प्रमुख निष्कर्ष
- विशेषकर वैश्विक, वितरित टीमों में कार्यरत कर्मचारियों को कार्यालय से बाहर भेजना, कार्यालय में कार्यरत कर्मचारियों को कार्यालय से बाहर भेजने की तुलना में अधिक कठिन हो सकता है।
- याद करना कर्मचारियों के जाने की सूचना देना , वर्चुअल एग्जिट इंटरव्यू आयोजित करना और कर्मचारियों को उनके कार्य उपकरण सुरक्षित रूप से वापस करने के लिए प्रीपेड शिपिंग सामग्री प्रदान करना।
- हमारी चरणबद्ध ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट आपको अनुपालन बनाए रखने, महत्वपूर्ण डेटा की सुरक्षा करने और सकारात्मक नियोक्ता ब्रांड को बढ़ावा देने के लिए जाने वाले कर्मचारियों के साथ संबंधों को बनाए रखने में मदद करेगी।
एक भौतिक कार्यालय में, स्टाफ़ ऑफ़बोर्डिंग सरल और सीधी है। नौकरी छोड़ने वाले कर्मचारी आसानी से अपने बैज जमा कर सकते हैं, अपने लैपटॉप आईटी विभाग को लौटा सकते हैं और अपने सहकर्मियों को अलविदा कह सकते हैं। एक वैश्विक, मैकेनिकल सेटिंग में, क्लाउड अनुमतियों, उपकरण रिटर्न के समन्वय और अंतर्राष्ट्रीय श्रम कानूनों को नेविगेट करने के कारण ऑफ़बोर्डिंग अधिक जटिल है।
एक स्पष्ट ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया डेटा गोपनीयता और सुरक्षा में मदद करती है, कंप्यूटर्स की सुरक्षा करती है, और प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों के साथ संबंधों को संरक्षित करती है। हमारे गाइड में आपके लिए आवश्यक सभी जानकारी मौजूद है।
प्रबंधन टीमों के लिए कर्मचारियों की उचित ऑफबोर्डिंग क्यों महत्वपूर्ण है?
मैजिक कर्मचारियों को ऑफबोर्ड करने से आपकी कंपनी के डेटा, उपकरण और ब्रांड को सुरक्षित रखने में मदद मिलती है। किसी कर्मचारी के जाने पर विचार करने योग्य कुछ महत्वपूर्ण कारक निम्नलिखित हैं:
- यह सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों के लॉगिन और क्रेडेंशियल उनके रोजगार के अंतिम दिन के बाद निष्क्रिय कर दिए जाएं: यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है क्योंकि पांच में से एक डेटा उल्लंघन का संबंध पूर्व कर्मचारी से हो सकता है, और यह उनके जाने के छह महीने के भीतर घटित होता है।
- कानूनी और वित्तीय जोखिमों को कम करें: सुनिश्चित करें कि आप अपने कर्मचारियों को उनके निवास स्थान के श्रम कानूनों के अनुसार ही वेतन दे रहे हैं , न कि उस स्थान के जहां कंपनी का मुख्यालय स्थित है। अंतिम नोटिस, गलत पैकेज, या देर से मिलने वाले अंतिम वेतन चेक से संबंधित समस्याओं के कानूनी और वित्तीय परिणाम हो सकते हैं।
- प्रक्रिया में व्यवधान से बचें: जाने वाले कर्मचारियों से अनुरोध करें कि वे प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करें, आवश्यक फाइलों को साझा ड्राइव में सहेजें और कोई भी आवश्यक जानकारी आगे पहुंचाएं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि किसी एक कर्मचारी के जाने से शेष टीम के काम में कोई बाधा न आए या जो भी उनकी जिम्मेदारियों को संभालेगा, उसके काम में देरी न हो।
