Swedia adalah tempat kelahiran perusahaan yang mengubah dunia, mulai dari IKEA dengan perabot bongkar pasangnya yang terjangkau hingga Ericsson, produsen teknologi seluler. Seiring dengan rekam jejak inovasinya, undang-undang dan kebijakan ketenagakerjaan negara ini menjadikannya tempat yang menarik bagi perusahaan. Swedia telah dinilai sebagai yang terbaik di dunia untuk keamanan pekerjaan dan keseimbangan kehidupan dengan pekerjaan. Jika Anda mempertimbangkan untuk melakukan ekspansi ke negara-negara baru dan merekrut orang di luar negeri, Swedia dapat menjadi pilihan yang sangat bagus.
Langkah-langkah untuk merekrut di Swedia mungkin memiliki beberapa kesamaan dengan negara asal Anda, terutama dalam hal menemukan kandidat yang memenuhi syarat dan membuat penawaran, tetapi ada kemungkinan juga ada perbedaan yang mencolok. Panduan kami untuk mempekerjakan karyawan di Swedia dapat membantu Anda memahami undang-undang ketenagakerjaan negara tersebut dan cara kerja di sana.
Apa yang harus diketahui sebelum merekrut di Swedia
Aturan tentang upah, pajak, dan jam kerja, khususnya, adalah tempat Anda mungkin menemukan beberapa perbedaan dibandingkan dengan di negara asal Anda. Inilah yang harus diketahui sebelum merekrut seseorang di Swedia.
1. Populasi Swedia
Pada akhir 2020, lebih dari 10.3 juta orang tinggal di Swedia. Mayoritas penduduk negara ini tinggal di selatan. Area dengan populasi yang lebih padat cenderung memiliki lebih banyak sumber daya untuk ditawarkan kepada penduduk dalam bentuk pendidikan dan pekerjaan. Wilayah yang jarang penduduknya cenderung memiliki tingkat pengangguran yang tinggi. Anak-anak yang tinggal di area ini sering kali harus menempuh jarak yang cukup jauh untuk berpartisipasi dalam pendidikan wajib.
Sebagian besar populasi yang dipekerjakan di Swedia telah menyelesaikan pendidikan menengah atau perguruan tinggi. Negara ini memiliki tingkat pekerjaan lebih tinggi dari rata-rata untuk individu yang telah menyelesaikan pendidikan menengah, sehingga banyak orang memutuskan untuk tidak melanjutkan studi pasca sekolah menengah.
Swedia adalah bahasa resmi negara ini dan merupakan bahasa yang paling banyak digunakan di seluruh Swedia. Karena negara ini telah melihat tingkat imigrasi yang lebih tinggi dalam beberapa dekade setelah Perang Dunia II, sekarang lebih banyak orang berbicara dalam bahasa selain bahasa Swedia. Sejak 2019, bahasa asli kedua yang paling banyak digunakan di negara ini adalah bahasa Arab, diikuti oleh bahasa Finlandia.
Meskipun bukan bahasa asli banyak orang yang tinggal di Swedia, bahasa Inggris digunakan di seluruh negara ini, dan Swedia memiliki reputasi sebagai orang yang sangat cakap dalam bahasa tersebut. Negara ini menempati peringkat keempat secara global untuk kecakapan bahasa Inggris di antara negara-negara di mana bahasa Inggris bukan bahasa resmi.
2. Upah
Swedia tidak memiliki upah minimum. Sebaliknya, perusahaan biasanya menetapkan upah berdasarkan Perjanjian Perundingan Kolektif (CBA) yang dibuat dengan serikat pekerja.
Gaji rata-rata di seluruh negeri bervariasi berdasarkan pekerjaan. Untuk semua pekerjaan, gaji bulanan rata-rata adalah krona 45.100 Swedia (SEK) atau sekitar 4250 euro per 2022.
3. Pajak
Tarif pajak penghasilan Swedia didasarkan pada jumlah yang diperoleh karyawan, dengan karyawan berpenghasilan lebih tinggi membayar tarif pajak penghasilan lebih dari 50 persen . Ada dua jenis pajak penghasilan di negara ini: pajak lokal dan pajak nasional. Hanya individu dengan pendapatan tinggi yang membayar pajak nasional. Pajak mengikuti model Pay As You Earn (PAYE), sehingga setiap bulan, perusahaan harus mengajukan laporan pajak untuk setiap karyawan yang mencantumkan gaji yang dibayarkan, pajak yang dipotong, kontribusi perusahaan, dan tunjangan yang diterima karyawan.
