Les partenariats de co-emploi avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines représentent une relation particulière dans le monde des affaires. Cependant, la relation peut être déroutante, en particulier lorsqu’elle est échangée avec d’autres termes tels que « emploi conjoint » ou même « location-bail d’employés », qui ne sont pas légalement les mêmes.
Quelle est la définition du co-emploi et où les OEP entrent-elles dans l’équation ? Nous décomposons ce qui est et n’est pas un co-emploi aujourd’hui, ainsi que les avantages de l’utilisation d’un partenaire d’entreprise d’externalisation des ressources humaines pour fournir cette relation de co-emploi à la main-d’œuvre mondiale d’aujourd’hui.
Qu’est-ce que le co-emploi ?
Le co-emploi décrit le contrat unique entre une organisation d’employeurs professionnels et son client, une organisation commerciale distincte, pour partager les droits et responsabilités d’un employé embauché.
Cet employé embauché travaille pour l’organisation du client, pas pour l’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Ce nouvel employé remplit les rôles et responsabilités désignés pour lesquels il a été embauché tout en rendant compte directement à l’organisation du client. L’entreprise d’externalisation des ressources humaines n’entre en jeu qu’en tant que ressource de gestion externalisée qui gère les activités des employés en matière de RH, de comptabilité, de droit et de conformité fiscale.
Le co-emploi est un accord contractuel fonctionnel. Pour l’organisation cliente, la relation de co-emploi allège une charge administrative considérable et les risques de conformité. Pour cette raison, les contrats de co-emploi avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines sont extrêmement populaires lorsque les entreprises cherchent à embaucher des travailleurs à temps plein dans d’autres pays, mais ne souhaitent pas consacrer de ressources à l’ouverture d’une filiale.
Les entreprises d’externalisation des ressources humaines servent une niche commerciale distincte, permettant aux organisations de toutes tailles de trouver facilement et en toute conformité les talents dont elles ont besoin, quel que soit leur emplacement. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines économisent du temps et de l’argent aux entreprises clientes tout en répondant à une tendance émergente en matière de recrutement dans notre paysage commercial moderne et connecté à l’échelle mondiale.
Décomposons un peu plus l’accord de co-emploi mondial.
1. De quoi l’employeur est-il responsable ?
Dans un contrat de co-emploi, les employeurs gèrent les activités quotidiennes et les fonctions principales, notamment :
- Les rôles, responsabilités et flux de travail quotidiens du collaborateur
- Les évaluations de performance de l’embauche co-employée ainsi que les évaluations formelles et informelles
- Les trajectoires de progression de carrière et d’avancement de l’embauche co-employée
- Décisions commerciales et d’emploi globales liées à l’embauche du co-employé
Les employeurs n’ont pas besoin de s’inquiéter des normes de paie et de mise en service spécifiques à l’État ou au pays entourant ses employés. C’est là que l’entreprise d’externalisation des ressources humaines intervient, car ce sont des experts dans les fonctions RH, financières, juridiques et fiscales et sont prêts à partager la responsabilité et à améliorer votre portefeuille de gestion des risques.
2. De quoi l’entreprise d’externalisation des ressources humaines est-elle responsable ?
Dans le cadre de l’accord de co-emploi, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines est responsable de la logistique administrative, à savoir :
- Organiser et administrer la rémunération, les avantages sociaux et l’assurance des employés
- Organiser et administrer les impôts sur l’emploi avec les agences nationales et étatiques appropriées
- Être l’employeur officiel enregistré à des fins fiscales et d’assurance
- Gérer les indemnités de travail, les avantages sociaux, les licenciements et les demandes de chômage, y compris l’assurance chômage et les indemnités de licenciement, le cas échéant
Notez, encore une fois, que les employés individuels à disposition n’ effectuent pas de travail pour l’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Ils ne sont pas non plus sous-traités à l’entreprise d’externalisation des ressources humaines à un moment quelconque de la relation pour effectuer un travail même temporaire. Leurs responsabilités quotidiennes incombent à leur entreprise d’origine, c’est-à-dire l’organisation pour laquelle ils ont personnellement postulé ou l’organisation qui les a directement explorés.
Qu’est-ce que le co-emploi ?
Le co-emploi peut être un concept déroutant. Même son nom déclenche des informations erronées sur la nature de l’accord et les responsabilités attendues exercées par l’employé, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines et l’organisation du client.
Pour clarifier le co-emploi, tenez compte de ces fonctions et services qui ne sont pas impliqués dans un contrat de co-emploi et qui sont, en fait, des types d’arrangements commerciaux entièrement distincts.
