Panduan Perekrutan di Italia

Banyak orang menganggap Italia sebagai tujuan wisata yang menakjubkan. Negara ini adalah rumah bagi 55 situs warisan dunia UNESCO  — lebih dari negara lainnya. Italia tentu memiliki sejarah yang kaya, tetapi juga memiliki masa depan yang cerah. Ekonomi Italia terus tumbuh, dan negara ini  mulai menarik  perusahaan yang ingin membangun tim internasional.  Panduan kami untuk merekrut karyawan di Italia  dapat membantu Anda memahami undang-undang ketenagakerjaan dan praktik  perekrutan di Italia, sehingga Anda dapat menavigasi proses dengan lebih percaya diri.

Apa yang Harus Diketahui Sebelum Merekrut di Italia

Kiat kami untuk merekrut di Italia berfokus pada pemahaman pasar tenaga kerja dan undang-undang yang mengatur hak dan kompensasi pekerja. Pekerja Italia dilindungi oleh perlindungan yang ekstensif, sehingga tetap mematuhi hukum dapat menjadi tantangan. Kecuali jika Anda memilih untuk bekerja sama dengan perusahaan catatan (Employee of Record atau EOR), Anda mungkin akan memerlukan bantuan hukum untuk membantu menghindari pelanggaran undang-undang, namun ikhtisar berikut dapat membantu Anda memulainya.

1.  Pertimbangan  pasar tenaga kerja

Sektor terbesar di Italia  meliputi manufaktur, pertanian, perdagangan, layanan, dan  pariwisata. Sektor manufaktur Italia terkenal  dengan  metalurgi dan teknik, bahan kimia, dan tekstil.

Italia adalah  ekonomi terbesar kedelapan di dunia, dan,  namun, ini bukan tanpa tantangan. Tingkat pengangguran Italia meningkat secara stabil setelah krisis ekonomi  2007-2009 global  tetapi mulai turun setelah memuncak pada tahun 2014. Saat ini,  persentasenya 9.1 adalah  tanda  positif bagi perusahaan internasional yang mencoba menarik pelamar kerja.

Namun, sebagian tantangan Italia terletak pada  kurangnya keterampilan  yang dibutuhkan. Italia memiliki   persentase lulusan universitas terendah kedua  di Uni Eropa (UE). Perusahaan dalam sektor  manufaktur khususnya   berjuang untuk menemukan pekerja dengan keterampilan yang diperlukan. Jika Anda  merasa sulit untuk menarik pelamar yang  memenuhi syarat di Italia, solusi yang mungkin ingin dipertimbangkan perusahaan Anda adalah melatih pekerja yang bersemangat, mungkin siswa, untuk membantu  mereka mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk bekerja di perusahaan Anda.

Pasar tenaga kerja Italia  juga  menonjol karena tingginya jumlah pekerja yang  wiraswasta atau memiliki pekerjaan non-standar. Fleksibilitas di pasar seperti ini dapat membantu jika Anda mempekerjakan pekerja jarak jauh di Italia  — kesempatan untuk bekerja dari rumah mungkin lebih menarik bagi pekerja  Italia yang independen.

2. Bahasa yang  diucapkan

Bahasa resmi Italia adalah Italia, dan ini adalah bahasa yang akan Anda dengar yang diucapkan oleh sebagian besar penduduk. Perusahaan yang terbiasa beroperasi dalam bahasa Inggris akan mengetahui bahwa bahasa Inggris adalah bahasa kedua yang paling banyak digunakan  di Italia. Hanya 1.31 persen orang Italia berbicara bahasa Inggris sebagai bahasa  pertama mereka,  tetapi 12.43 persen berbicara bahasa Inggris sebagai bahasa kedua. Banyak orang Italia akan memahami setidaknya sebagian bahasa Inggris karena 99.6 persen siswa SMA Italia  belajar bahasa Inggris.

Anda mungkin masih perlu merekrut penerjemah untuk membantu penyusunan kontrak dan dokumen lain dalam bahasa Italia, tetapi Anda mungkin tidak memerlukan penerjemah untuk membantu wawancara dan komunikasi lain jika Anda memilih pelamar yang fasih berbahasa Inggris.

3.  Perjanjian dan  kontrak tawar- menawar kolektif

Perjanjian tawar-menawar kolektif (CBA) umum terjadi di seluruh industri di Italia. CBA adalah serangkaian ketentuan yang dinegosiasikan dan disepakati antara serikat dagang dan asosiasi perusahaan. Untungnya, mudah untuk mengetahui apakah CBA berlaku untuk perusahaan Anda karena CBA nasional hanya mengikat perusahaan yang termasuk dalam asosiasi perusahaan yang relevan.

