שיתוף פעולה הוא אתגר עבור ארגונים רבים. זו הסיבה שרוב השיטות הזריזות שהוצגו ב- 20 השנים האחרונות תוכננו כדי לשבור סילו ולשפר את שיתוף הפעולה בין צוותים, מחלקות, פונקציות ואפילו מוצרים.

ב G-P, אנחנו חברה ראשונה מרחוק. מהנדסים, מעצבים ומנהלי מוצרים ממוקמים ברחבי אמריקה, אירופה ואסיה. המיקוד שלנו: ליצור מערכות יחסים, לפנות זמן לשיחות, להשיג יישור קו ולטפח חיבור כאשר חברי הצוות עשויים להיות מופרדים על ידי אוקיינוסים או באזורי זמן שונים לחלוטין. העבודה הראשונה מרחוק הייתה מחליפה משחקים. תמיד יש אפשרות לפגוש חברים לקבוצה באופן אישי.

עדיף ביחד

לעתים קרובות אנו מאחדים צוותים לאירועים פנים אל פנים. המטרה היא בדרך כלל תכנון, ואנחנו גם מצליחים להתגנב בזמן כדי לתקשר ולהתחבר. בשנת 2024 שמנו לב שפעילות התכנון מפריעה לשיחות שלנו. הלקח: החיבור חשוב בדיוק כמו התכנון האסטרטגי.

ניסוי - האקתון של אנשים

אנחנו אוהבים ניסויים. אמנם אין תהליך רשמי, אנו משתמשים במודל "צפייה, התמצאות, החלטה, חוק (OODA)." לולאות OODA תמיד בפעולה בזמן שהצוותים שלנו עובדים, כי שום דבר לא נשאר קבוע בטכנולוגיה.

בשנת 2025, יצאנו להשפיע באופן משמעותי על ידי שילוב אנשים עם טכנולוגיית חלל פתוח (OST).

מציגים את OST

OST הוא פורמט פגישה של אי-ועידה או של פגישה בהנהגת משתתף, שאני משתמש בו במהלך 10 השנים האחרונות. לעתים קרובות אנו משתתפים בכנסים ומגלים שהחוויות הבלתי נשכחות ביותר אינן השיחות עצמן אלא השיחות הנלהבות עם משתתפים אחרים במהלך הפסקות הקפה. 

OST נועד לשכפל הפסקות קפה לא רשמיות. ארגון קטן וכמה כללים פשוטים מאפשרים  לקבוצות גדולות להתארגן באופן עצמי ולכל משתתף אינדיבידואלי לתרום.

הכללים של OST

מערכת הפעלה צריכה כמה גבולות כדי לעבוד. יש חמישה עקרונות ורק חוק אחד. העקרונות הם:

  • מי שרוצה הוא האדם הנכון. עבוד עם כל מי שמגיע לפגישה שלך, בין אם מדובר בחמישה אנשים או 50. אכפת להם והם יהיו מעורבים.

  • כל פעם שזה מתחיל זה הזמן הנכון. ליצירתיות לא אכפת מהשעון. תנו לקבוצה זמן להתיישב.

  • איפה שאתה נמצא זה המקום הנכון. ייתכן שתכננת להשתתף במפגש, אך אתה כבר מעורב בשיחה מעניינת. הישאר איפה שאתה נמצא.

  • כשזה נגמר, זה נגמר. אם השיחה או המפגש הגיעו למסקנה טבעית לפני לוח הזמנים, הודה לקבוצה והביא אותה לסיומה.

  • מה שלא יקרה הוא הדבר היחיד שיכול היה לקרות. תסמכו על התהליך ותראו לאן הדברים הולכים. הפיקו את המרב ממה שקרה וקבלו שדברים לא תמיד הולכים לפי התוכנית. 

החוק של שתי רגליים הוא פשוט: אם אתה מרגיש שאתה לא לומד או תורם שום דבר, להשתמש בשתי רגליים ללכת למקום אחר.

החוק של שתי רגליים נותן לכולם את הסוכנות לעשות את ההבדל. במהלך יום העבודה, אנו יושבים בפגישות משעממות ומרגישים שאין לנו ברירה – לא ב-OST.