1. Location d’emploi
Le crédit-bail fait référence à une organisation fournissant des sous-traitants spécifiques à un projet à court terme à une autre organisation. Ces projets ont défini des paramètres, y compris une date officielle de début et de fin et une portée du projet avec des objectifs spécifiques et prédéterminés.
La location d’emploi est le plus souvent associée à des agences de dotation en personnel à court terme ou spécialisées. Les travailleurs loués effectuent des activités sur le site d’un client, puis retournent à leur agence de recrutement une fois qu’un projet ou un contrat est terminé.
Le crédit-bail et le co-emploi diffèrent de plusieurs manières importantes. Tout d’abord, le co-emploi ne fonctionne généralement pas dans un délai défini. Deuxièmement, les entreprises d’externalisation des ressources humaines dans le cadre de l’accord de co-emploi n’effectuent pas de sélection d’embauche ou de dotation en personnel pour le client. Troisièmement, dans le cadre du crédit-bail des employés, l’agence de dotation en personnel est le seul employeur légalement responsable, tandis que, dans le cadre des relations de co-emploi, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines et la société cliente partagent la responsabilité juridique de l’employé.
2. Scouts de talents et agences de recrutement
De nombreuses organisations d’employeurs professionnels ne recherchent pas et n’embauchent pas d’employés pour vous. Ils ne tiennent pas non plus à jour une base de données de talents « disponibles » ou tout autre type de réseau de recrutement auquel les entreprises peuvent accéder.
En d’autres termes, une entreprise d’externalisation des ressources humaines ne participe pas automatiquement aux négociations de recrutement ou d’embauche. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines n’interviennent qu’après avoir sélectionné votre nouveau candidat. À partir de là, votre entreprise d’externalisation des ressources humaines partenaire gérera diverses logistiques d’intégration, en particulier celles liées à la paie, à l’administration des avantages sociaux, à la documentation fiscale et aux déclarations.
3. Instructeurs en développement professionnel
Dans le cadre d’accords de co-emploi fructueux, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines et l’organisation du client établissent des limites contractuelles claires entre leurs interactions et leurs relations avec les employés eux-mêmes.
Bien que les deux parties partagent la responsabilité juridique de ces personnes, elles ne doivent pas « doubler » les fonctions décrites par l’autre partie. Par exemple, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines n’est pas responsable des certifications des employés, des autorisations, des cours de formation ou de toute autre instruction formelle ou informelle de développement professionnel. Même si l’entreprise d’externalisation des ressources humaines est l’employeur officiel, elle n’assume pas de supervision de la progression de carrière des employés.
4. Emploi conjoint
L’emploi conjoint et le co-emploi sont souvent utilisés de manière synonyme. Dans les deux situations, deux organisations distinctes partagent la supervision juridique et la responsabilité d’un employé ou d’un groupe d’employés. Cependant, les deux concepts ont une différence cruciale : le niveau de contribution de chacun sur l’environnement quotidien des employés.
En co-emploi, seule l’organisation cliente a une orientation sur le travail et les responsabilités de ses embauches, et non sur l’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Cependant, lors de la définition de l’emploi conjoint, les deux entités peuvent donner des conseils sur les charges de travail, les activités quotidiennes et les heures des employés, ainsi que partager un contrôle direct et continu sur les opérations commerciales plus larges. Par exemple, dans un contrat de co-emploi, une entreprise d’externalisation des ressources humaines peut suggérer à son client partenaire d’embaucher du personnel supplémentaire, puis d’aider le client à examiner, interroger et embaucher ces nouveaux employés eux-mêmes.
Un arrangement peut également être classé comme un emploi conjoint et non comme un co-emploi s’il remplit la majorité des conditions suivantes :
- Les deux parties assurent la supervision des employés
- Les deux parties suivent les performances des employés
- Les deux parties négocient la rémunération et les salaires des travailleurs
- Les deux parties ont le pouvoir de sanctionner et de licencier les employés
Quels sont les risques liés au co-emploi ?
Comme tout arrangement commercial, le co-emploi ouvre les organisations à de nouvelles questions et de nouveaux processus. Cependant, ces opérations peuvent rapidement devenir accablantes, voire même risquer la conformité, lorsqu’elles sont mal gérées ou négligées.
Tenez compte de ces principaux risques de co-emploi pour comprendre la nature complète de l’ utilisation d’un employeur de service enregistré.
1. Ajustage des processus internes conformes
La beauté d’un accord de co-emploi géré par une entreprise d’externalisation des ressources humaines est la répartition partagée des tâches de gestion des employés. Par exemple, les entreprises d’externalisation des ressources humaines gèrent la paie et les taxes sur l’emploi, à la fois aux niveaux étatique et fédéral. Une entreprise d’externalisation des ressources humaines peut même administrer les impôts internationaux pour les employés vivant et travaillant dans des pays étrangers afin que ses clients partenaires n’aient pas à le faire.
