Hal-hal penting yang dapat diambil
- Rencanakan berdasarkan tanggal penting untuk bekerja: Lengkapi penggajian, kontrak, tunjangan, pelaporan pajak, dan persyaratan imigrasi sebelum Anda bertransisi.
- Pilih Employer of Record yang sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja global Anda: Pilih Employer of Record yang memiliki harga yang jelas, dukungan pelanggan yang kuat, cakupan luas, dan teknologi yang aman.
- Lindungi kontinuitas untuk TIM Anda: Pastikan transisi ini tidak menunda jadwal kerja atau otorisasi kerja.
- Manfaatkan transisi menuju pekerjaan global sederhanakan: Employer of Record yang tepat secara efisien mengkonsolidasikan tugas manajemen tenaga kerja dan administrasi, sehingga tim Anda dapat fokus pada budaya kerja internal.
Beralih dari penyedia Employer of Record atau beralih dari entitas hukum ke perusahaan of record melibatkan sejumlah faktor yang bergerak. Anda perlu melindungi kepatuhan, tunjangan, syarat pekerjaan, dan penggajian.
Transisi yang benar memastikan Anda mempertahankan tenaga kerja global sekaligus mengurangi pekerjaan untuk tim sumber daya manusia, keuangan, dan hukum Anda. Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari mengapa perusahaan memilih untuk beralih ke Employer of Record, kapan harus beralih ke penyedia layanan, dan bagaimana memastikan transisi berjalan lancar. 
Mengapa beralih ke Employer of Record dari entitas global
Perusahaan yang mengoperasikan entitas global mereka sendiri sering menghadapi tantangan hukum yang kompleks dan biaya tak terduga. Beralih ke Employer of Record menawarkan beberapa keuntungan:
- Lebih cepat memasuki pasar: EOR memungkinkan Anda mempekerjakan dan onboarding talenta di beberapa negara dalam beberapa hari, melewatkan entitas proses persiapan.
- Pengurangan beban administratif: EOR menangani penggajian, tunjangan, kontrak, dan persyaratan kepatuhan berkelanjutan, sehingga tim internal Anda dapat fokus pada aktivitas inti bisnis.
- Biaya operasional lebih rendah: Bermitra dengan Employer of Record menghilangkan biaya berkelanjutan untuk memelihara entitas global, termasuk ruang kantor lokal, biaya hukum, dan manajemen kepatuhan. G-P Employer of Record dimulai dari USD 599 per bulan per karyawan. Kami memberikan rincian biaya yang jelas sehingga Anda selalu tahu apa yang Anda bayar, berbeda dengan solusi lain yang mengenakan persentase dari penggajian.
- Kepatuhan yang disederhanakan: EOR mengikuti hukum tenaga kerja setempat dan peraturan, meminimalisir kesalahan hukum dan hukuman.
- Ekspansi global yang dapat diskalakan: EOR memberikan fleksibilitas untuk meningkatkan atau menurunkan skala tim berdasarkan prioritas strategis dan pergeseran pasar Anda.
- Mitigasi risiko: Pemberi Kerja Tercatat bertindak sebagai perusahaan hukum dan bertanggung jawab untuk mematuhi undang-undang ketenagakerjaan setempat. Ini mengurangi risiko ketidakpatuhan dan kewajiban terkait.
- Pengujian pasar: Model Employer of Record cepat, hemat biaya, dan fleksibel. Ini ideal untuk menguji pasar baru dan memudahkan untuk menskalakan atau keluar berdasarkan kebutuhan Anda.
- Penutupan entitas: Jika Anda ingin menutup entitas lokal, Anda dapat mengalihkan karyawan ke model Employer of Record untuk menjaga kontinuitas sekaligus mengurangi biaya operasional dan kompleksitas.
- Global M&A: Jika perusahaan Anda bergabung atau mengakuisisi perusahaan lain di negara lain, Employer of Record akan menangani seluruh siklus hidup pekerjaan untuk Anda, membantu memudahkan transisi bagi semua pihak yang terlibat.
Kapan harus beralih ke penyedia Employer of Record yang baru? 
