Ketika Anda mencari cara mengelola tim internasional, Anda akan menemukan bahwa memiliki akses ke alat bantu teknologi yang tepat akan membawa tingkat kepentingan baru. Misalnya, pertimbangkan perbedaan antara berkolaborasi dengan rekan kerja lokal dan rekan kerja internasional. Ketika rekan kerja Anda berada tepat di seberang meja atau di bawah aula, Anda dapat mengerjakan proyek bersama-sama secara langsung — bahkan menggunakan alat analog seperti papan tulis atau buku catatan dalam beberapa kasus. Ketika rekan kerja Anda tinggal ribuan mil jauhnya, Anda membutuhkan teknologi kolaborasi internasional yang efektif.
Teknologi kolaborasi untuk tim internasional memiliki banyak bentuk dan bertujuan untuk membantu berbagai proses bisnis. Beberapa alat penting lainnya dirancang khusus untuk departemen SDM dan manajemen untuk mengawasi dan mengarahkan proses di seluruh organisasi. Kita akan membahas beberapa jenis teknologi terbaik yang harus Anda terapkan sehingga Anda dapat merampingkan dan meningkatkan cara Anda mengelola tim dan membantu mereka terhubung di seluruh dunia.
1. Perangkat lunak konferensi video
Panggilan video telah ada selama beberapa waktu, tetapi peningkatan kerja jarak jauh telah membawa teknologi ini dari baru ke penting. Survei dari April 2020 menemukan bahwa bisnis meningkatkan pengeluaran mereka pada perangkat lunak konferensi web lebih dari solusi perangkat lunak lainnya. Bahkan sebelum konferensi video benar-benar dimulai di tengah pandemi global, 62 persen eksekutif dalam 2017 menyetujui bahwa konferensi video merupakan peningkatan signifikan pada konferensi audio dalam hal kualitas komunikasi.
Tidak mengherankan jika perusahaan tertarik pada konferensi video sebagai pengganti panggilan konferensi audio. Pertimbangkan semua petunjuk visual yang Anda dapatkan saat berbicara dengan orang lain secara tatap muka versus melalui telepon. Konferensi video memudahkan untuk mengetahui siapa yang berbicara setiap saat dan mengenali kapan seseorang akan berbicara sehingga Anda menghindari gangguan yang tidak disengaja. Anda juga dapat membaca wajah orang lain untuk mendapatkan lebih banyak wawasan tentang maksud dan pemikiran mereka. Isyarat visual ini dapat sangat membantu dalam komunikasi lintas budaya, di mana kesalahpahaman terjadi lebih mudah.
Aplikasi gratis tersedia bagi individu untuk melakukan panggilan video ke teman dan keluarga, tetapi perangkat lunak konferensi video profesional dirancang dengan mempertimbangkan bisnis sehingga banyak peserta yang dapat bergabung dalam panggilan tersebut. Program ini juga mencakup fitur bermanfaat seperti berbagi layar dan whiteboarding — di mana satu atau beberapa pengguna dapat menandai layar kosong seperti halnya whiteboard fisik — untuk membantu presentasi dan kolaborasi.
2. Platform manajemen proyek
Mengelola proyek dan jadwal biasanya merupakan tugas yang cukup sulit, bahkan untuk usaha kecil dengan karyawan lokal. Namun bagi perusahaan global, hal ini bisa sangat menantang. Platform manajemen proyek yang tepat dapat mempermudahnya.Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu tim Anda melacak tugas sehari-hari dan sasaran yang lebih besar. Untuk perusahaan internasional, platform manajemen proyek yang tepat dapat membantu Anda menghubungkan seluruh tim di satu tempat.
Semua platform harus membantu Anda menetapkan tenggat waktu, membuat jadwal, dan menetapkan tugas. Beberapa program juga akan dilengkapi fitur lain, seperti templat proyek, berbagi file, dan alat komunikasi. Biasanya, basis asal pada platform manajemen proyek adalah dasbor tempat Anda dapat memperoleh ikhtisar singkat proyek yang sedang berlangsung. Karyawan harus memiliki dasbor pribadi mereka sendiri atau daftar tugas di mana mereka dapat mengelola tugas mereka sendiri.