Cependant, les organisations clientes ne sont pas exemptées de modifier leurs propres processus administratifs et documents pour rester en conformité, et en tangence, avec leur partenaire d’entreprise d’externalisation des ressources humaines, en particulier dans les fonctions internes des RH et de comptabilité. Vous et votre entreprise d’externalisation des ressources humaines devez travailler ensemble de manière holistique, votre organisation maintenant sa fin de la négociation de conformité pour que l’ensemble reste conforme.
2. Pénalités partagées en cas de non-conformité
Lorsque les entreprises d’externalisation des ressources humaines et les entreprises clientes sont opérationnellement désynchronisées, elles peuvent être tenues responsables et encourir des amendes, des sanctions et même des répercussions juridiques.
Les cas les plus fréquents de non-conformité sont liés à des violations du droit du travail, par exemple lorsqu’un employé embauché est mal catégorisé et que ses impôts ne sont pas correctement retenus. Cependant, des sanctions partagées se produisent également dans les accords de co-emploi lorsque l’entreprise d’externalisation des ressources humaines n’est pas l’employeur documenté. Sans une définition claire et écrite de l’employeur, il est plus facile pour les organisations clientes de s’intégrer dans des procédures et des pratiques qui relèvent en fait de la responsabilité de l’entreprise d’externalisation des ressources humaines et vice versa. Une entreprise d’externalisation des ressources humaines et une organisation cliente qui se chevauchent les responsabilités sont l’un des moyens les plus rapides de fusionner un accord juridique de co-emploi et de vous mettre en situation d’inconformité.
Pour cette raison, il est essentiel de travailler avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines réputée et de confiance, et d’établir un langage clair concernant les tâches administratives dans le cadre de l’accord de co-emploi, en commençant par une déclaration explicite de l’employeur.
3. Intégration incorrecte
Dans un contrat de co-emploi, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines est traditionnellement responsable de l’intégration et de l’orientation administrative du nouvel employé. Au cours de ces sessions, le nouvel employé remplit tous les documents pertinents pour des tâches RH et comptables fluides, en s’assurant qu’il est sur la paie en quelques jours, et non en quelques semaines comme cela prend pour certaines recrues nationales et internationales.
Des procédures d’intégration inappropriées se produisent lorsque l’organisation du client effectue cette logistique administrative d’embauche plutôt que l’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Mélanger ces rôles, encore une fois, vous ouvre à une responsabilité de co-emploi où les deux parties peuvent être considérées comme des employeurs et être ouvertes à des poursuites judiciaires.
4. Rémunération et avantages sociaux
Les entreprises d’externalisation des ressources humaines nationales et mondiales ne fixent pas le salaire d’une nouvelle recrue. Ils ne déterminent pas non plus les avantages sociaux d’une nouvelle recrue, bien qu’ils puissent absolument conseiller les clients sur leurs responsabilités légales de fournir des forfaits d’avantages sociaux à certaines classifications d’employés.
En particulier, les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales disposant d’une plateforme internationale d’employeurs inscrits jouent un rôle essentiel dans le conseil aux clients sur les avantages et les dispositions culturellement appropriés pour les employés. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines à l’international peuvent aider les clients à naviguer dans les réglementations d’un nouveau pays concernant les régimes d’avantages sociaux côté employeur, les attentes salariales, les normes de congés payés, etc. Cependant, ces chiffres de salaire, avantages sociaux, horaires de travail, affectations et évaluations de performance sont en fin de compte les domaines de l’organisation du client et font partie de la manière dont ils gèrent leur entreprise.
5. Confusion entre les agences nationales de recrutement
Le co-emploi est un type de modèle économique. En tant que modèle commercial, il est utilisé dans tous les types d’organisations et secteurs, l’un des plus importants étant le réseau florissant d’agences de recrutement d’aujourd’hui.
Selon l’American Staffing Association, les cabinets de recrutement et autres agences de recrutement sont responsables du placement de 17 millions d’employés contractuels, à temps partiel et à temps plein par an. Il s’agit de 17 millions de personnes dont la vie professionnelle est sous co-emploi, leur agence de recrutement agissant en tant qu’« employeur principal » et leur site d’accueil en tant qu’« employeur secondaire ».
Il est important de noter qu’un accord de co-emploi avec une agence de recrutement n’est pas le même qu’un employeur officiel. Bien qu’il existe certaines similitudes, les entreprises d’externalisation des ressources humaines d’un employeur officiel ne recherchent pas les talents et ne servent pas de liaison de talents pour les clients. Ils ne fixent pas non plus le salaire d’un employé une fois embauché, une autre différence clé par rapport au co-emploi d’une agence de recrutement. En bref, une entreprise d’externalisation des ressources humaines n’est pas la même qu’une agence de recrutement et ne soutiendra donc pas le même type de relation de co-emploi.