Meskipun layanan Employer of Record menawarkan banyak manfaat, tidak semua penyedia memberikan tingkat layanan dan hasil yang sama. Pertimbangkan untuk beralih penyedia Employer of Record jika Anda mengalami satu atau lebih masalah berikut:
- Bimbingan atau dukungan terbatas: Jika Employer of Record Anda saat ini lambat merespons atau tidak memberikan panduan yang jelas dan proaktif, carilah yang memiliki dukungan pelanggan yang lebih kuat. Waktu respons cepat dan bimbingan ahli membantu Anda mengelola tim global secara efektif. Penyedia yang menggabungkan agen AI SUMBER DAYA MANUSIA dengan dukungan Pelanggan manusia dapat menawarkan keahlian 24/7 di dalam negeri.
- Kekhawatiran kepatuhan: Jika Anda tidak yakin dengan kemampuan Employer of Record Anda untuk mengikuti perubahan hukum dan regulasi setempat, carilah mitra yang lebih ahli. Pilih Employer of Record yang menggabungkan tim ahli hukum dan SUMBER DAYA MANUSIA dengan AIagen untuk memberikan wawasan terbaru dari Kepaduan.
- Ketidakpuasan karyawan: Kesalahan penggajian, masalah manfaat, atau kebijakan SUMBER DAYA MANUSIA yang tidak jelas merusak pengalaman TIM Anda. Kepuasan anggota TIM Anda memengaruhi produktivitas dan retensi, jadi pilihlah penyedia yang dapat menciptakan pengalaman karyawan yang konsisten dan sesuai dengan nilai-nilai Anda.
- Biaya yang tidak jelas atau meningkat: Beberapa penyedia Employer of Record mengenakan persentase dari gross gaji, biasanya sekitar 10–20%, bukan biaya bulanan tetap. Ketika biaya Employer of Record naik bersamaan dengan kompensasi, biaya meningkat ketika anggota TIM menerima kenaikan gaji atau bonus. Untuk menjaga konsistensi biaya, pilih Employer of Record yang menawarkan tarif tetap yang jelas dan dapat diprediksi tetap setiap bulan.
- Masalah skalabilitas: Jika Employer of Record Anda kesulitan mendukung ekspansi perusahaan ke wilayah baru, pilihlah solusi yang lebih skalabel dengan cakupan global yang lebih luas.
- Teknologi yang sudah usang: Platform yang tidak efisien atau usang menyebabkan kemacetan pada SUMBER DAYA MANUSIA, penggajian, dan kepatuhan. Beralih ke Employer of Record yang lebih inovatif dengan antarmuka yang ramah pengguna dan integrasi untuk menjaga data tenaga kerja global Anda tetap di satu tempat.
- Manajemen tenaga kerja yang tidak lengkap: Pastikan Employer of Record Anda mendukung semua jenis pekerja, termasuk konversi kontraktor-ke-karyawan, menjadi sederhanakan manajemen tenaga kerja dengan satu penyedia.
- Perubahan organisasi: Restrukturisasi perusahaan, M&A, dan reklasifikasi kontraktor dapat mengubah kebutuhan Anda dari Employer of Record. Pilih penyedia yang mendukung berbagai tipe pekerja agar Anda dapat menggabungkan tim global dan proses ketenagakerjaan yang tersebar ke dalam sistem yang konsisten.
Aliran siklus hidup karyawan yang penting untuk dilindungi selama transisi Employer of Record
Transisi Employer of Record memengaruhi setiap departemen. Rencanakan setiap aliran siklus hidup karyawan sebelum melakukan transisi.
Menjaga akurasi global pengupahan dan pelaporan pajak statutori
Selama transisi Employer of Record, penggajian membutuhkan perhatian khusus. Sesuaikan tanggal transisi Anda dengan tenggat waktu pajak lokal dan kalender penggajian untuk menghindari pemotongan pajak ganda. Selain itu, lakukan pemeriksaan mendetail sebelum penggajian pertama Anda dengan penyedia baru. G-P mendukung Pengupahan Global di lebih dari 180 negara.
Rekonsiliasi waktu libur yang dibayar dan cuti resmi
Waktu libur berbayar dan cuti wajib memerlukan perencanaan khusus negara. Ada tiga pilihan: pencairan, kredit saldo, atau masa tenggang pemanfaatan.