- सकारात्मक संबंध बनाए रखें: पूर्व कर्मचारी लिंक्डइन और ग्लासडोर जैसे सार्वजनिक मंचों पर अपने पूर्व नियोक्ता के बारे में अपने अनुभव आसानी से साझा कर सकते हैं। एक ऐसा ऑफबोर्डिंग अनुभव जो ठंडा या अव्यवस्थित लगता है, नकारात्मक समीक्षाओं को जन्म दे सकता है, जो आपके नियोक्ता ब्रांड को प्रभावित कर सकता है और कर्मचारी भर्ती पर असर डाल सकता है।
कर्मचारियों की बर्खास्तगी और ऑफ़बोर्डिंग के लिए वैश्विक नियम
एक वितरित, डेमोक्रेटिक ग्लोबल टीम का प्रबंधन करते समय, आपको श्रम कानूनों का पालन करना याद रखना चाहिए जहां एक कर्मचारी रहता है और काम करता है, न कि जहां आपकी कंपनी का मुख्यालय है। इसका अर्थ यह है कि अमेरिका में प्रचलित "इच्छा पर रोजगार" जैसी सामान्य नीतियां अन्य देशों के कर्मचारियों पर लागू नहीं होती हैं।
कर्मचारियों की बर्खास्तगी और ऑफ़बोर्डिंग के संबंध में अंतर्राष्ट्रीय नियमों के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं:
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जगह |
आवश्यक नोटिस की अवधि |
परामर्श संबंधी आवश्यकताएँ |
संघीय रूप से अनिवार्य पृथक्करण |
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जर्मनी |
रोजगार के शुरुआती छह महीनों के दौरान दो सप्ताह और उसके बाद चार सप्ताह। |
बर्खास्तगी के प्रकार के आधार पर, प्रत्येक बर्खास्तगी से तीन दिन से एक सप्ताह पहले एक कार्य परिषद से परामर्श किया जाना चाहिए। |
कोई नहीं, लेकिन सामूहिक भावतोल अनुबंध या इसी तरह के समझौते के तहत, कर्मचारियों को सेवा के प्रति वर्ष आधे महीने का वेतन देना पड़ सकता है। |
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फ़्रांस |
कम से कम छह महीने की सेवा के बाद एक महीने का अवकाश, और दो साल की सेवा के बाद दो महीने का अवकाश। |
कर्मचारी के साथ बैठक आवश्यक है। |
यदि रोजगार के दौरान कोई दुर्व्यवहार नहीं हुआ हो तो कर्मचारी आठ महीने की सेवा के बाद के हकदार हैं। सेवा समाप्ति मुआवजा कर्मचारी के मासिक वेतन के एक चौथाई के बराबर होना चाहिए, प्रति वर्ष सेवा अवधि के लिए, अधिकतम 10 वर्षों तक। 10 वर्षों के बाद, यह एक तिहाई हो जाता है। |
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यूनाइटेड किंगडम |
एक महीने की सेवा के बाद एक सप्ताह, फिर सेवा के प्रत्येक पूर्ण वर्ष के लिए एक अतिरिक्त सप्ताह, अधिकतम 12 सप्ताह तक। |
निष्पक्ष व्यक्तिगत परामर्श आवश्यक हैं। |
कम से कम दो साल की सेवा वाले कर्मचारियों के लिए छंटनी के बाद ही इसकी आवश्यकता होती है। राशि कर्मचारी की आयु, सेवा अवधि और अधिकतम साप्ताहिक वेतन पर निर्भर करती है। नोट: उत्तरी आयरलैंड के लिए अलग नियम हैं। |
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ब्राज़िल |
कारण बताकर बर्खास्तगी के लिए किसी की आवश्यकता नहीं है। बिना कारण बताए, कर्मचारियों को 30 दिनों का नोटिस, साथ ही सेवा के प्रत्येक पूर्ण वर्ष के लिए तीन दिन, अधिकतम 90 दिनों तक का नोटिस प्राप्त करने का अधिकार है। |
