Le travail à distance à l’échelle internationale est maintenant une réalité. L’expérience soudaine de télétravail due à la pandémie 2020’s mondiale nous a amenés à travailler depuis nos placards, nos cuisines et tous les coins de la maison. Les membres de notre équipe se sont relocalisés aux quatre coins du monde : chez leurs parents dans l’État voisin, dans leur Airbnb préféré sur les collines du Vermont ou encore, depuis Cancun et en se connectant à l’appel Zoom de l’équipe.
Les entreprises ont peut-être ignoré la situation jusqu’à présent, car après tout, nous vivons une pandémie. C’est la première fois que nous sommes confrontés à une telle situation.
Mais à présent, les équipes chargées des ressources humaines et de la conformité se tournent vers 2021, et se rendent à l’évidence. Le travail à distance mondial est là pour durer, et nous sommes peut-être au milieu de l’une des plus grandes migrations humaines de tous les temps.
Si adopter un état d’esprit axé sur le travail à distance touche tous les niveaux de l’entreprise, le professionnel des ressources humaines est le premier à être concerné. Sur le plan de la conformité, de la logistique et des activités, que faut-il changer quand les employés se trouvent un peu partout ?
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À qui incombe la responsabilité de déterminer comment employer une personne qui a été relocalisée ? Sur le plan juridique, il incombe à l’employeur de s’assurer que les personnes sont payées conformément aux lois du lieu où elles vivent.
Il était probablement acceptable de fermer les yeux en 2020, mais les gouvernements du monde entier savent que les taxes basées sur l’endroit où vous avez des employés constituent pour eux une source de revenus principale. Si vous ne savez pas où se trouvent vos employés, on attendra de vous que vous le sachiez sinon vous risquez de recevoir des évaluations fiscales.
Il peut s’agir de déterminer où vos employés se connectent via un VPN ou une adresse IP. En définitive, il vous incombe, en tant qu’employeur, de respecter la loi et, pour ce faire, vous aurez besoin de données de localisation précises sur vos employés.
Bien que ce ne soit pas le cas dans tous les États, pays et juridictions, la règle généralement admise est que si une personne dépasse 180 jours dans un endroit, elle est considérée comme résidante de ce lieu et est légalement tenue d’y payer des impôts. Dans certains endroits, cette durée est de 90 jours ou moins.
Certains États ont adopté des lois sur la résidence alternée. Par exemple, les employés qui vivent dans le New Hampshire, mais travaillent chaque jour dans un bureau à Boston sont imposés à Boston tout en ayant leur résidence dans leur État d’origine. Cela n’est généralement plus nécessaire lorsqu’ils travaillent à domicile.
Lorsque des membres de votre équipe souhaitent s’installer dans d’autres pays, voici les questions que vous devez poser et auxquelles vous devez répondre avant de mettre en œuvre une politique de travail à distance à l’échelle mondiale :
Question n° 1 : L’employé a-t-il le droit légal de vivre et de travailler dans ce lieu ?
Si vous embauchez un citoyen américain originaire de Boston et qui a déménagé dans le Montana, la réponse est oui.
Si un Indien est retourné dans son pays pour retrouver sa famille, il a probablement le droit légal d’y travailler en raison de sa citoyenneté.
Si vous avez un employé américain qui a déménagé à Paris et qui n’a pas la citoyenneté européenne ou le droit légal d’y travailler, vous rencontrerez des obstacles. Nous y reviendrons plus tard. Dans tous les cas, il est indispensable de commencer par vérifier le droit légal de travailler.
Question n° 2 : Quel est l’impact sur l’entreprise ?
En supposant que l’employé a le droit légal de travailler dans ce lieu, l’étape suivante consiste à déterminer comment le payer. Vous devrez vous assurer qu’il dispose d’un contrat de travail conforme à la législation locale, qu’il paie les prestations et les impôts locaux et qu’il respecte le droit du travail local.
Voilà un exemple de la manière dont Globalization Partners peut vous aider. Notre modèle d’entreprise de Portage salarial (Employer of Record, EOR) consiste à inscrire votre employé sur notre gestion de la paie déjà existante et conforme aux normes locales. L’employé travaille légalement pour nous, en vous fournissant des services. Il est légalement notre employé, mais il travaille effectivement pour vous comme avant.
Lorsque vous examinez vos options en vue de passer à un environnement de travail à distance à l’échelle mondiale, cette solution est idéale pour les employés qui retournent dans leur pays d’origine ou qui retournent dans un État ou un pays où vous ne disposez pas encore de registre. Il est ainsi plus facile de les embaucher s’ils ont le droit légal d’y travailler. Nous veillons à ce que tous les droits liés à l’emploi soient protégés, tant pour l’employeur que pour l’employé.