Perusahaan juga bertanggung jawab untuk membayar pajak jaminan sosial bagi karyawan mereka. Kontribusi perusahaan biasanya 31.42 persen dari pendapatan setiap karyawan, tetapi hanya 10.21 persen untuk karyawan yang lahir antara tahun 1938 dan 1955, serta karyawan berusia kurang dari 18 tahun yang menghasilkan kurang dari 25,000 SEK per tahun. Tidak ada kontribusi pemberi kerja untuk karyawan yang lahir di 1937 atau lebih awal. Kontribusi jaminan sosial mencakup banyak layanan dan pembayaran, termasuk untuk sakit, disabilitas, dan pensiun.
4. Jam kerja
Satu hal yang diketahui Swedia adalah keseimbangan kehidupan-pekerjaan. Jam kerja negara mencerminkan keseimbangan tersebut. Rata-rata, seorang karyawan di Swedia bekerja 1,644 jam per tahun — sekitar 100 jam lebih sedikit daripada rata-rata di antara negara-negara Organisasi Kerja Sama dan Pembangunan Ekonomi (Organization for Economic Cooperation and Development atau OECD).
Undang-Undang Jam Kerja mengatur minggu kerja reguler tidak lebih dari 40 jam. Jika karyawan harus bekerja lembur, mereka tidak dapat bekerja lebih dari rata-rata 48 jam per minggu selama periode empat bulan. Undang-undang ini juga menyatakan bahwa karyawan harus mendapatkan waktu 11-hour istirahat setiap hari dan waktu 36-hour istirahat pada akhir minggu. Saat bekerja, karyawan tidak boleh bekerja lebih dari lima jam tanpa istirahat.
Meskipun undang-undang tersebut menjelaskan lamanya minggu kerja, namun perlu dicatat bahwa tindakan tersebut tidak memerlukan upah lembur. Seperti halnya Swedia yang tidak memiliki upah minimum, Swedia juga tidak memiliki persyaratan upah lembur. Namun, banyak CBA yang mendikte pembayaran tambahan untuk lembur. Karyawan yang tidak dilindungi oleh CBA dapat menegosiasikan upah dan upah lembur dengan perusahaan mereka secara individu.
5. Waktu libur
Karyawan di Swedia berhak atas sejumlah hari libur yang dibayar per tahun. Baik karyawan bekerja penuh waktu, paruh waktu, atau jam kerja yang tidak biasa, mereka berhak mendapatkan setidaknya 25 hari libur berbayar setiap tahun selama setahun penuh masa kerja. Tergantung pada pekerjaan, beberapa karyawan memiliki lebih dari hari libur yang 25 dibayar setiap tahun. Tahun kerja di Swedia berlangsung dari 1 April hingga 31 Maret. Jika seseorang memulai pekerjaan setelah 31 Agustus, mereka berhak mendapatkan lima hari libur sejak awal hubungan kerja mereka 31 Maret hingga tahun berikutnya.
Undang-Undang Liburan Swedia memungkinkan hak hukum bagi karyawan untuk mengambil empat minggu liburan berturut-turut selama musim panas.
Hak atas liburan berbayar diperoleh dalam satu tahun dan diberikan pada tahun liburan berikutnya. Ini berarti karyawan mungkin mengambil cuti tidak dibayar selama tahun pertama mereka bekerja dan bahkan selama tahun kedua mereka. Untuk mengatasi hal ini, banyak perusahaan menawarkan “förskottsemester,” yang berarti mereka memberikan cuti berbayar kepada karyawan sebelum karyawan sepenuhnya memperolehnya, dan mencatat cuti berbayar ini sebagai utang kepada perusahaan. Jika karyawan mengundurkan diri sebelum menyelesaikan masa kerja lima tahun, mereka akan diminta untuk melunasi utang ini, biasanya sebagai pengurangan dari gaji terakhir mereka. Setelah lima tahun bekerja, atau jika perusahaan memutuskan hubungan kerja, utang tersebut akan dihapus. Karyawan dapat memilih untuk mengambil cuti tidak dibayar, meskipun perusahaan mereka menawarkan Förskottsemester.
Ketika karyawan berhak untuk mendapatkan liburan berbayar, mereka menerima "semesterersättning" untuk setiap hari yang diambil. Ini setara dengan 0.43 persen gaji pokok bulanan untuk setiap hari diambil dan dibayarkan pada bulan setelah liburan. Selain itu, bonus liburan dibayarkan setiap tahun pada bulan Mei, dan ini adalah 12 persen dari komisi penjualan atau pembayaran bonus yang diterima tahun sebelumnya.