Jika Anda bukan anggota asosiasi perusahaan Italia, maka Anda tidak perlu mematuhi CBA. Namun demikian, Anda masih dapat memilih untuk menerapkan ketentuan CBA dan menyebutkannya dalam kontrak kerja Anda.

Kontrak kerja  diwajibkan secara hukum di Italia, tetapi tidak wajib dalam bahasa Italia. Kuncinya adalah memastikan karyawan Anda dapat memahami kontrak mereka. Kita akan melihat kontrak kerja Italia secara lebih rinci ketika kita membahas proses perekrutan di akhir  postingan ini.

4. Kompensasi

Italia tidak memiliki upah minimum nasional, dan demikian juga dengan setiap wilayah geografisnya. Alih-alih, perusahaan biasanya merujuk ke CBA untuk mengetahui persyaratan upah minimum.  Konstitusi Italia memberikan hak kepada karyawan  atas gaji yang sesuai dengan jumlah dan kualitas pekerjaan yang mereka lakukan. Juga  cukup untuk memberikan gaya hidup yang layak bagi diri mereka sendiri dan keluarga mereka. Tentu saja, ini adalah standar yang cukup subjektif.

Ketika pengadilan dilibatkan, ahli hukum  mungkin akan merujuk tingkat upah minimum yang ditetapkan oleh CBA nasional di sektor Anda, jadi meskipun perusahaan Anda tidak tunduk pada CBA apa pun, tetaplah pintar untuk menawarkan upah yang sejalan dengan norma industri. Menawarkan upah yang lebih tinggi adalah cara yang efektif untuk memikat talenta terbaik.

Perhatikan bahwa banyak  karyawan Italia yang terbiasa menerima  gaji mereka dalam 13 atau 14 kali angsuran, bukan 12 untuk setiap bulan kalender. Angsuran bulan ke-13 dibayarkan pada bulan Desember, dan 14th dibayarkan pada bulan Juni. CBA karyawan harus menentukan jika mereka berhak atau tidak untuk menerima pembayaran tahunan tambahan ini.

5. Minggu  kerja dan  waktu  libur

Minggu kerja standar di Italia adalah 40 jam, meskipun CBA dapat memberikan standar yang berbeda. Minggu  kerja maksimum adalah 48 jam, dihitung sebagai rata-rata selama empat bulan. Satu-satunya ketentuan mengenai jam lembur adalah bahwa lembur tidak boleh melebihi 250 jam per tahun. Aspek lain kerja lembur dan upah ditentukan oleh CBA.

Di samping 12 hari libur nasional Italia, perusahaan harus memberi karyawan Italia mereka setidaknya empat minggu liburan berbayar setiap tahun. Beberapa CBA meminta pemberian hari libur yang lebih banyak. Undang-undang ketenagakerjaan Italia juga memungkinkan karyawan untuk mentransfer cuti tahunan mereka yang tidak digunakan kepada rekan kerja  dalam  keadaan khusus.

6. Pajak dan  jaminan  sosial

Karyawan Italia membayar pajak penghasilan sesuai dengan tarif pajak progresif. Italia menggunakan sistem Bayar Saat Menerima Pendapatan (Pay As You Earn, PAYE), jadi perusahaan diwajibkan memotong jumlah pajak yang benar dari slip gaji karyawan.

Karyawan dan perusahaan juga harus membayar biaya jaminan sosial. Tarif untuk jaminan sosial bergantung pada jenis perusahaan dan posisi karyawan dalam perusahaan tersebut. Perusahaan berkontribusi dalam  jumlah yang setara dengan sekitar 27-28 persen  pendapatan tahunan bruto karyawan. Tarif saat ini untuk karyawan adalah 9.19 persen, atau €102,543 jika 9.19 persen dari gaji mereka lebih tinggi dari total tersebut.

 Biaya Perekrutan Karyawan di Italia

Sewaktu Anda mempekerjakan karyawan baru di Italia atau negara mana pun lainnya, Anda perlu mempertimbangkan biaya tenaga kerja, serta biaya yang timbul dalam proses perekrutan. Biaya tenaga kerja sebagian besar tergantung pada industri dan posisi, tetapi sebagai titik acuan,  perkiraan biaya tenaga kerja per jam di Italia  adalah €28.80 — hanya €1.10 lebih tinggi dari rata-rata untuk UE. Biaya perekrutan internasional dapat mencakup daftar pengeluaran,  termasuk:

• Membayar pajak untuk mendaftarkan perusahaan Anda di Italia
• Berkonsultasi dengan firma hukum Italia untuk membantu Anda tetap mematuhi hukum selama proses penerimaan karyawan
• Mengiklankan posisi kerja, kecuali dalam hal postingan iklan gratis
• Membayar bonus referensi kepada karyawan yang memiliki koneksi di Italia
• Merekrut melalui agen perekrutan
• Membayar komite perekrutan internal
• Melakukan perjalanan ke dan dari Italia, termasuk masa inap hotel, makanan, dan transportasi
• Bermitra dengan penerjemah untuk menyusun dokumen atau mempermudah percakapan
• Menggunakan layanan pemeriksaan latar belakang untuk memeriksa kandidat

Apa yang Diperlukan Perusahaan untuk Mempekerjakan Karyawan di Italia?

