Baik pengunduran diri, pensiun, atau pemutusan hubungan kerja, proses pemutusan hubungan kerja yang bijaksana akan melindungi perusahaan Anda dan mendukung karyawan. Offboarding memerlukan perhatian yang cermat terhadap standar hukum dan etika. Namun kepatuhan global sangat sulit ketika setiap negara memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang berbeda.

G-P Gia™ dapat membantu Anda menyelesaikan tugas offboarding global yang sesuai dalam waktu kurang dari satu jam. Melalui penalaran AI multilangkah tingkat lanjut, Gia berpikir seperti pengacara dan memberi Anda panduan khusus konteks di 50 negara dan 50 negara bagian A.S. Gunakan Gia untuk meninjau, menganalisis, dan membuat dokumen SDM, surat pemutusan hubungan kerja, dan daftar periksa orientasi keluar untuk memastikan transisi yang penuh hormat bagi semua orang yang terlibat. 

Proses orientasi keluar karyawan: panduan langkah demi langkah

Dari pemberitahuan awal hingga dokumentasi akhir, setiap langkah proses offboarding harus dikoordinasikan untuk mengurangi risiko dan melindungi reputasi perusahaan Anda.

Proses offboarding yang lengkap meliputi:

  • Pemberitahuan: Komunikasi tepat waktu kepada semua pemangku kepentingan terkait

  • Pemulihan aset: Pengumpulan properti perusahaan yang aman, seperti laptop, telepon, dan lencana ID

  • Pengalihan pengetahuan: Serah terima tanggung jawab dan pengetahuan kelembagaan yang lancar

  • Rekonsiliasi keuangan: Finalisasi semua gaji dan tunjangan, termasuk gaji redundansi (jika berlaku)

  • Wawancara keluar: Wawancara keluar menyeluruh untuk mengumpulkan umpan balik yang berharga

  • Prosedur kepatuhan: Kepatuhan terhadap semua persyaratan hukum dalam negeri

Setiap langkah itu penting. Daftar periksa karyawan keluar dapat menyederhanakan seluruh proses – terutama ketika berurusan dengan yurisdiksi yang kompleks.

Tantangan global

Proses offboarding yang tidak konsisten dapat memicu pelanggaran keamanan data, hilangnya pengetahuan kelembagaan, rusaknya merek perusahaan, dan sengketa hukum. Dengan maraknya tempat kerja hibrida dan jarak jauh, pengalaman offboarding yang aman dan standar menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Tim SDM global harus menetapkan proses keluar perusahaan yang membahas nuansa budaya, regulasi, dan logistik di seluruh lokasi. 

Pemutusan hubungan kerja bukanlah proses yang cocok untuk semua. Misalnya, di A.S., pekerjaan “sesuai keinginan” adalah hal yang biasa. Hubungan kerja dapat diputus kapan saja, baik oleh karyawan atau perusahaan, karena alasan yang sah. Namun, di Prancis, perusahaan harus memiliki “penyebab nyata dan serius” dan harus mematuhi prosedur khusus untuk memberhentikan karyawan. 

Pengakhiran yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan tindakan hukum, seperti pemecatan yang tidak sah atau klaim diskriminasi. Lindungi perusahaan dan karyawan Anda dengan:

  • Mendokumentasikan setiap langkah proses orientasi keluar

  • Memenuhi semua kewajiban kontrak

  • Memberikan informasi yang diperlukan tentang hak pascakerja (asuransi pengangguran, uang pesangon, dll.)

  • Mendapatkan konfirmasi tertulis untuk pengembalian aset dan pencabutan akses

  • Melibatkan penasihat hukum untuk kasus yang kompleks — atau ketika tidak melibatkan staf senior atau individu dalam industri yang diatur — untuk mencegah pengawasan yang mahal.

“
Gia memungkinkan saya mengakses informasi kapan saja saya mau, alih-alih harus mengirim pesan dukungan atau menunggu HR specialist manusia online, yang sering kali membutuhkan waktu beberapa hari. Bagi profesional SDM yang berurusan dengan tim internasional, Gia dapat menjadi aset praktis. Program ini menawarkan cara mudah untuk mengakses dan memverifikasi perincian SDM khusus negara, yang dapat menghemat waktu dan berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih matang.

Arlette Soro

Manajer SDM, Kepatuhan dan Kompensasi, Broadsign

Pertimbangan hukum untuk kepatuhan offboarding

Undang-undang dan peraturan tenaga kerja berbeda-beda di setiap negara dan sering kali di setiap negara bagian atau provinsi. Tim SDM harus mengetahui persyaratan terkait periode pemberitahuan, gaji akhir, kelanjutan manfaat, dan kewajiban privasi. Tanpa bantuan AI seperti Gia, persiapan dapat memakan waktu berhari-hari. Namun dengan Gia, Anda dapat mengurangi ketergantungan Anda pada penasihat luar dan mendapatkan jawaban dalam hitungan menit. 