Banyak platform manajemen proyek yang dapat dipilih. Beberapa mungkin lebih cocok untuk industri Anda atau memungkinkan penyesuaian yang Anda butuhkan untuk menyesuaikan platform dengan kebutuhan Anda. Business News Daily merekomendasikan untuk mempertimbangkan faktor berikut saat memilih program manajemen proyek terbaik bagi tim Anda:
- Ukuran organisasi Anda saat ini
- Skalabilitas program, jika Anda tumbuh
- Tantangan manajemen proyek yang ingin Anda atasi atau tingkatkan oleh perangkat lunak Anda
- Keramahan pengguna program
Program yang tepat dapat meningkatkan produktivitas tim global Anda dan membantu memastikan tidak ada proyek yang gagal. Sangat penting bagi organisasi untuk terus memperbarui alat bantu yang mereka gunakan dan mempelajari hal yang ada di luar sana, terutama saat pekerjaan jarak jauh menjadi pemain baru dalam permainan.
3. Layanan penyimpanan dan berbagi file
Apa pun industri yang Anda geluti, Anda dapat membuat, berkonsultasi, bertukar, dan menyimpan file secara rutin. Di tahun-tahun berlalu, banyak bisnis mengandalkan penyimpanan lokal untuk mengatur file mereka. Jika Anda ingin berbagi file, Anda mungkin baru saja mengirimnya melalui email, atau mungkin Anda mengaksesnya melalui folder bersama dan koneksi ethernet. Anda mungkin juga mengandalkan dokumen cetak yang disimpan dalam lemari arsip.Metode penyimpanan dan berbagi file ini menjadi ketinggalan zaman karena solusi berbasis cloud semakin populer.
Saat ini, setengah dari semua data perusahaan di seluruh dunia disimpan di cloud. Untuk perusahaan internasional, penyimpanan cloud lebih dari sekadar kenyamanan — ini diperlukan agar semua karyawan dapat dengan mudah mengakses file yang mereka butuhkan. Dengan model cloud, penyedia cloud menyimpan data Anda di server jarak jauh dan memungkinkan Anda mengakses data secara online, baik melalui aplikasi di perangkat Anda atau melalui browser web Anda. Dengan kata lain, karyawan di seluruh dunia dapat mengakses folder dan file bersama selama mereka memiliki kredensial dan koneksi internet yang tepat.
Banyak layanan saat ini tersedia di pasar untuk penyimpanan, sinkronisasi, dan berbagi file. Anda mungkin sudah terbiasa dengan beberapa opsi gratis, tetapi solusi ini membatasi jumlah gigabyte (GB) yang dapat Anda simpan secara gratis, biasanya dalam rentang 5-15 GB. Perusahaan yang memerlukan solusi penyimpanan yang lebih tangguh dapat memilih versi berbayar dari penyedia terkenal ini atau mendaftar dengan penyedia lain yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.
4. Alat kolaborasi dokumen
Kemampuan untuk berbagi dan mengakses file adalah kuncinya, tetapi bagi banyak tim, hanya berbagi produk jadi saja tidak cukup. Anda mungkin juga perlu berkolaborasi selama pembuatan dokumen, baik artikel untuk blog perusahaan Anda, presentasi tampilan slide untuk pertemuan mendatang dengan klien, atau lembar kerja yang berisi data penjualan per kuartal. Di tahun-tahun sebelumnya, Anda harus secara bergantian mengerjakan dokumen, mengirim email ke versi baru atau masukan berulang kali hingga proses selesai — proses yang berantakan dan tidak efisien.
Hari ini, cloud telah memecahkan masalah ini, dan Anda dapat memanfaatkan solusi tersebut dengan menggunakan alat kolaborasi dokumen yang sesuai dengan tim Anda. Semua alat bantu ini harus memungkinkan beberapa karyawan untuk mengakses dokumen yang sedang berlangsung untuk membuat perubahan dalam dokumen atau menawarkan umpan balik dalam bentuk komentar atau pengeditan yang disarankan. Pengguna harus dapat meninjau riwayat revisi sehingga mereka dapat memulihkan versi lama jika diperlukan atau memahami perubahan apa yang dibuat dan oleh siapa.