व्यक्तिगत बर्खास्तगी के लिए नहीं, जब तक कि सामूहिक भावतोल अनुबंध के लिए इसकी आवश्यकता न हो। सामूहिक छंटनी के लिए यूनियन से परामर्श आवश्यक है। |
बिना कारण बर्खास्तगी के लिए, कर्मचारी अर्जित वेतन, आनुपातिक 13वें महीने का वेतन, अप्रयुक्त अवकाश के साथ-साथ एक तिहाई और एफजीटीएस जमा पर 40% नियोक्ता दंड के हकदार हैं। भुगतान आमतौर पर 10 कैलेंडर दिनों के भीतर देय होते हैं। |
रिकॉर्ड का एक विश्लेषण (एम्प्लॉयर ऑफ रिकॉर्ड) आपको इन नियमों और विनियमों को नेविगेट करने में मदद कर सकता है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका व्यवसाय कहां संचालित होता है। कानूनी नियोक्ता के रूप में कार्य करके, एक नियोक्ता ऑफ रिकॉर्ड जोखिम को कम करता है, स्थानीय नोटिस आवश्यकताओं का प्रबंधन करता है, पृथक्करण भुगतान की गणना करता है, और अनिवार्य करिंग फाइलिंग निर्धारित करता है।
जीपी-एम्प्लॉयर ऑफ रिकॉर्ड एक ग्लोबल कंप्लायंस इंजन द्वारा संचालित है जो 10,000+ स्थानीय श्रम नियमों को स्वचालित वर्कफ़्लो में कोड करता है, ताकि आप जोखिम के बिना विश्व स्तर पर काम कर सकें।
चरण-दर-चरण कर्मचारी ऑफ़बोर्डिंग चेकलिस्ट
आपकी टीमें कहीं भी स्थित हों, एक व्यवस्थित और सुचारू कर्मचारी ऑफबोर्डिंग के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
चरण 1: प्रस्थान से 14 से 30 दिन पहले) शीघ्र और स्पष्ट रूप से संवाद करें।
- यह सुनिश्चित करें कि कर्मचारी के प्रबंधकों और आपकी मानव संसाधन, आईटी और वेतन भुगतान टीमों को व्यापक टीम से पहले उसके जाने की सूचना दे दी जाए।
- यह सुनिश्चित करें कि जाने वाले कर्मचारी के साथ सभी संचार स्पष्ट, सहानुभूतिपूर्ण और सम्मानजनक हो।
चरण 2: ज्ञान हस्तांतरण को सुगम बनाना (प्रस्थान से 7 दिन पहले)
- जाने वाले कर्मचारी से अनुरोध है कि वह महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं, कार्यप्रवाहों और तकनीकी कार्यों का दस्तावेजीकरण या रिकॉर्ड तैयार करे। आवश्यकता पड़ने पर सहायता प्रदान करें।
- यह सुनिश्चित करें कि स्थानीय रूप से सहेजी गई सभी महत्वपूर्ण फाइलों को साझा पहुंच वाले स्थान पर स्थानांतरित कर दिया जाए।
- जाने वाले कर्मचारी द्वारा छोड़े गए कार्यों को संभालने वाले कर्मचारियों के साथ कार्यभार सौंपने के सत्रों का समय निर्धारित करें ताकि सुचारू रूप से बदलाव हो सके।
चरण 3: वर्चुअल एग्जिट इंटरव्यू आयोजित करें (प्रस्थान के दिन)
- कर्मचारी के सीधे मैनेजर के बजाय, मानव संसाधन सहयोगी के नेतृत्व में एक व्यवस्थित निकास साक्षात्कार आयोजित करें। इससे नौकरी छोड़ने वाले कर्मचारी को अपने अनुभवों के बारे में खुलकर बात करने में अधिक सहज महसूस करने में मदद मिल सकती है।
- मैनचेस्टर कंपनी वर्कफ़्लोज़, टीम संचार, कार्यभार और समग्र संस्कृति के बारे में प्रश्न पूछें।
चरण 4: प्रस्थान के प्रकार के अनुसार ऑफबोर्डिंग प्रयासों को अनुकूलित करें
- स्वैच्छिक इस्तीफे: प्रस्थान की सूचना अवधि, संपूर्ण ज्ञान हस्तांतरण और सकारात्मक संबंध बनाए रखने पर ध्यान केंद्रित करें।
