Lorsque vous recrutez au Canada, vous devez naviguer dans un réseau complexe de lois fédérales et provinciales qui régissent l'ensemble du cycle de vie de l'emploi. Il est essentiel de comprendre ces réglementations pour que l'embauche soit conforme et réussie.
Principaux enseignements sur la conformité de l'embauche au Canada
- Respectez les lois provinciales : La plupart des normes en matière d'emploi (salaires, heures supplémentaires et congés) sont régies au niveau provincial, et non au niveau fédéral, de sorte que les règles varient en fonction du lieu de résidence de l'employé.
- Lutte stricte contre la discrimination : Les lois sur les droits de l'homme sont très strictes ; vous devez éviter les questions interdites lors des entretiens (âge, religion, situation de famille) et veiller à ce que les vérifications des antécédents soient pertinentes pour l'emploi et fondées sur le consentement.
- Normes locales des contrats : Les contrats doivent être en CAD, inclure des avantages légaux et être fournis en français si l’on embauche au Québec.
- G-P aide à la conformité en matière d’embauche au Canada : Embauchez sans problème des employés à temps plein ou des travailleurs indépendants via G-P des plateformes de portage salarial (EOR) et G-P Contractuel, sans entité locale. Utilisez G-P Gia™, notre agent RESSOURCES HUMAINES alimenté par l’intelligence artificielle, pour des conseils instantanés et vérifiés par des experts et la génération locale de contrats de conformité.
Recherche de talents au Canada
Pour attirer efficacement les meilleurs talent du marché du travail compétitif du Canada, les entreprises ont besoin d’un plan de recrutement stratégique. Construire une marque employeur solide est essentiel, témoignant d’un engagement envers la diversité, des salaires compétitifs et des avantages souhaitables. Proposer des options de travail à distance peut également attirer un vivier de candidats plus large, séduisant ceux qui recherchent de la flexibilité. L’utilisation des réseaux professionnels et des plateformes de réseaux sociaux améliore la visibilité et la portée pour attirer des candidats qualifiés.
Garantir un processus de recrutement fluide et engageant, où les candidats se sentent valorisés, contribue également à maintenir une réputation positive sur le marché. Ces stratégies aident les entreprises non seulement à attirer mais aussi à retenir des employés canadiens de qualité, ce qui renforce la stabilité du personnel.
Les canaux de recrutement les plus courants au Canada comprennent les principaux tableaux d’offres d’emploi en ligne tels que Indeed et Eluta.ca, des sites de réseautage professionnel comme LinkedIn et le Guichet emplois du gouvernement fédéral. La publication sur la page carrière de votre entreprise est également une pratique courante. Chaque province et territoire dispose de son propre ensemble de normes en matière d'emploi et de lois sur les droits de l'homme qui ont une incidence sur le processus de recrutement, depuis les offres d'emploi jusqu'aux entretiens d'embauche.
Conformité juridique de l'embauche
Non-discrimination et droits de l'homme
Les législations fédérale et provinciale sur les droits de l'homme interdisent la discrimination à l'embauche. Les offres d'emploi, les questions d'entretien et les décisions d'embauche ne peuvent pas être discriminatoires sur la base de motifs protégés. Bien qu'ils varient légèrement d'une juridiction à l'autre, ils incluent universellement la race, la religion, le sexe, l'âge, l'orientation sexuelle, le handicap et l'état matrimonial ou familial. Des protections plus récentes dans la plupart des juridictions couvrent aussi explicitement l'identité de genre, l'expression de genre et les caractéristiques génétiques.
- En Ontario, le code des droits de l'homme interdit les offres d'emploi qui expriment directement ou indirectement une limitation ou une préférence fondée sur un motif protégé.
- Au Québec, la Charte des droits et libertés de la personne offre des protections similaires et limite les questions d'entretien à celles qui sont directement liées à la capacité du candidat à exercer le travail.
Vérifications autorisées des antécédents
Les employeurs peuvent effectuer des vérifications d'antécédents, mais celles-ci doivent se limiter à ce qui constitue une exigence professionnelle légitime (EPD) pour le poste. Le consentement du candidat est requis.
