הכללים לניהול צוותים גלובליים השתנו באופן קיצוני בעולם הראשון של ימינו. ארגונים רבים הסתגלו לאחרונה להגדרות ראשונות מרחוק והתמודדו עם אתגרים רבים, כולל ניהול צוות הממוקם ברחבי העולם, התאמת הצוותים והערימות הטכנולוגיות שלהם לכלי תקשורת חדשים כדי לשמור על הפרודוקטיביות, ותקשורת יעילה עם הצוותים שלהם על פני אזורי זמן.
כיום, הבנת תקשורת סינכרונית לעומת תקשורת אסינכרונית היא המפתח לפתיחת פרודוקטיביות, ולמשיכת ושימור כישרונות. ויותר מתמיד, תקשורת יעילה בסביבת העבודה חיונית כדי לשמור על ארגונים בראש המשחק שלהם, בין אם הם מנהלים כוח עבודה מרוחק, אישי או היברידי.
מהי תקשורת סינכרונית ואסינכרונית?
תקשורת סינכרונית
תקשורת סינכרונית היא שיטת התקשורת המסורתית "המתרחשת בזמן אמת בין שתי מפלגות או יותר" והיא נפוצה ביותר במשרות פיזיות מבוססות משרד, המתווכות על-ידי מסך.
גם עם המעבר לעבודה מרחוק, תקשורת סינכרונית נותרה שיטת תקשורת רלוונטית עבור חברות רבות. היא ממשיכה לקחת את מרכז הבמה בפגישות אחד על אחד, שיחות חיות ופגישות תקופתיות שרוב הצוותים ברחבי העולם מנהלים באופן קבוע.
תקשורת סינכרונית מסייעת למנהלים ליישר את הצוותים שלהם, להכיר את חברי הצוות שלהם בחופשה אישית ולפתח קשרים רגשיים מעבר למסך.
תקשורת אסינכרונית
תקשורת אסינכרונית עתיקה כמו השפה עצמה - החל מגילופי סלע, או "פטרוגליפים", ובסופו של דבר לוקח על עצמו פורמט מודרני יותר כמו מברקים, וכעת דוא"ל היום. שיטת תקשורת זו צברה משיכה וערך בעולם העסקים בתחילת עידן העבודה מרחוק.
על פי ה-BBC, תקשורת אסינכרונית מתייחסת ל"שינויים שאינם מתרחשים בזמן אמת, אלא בזמנך החופשי". זהו סגנון תקשורת מועיל עבור צוותים מבוזרים על פני אזורי זמן, במיוחד אלה המתמקדים בתפוקה ולא באינטראקציות חיות.
עבור ארגונים המעוניינים לצמוח, חיוני לשקול תקשורת אסינכרונית כדי לשכור, לנהל ולשמר כישרונות מרחוק בכל מקום בעולם ולהישאר תחרותיים ופרודוקטיביים.
מהם היתרונות של תקשורת סינכרונית?
- שיחה מעמיקה: לפעמים אפליקציות להעברת הודעות, כגון Slack או Teams, ודוא"ל אינם מספיקים כדי לתקשר את הניואנסים והפרטים של פרויקט מסוים . נוכחות מאפשרת לאנשים לדבר בחופשיות ובאופן לא מובנה, מה שמוביל לשיחות תובנה ולשיפור הפרודוקטיביות.
- תקשורת לא מילולית: הרעיון 90 שאחוז התקשורת אינו מילולי הוא מיתוס. עם זאת, ההזדמנות לקבל משוב בזמן אמת היא יקרה. חיוך או מחווה מתקשרים הרבה יותר ממה שחושבים.
- פתרון בעיות מהיר: קפיצה על שיחה מהירה והתמודדות עם בעיה דחופה היא הרבה יותר קלה באופן סינכרוני. עם זאת, מנהלים חייבים לזכור כי זה צריך להיות מוצא אחרון, ותכנון צריך להיות בליבה של כל מבנה ארגוני.
מהם היתרונות של תקשורת אסינכרונית?
- תרבות המבוססת על אמון: קידום בטיחות פסיכולוגית הוא חיוני בצוותים מבוזרים במלואם. תקשורת אסינכרונית הופכת לבעלת ברית רבת עוצמה בעת שיתוף מידע על פני קווי רוחב ותרבויות. זה מאפשר לחברי הצוות אוטונומיה רבה יותר במהלך הפעילויות היומיומיות שלהם, ומטפח אמון בקרב העובדים והמנהלים שלהם.