Tanpa Gia : Karyawan keluar (termasuk pemutusan kontrak, pemeriksaan kepatuhan hukum, dan persiapan dokumen) dapat memakan waktu lebih dari enam jam per karyawan. 


Bersama Gia : Kurangi risiko pemutusan hubungan kerja dengan panduan kepatuhan tepercaya. Gia memberi Anda panduan ahli tentang offboarding yang cepat, sehingga proses menjadi kurang dari satu jam. Hemat hingga lima jam per orientasi keluar (hingga 85%), sambil mempertahankan kepatuhan dan rasa hormat. 


Pemimpin SDM global dapat mengandalkan Gia untuk panduan ahli tentang persyaratan hukum di yurisdiksi tertentu. Misalnya, jika Anda perlu turun dari pesawat karyawan di India, cukup beri tahu Gia: "Saya harus turun dari pesawat karyawan penuh waktu di India. Undang-undang apa yang harus saya ketahui? Bagaimana cara memulai proses? Beri saya instruksi langkah demi langkah." 


Gia memberikan informasi akurat melalui G-P Verified Sources — divalidasi oleh para ahli kami — sehingga Anda dapat memercayai setiap tanggapan. Alat AI lainnya menggunakan internet untuk mencari jawaban. Gia dibangun berdasarkan keahlian kerja global G-P selama satu dekade dan basis pengetahuan eksklusif dari satu juta skenario dunia nyata, lebih dari 100,000 artikel yang diperiksa secara hukum, dan 1.500+ sumber pemerintah untuk memberikan hasil yang 10x lebih baik dari standar industri.


“
Mengetahui bahwa panduan Gia didasarkan pada sumber yang ditinjau oleh ahli dan diperiksa secara hukum memberi saya ketenangan pikiran. Ini memungkinkan saya menghabiskan lebih sedikit waktu untuk dokumen dan lebih banyak waktu untuk inisiatif strategis.

Katy Burris

Direktur Senior Sumber Daya Manusia di Herb Pharm

Membangun pengalaman offboarding yang positif

Proses offboarding akan menentukan perasaan mantan karyawan dan membicarakan organisasi Anda pada platform seperti Glassdoor. Prosedur Anda yang penuh hormat, transparan, dan komprehensif sekarang akan menunjukkan profesionalisme yang menarik talenta dan memperkuat citra perusahaan Anda nanti.

Akhir hubungan kerja tidak harus merupakan akhir dari hubungan profesional. Mantan karyawan dapat menjadi pendukung merek, mitra bisnis, atau bahkan karyawan yang direkrut kembali. Jadi, sebaiknya tangani jalan keluar dengan hati-hati. Sertakan surat pemutusan hubungan kerja terperinci untuk menjaga jembatan profesional tetap utuh.

Menyederhanakan proses offboarding karyawan

Proses offboarding rumit, tetapi teknologi dapat membantu. Agen SDM global seperti Gia dapat mengotomatisasi tugas seperti menghitung pembayaran redundansi di berbagai yurisdiksi. Pemimpin SDM dapat menyelesaikan tugas orientasi keluar dengan cepat serta mengurangi upaya manual dan kesalahan manusia.

Gia membuat tugas hukum yang rumit menjadi lebih sederhana, sehingga Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat dan sesuai aturan. Karyawan keluar (termasuk pemutusan kontrak, pemeriksaan kepatuhan hukum, dan persiapan dokumen) dapat memakan waktu lebih dari enam jam per karyawan. Bersama Gia, butuh waktu kurang dari satu jam.

Gia membantu Anda:

  • Dapatkan panduan tentang persyaratan hukum: Dapatkan saran tentang periode pemberitahuan, perhitungan pesangon, dan gaji akhir berdasarkan jenis kontrak dan senioritas.

  • Menyusun surat pemutusan hubungan kerja yang sesuai: Membuat surat pemutusan hubungan kerja yang mematuhi undang-undang ketenagakerjaan setempat.

  • Memahami prosedur pengiriman: Mendapatkan panduan tentang prosedur yang benar untuk mengirimkan surat pemutusan hubungan kerja.

  • Menyusun naskah wawancara keluar: Buat naskah atau survei wawancara keluar yang sesuai. Misalnya, Anda dapat memberi Gia petunjuk seperti: "Apa pertanyaan penting yang harus diajukan selama wawancara keluar untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan di [negara]? Beri saya daftar 10 pertanyaan yang mencakup bidang-bidang utama seperti alasan untuk meninggalkan perusahaan, pengalaman dengan kebijakan perusahaan, dan saran untuk perbaikan."