- Pencairan keluar: Anda membayar karyawan untuk cuti yang tidak terpakai.
- Kredit saldo: Anda mentransfer cuti wajib karyawan ke Employer of Record yang baru
- Masa tenggang pemanfaatan: Anda memungkinkan karyawan membawa saldo yang ada ke penyedia baru sambil memberi mereka waktu tambahan untuk menggunakannya berdasarkan aturan baru.
Beberapa undang-undang ketenagakerjaan lokal membatasi atau mengatur pembayaran tunai untuk cuti yang sudah terkumpul. Misalnya, di Prancis, kompensasi untuk cuti dibayar yang tidak digunakan diberikan ketika hubungan kerja berakhir. Karena aturan cuti wajib berbeda-beda di setiap negara, pastikan opsi mana yang dapat Anda gunakan sebelum menyelesaikan transisi Employer of Record.
Menjamin kesetaraan manfaat dan asuransi kelompok
Tinjau manfaat medis, gigi, pensiun, asuransi jiwa, dan lainnya sebelum melakukan transisi. Konfirmasi manfaat lokal yang tersedia dan amankan polis setara untuk menghindari celah cakupan.
Mengelola izin kerja dan ketergantungan sponsor visa
Perhatikan status imigrasi karyawan selama transisi Employer of Record. Izin kerja tergantung pada negara, jenis visa, dan pengaturan sponsor. Identifikasi anggota TIM yang disponsori selama fase perencanaan. Bekukan transisi bagi karyawan yang mendekati tonggak residensi sampai penasihat imigrasi yang berkualifikasi menyetujui. Terakhir, berikan anggota TIM yang disponsori waktu yang cukup untuk memenuhi persyaratan lokal.
10 tips untuk beralih ke Pemberi Kerja Resmi yang baru
Baik Anda beralih ke Penyedia Layanan Ketenagakerjaan (Employer of Record) baru dari penyedia lain atau dari entitas Anda sendiri, berikut cara untuk memastikan peralihan yang lancar dan memaksimalkan efisiensi di sepanjang prosesnya:
- Definisikan peran dan tanggung jawab: Tugaskan tugas kepada tim SUMBER DAYA MANUSIA, KEUANGAN, HUKUM, dan TI Anda untuk mengoordinasikan transisi Employer of Record. Jelaskan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing. Employer of Record terkemuka dapat membimbing Anda melalui transisi sambil meminimalkan beban kerja untuk tim internal Anda. Employer of Record baru Anda dapat membuat kontrak yang diperbarui, memigrasikan informasi penggajian karyawan, mentransfer dokumen kepatuhan, dan berkomunikasi dengan anggota TIM Anda untuk meyakinkan mereka bahwa peran mereka di perusahaan Anda masih berlanjut.
- Kembangkan garis waktu transisi: Buat rencana langkah demi langkah dengan pencapaian utama, periode pemberitahuan, dan tenggat waktu untuk setiap fase peralihan Pemberi Kerja Tercatat. Pemberi Kerja Tercatat baru Anda dapat menjelaskan garis waktu dan mendukung transisi cepat.
- Kumpulkan data: Kumpulkan semua informasi karyawan dan perusahaan yang diperlukan untuk dibagikan kepada penyedia baru Anda. Pilih Employer of Record yang dapat memusatkan dan mengamankan data ini. Informasi penting meliputi data pribadi dan kontrak, rincian kompensasi, informasi manfaat, dan dokumen kepatuhan.
- Melakukan audit kepatuhan dan hukum: Pemberi Kerja Tercatat yang memiliki reputasi baik akan meninjau kontrak dan persyaratan kerja Anda terhadap standar setempat untuk mengatasi kesenjangan kepatuhan selama transisi.
- Komunikasikan perubahan sejak dini: Beritahu anggota TIM tentang perubahan tunjangan, penggajian, dan ketentuan kerja sesegera mungkin untuk mengelola ekspektasi dan menjaga kepercayaan.
- Rencanakan pengelolaan cuti: Putuskan bagaimana menangani waktu libur yang sudah dibayar dan komunikasikan opsi kepada anggota TIM. Pilihan termasuk masa tenggang untuk menggunakan PTO sebelum transisi, pembayaran cuti penuh, atau berkoordinasi dengan Employer of Record baru Anda untuk mengkreditkan hari cuti setara kepada karyawan dalam sistem mereka.