- עבודה מבוססת פלט: מגמת ההתפטרות המסיבית מראה כי העובדים הבינו במהלך המגפה כי יש יותר לחיים מאשר לעבודה. הצורך להיות פתאום הורה במשרה מלאה, לבשל, לעמוד בלוחות זמנים, ולהשתתף במספר פגישות ביום לא היה בר קיימא (שלא לדבר על זה קרה בתקופה מאתגרת מבחינה פסיכולוגית). תקשורת אסינכרונית היא חיונית כדי לפתוח את הפרודוקטיביות המשופרת של עבודה מבוססת פלט, כי הם מאפשרים לאנשים להימנע מיידיות בתמורה לתוצאות. בסופו של דבר, מה שחשוב הוא שהעובדים יעשו מה שהם צריכים לעשות בזמן, לא שהם כל הזמן קוראים לפגישות או מגיבים להודעות דוא"ל באופן מיידי.
- משיכת ושימור כישרונות גלובליים: תקשורת אסינכרונית דרך האינטרנט אפשרה שיתוף פעולה בין אזורי זמן, ושחקנים גבוהים להוטים לחפש אפשרויות עבודה גמישות מרחוק, ללא קשר למיקום. באופן לא מפתיע, המונח "עבודות מרחוק" זינק באופן דרמטי בגוגל בחמש השנים האחרונות. חברות ששוכרות ברחבי העולם מסוגלות טוב יותר לשלוט בשווקים מעבר למטה המקומי שלהן. עם זאת, ללא תקשורת אסינכרונית, קשה למשוך ולשמר את הכישרון הבינלאומי המרוחק הזה (אף אחד לא רוצה שיצפו ממנו לענות להודעות דוא"ל ברגע שהן מתקבלות או להשתתף בפגישות כל היום, כל יום).
מציאת האיזון בין תקשורת סינכרונית לתקשורת אסינכרונית
כאשר מנהלים מסתגלים לעבודה הראשונה מרחוק,תקשורת סינכרונית הופכת לעתים קרובות למחסום לפרודוקטיביות . חוסר היכולת לחצות את החדר ולדון בפרויקט מסוים עם חברי הצוות הפך את הצוותים המובילים למאתגרים עוד יותר. זה הופך להיות מפתה לקיים כמה פגישות יומיות כדי לוודא שכולם נעים בכיוון הנכון. עם זאת, לעתים קרובות זה מתברר כבלתי מועיל, מפריע לפגישות עבודה עמוקות, ומוביל מנהלים וצוותים לשרוף, להיות overworked, ולחוות עייפות זום.
עם שינוי פרדיגמה זה, הצוותים נאלצו גם להתמודד עם האתגר הקשה של הסתגלות לתרבות עבודה וירטואלית המונעת על ידי תוצרים ועלייה פתאומית באוטונומיה ובעצמאות. למידה לאזן תקשורת סינכרונית ואסינכרונית היא חיונית עבור הצוותים כדי להישאר תחרותיים ובריאים במהלך משמרת זו.
כמה דברים שמנהלים יכולים לעשות כדי לאזן בין שני סוגי התקשורת כוללים:
- היו קשובים ומתכוונים בעת תקשורת: במקומות עבודה מבוססי מסך, תקשורת עם כוונה ומטרה היא חיונית. לפני שמתקשרים לפגישה, על המנהלים לוודא שיש צורך בפגישה – רוב הסיכויים שניתן להעביר את המידע באמצעות דוא"ל או באמצעות סרטון מוקלט מראש שכולם יכולים לראות בכל פעם שיש להם זמן. מנהלים חייבים להיות מודעים לכך שאנשים לא רק עובדים מרחוק – הם גם מנווטים בזמן מלחיץ. מתן אפשרות לצוותים לעבוד בלוח זמנים גמיש מקדם איזון בריא בין העבודה לחיים ופרודוקטיביות. מצד שני, ביצוע שיחה סינכרונית מהירה כדי לפתור כל מחסומים גדולים עשוי להיות מועיל.
