Qu’est-ce que le co-emploi ?

Principaux enseignements

• Définition : le co-emploi se produit lorsque deux entreprises partagent des responsabilités d’employeur. L’ accord est généralement conclu entre une société cliente et une organisation professionnelle employeur (OPE).

• Avantages : travailler avec un co-employeur peut simplifier la gestion des RH, de la paie, de la conformité et des avantages sociaux.

• Limitations : les entreprises d’externalisation des ressources humaines sont centrées sur les États-Unis et ne sont pas évolutives pour le recrutement mondial. L’ entreprise cliente est toujours responsable des erreurs de conformité.

• Co-emploi vs. employeur officiel (EOR) : un EOR est une alternative mondiale au co-emploi qui offre une meilleure protection contre les risques de conformité.

On parle de co-emploi lorsque deux entreprises partagent des responsabilités professionnelles. Une partie gère les tâches quotidiennes de l’employé, et l’ autre gère les questions administratives telles que la paie et la conformité. 

Il s’agit d’une solution attrayante pour les entreprises qui cherchent à simplifier l’emploi et à réduire les coûts administratifs. Mais le co-emploi comporte également des risques. La responsabilité en matière de conformité est partagée, et les erreurs peuvent avoir des conséquences juridiques pour les deux co-employeurs. 

Ce guide explique comment fonctionne le co-emploi et comment il se compare aux alternatives comme un employeur officiel (EOR).

Que signifie le co-emploi ?

Le co-emploi est une relation contractuelle dans laquelle deux sociétés partagent les responsabilités d’emploi d’un employé. Généralement, la relation est entre un client et une organisation employeur professionnelle (PEO). L’entreprise d’externalisation des ressources humaines gère les tâches administratives pendant que le client gère le quotidien de l’employé. L’employé dépend de la société cliente, et non de l’entreprise d’externalisation des ressources humaines.

Un contrat de co-emploi répartit clairement les responsabilités entre la société cliente et l’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Les responsabilités de l'entreprise cliente comprennent l'attribution de projets, la gestion des flux de travail et la supervision des performances. Il contrôle le recrutement, supervise les tâches quotidiennes des employés et guide le développement professionnel de l'équipe, de l'intégration au départ.

L’OEP gère la logistique administrative. Cela inclut la paie, les avantages sociaux, l’assurance et les taxes sur l’emploi. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines administrent également les demandes d’indemnisation des accidents du travail et de chômage.

Bien que l’ entreprise d’externalisation des ressources humaines assume de nombreuses responsabilités en matière de conformité, la société cliente a des obligations légales, telles que :

• Respecter les règles d’emploi pour l’embauche, la promotion, le licenciement et la gestion des performances

• Maintenir un environnement de travail sûr et sain

• Utiliser des pratiques d’emploi équitables qui respectent les lois locales et préviennent la discrimination et le harcèlement

• Suivi du temps de travail et définition des salaires

• Application des politiques RH internes 

Comme les co-employeurs partagent la responsabilité de l’employé, ils partagent également la responsabilité. Une entreprise d’externalisation des ressources humaines de bonne réputation peut réduire les risques pour les clients, mais la protection juridique est limitée. 

Quels sont les avantages du co-emploi ?

Le co-emploi offre plusieurs avantages : 

• Administration rationalisée : le co-emploi simplifie les RH pour l'entreprise cliente et les libère pour qu' ils se concentrent sur les opérations commerciales de base. 

• Avantages concurrentiels : une entreprise d’externalisation des ressources humaines peut également fournir un accès à de meilleurs avantages sociaux, y compris l’assurance maladie, l’indemnisation des travailleurs et les régimes de retraite, en regroupant ses clients pour accéder aux régimes d’avantages sociaux de grands groupes.

• Paie à service complet : l’entreprise d’externalisation des ressources humaines gère tous les aspects de la rémunération. Cela garantit la précision et le respect des délais de traitement.

• Conseils de conformité : les entreprises d’externalisation des ressources humaines possèdent une expertise en matière de lois et réglementations du travail. Cela peut réduire le risque de violations et de sanctions.

• Contrôle opérationnel : la société cliente conserve un contrôle direct sur les membres de l’équipe. Ils gèrent les activités quotidiennes des employés et l’orientation stratégique de l’équipe. 

• Atténuation de la responsabilité : avec un emploi partagé et une répartition claire des obligations, une entreprise d’externalisation des ressources humaines peut réduire la responsabilité du client dans certains domaines, tels que la conformité fiscale en matière de paie.

Soutien à la gestion des talents : certaines entreprises d’externalisation des ressources humaines aident à gérer les aspects de l’intégration, de la formation et de la performance.

Quels sont les risques du co-emploi ?

Une limitation du co-emploi est que les entreprises d’externalisation des ressources humaines traditionnelles opèrent dans un pays, le plus souvent aux États-Unis. Il ne s’agit donc pas d’ une solution évolutive pour l’emploi mondial. Le modèle comporte également des risques importants : 

1. Si votre entreprise commet une erreur de conformité dans un domaine dont vous êtes responsable, la relation de co-emploi ne vous protège pas. Un contrat écrit aide à clarifier la responsabilité et à atténuer les risques, mais n’élimine pas la responsabilité. Les tribunaux examineront  l’arrangement de travail réel pour déterminer la responsabilité de l’employeur.