- Akhiri perjanjian Employer of Record Anda saat ini: Periksa semua persyaratan pemutusan dalam kontrak Anda dengan penyedia saat ini jika Anda memilikinya. Kumpulkan semua data yang diperlukan dari sistem mereka, pastikan mereka menyelesaikan proses penggajian akhir, dan akhiri perjanjian.
- Umumkan transfer Employer of Record secara seluruh perusahaan: Umumkan perubahan kepada semua anggota TIM dan berikan kesempatan untuk pertanyaan dan umpan balik. Fokuskan pesan pada kesinambungan budaya perusahaan dan pekerjaan harian Anda sambil menyoroti peningkatan yang Anda harapkan dalam administrasi SUMBER DAYA MANUSIA.
- Berikan pelatihan: Minta sumber daya kepada Employer of Record baru Anda untuk membantu beradaptasi dengan sistem baru. Pastikan tim Anda tahu siapa yang harus dihubungi untuk dukungan.
- Nikmati dukungan berkelanjutan: Kumpulkan masukan dari anggota TIM tentang pengalaman mereka selama dan setelah transisi, serta hubungi Employer of Record baru Anda untuk bantuan menyelesaikan tantangan apa pun.
Mitos umum tentang beralih penyedia Employer of Record
Mengganti penyedia Employer of Record membutuhkan perencanaan. Proses yang terorganisir dapat memastikan transisi yang cepat dan aman.
|
Mitos umum |
Realitas praktis |
Pro tip |
|---|---|---|
|
Mitos 1: Mengganti penyedia akan menyebabkan kesalahan penggajian dan keterlambatan pembayaran. |
Rencana transisi penggajian yang rinci memastikan kontinuitas dan menghindari kesalahan. |
Selaraskan kalender penggajian dan lakukan perhitungan percobaan berdampingan sebelum run gaji langsung pertama. |
|
Mitos 2: Anggota tim akan kehilangan senioritas, cuti, dan masa kerja yang telah terkumpul. |
Rencana terperinci dapat memastikan anggota TIM mempertahankan manfaat mereka. |
Tinjau saldo cuti dan manfaat hukum sebelum menyelesaikan kontrak. |
|
Mitos 3: Transisi Employer of Record memakan waktu 6–12 bulan administrasi manual yang berat. |
Jadwal transisi bervariasi tergantung kontrak, negara, dan ukuran tenaga kerja. Beberapa platform tingkat perusahaan menyelesaikan transisi dalam waktu 6–10 minggu. |
Mulailah perencanaan transisi sejak awal dan gunakan alur kerja otomatis jika memungkinkan. |
|
Mitos 4: Setiap platform Employer of Record beroperasi pada infrastruktur dasar yang sama. |
Penyedia sangat berbeda dalam model, dukungan pelanggan, teknologi, dan keahlian di dalam negeri. |
Carilah Employer of Record dengan infrastruktur entitas yang dimiliki. Ini mengurangi markup perantara, keterlambatan komunikasi, dan risiko bersama. |
|
Mitos 5: Paket manfaat akan turun tingkat saat pergantian penyedia. |
Penyedia baru Anda dapat meninjau dan menegosiasikan manfaat lokal sebelum transisi. |
Bandingkan manfaat yang diusulkan sebelum anggota TIM Anda menandatangani kontrak baru. |
Bagaimana Practical Software Solutions beralih ke mitra Employer of Record yang dapat diandalkan
Practical Software Solutions ingin memanfaatkan pasar talenta Kanada untuk mendukung operasional mereka. Namun, penyedia Employer of Record sebelumnya gagal, sehingga TIM mencari solusi yang lebih dapat diandalkan.
Practical Software Solutions beralih penyedia dan kini beroperasi secara global melalui PlatformGlobal Employment G-P™. G-P memberikan solusi terpadu untuk mempekerjakan, membayar, dan mengelola karyawan maupun kontraktor lintas batas.
