche de sous-traitants vous permet d'ajuster facilement votre main-d'œuvre en fonction des besoins de votre entreprise, sans les complexités et les coûts de l'emploi. 

Avant de conclure un accord avec un entrepreneur indépendant en Finlande, tenez compte des éléments suivants :

1. Employés vs sous-traitants indépendants

Il est important de comprendre la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants. En Finlande, les employeurs embauchent des employés pour travailler et, en retour, leur versent un salaire et des avantages sociaux réguliers. Les prestataires indépendants fournissent des services. Contrairement aux employés, les sous-traitants fixent leurs horaires, utilisent leur propre équipement et travaillent sur des projets spécifiques, plutôt que d’avoir un rôle continu.

2. Pénalités pour erreur de classification

Classer quelqu’un en tant qu’entrepreneur lorsqu’il ne l’est pas peut entraîner de lourdes sanctions. En cas d’ erreur de classification , vous devrez :

• Payer les cotisations de sécurité sociale, les impôts et les avantages sociaux non payés. 

• Payer des amendes administratives.

• Faites face à des sanctions pénales en cas de négligence intentionnelle ou grave.

3. Comment payer les sous-traitants en Finlande

G-P Contractorelles éliminent le processus désordonné et chronophage d’embauche et de paiement de sous-traitants internationaux. Vous pouvez créer et émettre des contrats et payer les sous-traitants en quelques clics, tout en garantissant un processus conforme.

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