Sebelum mempekerjakan seseorang di Italia, Anda harus terlebih dahulu mendirikan perusahaan Anda di negara tersebut. Banyak perusahaan internasional memilih struktur bisnis yang dikenal sebagai societá a responsabilitá limitata (SrL)  untuk anak perusahaan mereka di Italia. Dari banyak segi, SrL adalah bentuk setara dari perseroan terbatas swasta. Beberapa persyaratan utama untuk mendirikan SrL meliputi:

• Dokumen: Anda harus menandatangani akta pendirian perusahaan di hadapan notaris.
• Pajak: Anda juga harus membayar pajak hibah pemerintah dan pajak pendaftaran untuk mendirikan perusahaan Anda.
• Nomor PPN Perusahaan: Perusahaan Anda harus meminta nomor PPN secara online dari Agenzia delle Entrate.
• Kode pajak: Direksi dan pemegang saham Anda juga akan memerlukan nomor identifikasi pajak Italia dari Agenzia delle Entrate.
• Rekening bank: Setelah Anda resmi didirikan, Anda harus membuka rekening bank di Italia.
  Tergantung pada  faktor-faktor seperti struktur bisnis  dan  industri  Anda, mungkin ada langkah-langkah lain yang perlu Anda ambil sebelum Anda dapat mulai mempekerjakan karyawan. Contohnya, Anda mungkin perlu mengajukan permohonan untuk izin atau lisensi khusus. Proses untuk mendirikan perusahaan  di Italia dapat memakan lebih banyak waktu dan pengeluaran daripada yang ingin Anda berikan.

Sebelum merekrut karyawan Italia, pertimbangkan untuk bermitra  dengan  EOR  di Italia. Ini akan menyelamatkan  Anda dari semua langkah di atas, sehingga Anda dapat segera mulai merekrut tanpa harus melakukan semua kerumitan pendirian perusahaan Anda  dan memastikan kepatuhan hukum. Anda juga akan terhindar dari keperluan untuk menavigasi undang-undang ketenagakerjaan dan pajak serta CBA Italia. Dengan Employer of Record, Anda masih dapat memilih calon karyawan Anda, dan mereka akan bekerja di perusahaan Anda, namun mereka akan berada dalam daftar pengupahan Employer of Record tersebut.

Anda  mengalihdayakan semua tugas SDM untuk karyawan Italia Anda dan menghindari pembentukan  entitas  lokal. Anda masih dapat memutuskan untuk mendirikan anak perusahaan di Italia di masa depan, tetapi menggunakan EOR pada awalnya memberi Anda kesempatan untuk  memastikan  ekspansi global yang sukses ke pasar Italia dan  mendapatkan talenta terbaik untuk tim internasional Anda.

Langkah- langkah untuk Merekrut di Italia

Untuk melakukan perekrutan di Italia, Anda akan mengikuti urutan langkah dasar yang sama yang mungkin sudah biasa dilakukan di negara asal Anda. Namun demikian, perincian dari masing-masing langkah ini mungkin tampak sedikit berbeda berdasarkan undang-undang dan kebiasaan di Italia. Mari melihat proses penerimaan karyawan di Italia.

1. Menjangkau pencari pekerjaan menggunakan iklan Anda

Anda dapat menyusun iklan lowongan pekerjaan menggunakan bahasa asli Anda, bahasa Italia, atau keduanya. Pencari pekerjaan Italia cenderung mencari posisi pekerjaan secara online pada situs agregator lowongan pekerjaan besar, serta pada pengumuman lowongan pekerjaan khusus industri tertentu. Dewasa ini, pencari pekerjaan juga mungkin mencari lowongan di saluran media sosial. Jumlah pengguna LinkedIn di Italia, misalnya, lebih dari dua kali lipat  dari 2014 menjadi 2018.  Tingkat penetrasi internet Italia adalah 70.4 persen, sehingga sebagian besar orang Italia cenderung memanfaatkan postingan pekerjaan online.

Meskipun demikian, Anda juga dapat menerbitkan iklan cetak di surat kabar dan majalah khusus industri.  Saluran perekrutan populer lainnya di Italia  adalah rekomendasi pribadi. Apabila Anda sudah memiliki koneksi bisnis dengan Italia, pertimbangkan untuk mengundang beberapa orang secara pribadi untuk melamar.