La deuxième option peut sembler très simple : vous enregistrer en tant qu’employeur et inscrire un salarié sur votre gestion de la paie dans cet État ou ce pays. Veillez à bien évaluer les implications. Si vous procédez de la sorte, vous risquez sans le vouloir de rendre la situation plus compliquée que prévu.
Par exemple, dans certaines situations, si vous avez un employé à l’échelle locale, cela signifie que votre entreprise est imposable dans ce pays ou cet État. Votre entreprise sera donc tenue de remplir une déclaration d’impôts dans ce lieu. Pour les sites implantés en dehors du pays du siège social, cela peut également entraîner la nécessité de constituer une entreprise dans le pays d’origine de l’employé, d’ouvrir un compte bancaire local ou de procéder à un audit annuel.
Si vous disposez déjà d’un registre de gestion de la paie dans ce lieu, ce n’est peut-être pas un problème, mais si vous commencez tout juste à vous implanter dans un nouveau lieu où vous n’avez pas encore d’employés, déterminez si vous êtes prêt à endosser les responsabilités juridiques, fiscales, financières et réglementaires qui accompagnent l’enregistrement de tout type d’entité professionnelle. Cela en vaut-il la peine pour quelques employés ou même un seul ?
Si ce n’est pas le cas, et que vous recherchez une solution simple pour rendre possible le travail à distance à l’échelle mondiale, faites appel à Globalization Partners. Nous vous déchargeons des charges liées au droit, à la fiscalité et aux ressources humaines et résolvons ce problème pour vous.
Question n° 3 : Combien coûte le fait de laisser cet employé conserver son emploi en travaillant à distance depuis sa nouvelle juridiction ?
Vous aurez besoin d’analyser les chiffres. Un employé basé aux États-Unis coûte généralement à un employeur environ 20-25 pour cent de la sécurité sociale et des avantages sociaux en plus de sa paie, si elle est payée directement par le siège social. La situation n’est pas très différente d’un État à l’autre, mais vous risquez de devoir payer un impôt sur les sociétés important si vous enregistrez une nouvelle gestion de la paie dans un autre État ou pays.
Si cet employé percevait le même salaire et déménageait en France, la sécurité sociale et les taxes en tant qu’employeur sur le même salaire augmenteraient d’environ 50 pour cent. En outre, l’entreprise devra prendre en charge le coût de la création et de la gestion de la paie locale et du paiement des impôts en France, ou celui du recours à un portage salarial (EOR) tel que Globalization Partners.
Toutefois, les employés français sont généralement nettement moins bien payés que leurs homologues américains, notamment parce que de nombreux coûts de la vie sont pris en charge par l’État via des charges d’employeur plus élevées. Chaque localité est différente et présente donc des caractéristiques financières différentes.
Si vous souhaitez comparer les coûts, nous serons heureux de vous aider.
Question n° 4 : Le plus important : l’entreprise doit-elle laisser l’employé relocalisé conserver son salaire à San Francisco, ou réévaluer l’évaluation de la rémunération locale ?
Cela dépend vraiment de votre entreprise et de sa stratégie. Si vous disposez de talents qui déménagent dans une région où les coûts sont moins élevés, vous pouvez leur accorder le même salaire. Quels sont les avantages de cette démarche ?
- Conservation des postes : vous conserverez probablement cet employé pendant une longue période. Une fois qu’une personne avec un salaire de San Francisco déménage au Colorado (ou en Inde), elle aura du mal à trouver un employeur pour lui payer le même salaire une fois qu’elle aura déménagé dans ce pays.
- Construisez autour d’eux : vous avez maintenant un employé fidèle dans une nouvelle région du monde, probablement à moindre coût. Peut-être constitueront-ils une équipe de personnes qui pourront apprendre de ces grands talents que vous avez formés au siège social, avant la pandémie. Tout le monde pourrait y trouver son compte.
La solution intermédiaire pourrait consister à autoriser l’employé à conserver la majeure partie de son salaire, mais à le déduire des coûts supplémentaires que l’entreprise devra supporter pour faire appel à un portage salarial (EOR) ou créer une entité et payer des impôts dans ce pays. L’entreprise supportera également des frais de déplacement à chaque fois que l’employé se rendra au siège social. Certaines entreprises peuvent prendre en compte ces frais (ou vous pouvez simplement les déduire, selon la nature de l’emploi).
Dans l’ensemble, en supposant que même avec ces coûts déduits, l’employé aura un salaire supérieur au salaire de référence local, une solution avantageuse pour tous est susceptible d’être négociée. Et si une approche gagnant-gagnant ne vous convient pas ?