- सेवानिवृत्ति: व्यवस्था की योजना बनाने के लिए समय निकालें, उनकी वर्षों की सेवा को मान्यता दें और पेंशन संबंधी अनुपालन सुनिश्चित करें।
- छंटनी और पुनर्गठन: इस निर्णय के पीछे के कारणों के बारे में विनम्र और स्पष्ट संचार को प्राथमिकता दें, व्यापक पैकेज तैयार करें, और कर्मचारियों को आउटप्लेसमेंट सहायता प्रदान करें।
- कारणवश अनैच्छिक बर्खास्तगी: इस निर्णय के बारे में कर्मचारी से स्पष्ट रूप से बात करें। उन्हें बर्खास्त करने के बाद, आंतरिक प्रणालियों तक उनकी पहुंच की अनुमति तुरंत रद्द कर दें।
G-P Gia™, हमारा कृत्रिम-संचालित वैश्विक मानव संसाधन एजेंट, तत्काल, कंप्लेंट ऑफ़बोर्डिंग मार्गदर्शन प्रदान कर सकता है और आपको आसानी से कोई भी आवश्यक दस्तावेज़ बनाने में मदद कर सकता है।
लैपटॉप और कंपनी की संपत्तियों की वापसी का समन्वय दूरस्थ रूप से करना
स्टाफ़ ऑफ़बोर्डिंग के दौरान उचित उपकरण रिटर्न, शिक्षण सूचनाओं की सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण हैं। इनमें से कोई भी चरण न भूलें:
डिजिटल एक्सेस को पूरी तरह से निष्क्रिय करना
- कंपनी के सभी उपकरणों को तुरंत निष्क्रिय करें।
- सिंगल साइन-ऑन (एसएसओ) सत्र समाप्त करें, सक्रिय ओएऑथ आवेदन पत्र टोकन रद्द करें और एमएफए पंजीकरण रद्द करें।
- आवश्यकतानुसार नए साझा पासवर्ड, ऐपल कनेक्शन जोड़े गए कुंजी और सेवा क्रेडेंशियल बनाएं।
- शेष कर्मचारियों को सॉफ्टवेयर लाइसेंस पुनः आवंटित करें।
- कार्य प्रक्रिया में किसी भी प्रकार की बाधा या ग्राहक संबंधी समस्याओं से बचने के लिए, जाने वाले कर्मचारी के लिए स्वचालित ईमेल अग्रेषण की व्यवस्था करें।
कर्मचारियों के व्यक्तिगत उपकरणों से कंपनी का डेटा मिटा दें
- कर्मचारियों के व्यक्तिगत उपकरणों को वाइप करने के लिए सामान्य डेटा संरक्षण सांख्यिकी और सीसीपीए नियमों से खुद को परिचित करें।
- यह सुनिश्चित करें कि कर्मचारी मोबाइल डिवाइस मैनेजमेंट (एमडीएम) को समझता हो, जैसे कि ऐप्पल यूजर एनरोलमेंट या एंड्रॉइड एंटरप्राइज वर्क प्रोफाइल।
- कर्मचारी को समझाएं कि आप कंपनी से संबंधित ऐप्स और फ़ंक्शन को हटा देंगे, लेकिन उनके डिवाइस पर मौजूद व्यक्तिगत फ़ाइलें, फ़ोटो और अन्य खाते सुरक्षित रखेंगे।
लैपटॉप और अन्य उपकरणों की आसान वापसी सुनिश्चित करें।
- उपकरण लौटाने के महत्व को समझाएं। यह सुनिश्चित करें कि जाने वाले कर्मचारी को लौटाए न गए उपकरणों से संबंधित वित्तीय और गोपनीयता संबंधी जोखिमों की समझ हो।
- आसान रिटर्न के लिए, कस्टम पैडेड, प्रीपेड शिपिंग बॉक्स सीधे उनके घर भेजें। इससे आप शिपमेंट को ट्रैक भी कर सकेंगे।
- कर्मचारी के अंतिम दिन के बाद उपकरण लौटाने के लिए एक स्पष्ट 14-दिन की अवधि प्रदान करें।
- हार्डवेयर को पुनः उपयोग में लाने या पुनर्चक्रित करने से पहले यह सुनिश्चित करें कि उपकरण से सभी पूर्व डेटा मिटा दिया गया हो।
