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Chez G-P, notre Global Growth Platform™, leader du secteur, aide les entreprises à libérer tout leur potentiel en constituant des équipes internationales hautement qualifiées en quelques jours au lieu de quelques mois. Mais comment le personnel du monde entier peut-il collaborer de manière optimale ? Nous discutons ici des opportunités — et des défis — pour atteindre le type de croissance internationale et de succès que nous pouvons tous partager.
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Intégration et Débarquement jouent un rôle fondamental dans le bon fonctionnement de toute entreprise. Ces expériences ont des effets durables sur les employés, il est donc important de rendre ces processus engageants et mémorables.
Une étude menée par Brandon Hall Group a révélé que les entreprises dotées d'un solide programme d'intégration améliorer la rétention en 82 pour cent. Cependant, l'expérience d'embarquement est souvent négligée, mais non moins importante, car partir sur une note amère peut avoir des conséquences à long terme. Selon une enquête Glassdoor, 70 pour cent des demandeurs d'emploi recherchent des avis sur les entreprises - dont beaucoup sont rédigés par d'anciens employés - avant de prendre des décisions de carrière.
Dans un contexte de travail à distance, la création d'un programme structuré d'intégration et de désintégration présente une complexité supplémentaire ; il existe des défis distincts tels que des lacunes en matière de communication, des fuseaux horaires différents, ainsi que des contextes culturels contrastés, il est donc important d'adapter vos processus existants à cette nouvelle façon de travailler.
La conformité est un aspect fondamental à garder à l'esprit lors de la conception de programmes d'intégration et de désintégration. Gérer des équipes mondiales signifie jongler avec différentes lois et réglementations, de sorte que la conformité doit rester une priorité absolue à chaque étape du cycle de vie des employés pour protéger les actifs et les informations de votre entreprise, éviter les problèmes juridiques et préserver votre réputation. Dans cet article, nous expliquerons comment assurer la conformité des équipes distantes tout au long des étapes d'intégration et de désintégration.
Qu'est-ce que l'embarquement ?
Normalement, la première semaine d'un nouvel employé est consacrée à l'intégration, qui consiste en des activités qui le familiarisent avec la vision, la mission, les valeurs et la culture de l'entreprise. Cela aide les nouveaux employés à connaître la structure organisationnelle et les particularités de leur rôle. En termes simples, c'est la première impression que votre nouveau talent aura de votre entreprise.
Malgré son importance, une étude de Gallup a montré que seuls 12 pour cent des employés pensent que leur employeur fait un excellent travail d'intégration des nouveaux membres de l'équipe. L'intégration ne doit pas être réduite aux réunions d'introduction et aux enregistrements des managers. Vous pouvez aller le mile supplémentaire en affectant un senior à chaque nouvelle embauche ; cela leur donnera un collègue vers qui se tourner s'ils ont des questions au cours de leur première semaine de travail.
Un processus d'intégration structuré est essentiel pour que les employés distants se sentent connectés à une entreprise, même s'ils sont dispersés dans le monde entier. Cela permet également d'accélérer la productivité et de réduire la marge d'erreur à long terme.
Vous pouvez garantir un processus d'intégration conforme en effectuant les tâches suivantes :
Vérifiez et récupérez les documents requis : La paperasserie peut être extrêmement fastidieuse, mais la documentation, telle que les contrats de travail, est essentielle pour répondre aux normes nationales et définir clairement les attentes professionnelles de votre nouveau talent.
Pour rendre ce processus entièrement conforme, assurez-vous que vos nouvelles recrues comprennent les conditions d'emploi et signent des accords de confidentialité, des politiques anti-harcèlement, des formulaires d'assurance maladie et des clauses de résiliation. Pour rendre ce processus entièrement conforme, assurez-vous que vos nouvelles recrues comprennent les conditions d'emploi et signent des accords de confidentialité, des politiques anti-harcèlement, des formulaires d'assurance maladie et des clauses de résiliation.
Un point important à considérer lors de cette phase initiale est la confidentialité des employés. Les obligations et les droits concernant la relation employeur-employé peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre, et ces nuances doivent être prises en compte lors de la création de politiques pour les équipes internationales.
Bien que les employeurs aient généralement accès aux informations sur l'équipement appartenant à l'entreprise, il est toujours important d'avoir le consentement de vos employés. Une entreprise peut généralement surveiller les aspects suivants :
- Courriel professionnel
- Plateformes de gestion du travail
- Historique de navigation Web
- Position géographique
Communiquer les processus de workflow : Selon SHRM, une mauvaise communication peut entraîner des relations endommagées, une perte de confiance et des niveaux plus élevés de colère et d'hostilité sur le lieu de travail.
Par conséquent, communiquer les processus de flux de travail de votre entreprise de manière claire et dynamique aidera à rationaliser les affectations, à augmenter le moral de l'équipe et, surtout, à aider les employés à comprendre les attentes professionnelles.
Vous pouvez communiquer et réaffirmer les processus de l'entreprise par le biais de réunions virtuelles, de manuels et d'e-mails. Toutes les informations doivent être partagées et répondues via le courrier électronique de l'entreprise et un serveur sécurisé pour réduire les violations d'informations.
Offrir une formation spécifique au poste : Une étude menée par Upwork prédit que dans les cinq prochaines années, 36,2 millions d'employés travailleront à distance. Cela représente une 87 pourcentage d'augmentation par rapport aux statistiques pré-pandémiques. Par conséquent, les programmes de formation traditionnels doivent être réévalués pour aider les travailleurs à distance à prospérer.