Les types de contrôles sont les suivants :
- Vérification du casier judiciaire : En règle générale, ces vérifications ne sont autorisées que pour les postes où elles sont directement pertinentes, comme les postes impliquant des populations vulnérables ou un niveau de sécurité élevé.
- Vérifications de solvabilité : Limité aux postes comportant une responsabilité financière importante.
- Vérification des références : Une pratique courante, mais les questions posées doivent être conformes aux lois sur les droits de l'homme.
Respect de la confidentialité des données
Les employeurs doivent traiter les données des candidats conformément à la législation sur la vie privée. Les organisations réglementées au niveau fédéral sont régies par la loi sur la protection des informations personnelles et les documents électroniques (PIPEDA). L’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec ont des lois similaires sur le secteur privé pour les activités dans chaque province.
Les autres provinces et les transferts commerciaux transfrontaliers sont couverts par la PIPEDA. Les principes clés incluent l’obtention du consentement, la collecte des informations nécessaires à des fins raisonnables, et la garantie que les données sont stockées en toute sécurité.
Contrats de travail au Canada
Bien qu'ils ne soient pas toujours légalement obligatoires, les contrats de travail écrits constituent une bonne pratique et sont fortement recommandés. Un contrat complet doit décrire clairement les conditions d'emploi, y compris les fonctions, la rémunération, les horaires de travail et les dispositions relatives au licenciement.
Lors de son expansion au Canada, G-P Gia offre des conseils instantanés et experts en matière de conformité, d'évaluation des risques et de description des lois sur l'emploi, ce qui permet de gagner un temps précieux pour se concentrer sur le recrutement des bons talent. Gia propose également des contrôles de conformité en temps réel et multijuridictionnels des contrats de travail — fini les jours d'attente pour consulter un avocat ou l'accumulation d'heures facturables coûteuses.
Embaucher des salariés à temps plein ou des prestataires au Canada
Grâce à un processus de recrutement bien conçu, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs besoins en personnel. Lorsqu'elles cherchent à embaucher au Canada, les entreprises peuvent opter pour différents modèles d'emploi, notamment l'embauche à temps plein et les prestataires canadiens. Lorsqu'elles se demandent si elles doivent embaucher des employés canadiens ou opter pour des prestataires, les entreprises doivent évaluer leurs besoins spécifiques :
- Les employés à temps plein sont généralement synonymes de stabilité et d'engagement envers l'entreprise, et ils ont droit à des avantages tels que l'assurance maladie et les congés payés en vertu du droit du travail canadien.
- Les prestataires indépendants offrent une certaine flexibilité et s'occupent généralement de projets spécifiques sans engagement à long terme, ce qui peut être avantageux pour les entreprises dont la charge de travail est fluctuante.
Il est important de prendre en compte les implications juridiques et fiscales lorsqu'on choisit entre un emploi à temps plein et un emploi contractuel. Le fait de qualifier à tort un prestataire de salarié peut entraîner des problèmes juridiques et des coûts imprévus. Comprendre ces distinctions en matière d'emploi aide les entreprises à aligner leurs stratégies de recrutement sur leurs objectifs commerciaux. G-P Contractor fournit une plateforme centralisée qui simplifie la création de contrats et facilite l'intégration talent contractuels au sein de vos équipes. L'utilisation G-P pour gérer les sous-traitants vous permet de centraliser votre effectif à l'international, d'avoir l'esprit tranquille et d'accélérer votre développement stratégique.
Périodes de stage au Canada
Une période d’essai doit être explicitement indiquée dans le contrat de travail pour être exécutoire en common law. Beaucoup d’employeurs utilisent une période de trois mois, mais le seuil varie à travers le Canada. Cependant, licencier un employé pendant la probation peut tout de même déclencher des droits à un préavis raisonnable en common law s’il n’est pas correctement géré dans le contrat.
Exigences linguistiques au Québec
Les contrats de travail écrits au Québec doivent être en français. Un employé ne peut choisir une autre langue qu’après avoir reçu la version française. Les contrats négociés individuellement font exception et peuvent utiliser une autre langue sans la règle du français d’abord.