Vous pouvez aussi adopter l’approche Facebook, qui consiste à considérer la référence en matière de masse salariale des employés en fonction de la juridiction locale. Quoi qu’il en soit, il est possible de parvenir rapidement à une solution équitable et raisonnable, et la voie que vous emprunterez dépendra des principes de votre entreprise et de votre vision à long terme du travail à distance à l’échelle mondiale.
Question n° 5 : Que se passe-t-il si un employé n’a pas le droit légal de travailler là où il souhaite déménager ?
Il s’agit là d’une question délicate et complexe, qui nécessite un examen approfondi au cas par cas. Si l’employé n’a pas le droit légal de travailler là où il se trouve, et que celui-ci travaille, vous êtes légalement responsable du respect des lois locales en matière de fiscalité, de finances et de ressources humaines du lieu où il se trouve.
Vous ne pouvez pas signer cette responsabilité ou demander à l’employé de signer une renonciation. C’est vraiment « vous tous ». Il est également de votre responsabilité de les catégoriser correctement en tant qu’employé s’ils le sont réellement ; vous ne pouvez pas les payer en tant qu’entrepreneur s’ils sont vraiment un employé, ou autrement contourner vos obligations.
Les options varient considérablement selon les pays et vont du parrainage de leurs propres visas au départ de votre entreprise en tant qu’employé et à l’intégration d’une entité avec laquelle vous concluez un contrat.
Par exemple, si l’employé a déménagé au Japon et qu’ il souhaite constituer une société au Japon, et que vous payez cette entité directement, vous pouvez éviter la responsabilité directe. Vous ne payez plus une personne, mais plutôt une société, et cette société peut structurer un accord pour des services avec vous.
Ce type de relation est généralement régi par le droit des sociétés de ce pays plutôt que par le droit du travail.
Ce type d’accord présente des avantages potentiels, mais vous risquez aussi de perdre un certain contrôle puisque vous n’aurez plus de relation employeur/employé typique.
Les questions concernant l’identité du détenteur de votre propriété intellectuelle, le fait de savoir s’il a le droit légal de travailler pour d’autres entreprises (y compris vos concurrents) et s’il se consacre à plein temps à votre entreprise entreront toutes en ligne de compte. Il existe également diverses obligations liées au paiement des entreprises à l’étranger. Si vous optez pour cette solution, il est important de veiller à ce que le contrat soit correctement rédigé et d’envisager vos propres mesures de protection. Assurez-vous de faire appel à un conseiller compétent pour que tout se déroule correctement.
Que faire si une personne n’a pas le droit légal de travailler à un endroit, mais insiste pour le faire quand même ?
À mon avis, en tant que CEO ayant une expertise dans ce domaine, il y a probablement trop d’obstacles à surmonter et trop de responsabilités pour les garder à bord. Dans la plupart des cas, je préfère accepter leur démission et me séparer d’eux. Il y a plusieurs raisons à cela, et elles ont toutes trait à la question de la responsabilité et du risque, qui incombe à l’employeur plutôt qu’à l’employé :
- vous devrez payer des impôts sur les sociétés supplémentaires dans le pays où travaille l’employé.
- Votre employé bénéficie d’une protection de l’emploi et d’avantages locaux, et si vous n’êtes pas en conformité avec la loi, il perd ces avantages.
- Payer les gens illégalement n’est pas une façon judicieuse de gérer une entreprise. Votre propriété intellectuelle en tant qu’employeur n’est pas protégée si vous ne respectez pas la loi, et des problèmes peuvent survenir, qu’il s’agisse d’un accident du travail ou d’autres difficultés liées aux ressources humaines. Ces enjeux sont les mêmes qu’aux États-Unis, mais ils sont encore plus complexes lorsqu’il s’agit de payer des gens sous la table dans d’autres pays.
Trouvez une solution conforme pour faire entrer votre entreprise dans l’ère du travail à distance à l’échelle mondiale
Partout, les entreprises sont confrontées aux mêmes défis et se posent les mêmes questions. 2021 est une année propice à la recherche d’une solution susceptible de propulser votre entreprise dans la nouvelle ère du travail à distance à l’échelle mondiale.
Au-delà de la simple résolution du défi immédiat d’assurer la conformité de votre main-d’œuvre existante, où qu’elle se trouve, les options de relocalisation des talents et les capacités de mobilité des employés pourraient être une offre d’avantages sociaux pour l’employeur à l’avenir.
Démarquez votre entreprise. Vous pouvez donner à votre équipe talentueuse l’opportunité de travailler n’importe où, et Globalization Partners peut vous aider.