2. Tinjau  aplikasi

Sorot pelamar terbaik dengan memadukan tugas seperti kuesioner atau ujian berbasis keterampilan ke dalam proses lamaran kerja. Atau, jika Anda ingin meninjau pelamar yang lebih beragam, Anda dapat cukup meminta mereka untuk mengirimkan surat pengantar dan daftar riwayat hidup (CV) mereka. CV karyawan Italia lebih mirip resume Amerika Utara daripada CV yang biasa ditemukan di negara lain. Misalnya, CV Italia cenderung tidak mencakup hobi pribadi pelamar dan  dibatasi pada dua halaman .

Pelamar harus mencantumkan semua pendidikan dan pengalaman kerja mereka yang relevan. Ingatlah bahwa jika Anda mencari pelamar yang harus memiliki gelar tertentu, Anda mungkin perlu mengubah harapan tersebut jika Anda tidak menemukan pelamar dengan gelar tersebut. Anda mungkin sebaiknya mencoba merekrut melalui universitas dengan program gelar tersebut atau menawarkan program pelatihan ke pelamar yang menjanjikan namun kurang memenuhi syarat.

3.  Kandidat yang  menonjol saat wawancara

Setelah Anda mempersempit kumpulan talenta Anda, Anda dapat menjadwalkan wawancara dengan kandidat terbaik Anda. Apabila Anda mempekerjakan karyawan jarak jauh di Italia, pertimbangkan melakukan wawancara melalui panggilan video internet. Ini akan menghindarkan tim Anda dari keharusan untuk melakukan perjalanan ke Italia dan mendapatkan lokasi untuk melakukan wawancara. Pastikan Anda melakukan penjadwalan dengan mempertimbangkan kemungkinan perbedaan waktu, karena Italia berada di zona Waktu Eropa Tengah.

Selama wawancara, Anda dapat melakukan percakapan yang ramah, namun berhati-hatilah untuk menghindari pertanyaan yang dapat dipandang terlalu sensitif oleh orang yang diwawancara. Italia memiliki daftar panjang golongan yang dilindungi dalam perundang-undangan antidiskriminasi mereka, seperti agama, orientasi seksual, pendapat politik, dan asal usul etnis, kewarganegaraan, atau sosial.

4. Memperpanjang  penawaran  kerja dan  draf  kontrak

Setelah Anda memilih kandidat yang paling memenuhi syarat, Anda dapat menawari mereka posisi. Mereka mungkin ingin melihat kontrak mereka pada saat ini, meskipun secara hukum, kewajiban Anda adalah membagikannya dengan mereka dalam 30 hari sejak tanggal mulai  mereka. Kontrak harus sesuai dengan semua persyaratan hukum dan CBA yang relevan atau menawarkan ketentuan yang lebih murah hati. Kontrak harus membahas:

• Identitas perusahaan dan karyawan
• Lokasi kerja
• Tanggal mulai
• Jangka waktu tertentu atau durasi permanen
• Periode masa percobaan, jika sesuai
• Kategori atau jabatan kerja
• Gaji
• Jumlah hari libur berbayar
• Jam kerja biasanya
• Panjang periode pemberitahuan jika terjadi pemutusan hubungan kerja

5. Mengorientasi karyawan baru Anda

Jika Anda bekerja dengan EOR, proses orientasi  akan ditangani, termasuk menetapkan penggajian dan  menyelesaikan dokumen  yang diperlukan. Perusahaan juga harus memberi tahu Kantor Tenaga Kerja yang berwenang (DPLMO) setiap kali mereka mempekerjakan pekerja.

Jika Anda belum menyelesaikan kontrak karyawan, pastikan Anda melakukannya selama orientasi dan tinjau  informasi  tambahan yang harus diketahui karyawan tentang kebijakan perusahaan dan tugas pekerjaan mereka. Anda juga mungkin perlu melatih calon karyawan untuk membantu mereka memulai pekerjaan mereka di perusahaan Anda.

Mempekerjakan Pekerja Italia Melalui Globalization Partners

Globalization Partners adalah Employer of Record global dengan kantor di 187 negara di seluruh dunia, termasuk Italia. Apabila Anda ingin mempekerjakan karyawan di Italia dan menguji jalan masuk Anda ke pasar Italia tanpa harus mendirikan anak perusahaan, Globalization Partners menawarkan solusi yang Anda perlukan.

Kami akan menempatkan karyawan Italia Anda pada daftar pengupahan kami dan menangani semua tugas rumit yang ada dalam SDM tingkat internasional, sembari mematuhi undang-undang dan CBA yang relevan. Ini berarti Anda dapat menyerahkan tanggung jawab kepatuhan hukum dan masih menikmati hubungan kerja yang kuat dengan karyawan Italia Anda. Minta proposal  untuk memulai.