- בניית תרבות סינכרונית ואסינכרונית: לעתים קרובות, חברות ראשונות מרחוק מאמינות כי תקשורת בזמן אמת היא מה שמעצב את התרבות של הארגון. אבל ההנחה הזו רחוקה מלהיות נכונה. מנהיגי החברה יכולים להעצים את הצוותים שלהם על ידי הבטחת איזון שווה בין פעילויות בזמן אמת לפעילויות אסינכרוניות, תוך יצירת תרבות עבודה כנה ובריאה. מנהיגים יכולים לפתוח ערוץ תקשורת לאנשים כדי לשתף את המנגינות האהובות עליהם, את התמונות הטובות ביותר של חיות המחמד שלהם, או אפילו ללכת צעד נוסף וליצור ערוץ "דונאט" עבור אנשים ממחלקות שונות לפגוש אחד את השני. יצירת קשר עם אנשים בצוות מופץ באופן מלא עוסקת בהיותם מכוונים, ודחיפת פגישות בזמן אמת ללא יעדים או אג'נדות ספציפיים עלולה להוביל לעובדים פחות מרוצים, או אפילו לשחיקה.
- שחררו את השליטה ובטחו בצוות שלכם: נושא אחד במגמה בעידן העבודה מרחוק של היום הוא חוסר הרצון ליישם עבודה גמישה ואסינכרונית. מובן שהמעבר מניהול צוות אישי במשרד לניהול הכל ממסך הוא מפחיד למדי. עם זאת, מנהלים כבר לא מובילים כוח עבודה שבו ניטור צמוד של פעילויות הוא אפשרות . בסביבות הראשונות מרחוק, מתן עדיפות לשקיפות ולאמון יעיל יותר למשיכה ולשימור של כישרונות פרודוקטיביים.
- היזהרו מיצירת "תרבות תמיד פועלת": מנהיגים של צוותים מרוחקים לחלוטין חייבים להישאר מודעים לשעות העבודה של העובדים שלהם, כמו גם שלהם, כדי להימנע משחיקה. עידוד תקשורת גמישה ואסינכרונית יותר מקל על העובדים לכבות בסוף היום. לדוגמה, למרות שזו עשויה להיות משימה של חמש דקות שחברי הצוות יכולים להתמודד איתה בכל עת, אם הם מרגישים שהם חייבים לנקוט פעולה מיידית, קורבנות כמו דילוג על שגרת יוגה יומית או מפגש ידידותי לאחר שעות העבודה כדי לעמוד בלוחות הזמנים יכולים להפוך להרגל - כזה שבסופו של דבר עלול להשפיע לרעה על בריאותם הנפשית. למעשה, על פי מחקר שנערך על ידי ואכן, יותר ממחצית העובדים המגיבים הרגישו שרופים מאז תחילת המגפה, ויותר משני שלישים טענו כי השחיקה החמירה מאז.
כיצד Global Employment Platform יכולה לסייע לחברות לשפר את התקשורת עם הצוותים המרוחקים שלהן?
כאשר צוותים מתקשרים היטב ולומדים לשמור על איזון בריא בין עבודה לחיים אישיים, זה אומר שהחברה שלהם נמצאת בדרך הנכונה להצלחה. Global Employment Platform יכולה לתרום לחוויה רבת השפעה במקום העבודה על ידי הדחת המחסומים לצמיחה ולתקשורת הגלובלית, דבר המאפשר לחברות לשכור חברי צוות בינלאומיים בצורה חלקה.
ראשי הצוותים כבר לא צריכים להתמודד עם המורכבויות של תכנון הצמיחה הגלובלית ותקשורת - הם יכולים כעת להקדיש יותר זמן ואנרגיה כדי להבטיח סביבת עבודה בריאה שבה התקשורת הסינכרונית והאסינכרונית מאוזנת, פונקציונלית ומקדמת את הפרודוקטיביות.
Globalization Partners מספקת טכנולוגיית עבודה מרחוק שהופכת את הקליטה והתקשורת עם חברי צוות בינלאומיים לפשוטות עוד יותר. התוכנה שלנו מפשטת והופכת משימות חיוניות בתחום משאבי אנוש, כספים ומשפטים לאוטומטיות, כגון יצירת חוזים וניהול הוצאות תוך דקות.
להיפרד מהדאגה כיצד להעסיק ולנהל חברי צוות ברחבי העולם בהתאם. תן Globalization Partners לעזור לך לנווט בעולם ראשון מרחוק.
למד עוד על האופן שבו Globalization Partners יכולים לעזור לך לשכור באופן גלובלי.
