L’intégration de nouveaux candidats à l’embauche est gourmande en temps et en énergie. Pourtant, il s’agit d’une étape cruciale dans le cycle de vie des employés : selon une enquête de BambooHR, 68 % des employés partent dans les trois premiers mois. Si vous souhaitez que votre entreprise se développe, que les coûts de recrutement restent bas et que vous mainteniez une culture d’entreprise saine, vous devrez maîtriser votre processus d’intégration.
Alors, comment les équipes d’apprentissage et de développement (L&D) peuvent-elles équilibrer la création d’une intégration pertinente, engageante et complète avec les autres tâches de leur plaque ? Le plus souvent, la réponse est l’apprentissage collaboratif.
Dans la plupart des organisations, les équipes L&D sont chargées de gérer l'intégration de A à Z : elles s'approvisionnent et créent tout le contenu, conçoivent des programmes, gèrent les inscriptions, prennent des commentaires et s'assurent que tout reste à jour. C’est beaucoup à gérer, surtout si leur entreprise se développe.
Une approche d’apprentissage collaboratif de l’intégration aide ces équipes à décentraliser une grande partie du processus, ce qui leur fait gagner du temps. Cela conduit également à des cours d’intégration plus pertinents et plus engageants. Intéressons-nous aux cinq principaux avantages de l’utilisation d’une approche d’apprentissage collaboratif pour l’intégration.
Premièrement : Qu’est-ce que l’apprentissage collaboratif ?
De manière générale, l’apprentissage collaboratif est une méthodologie de formation dans laquelle les employés partagent leur expertise en la matière les uns avec les autres, et les collègues enseignent et apprennent en groupe. Cela s’oppose à des approches plus traditionnelles, descendantes ou centralisées dans lesquelles une personne ou une équipe dirige des initiatives d’apprentissage, en s’appuyant souvent sur des experts externes et des sessions de formation longues et synchrones.
Nous pouvons comparer une approche collaborative ascendante de l’apprentissage avec un style descendant plus traditionnel.
Lorsqu’il s’agit de créer des programmes de formation à l’intégration en collaboration, les avantages sont nombreux :
1. Le contenu d’intégration est contextuel
Grâce à l’apprentissage collaboratif, le contenu du cours est créé par des experts internes, et non par des sources externes ou du contenu prêt à l’emploi. Cela signifie que les cours sont en 100 pourcentage contextuels pour votre organisation et à jour au moment du lancement.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez inclure un cours sur la façon de démarrer avec le logiciel de paie de votre entreprise. Au lieu d’inclure un tutoriel générique, votre équipe RH peut créer un cours personnalisé pour votre lieu de travail. Ils peuvent inclure la façon dont votre organisation a configuré sa plateforme, avec des rappels sur la durée des congés ou des visites de la politique de congé parental de l’entreprise.
Ce type de pertinence aidera les nouvelles recrues à devenir opérationnelles, rapidement.
2. Gain de temps pour votre équipe L&D
Étant donné que les experts internes en la matière sont ceux qui créent du contenu, votre équipe L&D est libre de se concentrer sur d’autres tâches. Ils restent dans la situation en tant qu’animateurs, mais ils peuvent passer plus de temps sur des choses telles que la compréhension des besoins d’apprentissage, la gestion des talents ou d’autres questions stratégiques.
L’apprentissage collaboratif dépend également fortement des boucles de feedback, à la fois entre plusieurs créateurs de cours, les apprenants et les instructeurs. Les plateformes d'apprentissage collaboratif comme 360Learning disposent de fonctionnalités Reaction intégrées, comme les émojis sur les réseaux sociaux, qui permettent aux apprenants de signaler si un cours a besoin d'une mise à jour. Cela permet aux équipes L&D de hiérarchiser les cours à actualiser et quand.
Les boucles de feedback aident les équipes L&D à gagner du temps sur la mise à jour du contenu d'intégration.
3. Aide les nouveaux arrivants à apprendre à connaître les gens
L’une des choses les plus difficiles à faire pour commencer un nouveau travail est que vous ne connaissez personne. Surtout dans un environnement distant, casser la glace peut être difficile et prendre plus de temps.