"Setelah implementasi yang gagal dengan penyedia sebelumnya, menemukan G-P menjadi titik balik. Keberhasilan pelanggan mereka, TIM, telah melakukan upaya luar biasa untuk membantu kami mengonboarding karyawan dalam waktu kurang dari seminggu. Mereka sangat berpengetahuan, responsif, dan mudah diajak bekerja sama." Jake Stone, Wakil Presiden Keuangan, Solusi Perangkat Lunak Praktis.
Rasakan pekerjaan global yang mulus dengan G-P
G-P adalah Platform™ Global Employment agen pertama yang mengubah SUMBER DAYA MANUSIA dan Kepatuhan global menjadi mesin pertumbuhan (growth). Platform kami menanamkan kecerdasan hukum tenaga kerja yang telah diverifikasi langsung ke dalam tumpukan teknologi Anda yang sudah ada, memungkinkan Anda mempekerjakan dan skala sesuai standar di 180+ negara dalam hitungan menit.
Kami memiliki catatan kepatuhan yang dapat Anda percayai, didukung oleh AI agen yang memberikan dukungan kepatuhan instan dan TIM SUMBER DAYA MANUSIA dan pakar hukum terbesar di industri. Teknologi ketenagakerjaan global kami memiliki fleksibilitas untuk menskalakan bersama Anda dan presisi untuk menciptakan pengalaman karyawan yang luar biasa yang sama di seluruh tim di seluruh dunia.
Seperti yang dikatakan Nick Cheesman, Kepala SUMBER DAYA MANUSIA Amerika Utara di Repsol, "Berkat proses transisi G-Pyang mulus, kami dapat fokus pada hal yang paling penting: karyawan kami. Yang sangat mengesankan kami adalah sentuhan manusiawi G-P. TIM menunjukkan komitmen tulus terhadap kesuksesan kami dan kesejahteraan karyawan kami."
Pesan demo untuk beralih ke G-P dan rasakan kepercayaan diri yang datang dari bermitra dengan #1 Employer of Record menurut semua laporan analis industri.
Pertanyaan Umum
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk beralih ke penyedia Employer of Record yang baru?
Jadwal biasanya berkisar dari beberapa minggu hingga beberapa bulan, tergantung pada faktor seperti kompleksitas tenaga kerja, kebutuhan penyedia saat ini, dan kesiapan data. Setelah Anda menyelesaikan proses karyawan pelepasan dari penyedia Anda saat ini, Anda dapat menyelesaikan Orientasi dengan penyedia baru dalam waktu 1hingga2 minggu sambil menjaga kontinuitas alur kerja.
Apa yang harus dicari startup dalam solusi Employer of Record?
Carilah solusi Employer of Record dengan model biaya yang jelas. Platform yang ramah pengguna, dukungan pelanggan yang dapat diandalkan, dan rekam jejak penerimaan karyawan yang mematuhi hukum juga sangat penting.
Apakah sistem Employer of Record (Pemberi Kerja Tercatat) hemat biaya bagi perusahaan rintisan yang mempekerjakan satu atau dua anggota TIM?
Employer of Record menawarkan jalur yang jauh lebih hemat biaya dibandingkan mengelola kepatuhan global melalui tim internal atau penasihat eksternal yang mahal. Bagi perusahaan yang melakukan skala, mendirikan entitas hukum sering kali menghabiskan puluhan ribu dolar. G-P Employer of Record menawarkan tarif tetap platform mulai dari USD 599 per bulan.
Apakah anggota TIM perlu menandatangani kontrak baru saat beralih EOR?
Dalam banyak kasus, anggota TIM harus menandatangani kontrak kerja dengan penyedia Employer of Record baru karena mereka sedang berganti pemberi kerja legal. Namun, prosesnya bergantung pada hukum lokal, pengaturan ketenagakerjaan yang ada, dan bagaimana transisi disusun. Perencanaan yang cermat dapat membantu meminimalkan gangguan dan menjaga pengalaman karyawan yang konsisten sepanjang transisi.
Bagaimana saya dapat memastikan privasi data dan keamanan selama masa transisi?
Beralih ke penyedia yang menggunakan sistem berbagi file terenkripsi, membatasi akses hanya untuk personel yang berwenang, dan mematuhi peraturan perlindungan data lokal serta standar keamanan internasional.
