סינכרוני לעומת אסינכרוני: שליטה בתקשורת במקום העבודה המרוחק

ללא תקשורת ברורה בין צוותים מרוחקים, מתעלמים ממשימות, ממדיניות, והצוותים מנותקים. הידיעה מתי וכיצד להשתמש בתקשורת סינכרונית לעומת תקשורת אסינכרונית מסייעת לשמור על כוח העבודה הגלובלי שלך יעיל, מעודכן ומתואם.

מהי תקשורת סינכרונית? 

תקשורת סינכרונית מתרחשת בזמן אמת. כל המעורבים נוכחים ומגיבים מיד. דוגמאות לכך כוללות שיחות טלפון, שיחות וידאו או שיתוף פעולה חי בפלטפורמות כמו Google Docs. כל המשתתפים צריכים להיות זמינים בו-זמנית - ללא קשר למיקום שלהם -  כדי לאפשר תקשורת סינכרונית. סוג זה של תקשורת הוא מעשי עבור ישיבות צוות, אחד על אחד, והחלטות דחופות. 

מהי תקשורת אסינכרונית?

תקשורת אסינכרונית אינה מתרחשת בזמן אמת. אתה שולח הודעה, והנמען מגיב מאוחר יותר, כמו בהודעות דוא"ל ובכלים לניהול פרויקטים. סוג זה של תקשורת טוב לשיתוף עדכונים, להקצאת משימות, לתיעוד החלטות ולאיסוף משוב מצוותים שונים. תקשורת אסינכרונית פועלת היטב עבור צוותים לרוחב אזורי זמן או עם לוחות זמנים גמישים. 

הבדלים בין תקשורת סינכרונית ואסינכרונית 

בחר שיטת תקשורת המבוססת על דחיפות, מורכבות הבעיה, מיקום הצוות וסגנון העבודה. הנה השוואה:

מציאת האיזון בין תקשורת סינכרונית לתקשורת אסינכרונית

חשוב למצוא איזון תקשורת עבור הצוות שלך. כ- 53% מהעובדים מרחוק מתקשים להישאר מחוברים לעמיתיהם לעבודה, ותקשורת סינכרונית יכולה לעזור. עם זאת, הסתמכות רבה מדי על תקשורת סינכרונית עלולה לגרום לעייפות בפגישה. 

המטרה היא להתאים את ההודעה לשיטה. שמור על זרימת עבודה חלקה, תמוך במיקוד וכבד את הזמן של כולם. כך תוכלו ליצור גישה מאוזנת שמתאימה לצרכי הצוות שלכם.

1. להשקיע בפלטפורמת תקשורת מאובטחת ותואמת

צוותים גלובליים זקוקים לכלים התומכים בלוקליזציה, בגישה למכשירים ניידים ובאינטגרציות עם מערכות אחרות. בחר פלטפורמה שעונה על צורכי הפרטיות, האבטחה והתאימות שלך. אתה מטפל בנתונים פיננסיים, משאבי אנוש ומשפטיים רגישים, כך שהפלטפורמה שלך צריכה לתמוך בהצפנה, בנתיבי ביקורת ובבקרות גישה. כלים אלה חייבים גם לעמוד בתקנים כגון האסדרה הכללית להגנה על נתונים (GDPR) של האיחוד האירופי ובקרות מערכות וארגונים 2 (SOC2) בארה"ב.

2. בניית תרבות תקשורת מאוזנת

איזון הוא המפתח. שימוש יתר בשיטה אחת עלול לגרום לחיכוך או לשחיקה. הגדר שעות ליבה לעבודה סינכרונית, ועודד עדכונים אסינכרוניים במידת האפשר. הגדרה ברורה כאשר הודעה מצדיקה פגישה לעומת עדכון בכתב מחזקת את הערך של שני סוגי התקשורת. לדוגמה, צוותים העובדים על פני אזורי זמן עשויים להשתמש ב-Slack וב-Asana לצורך עדכונים יומיים, תוך שמירת שיחות וידאו שבועיות לפתרון בעיות. ראשי הצוותים צריכים:

• קבעו מועדי צ'ק-אין סדירים עם הצוותים.

• הגדר ציפייה לתגובה להודעות סינכרוניות ואסינכרוניות.

• הגדר נהלים לציפיות תקשורת בין-אזורית.

3. קבע ציפיות ופרוטוקולים ברורים

צור הנחיות לשימוש בכלי עבודה ולציפיות לתגובה. הגדר באילו ערוצים נעשה שימוש עבור מה. לדוגמה, Slack אידיאלי לביצוע צ'ק-אין מהיר. הגדר ציפיות לחלונות תגובה, זמינות ונתיבי הסלמה. תעד פרוטוקולים והפוך אותם לנגישים לכל חברי הצוות, כולל עובדים חדשים. זה מפשט את התקשורת ומראה אמון במאמצי התקשורת של העובדים.