Grâce à l'intégration basée sur l'apprentissage collaboratif à l'aide de plusieurs outils de collaboration en ligne disponibles pour les équipes, les nouveaux employés apprennent déjà à connaître leurs nouveaux collègues et peuvent commencer à faire correspondre les visages aux noms et les noms aux intitulés de poste. Étant donné que les cours sont créés par des experts internes en la matière, chaque fois que les nouveaux employés terminent un programme, ils ont également été présentés à leurs pairs.
Cela est particulièrement vrai si les auteurs de cours utilisent des formats interactifs tels que la vidéo, la capture d’écran ou les enregistrements vocaux. Si vous incluez des discussions ayant lieu dans des forums de discussion, les nouveaux employés peuvent commencer à se faire une idée de qui est qui.
Les discussions pendant les programmes d’intégration permettent aux nouveaux arrivants de connaître leurs collègues.
4. Permet aux nouvelles recrues d’aller à leur propre rythme
Les outils de communication à l’échelle de l’équipe envoient beaucoup d’alertes, tellement qu’il est difficile de permettre aux employés de se concentrer exclusivement sur un concept.
Une solution consiste à désactiver ou désactiver les notifications sur Slack, Outlook ou d'autres applications de communication. Une autre consiste à encourager la communication asynchrone. Il peut soulager la pression pour réagir instantanément, promouvoir un travail minutieux, réduire la fatigue des réunions et éviter le travail excessif.
L’apprentissage collaboratif repose en grande partie sur l’idée d’un apprentissage asynchrone. Au lieu d’une série de sessions en direct et synchrones, l’apprentissage collaboratif propose aux employés de suivre des modules autodirigés à leur propre rythme.
Cette approche est plus flexible que l’intégration traditionnelle, et de nombreuses équipes L&D font le changement. Par exemple, les équipes des employés et des opérations de Spendesk ont décidé d’adopter un
approche collaborative de leur processus d’intégration, en partie en raison du problème du « fluage de l’atelier ». Tom Morisse, Knowledge Manager chez Spendesk, a expliqué le problème et son impact sur son processus.
« D’accord, nous avons des ateliers, des ateliers et des ateliers. L’intégration signifie ateliers. Il y avait à la fois ce problème de format d’avoir seulement des ateliers, et le fait que nous venions d’ajouter d’autres ateliers sans penser à la cohérence de l’expérience entière », a déclaré Morisse.
En remaniant leur approche et en incorporant des formats plus asynchrones, Spendesk a pu créer un processus d’intégration capable de suivre leur croissance rapide.
5. C’est plus engageant pour les apprenants
Tout cela s’ajoute au fait qu’une approche collaborative de l’intégration est plus engageante pour les nouveaux employés. L’interaction est intégrée au processus, à la fois entre les apprenants et les créateurs de cours (par le biais de boucles de feedback), mais également entre les nouveaux employés eux-mêmes, par le biais de forums de discussion. Les formats de cours interactifs, tels que les questionnaires et les médias cliquables, permettent de passer des PDF d’un kilomètre ou des réunions Zoom de type lecture.
Les premières semaines et les premiers mois du poste d’un nouvel employé sont essentiels. Les nouveaux employés se sentent déçus si ce nouvel environnement leur convient, tout comme leur nouveau responsable décide s’ils ont fait le bon choix. Fournir une formation d’intégration pertinente, engageante et qui aide les nouveaux arrivants à établir des liens sociaux est une étape cruciale pour conclure l’affaire, et l’apprentissage collaboratif est un excellent moyen de le faire.
6. Il est convivial à distance
S’il y a une chose que nous avons apprise de la Covid-19 pandémie, c’est que les employés aiment le travail flexible. La plupart des entreprises continuent d’offrir un certain type d’options de travail hybride ou à distance à ceux qui le souhaitent.
Pour l’intégration des employés à distance, l’intégration avec un angle d’apprentissage collaboratif est idéale. Tout d’abord, l’accent mis sur l’apprentissage asynchrone rend les différences de fuseau horaire sans importance. Il garantit également le contenu d’intégration pour les employés du monde entier, car les collègues de n’importe quel service peuvent s’intégrer pour créer des cours pertinents pour ce service ou cette zone géographique.
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