Comment les entreprises d’externalisation des ressources humaines réduisent-elles les risques liés au co-emploi ?
Réfléchissez à la manière dont le partenariat avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines offre tous les avantages des fonctions administratives externalisées, tout en réduisant les responsabilités et les failles des autres modèles de co-emploi.
1. Employeur clair
Les entreprises d’externalisation des ressources humaines offrent un accord de co-emploi avec l’une des divisions de tâches les plus claires. C’est parce que la relation avec l’entreprise d’externalisation des ressources humaines repose sur le fait d’être l’employeur de référence.
En tant qu’employeur officiel, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines est responsable de la gestion des impôts des employés, de la gestion de la paie et des avantages sociaux, de la gestion des certificats d’assurance et de l’intégration appropriée de votre embauche dans sa propre plateforme de paie préexistante. Vous n’êtes pas responsable de ces activités, car vous n’êtes pas l’employeur officiel. Pendant ce temps, votre embauche, celle que vous avez scoutée, approuvée et sélectionnée, est affectée à travailler à temps plein pour votre organisation, en exécutant les rôles et les tâches pour lesquels vous les avez choisis.
2. Un partenaire commercial expert
En utilisant une entreprise d’externalisation des ressources humaines, votre organisation peut se recentrer sur les fonctions essentielles de l’entreprise plutôt que de s’étendre légèrement aux opérations avancées de RH, fiscales, juridiques et comptables. Externalisez ces activités complexes et souvent fastidieuses à votre entreprise d’externalisation des ressources humaines partenaire avec une expertise approfondie préexistante et une infrastructure administrative prête à l’emploi.
De la gestion de la paie internationale à la déchiffration du droit du travail international en passant par l’administration de régimes d’avantages sociaux compétitifs, l’expertise offerte par les entreprises d’externalisation des ressources humaines signifie atténuation des risques et commodité pour des organisations comme la vôtre.
3. Système de paie immédiat
Les clients d’entreprise d’externalisation des ressources humaines ont accès à un écosystème de systèmes de paie préenregistrés et conformes déjà mis en place sur les marchés locaux et même mondiaux. Cela signifie que les nouvelles recrues peuvent être rapidement intégrées dans le système, presque quel que soit le lieu, tout en respectant le droit du travail des employés.
L’accès à une plateforme de paie immédiate est particulièrement bénéfique lors de l’embauche d’employés internationaux ou de l’expansion mondiale. Le partenariat avec une entreprise d’externalisation des ressources humaines vous décharge du fardeau de la création de votre propre filiale étrangère et des coûts, délais, manœuvres juridiques et arrangements financiers inhérents à cette entreprise.
4. Intégration accélérée
Les nouvelles recrues doivent être intégrées à tous vos systèmes existants de finances, de paie, d'avantages sociaux et de planification. Ils doivent également remplir tous les formulaires et documents RH nécessaires, et accepter et signer leurs contrats de travail.
Bien que cela soit relativement simple pour les employés internes locaux, que se passe-t-il lorsque vous embauchez en dehors de l’État ou du pays ? Que se passe-t-il si votre entreprise cherche à étendre ses opérations sur un nouveau marché international ? Ces opérations d’intégration deviennent instantanément complexes, avec de nouvelles lois sur l’emploi, réglementations, codes fiscaux et types de contrats à organiser. Avec une relation d’entreprise d’externalisation des ressources humaines, ces activités compliquées et chronophages sont prises en charge pour vous.
5. Avantages concurrentiels culturels
Les entreprises d’externalisation des ressources humaines internationales disposent à la fois de l’expertise et des plateformes préexistantes prêtes à offrir aux nouveaux employés des forfaits d’avantages sociaux compétitifs et localisés. Les prestations allant de l’assurance santé, soins optiques et soins dentaires aux remboursements des trajets quotidiens, congés payés, invalidité, indemnités de licenciement, etc. varieront selon les États et les pays. Une entreprise d’externalisation des ressources humaines forme les offres de forfaits à l’endroit exact de l’employé, en vous assurant que vous soutenez les contrats sensibles sur le plan culturel tout en respectant les normes et lois locales en matière d’emploi.
Partenariat avec Globalization Partners pour votre ressource d’expansion
Globalization Partners maintient une plateforme prête à l’emploi d’employeurs de référence disponible dans plus de 170 pays. Vous pouvez embaucher et vous développer à l’international en quelques jours, et non en quelques mois, tout en vous concentrant sur ce qui fait que votre entreprise fonctionne, et non sur le bruit de l’administration internationale des employés.
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