2. L’erreur d’une entreprise d’externalisation des ressources humaines dans la classification ou le traitement des taxes sur la paie peut entraîner des sanctions partagées, y compris des arriérés d’impôt, des amendes et des frais juridiques. 

3. Si vous entrez dans une relation de co-emploi, vous devez aligner vos processus internes de RH et de comptabilité sur les opérations de l’entreprise d’externalisation des ressources humaines. Tout mauvais alignement ou chevauchement des responsabilités peut avoir des conséquences pour les deux parties. Par exemple, l’entreprise d’externalisation des ressources humaines et le client partagent la responsabilité de prévenir la discrimination à l’encontre des membres de l’équipe.

Les entreprises des secteurs hautement réglementés et celles qui cherchent à embaucher dans plusieurs pays ont une option plus sûre à envisager : un employeur officiel (EOR).

Qu’est-ce que le co-emploi ?

 Comparons le modèle de co-emploi à d’autres arrangements pour voir comment ils diffèrent. 

1. Co-emploi vs location d’emploi

Le co-emploi et le crédit-bail impliquent tous deux le partage des responsabilités professionnelles. Les différences techniques relèvent des lois locales. Aux États-Unis, certains États, comme le New Jersey, considèrent le co-emploi et le crédit-bail comme la même chose. Au Canada, le crédit-bail est un type de service de co-emploi.

Les deux arrangements peuvent impliquer de travailler avec des OEP. Les entreprises peuvent s’appuyer sur les entreprises d’externalisation des ressources humaines pour les tâches administratives liées aux congés, telles que la paie, les impôts et l’assurance contre les accidents du travail. Beaucoup confondent le crédit-bail d’emploi avec le personnel temporaire. Cependant, la location d’emploi implique une relation d’employé continue. Les travailleurs temporaires ne couvrent que les situations particulières.

2. Co-emploi vs. agences de recrutement

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines ne sont pas des chasseurs de têtes ou des agences de recrutement. Ils ne recrutent pas de membres de l’équipe pour les clients et ne prennent pas de décisions sur les personnes à embaucher. Une entreprise d’externalisation des ressources humaines intervient après que l’entreprise cliente a embauché un candidat et l’aide dans les processus d’intégration, comme la mise en place de la paie et des avantages sociaux du nouvel employé. 

3. Co-emploi vs emploi conjoint

Bien que les deux termes impliquent des responsabilités partagées, le co-emploi et l’emploi conjoint sont différents. Le co-emploi signifie que seule la société cliente dirige le travail du membre de l’équipe tandis que l’entreprise d’externalisation des ressources humaines gère les fonctions administratives. Dans le cadre d’un emploi conjoint, les deux entités partagent un contrôle direct et continu sur les charges de travail, les heures et les activités quotidiennes. Cela signifie que l’employé travaille pour les deux sociétés et rend compte à ces deux sociétés.

Un arrangement est classé comme un emploi conjoint plutôt que comme un co-emploi si les deux parties :

• Assurer la supervision des employés.

• Suivez les performances des employés.

• Négocier l’indemnisation et les salaires des travailleurs.

• Avoir le pouvoir de sanctionner et de licencier les employés.

Les employeurs conjoints partagent la responsabilité des violations de lois telles que la loi sur les normes de travail équitables (FLSA) et la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) aux États-Unis. Par exemple, si un employé non exempté travaille au-delà de ses heures hebdomadaires normales maximales, les deux employeurs sont responsables de garantir des paiements appropriés des heures supplémentaires. 

L’ emploi conjoint peut être déclenché accidentellement si votre entreprise et une autre entreprise, comme un fournisseur, ont tous deux un contrôle significatif sur les conditions de travail ou la direction d’un employé, même sans accord écrit.

4. Co-emploi vs EOR

Les entreprises considèrent souvent les entreprises d’externalisation des ressources humaines et les EOR comme des solutions concurrentes. Ils rationalisent tous les deux les fonctions RH, mais ces solutions ont des structures, des portées et des points forts différents. Ce tableau montre les différences fondamentales.

Comment les PEO et les EOR réduisent-ils les risques liés à l’ emploi ?

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines et les EOR atténuent les risques liés à l’ emploi. Ils simplifient l’intégration, gèrent la conformité et offrent des conseils dans leurs domaines d’expertise. Les deux arrangements répartissent clairement les responsabilités pour éviter toute confusion et atténuer la responsabilité.

Les entreprises d’externalisation des ressources humaines sont des partenaires professionnels pour les besoins d’embauche aux États -Unis. Ils réduisent la probabilité de non-conformité en gérant la logistique RH. Les entreprises d’externalisation des ressources humaines gèrent les exigences réglementaires nationales en matière de paie et d’impôts des employés. Cela inclut l’administration des indemnités des travailleurs et des avantages sociaux collectifs. 

En tant qu’employeur légal unique, un EOR offre une atténuation des risques plus complète qu’une entreprise d’externalisation des ressources humaines. Il offre également de nombreux avantages identiques, mais les étend au-delà des frontières. 

Le partenariat avec un EOR élimine la nécessité de créer vos propres entités locales. Vous gardez le contrôle sur le travail quotidien, le développement professionnel et la stratégie. Et l’EOR gère l’administration des RH et la conformité aux lois locales sur le travail. Un EOR peut vous aider à offrir des avantages compétitifs et conformes partout dans le monde pour attirer les meilleurs talents.

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