Beberapa layanan berbagi file juga mencakup alat pengeditan online, tetapi ini bukan fitur standar untuk semua layanan. Dan, jika disertakan, mungkin kebutuhan Anda tidak mencukupi. Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan alat bantu kolaborasi online, baik gratis maupun berbayar, saat Anda perlu membuat dan mengedit dokumen dalam kelompok. Penelitian menunjukkan bahwa kerja kolaboratif meningkatkan keterlibatan dan kinerja individu.Oleh karena itu, perusahaan harus menemukan cara untuk memfasilitasi dinamika sinergis antar karyawan, bahkan jika satu orang bertanggung jawab terutama atas proyek.
5. Aplikasi perpesanan instan
Bahkan ketika Anda ingin berkomunikasi dengan rekan kerja di gedung yang sama, Anda mungkin akan mengambil catatan secara online daripada berjalan ke kantor mereka atau menelepon mereka di telepon. Ketika Anda perlu berkomunikasi dengan rekan kerja internasional, komunikasi tertulis bahkan lebih penting. Email telah lama menjadi default untuk komunikasi tertulis dalam pengaturan bisnis, tetapi hal itu telah berubah dalam beberapa tahun terakhir. Aplikasi perpesanan instan telah menarik perhatian banyak perusahaan karena dapat memfasilitasi lebih banyak komunikasi langsung dan langsung daripada email.
Jika saat ini Anda tidak menggunakan aplikasi perpesanan instan dan ingin mencoba sesuatu selain email, pertimbangkan untuk mengintegrasikan salah satu aplikasi ini ke dalam komunikasi bisnis harian Anda. Harvard Business Review merekomendasikan untuk memilih aplikasi yang sudah umum digunakan oleh sebagian besar karyawan Anda sehingga mereka akan lebih cenderung mengadopsinya di tempat kerja. Karena aplikasi perpesanan yang berbeda populer di berbagai belahan dunia, ini mungkin berarti memilih aplikasi yang dikenal oleh karyawan internasional Anda, meskipun baru bagi Anda.
Aplikasi perpesanan instan dihargai karena cara aplikasi tersebut memupuk komunikasi bolak-balik secara instan, tetapi aplikasi tersebut mungkin tidak selalu berfungsi seperti ini saat digunakan di antara rekan kerja internasional. Terutama saat Anda bekerja di zona waktu yang sangat berbeda, rekan kerja mungkin tidak segera melihat pesan Anda saat Anda mengirimkannya. Beberapa aplikasi akan memberi tahu Anda saat seseorang sedang online, sehingga Anda tahu apakah orang tersebut akan melihat pesan instan Anda atau apakah email yang akan dibaca nanti akan lebih masuk akal.
6. Perangkat lunak manajemen pembelajaran online
Industri pembelajaran dan pengembangan bernilai lebih dari $370 miliar di seluruh dunia, yang menunjukkan peran penting yang dimainkan pelatihan dan peningkatan keterampilan bagi perusahaan di seluruh dunia. Selain menawarkan pelatihan karyawan baru untuk memulai peran baru mereka, banyak perusahaan juga menawarkan peluang pembelajaran berkelanjutan untuk membantu karyawan menyempurnakan keterampilan mereka atau bahkan membangun rangkaian keterampilan baru untuk memenuhi tantangan dan tuntutan baru.
Perusahaan internasional mungkin memiliki lebih banyak alasan untuk berfokus pada pelatihan karyawan karena perekrutan di pasar baru mungkin berarti melibatkan karyawan dengan latar belakang pendidikan yang berbeda. Pelatihan dapat menjadi cara yang efektif untuk memastikan semua karyawan Anda memiliki basis pengetahuan dan rangkaian keterampilan yang diperlukan untuk berhasil. Perusahaan dapat memberikan pelatihan dengan berbagai cara, termasuk opsi tatap muka dan online.