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हमारा ग्लोबल एम्प्लॉयमेंट प्लेटफ़ॉर्म ™ (वैश्विक रोज़गार स्पार्क्स) और इसके कृत्रिम कृति-संचालित उत्पाद, एम्प्लॉयर ऑफ़ रिकॉर्ड, कॉन्ट्रैक्टर और Gia, सभी आकार की कंपनियों को वैश्विक टीम बनाने और प्रबंधित करने में सक्षम बनाते हैं। हमने कानूनी और मानव संसाधन विशेषज्ञता के 14+ वर्षों को एक एकल, सुरक्षित तकनीकी स्टैक में समाहित किया है जो 180+ देशों में कंप्लांट रोजगार का समर्थन करता है।
“हम G-P के साथ न केवल ऑनबोर्डिंग के क्षण में बल्कि ऑफबोर्डिंग के क्षण में और उन सभी महत्वपूर्ण क्षणों में भी काम करते हैं - जैसे कि नुकसान, समीक्षा, अनुबंध समीक्षा। G-P हमारे साथ मिलकर काम करता है ताकि हमें कर्मचारियों को सर्वोत्तम संभव अनुभव प्रदान करने में मदद मिल सके।"
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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
स्टाफ़ऑफ़बोर्डिंग क्या है?
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग एक कंपनी से कर्मचारी के अलगाव को प्रबंधित करने की प्रक्रिया है। इसमें अनुमतियाँ हटाना, कंपनी के उपकरण एकत्र करना, प्रक्रियाओं और आंतरिक ज्ञान को आगे बढ़ाना, अंतिम वेतन की प्रक्रिया करना और और निकास साक्षात्कार आयोजित करना शामिल है।
रिमोट टीमों के लिए ऑफबोर्डिंग क्यों महत्वपूर्ण है?
निजी टीमों को ऑफबोर्ड करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि वे आमतौर पर क्लाउड एक्सेस पर निर्भर रहते हैं और उनके घरों में कंपनी के उपकरण होते हैं। संरचित ऑफ़बोर्डिंग डेटा गोपनीयता और अखंडता की रक्षा करने में मदद करती है, यह सुनिश्चित करती है कि उपकरण ठीक से लौटाए गए हैं, स्थानीय श्रम कानून के साथ नमूनों का समर्थन करता है, और आपके कोलोराडो ब्रांड की सुरक्षा करता है।
कर्मचारी ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के मुख्य चरण क्या हैं?
ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के चार मुख्य चरण होते हैं। सबसे पहले, कर्मचारी के जाने के बारे में आंतरिक रूप से और यदि आवश्यक हो तो बाहरी रूप से भी सूचित करें। दूसरा, सुचारू परिवर्तन सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करें और स्वामित्व हस्तांतरित करें। इसके बाद, कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए एक एग्जिट इंटरव्यू आयोजित करें। अंत में, अंतिम पेरोल की प्रक्रिया करें और, यदि पेशकश की गई हो।
मुझे अपने लैपटॉप और कंपनी की संपत्ति को वापस करते समय क्या करना चाहिए?
यह सुनिश्चित करने के लिए कि उपकरण समय पर वापस कर दिए जाएं, जाने वाले कर्मचारी को प्रीपेड रिटर्न लेबल के साथ एक बीमाकृत, गद्देदार शिपिंग बॉक्स भेजें। इस तरह, आप पैकेज को ट्रैक कर सकते हैं और डिवाइस वापस मिलने के बाद उनसे डेटा को आसानी से हटा सकते हैं।
ऑफ़बोर्डिंग चेकलिस्ट क्या होती है?
एक ऑफबोर्डिंग चेकलिस्ट में कंपनी के नियम, आवश्यक कार्य और उनके स्वामी का विवरण होता है। यह प्रस्थान सूचना प्राप्त होने के क्षण से लेकर कर्मचारी निकास साक्षात्कार और यहां तक कि कंपनी के पूर्व छात्रों के साथ बातचीत और संलग्नता तक की प्रक्रियाओं को नियंत्रित करता है।