4. תעדף הדרכה ואינטגרציה טכנולוגית

הדרך את המנהלים וחברי הצוות כיצד להשתמש בכלי תקשורת. התמקד בכתיבת הודעות ברורות, שימוש בלוחות שנה, ניהול הודעות ותחזוקת רשומות. שלב פלטפורמות עם מערכת המידע של משאבי אנוש (HRIS), תוכנת ניהול קשרי לקוחות (CRM) או כלי פרויקט כדי לייעל זרימות עבודה. עודד משוב כדי לשפר את האימוץ ולשמור על התאמה בין הכלים לצורכי הצוות שלך.

כלים וטכנולוגיות לתקשורת יעילה עם צוותים גלובליים

ניהול תקשורת מעבר לגבולות הוא מורכב. אזורי זמן, שפות ותקנות שונים עלולים להוביל לחוסר התאמה ולעיכובים. מודל תקשורת היברידית משלב שיטות סינכרוניות ואסינכרוניות בהתבסס על מבנה הצוות, זרימות העבודה והצרכים שלך. הנה כמה כלים ושיטות עבודה מומלצות לתקשורת מרחוק:

• שיתוף פעולה במסמכים: השתמש בכלים כגון Google Workspace כדי ליצור, לסקור ולערוך מסמכים בזמן אמת או באופן אסינכרוני. 

• שיתוף ידע: כלי שיתוף ידע, כגון רעיון או קשר, ריכוז תקשורת ומעקב אחר החלטות.

• אינטגרציה: כלי התקשורת שלך צריכים לתמוך בכניסה יחידה, הצפנה, בקרת גישה ואינטגרציה עם ערימת הטכנולוגיה הקיימת שלך. הדבר מבטיח שהתקשורת תהיה מאובטחת ומרוכזת.

G-P Gia™ הוא סוכן משאבי אנוש גלובלי חיוני עבור חברות המום על ידי המורכבויות של ניהול צוות בינלאומי. Gia סוקר, עורך ומייצר מסמכי משאבי אנוש תואמים תוך שניות. הבטח תקשורת ברורה בכל הצוות הגלובלי שלך עם יכולות התרגום של Gia. להתאים במהירות מדיניות, חוזים, מכתבים, תיאורי עבודה ועוד ל -50 שפות.

כיצד יכולות חברות global employment platform גלובליות לסייע בשיפור ניהול כוח העבודה?

Global employment platforms להפחית את הסיכונים של מעבר תקשורת על ידי סטנדרטיזציה של האופן שבו צוותי משאבי אנוש מנהלים כוח עבודה חוצה גבולות. G-P- יכול לעזור לחברה שלך לשפר את ניהול כוח העבודה עם: 

• פלטפורמה מרוכזת: דאג לפונקציות משאבי אנוש, משפטיות ותאימות בפלטפורמה מאובטחת אחת, מכל מקום בעולם.

• יכולות אינטגרציה: G-P משתלבת עם ספקי HCM, שכר ו-PEO הטובים מסוגם כדי ליצור מקור יחיד של אמת עבור כל נתוני הצוות הגלובליים שלך.

• מומחיות במדינה: מומחים G-P במדינה יכולים לעזור לך להבין את נוהלי העבודה המקומיים ואת נורמות התקשורת. 

global employment platform מפשט גיוס, קליטה וניהול צוותים ברחבי מדינות. היא מעניקה לך מערכת ריכוזית לניהול נתוני עובדים, תהליכים ומדיניות, המסייעת להתאים את הסטנדרטים והכלים של התקשורת. 

בנה צוות גלובלי מחובר עם G-P

תקשורת סינכרונית ואסינכרונית מסייעת לשמור על כוח העבודה הגלובלי מחובר. איזון בריא בין שתי השיטות מגביר את הפרודוקטיביות ומעצים את הצוות שלך לבצע במיטבו.

 כמובילה המוכרת בתעסוקה גלובלית, G-P עוזרת לחברות בכל הגדלים לשכור, לעלות למטוס ולנהל צוותים גלובליים ביותר מ-180 מדינות, ללא קשר למעמד הישות. מוצרי התעסוקה הגלובליים ופתרונות EOR  המופעלים על ידי התעשייה האווירית שלנו מגובים על ידי הצוות הגדול ביותר של מומחי משאבי אנוש, משפט וציות במדינה כדי לייעל ולפשט את מחזור החיים הגלובלי כולו של התעסוקה. 

צרו איתנו קשר עוד היום למידע נוסף.