  • Menjalankan audit kepatuhan: Mengaudit proses offboarding Anda saat ini untuk kepatuhan hukum dan praktik terbaik.

Buat daftar periksa offboarding yang sesuai dengan Gia

Daftar periksa orientasi keluar membuat proses menjadi sistematis dan transparan. Mereka dapat disesuaikan untuk berbagai peran (seperti anggota tim TI, eksekutif, atau pekerja jarak jauh) untuk meningkatkan efektivitas. Daftar periksa mencakup persyaratan undang-undang, dokumentasi, dan langkah-langkah praktis SDM untuk semua jenis pemutusan kontrak utama (pengunduran diri, pemecatan, kesepakatan bersama, akhir jangka waktu tertentu, dll.).

Daftar periksa offboarding yang baik meliputi:

  • Pemberitahuan pemangku kepentingan terkait

  • Pengumpulan properti perusahaan

  • Penugasan ulang pekerjaan yang sedang berlangsung

  • Keluar dari penjadwalan wawancara

  • Rekonsiliasi gaji dan tunjangan akhir

  • Penonaktifan akses dari sistem internal

  • Pengiriman referensi atau sertifikat pekerjaan

  • Pemeriksaan kepatuhan pasca-keberangkatan

Gia dapat menjadi panduan bagi karyawan keluar  dan membantu Anda membuat daftar periksa ini sehingga Anda selalu mematuhinya – di mana pun karyawan Anda berada. 


“
Secara keseluruhan, Gia adalah aset yang sangat diperlukan oleh tim SDM yang ingin merampingkan operasi, tetap patuh, dan dengan percaya diri mendukung tenaga kerja global. Sangat disarankan.

Bukit Kenneth

Manajer Penggajian, Opentrons Labworks

Personalisasikan wawancara keluar

Wawancara keluar adalah langkah keluar yang tidak boleh Anda abaikan. Tujuannya adalah menciptakan ruang yang aman di mana karyawan merasa dihargai dan didengar. Sesuaikan percakapan dengan perjalanan unik karyawan untuk mendorong umpan balik yang jujur dan terperinci. 

Ajukan pertanyaan seperti:

  • Apakah Anda merasa memiliki alat bantu, sumber daya, dan dukungan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik?

  • Apa yang paling Anda sukai dari peran Anda dan perusahaan?

  • Aspek apa dari pekerjaan atau organisasi Anda yang dapat ditingkatkan?

  • Bagaimana Anda menggambarkan budaya dan gaya manajemen perusahaan?

  • Apakah Anda akan merekomendasikan perusahaan ini sebagai tempat kerja? Mengapa atau mengapa tidak?

Wawancara keluar dapat mengungkapkan wawasan penting tentang budaya, manajemen, dan proses di tempat kerja Anda. Ikuti praktik terbaik ini untuk memaksimalkan setiap wawancara keluar dan mendapatkan umpan balik yang Anda butuhkan untuk membantu bisnis Anda berkembang:

  • Jadwalkan wawancara di dekat hari terakhir karyawan, tetapi tidak pada hari terakhir.

  • Lakukan wawancara secara pribadi dan netral (langsung atau virtual).

  • Beri tahu karyawan bahwa tanggapan akan dijaga kerahasiaannya dan digunakan secara konstruktif.

  • Catat atau catat tanggapan (dengan persetujuan), dan dokumentasikan temuan utama.

  • Hindari membuat janji tentang perubahan kecuali Anda yakin perubahan tersebut akan diimplementasikan.

Gunakan Gia untuk membuat templat wawancara keluar yang dipersonalisasi, termasuk bagian-bagian untuk detail karyawan dan perusahaan, serta pertanyaan terstruktur yang bijaksana. 


Karyawan global keluar? Dengan Gia, ini selesai.

Ketika karyawan keluar, sangat penting bagi perusahaan untuk mengikuti peraturan dan mengelola potensi risiko hukum. Pertimbangan termasuk peninjauan kontrak, pengetahuan hak karyawan, dan perjanjian untuk pengembalian aset dan kekayaan intelektual. 

Jangan biarkan karyawan keluar dari orientasi menciptakan paparan hukum yang tidak perlu untuk bisnis Anda. Gia adalah agen SDM global Anda yang membantu Anda menavigasi peraturan kompleks dan membangun proses offboarding yang sesuai dengan keyakinan.

Coba Gia gratis hari ini.

Pertanyaan Umum