לשבת במעגל

הפורמט של OST הוא תמיד כיף. מתחילים ומסיימים את היום במעגל. זה נשמע נורמלי, עד שאתה מבין כי לשים 180 אנשים במעגל הוא סוג אחר של פגישה. השאלה הראשונה היא "איפה המסך?" אין אחד. לאחר מכן, "אתה יכול לשלוח לי את סדר היום?" גם אין אחד כזה.

מעגל הפתיחה קובע את היום. מעגל הסגירה נותן לנו זמן להרהר. רוב היום הוא בילה במפגשים - בדרך כלל קהל של אנשים סביב לוח וירטואלי מתווכח בנימוס על נושא. המפגשים נמשכים 30 דקות כל אחד, ויש 3 עד 5 מסלולים מקבילים. יש שפע של בחירה. נושאים הם לעתים קרובות שאלות,  כמו, "איך אנחנו בודקים סוכני AI?"

האווירה

מתוך POV של מנהיג, יש סיכון. אתה מקבל את כולם מחוץ לאתר ליום אחד, אתה מוציא הרבה כסף על התהליך, ואתה רוצה החזר על ההשקעה שלך. זה מובן. עבור המשתתפים, ייתכן שיש רעיון שיש סדר יום נסתר, ואנחנו מעמידים פנים שהוא ספונטני.  אנחנו לא מעמידים פנים. כמובן, הכנה זהירה נחוצה כדי להבטיח תחושה של ספונטניות. 

כשמישהו אומר, "אין סדר יום, זה יהיה בסדר", מנהיגים מתעצבנים. זה מובן.

האנרגיה של כל OST זהה. סקרנות, עצבנות בהעדר מסכים, התרגשות בשובר הקרח, עניין אמיתי בנושאים שהועלו, ציפייה להצטרף לדיון והפתעה בסוף היום כשכל זה עובד. הרהורים תבוניים יצצו לאחר מכן – הוכחה לכך ש-OST הוא  חוויה טרנספורמטיבית.

המפתח הוא לימוד ואותנטיות. למידה דורשת מרחב בטוח לחקירה. אנשים צריכים לשאול שאלות. והם צריכים מקום לחלוק רעיונות מטורפים ולפגוש אחד את השני.

בפגישות עבודה רבות יש פוליטיקה ולחץ להסכים. שאלות נדנדות מקבלות תשובות כמו "בואו נשים את זה בחניון". מקום פתוח הוא מגרש החניה. וחניון חשוב בדיוק כמו הבניין הראשי (הנושאים לדיון). אתה צריך את שניהם.

תחושת ביטחון

חללים פתוחים עובדים משום שהם יוצרים סביבה של ביטחון פסיכולוגי. זה נשמע קל, אבל זה לא. חשוב לעקוב אחר הרעיונות המוצעים במרחב הפתוח. שיחה ללא פעולה לא עוזרת לאף אחד. 

חשיבות המעקב

השנה נקטנו בגישה אחרת. היו לנו יותר מ- 30 מפגשים במרחב הפתוח, וכתב או סופר ליוו כל מפגש. הם כתבו נקודות מעניינות על עמוד A3 במהלך המפגש. אנחנו בדרך כלל יוצרים חומת מצב רוח בסוף היום כדי להרהר במחשבות שלנו. הפעם, צילמנו כ- 60 תמונות של הערות, האכלנו אותן לג'מיני, והסבנו אותן למרקדאון. לאחר מכן התמזגנו והעלינו אותו ל- NotebookLM. כפי שאתם יכולים לדמיין, זה הרים על רגשות, לקחים, נושאים, פעולות, ותובנות בתוך דקות.

לבלות את הזמן בחוכמה

להתחלה מרחוק יש יתרונות רבים, אך קשה להפעיל סדנה גדולה בשיחת וידאו. לא בלתי אפשרי, אבל קשה. גילינו שזמן אישי ביחד יוצר התרגשות, בטיחות, אגרות חוב ותוכניות שלא היו קורות בשיחת וידאו.

לפני עשר שנים, היה לוקח שבוע לסנתז את כל הממצאים מאירוע חלל פתוח. בימים אלה זה לוקח כמה שעות. איך זה יהיה בעתיד? דבר אחד בטוח: האנרגיה והחיוניות של OST  – בשילוב עם הכוח של חיבור אנשים – ימשיכו להיות בעלי ערך.