Si une entreprise ne contrôle pas correctement un employé ou ne fournit pas de formation spécifique à l'emploi, cela peut entraîner des poursuites coûteuses pour négligence sur le lieu de travail.
Par exemple, si un travailleur est invité à utiliser un équipement mais ne possède pas les compétences techniques nécessaires, l'employeur pourrait être tenu responsable de tout dommage que l'employé se cause à lui-même ou à d'autres sur le lieu de travail pour ne pas avoir fourni à l'avance les procédures de formation appropriées..
Qu'est-ce que l'offboarding ?
Mettre fin à une relation d'emploi n'est jamais une chose agréable à faire, qu'il s'agisse d'une démission volontaire ou d'une mise à pied. Cependant, vous pouvez faire de cette transition une transition en douceur en créant un programme de délocalisation structuré - cela permet non seulement d'éviter de futurs problèmes juridiques, mais cela nourrit votre marque employeur.
UN rapport par People Path et l'Université Cornell ont constaté qu'environ un tiers des anciens employés maintiennent des liens avec leurs anciens employeurs ; et 15 % des nouvelles embauches proviennent de recommandations d'anciens employés. Par conséquent, laisser une bonne impression aux employés qui partent peut permettre à votre entreprise de se démarquer et d'aider à attirer de futurs talents mondiaux.
Vous pouvez garantir un processus d'offboarding conforme avec les actions suivantes :
Aviser la cessation d'emploi : Lors du licenciement d'un employé distant, il est préférable de le faire en face à face lors d'un appel vidéo. De cette façon, vous pouvez avoir une conversation privée et expliquer calmement les raisons de la résiliation.
Les politiques de résiliation sont différentes dans chaque pays, ce qui rend la conformité essentielle pour éviter de futures conséquences juridiques pour votre entreprise.
Par exemple, aux États-Unis, emploi à volonté permet aux employeurs de licencier librement des travailleurs à tout moment sans préavis.
Au Royaume-Uni, en revanche, les employeurs doivent donner un préavis d'une semaine pour chaque année de service, ou 12 préavis de semaines s'il est employé pour 12 ans ou plus. Rester au courant de ces réglementations spécifiques à chaque pays aidera à assurer la conformité pendant le processus de délocalisation.
Dans le ROYAUME-UNI, d'autre part, les employeurs doivent donner un préavis d'une semaine pour chaque année de service, ou 12 préavis de semaines s'il est employé pour 12 ans ou plus. Rester au courant de ces réglementations spécifiques à chaque pays aidera à assurer la conformité pendant le processus de délocalisation.
Propriété intellectuelle : Saviez-vous que 20 % des entreprises avez subi des violations de données de la part d'anciens employés ?
Voici quelques conseils pratiques pour protéger les données :
- Stimulez la collaboration interfonctionnelle entre les départements RH et informatique.
- Évitez d'utiliser des comptes partagés.
- Changez les mots de passe régulièrement.
- Désactivez immédiatement les identifiants et le compte de messagerie des employés qui partent.
- Planifiez des sauvegardes de données périodiques.
Les travailleurs à distance sont plus sensibles aux violations de données car le flux de données ne peut pas être surveillé de la même manière que les équipes sur site. Quelques facteurs contributifs supplémentaires sont:
- Utiliser des appareils personnels pour accéder aux informations sensibles de l'entreprise.
- Connexion aux réseaux Wi-Fi publics.
- Stockage des données de l'entreprise dans le cloud.
Les conséquences juridiques des violations de données peuvent être désastreuses pour votre réputation et vos finances. Par exemple, British Airways a dû payer un GBP 20 millions d'amende en 2020 pour des failles de sécurité qui ont facilité une cyberattaque, qui a entraîné la fuite des données personnelles des clients et du personnel.
Fournir une indemnité de départ et une indemnité de licenciement adéquates : L'indemnité de départ finale à laquelle un employé a droit est calculée en fonction des motifs de licenciement et de la durée du service. Il est important de rechercher les réglementations nationales pour éviter des problèmes juridiques tels que des poursuites pour paiement injuste.
Par exemple, il n'y a pas indemnité légale de départ en Allemagne cependant, de nombreux employeurs offrent 50 % du salaire mensuel par année de service. Dans Chine, en revanche, l'indemnité de départ équivaut à un mois de salaire complet pour chaque année de service.
Tout faux pas dans le processus de licenciement, notamment en termes d'obligations d'indemnités de départ, peut soulever des problèmes de conformité graves et coûteux.
La clé d'une expérience d'onboarding et d'offboarding réussie
N'oubliez pas que la première impression d'un employé est tout aussi importante que le dernier adieu. Si ces processus ne sont pas pris en compte, cela affecte non seulement les performances de vos employés, mais cela peut également ternir votre réputation, ce qui rend difficile la rétention et l'acquisition de futurs talents.
La conformité vous aide à éviter les problèmes juridiques et à protéger les actifs de l'entreprise. À long terme, un programme d'intégration et de départ structuré peut vous aider à devenir un employeur de choix et à vous démarquer à l'échelle mondiale.
Pour plus d'informations sur la façon de créer une expérience d'intégration et de désintégration de premier ordre pour les équipes distantes, contactez Globalization Partners. Our fully compliant Global Growth Platform™ helps companies build and scale international teams, and enables companies to manage the entire HR process, from recruiting and onboarding to compliant payroll setup and offboarding – all with one platform.
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Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez nos deux nouveaux playbooks :
- Votre manuel de conformité mondial : Meilleures pratiques d'intégration (globalization-partners.com)
- Votre manuel de conformité mondial : Meilleures pratiques de délocalisation (globalization-partners.com)