Pembelajaran online, juga disebut e-learning, telah mulai menggantikan pelatihan yang dipimpin instruktur secara langsung, yang dulunya lebih umum. Laporan Pembelajaran di Tempat Kerja LinkedIn terbaru menunjukkan perubahan signifikan dari pembelajaran langsung demi pembelajaran online, bahkan hanya dalam setahun terakhir. Untuk tim global dan jarak jauh, opsi pembelajaran online biasanya paling masuk akal. Perangkat lunak manajemen pembelajaran online memungkinkan Anda berbagi video, artikel, dan lainnya, serta menguji pembelajaran karyawan melalui kuis dan latihan. Mereka juga memungkinkan karyawan untuk bekerja secara mandiri dengan kecepatan mereka sendiri.
7. Platform ekspansi global
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information Systems - HR) dapat membantu departemen SDM melacak dan mengotomatiskan banyak fungsi SDM, tetapi program ini tidak selalu dirancang untuk bisnis internasional yang menangani lebih banyak kompleksitas SDM. Misalnya, Anda tidak dapat menempatkan karyawan internasional pada daftar gaji yang sama dengan karyawan rumah tangga Anda. Karyawan internasional Anda mungkin juga berhak secara hukum atas tunjangan yang berbeda. Untungnya, Anda masih dapat merampingkan banyak fungsi manajemen sumber daya manusia (HRM) ketika Anda menggunakan platform ekspansi global seperti GoGlobal dari Globalization Partners.
Platform teknologi menyeluruh kami menyediakan akses ke semua alat bantu yang Anda butuhkan untuk mengelola tenaga kerja global dalam satu dasbor yang nyaman. Mengelola fungsi SDM langsung dari platform, termasuk:
- Orientasi: Sejak hari pertama karyawan Anda bekerja di perusahaan Anda, solusi inovatif Globalization Partners memudahkan Anda untuk memulai dengan kontrak kerja yang mematuhi hukum dan prosedur orientasi lainnya.
- Penggajian: Karyawan internasional Anda ditempatkan pada penggajian kami yang sesuai secara lokal, tetapi Anda masih dapat menyetujui penggajian, menambahkan bonus, atau membuat perubahan ketika diperlukan.
- Tunjangan: Menerapkan rencana tunjangan yang sesuai dengan undang-undang dan norma setempat untuk negara mana pun tempat Anda mempekerjakan karyawan.
- Waktu dan pengeluaran: Anda dapat dengan mudah melihat dan menyetujui permintaan waktu dan pengeluaran dari semua karyawan Anda di satu tempat.
Dengan teknologi SDM, keamanan adalah kuncinya. Globalization Partners menjaga keamanan data karyawan dengan memungkinkan Anda menerapkan langkah keamanan berbasis peran sehingga hanya personel berwenang yang dapat mengakses data.
Ketika Anda meminta keahlian EOR global kami, Anda dapat terhubung dengan para ahli melalui Pusat Bantuan dan mempelajari lebih lanjut tentang pasar internasional sehingga Anda dapat merencanakan ekspansi baru.
Lengkapi diri Anda dengan alat bantu yang tepat dan EOR yang tepat
Bekerja dalam tim internasional disertai dengan beberapa penghargaan unik, serta beberapa tantangan unik. Itulah sebabnya Anda memerlukan alat bantu teknologi yang tepat untuk menyatukan tim dan membantu produktivitas Anda. Selain alat bantu yang tepat untuk tim internasional, Anda juga memerlukan kemitraan yang tepat untuk membantu Anda mempekerjakan talenta terbaik di seluruh dunia.
Bekerja dengan EOR adalah solusi ideal untuk mempekerjakan dan mengelola pekerja internasional karena memungkinkan Anda untuk melewatkan atau menunda mendirikan anak perusahaan Anda sendiri di negara tempat Anda merekrut. Ini juga menghindarkan Anda dari keharusan memahami semua undang-undang ketenagakerjaan dan bisnis setempat. EOR menyederhanakan proses pengelolaan tim internasional Anda.
Globalization Partners adalah EOR yang dapat Anda percayai untuk menangani fungsi SDM, hukum, dan keuangan bagi karyawan internasional Anda serta membantu Anda merencanakan dan melaksanakan ekspansi internasional dengan sukses di seluruh dunia. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang jenis EOR, memilih EOR yang tepat, dan pentingnya keputusan ini, unduh eBook gratis kami, “Panduan Memilih Perusahaan Model Catatan.”