Intégration des employés au Canada
Une fois l'offre acceptée, les employeurs doivent franchir plusieurs étapes clés de l'intégration.
- Vérifier Social numéro d’assurance (SIN) : Les employeurs doivent consulter la carte SIN ou la lettre de confirmation de l’employé et enregistrer le numéro. Un SIN commençant par neuf indique le statut de résident temporaire, et non l’autorisation de travail actuelle. L’autorisation peut provenir d’un permis de travail ou d’études, d’un autre document d’immigration ou d’un statut maintenu.
- Remplir les formulaires fiscaux : Les employés doivent remplir à la fois un formulaire fédéral TD1, une déclaration de crédits d’impôt personnels, ainsi qu’un formulaire TD1 provincial ou territorial correspondant. Au Québec, les nouvelles recrues remplissent le formulaire fédéral TD1, la déclaration de crédits d’impôt personnels et le formulaire TP-1015.3-V, Déclaration de déduction de source.
Construisez votre équipe internationale avec G-P portage salarial (EOR)
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Comment configurez-vous la paie canadienne et la déclaration4 T ?
Les entreprises obtiennent un numéro d’entreprise et un compte de paie de l’Agence du revenu du Canada (ARC) avant de verser les déductions. Collectez les Social numéros d’assurance (SIN) et les formulaires TD1 lors de l’intégration. Calculer et verser les cotisations de l’impôt sur le revenu, les cotisations CPP ou QPP, ainsi que les primes EI ou QPIP. Émettez et déposez les reçus de4 T avant le dernier jour de février ou le jour ouvrable suivant si elles tombent un week-end.
Comment les règles sur la paie changent-elles selon les provinces, y compris le Québec ?
La paie et les obligations d’emploi dépendent de la juridiction professionnelle de l’employé soutenu. Les règles varient pour l’impôt sur le revenu provincial, la masse salariale des travailleurs, les charges sur la paie, la tenue des registres, les relevés de paie et les normes d’emploi. Pour les employés employés au Québec, vous devez effectuer les déductions de l’impôt sur le revenu québécois, du PPQ et du QPIP via Revenu Québec. Cela inclut TP-1015.3-V administration et RL-1 rapports en parallèle avec la paie des CRA fédérales.
Quand avez-vous besoin d’un LMIA ou d’un permis de travail exempté d’EMMT pour l’employeur ?
Utilisez l’évaluation de l’impact sur le marché du travail (LMIA) lorsque l’ESDC doit confirmer que les international talent d’embauche n’auront pas d’impact sur le marché du travail canadien. Les permis exemptés d’LMIA relèvent du Programme de mobilité internationale, couvrant la CUSMA, les transferts intra-entreprise, les avantages importants, l’emploi réciproque et les permis de travail ouverts. Les employeurs doivent vérifier l’autorisation de travail valide avant l’intégration.
Quelles normes d’emploi varient selon les provinces en ce qui concerne les salaires et les heures supplémentaires ?
Les juridictions de travail déterminent le salaire minimum, les heures de travail, les seuils d’heures supplémentaires, les tarifs, les exemptions, la moyenne et les règles de congé temporaire. Appliquez les normes spécifiques de la province où le talent travaille. Les employeurs réglementés au niveau fédéral respectent la partie III du Code du travail du Canada en matière d’heures supplémentaires et de normes minimales d’emploi. La couverture dépend de l’entreprise ou de l’entreprise, pas uniquement de la constitution fédérale.
Quelles règles de licence et de licence s’appliquent selon les normes provinciales ?
Les normes provinciales fixent un minimum écrit d’avis de licence ou un paiement en lieu de paiement basé sur la durée de service, ainsi que les règles de délivrance de permis de masse. Une indemnité de licence statutaire distincte s’applique dans les secteurs ontariens et réglementés au niveau fédéral. Les employeurs font également face à une responsabilité potentielle en vertu du préavis raisonnable de common law ou du Code civil du Québec, au-delà des minimums légaux.