Kebijakan cuti sakit dan cuti orang tua di Swedia sangat murah hati bagi karyawan. Karyawan yang jatuh sakit dapat menerima cuti hingga 14 hari, yang dibayar sebesar 80 persen dari gaji mereka yang biasa. Jika karyawan sakit dan harus melewatkan pekerjaan selama lebih dari 14 hari, mereka harus menghubungi Försäkringskassan, agen asuransi sosial negara itu, untuk mengajukan tunjangan sakit.
Karyawan hamil menerima tujuh minggu sebelum dan tujuh minggu setelah kelahiran anak mereka, dan pasangan mereka menerima 10 hari. Orang tua baru dapat mengambil cuti orang tua berbayar hingga 480 hari setelah melahirkan atau mengadopsi anak setiap saat sampai anak berusia 8 tahun. Hari-480hari tersebut dapat dibagi di antara mitra, tetapi setiap orang mendapatkan 60 hari khusus untuk mereka dan tidak dapat dialihkan ke mitra mereka. Orang tua dari anak-anak di bawah usia 9 juga memiliki hak untuk bekerja paruh waktu.
Di Swedia, karyawan dapat absen dari pekerjaan di bawah “Vård av Barn,” atau VAB. Waktu cuti ini adalah untuk merawat anak yang sakit yang tidak dapat menghadiri penitipan anak atau sekolah. Perusahaan tidak membayar cuti ini. Sebaliknya, karyawan harus melaporkan hal ini dan mengklaim kompensasi dari Försäkringskassan.
6. Jenis dan kontrak pekerjaan
Kecuali disepakati lain antara karyawan dan perusahaan, pekerjaan di Swedia selalu bersifat permanen atau tidak terbatas. Perusahaan dapat mempekerjakan karyawan untuk sementara, tetapi mereka perlu memperjelas sifat sementara pekerjaan dari awal, biasanya dengan menuliskan ketentuan pekerjaan dalam kontrak.
Perusahaan dapat menerapkan masa percobaan yang disebut “provanställning,” yang dapat berlangsung maksimum enam bulan. Selama waktu ini, perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja tanpa terlibat dalam rencana peningkatan kinerja atau negosiasi yang panjang. Setelah masa percobaan berlalu, pekerjaan secara otomatis dianggap permanen dan berkelanjutan, atau “tillsvidare.”
Secara teknis, kontrak antara karyawan dan perusahaan dapat dilakukan secara lisan, tetapi karena pemerintah Swedia memerlukan faktor-faktor tertentu dituliskan, seperti deskripsi tugas dan gaji, masuk akal bagi perusahaan untuk memberikan kontrak tertulis kepada karyawan baru. Undang-Undang Kontrak Swedia membatasi apa yang dapat dimasukkan ke dalam kontrak kerja, melarang dimasukkannya ketentuan yang tidak masuk akal.
7. Serikat pekerja di Swedia
Serikat pekerja merupakan hal yang umum di Swedia dan memainkan peran penting dalam hubungan antara perusahaan dan karyawan. Tujuh puluh persen pekerja di negara ini merupakan bagian dari serikat pekerja. Bersamaan dengan penetapan kondisi hubungan kerja dengan perusahaan, serikat pekerja menawarkan asuransi pengangguran dan saran karier kepada anggota mereka.
Biaya perekrutan karyawan di Swedia
Berapa biaya untuk mempekerjakan karyawan di Swedia tergantung pada pendekatan yang Anda ambil. Misalnya, bepergian ke Swedia dari negara asal Anda untuk merekrut dan mewawancarai kandidat akan membuat biaya perekrutan Anda lebih tinggi daripada jika Anda merekrut dari jarak jauh.
Beberapa biaya yang perlu diingat saat Anda memasuki pasar tenaga kerja di Swedia meliputi:
- Biaya perekrutan: Baik Anda menggunakan gabungan papan lowongan kerja gratis dan berbayar, agen ketenagakerjaan, atau mengandalkan dari mulut ke mulut, biaya tersebut akan dikeluarkan untuk mengiklankan posisi yang tersedia. Ada juga biaya waktu untuk membaca permohonan, menghubungi pelamar yang memenuhi syarat, dan menjadwalkan wawancara.
- Biaya pelatihan: Karyawan baru perlu mempelajari cara melaksanakan tugas pekerjaan mereka dan menyesuaikan dengan budaya perusahaan Anda. Manajer biasanya perlu mengalihkan waktu dan energi mereka dari proyek lain untuk melatih karyawan baru. Jika Anda melatih orang-orang lintas benua atau lautan, biayanya bisa lebih tinggi daripada jika pelatihan berlangsung di lokasi yang sama. Anda mungkin memiliki beberapa uji coba dan kesalahan yang terlibat dalam hal pelatihan dan kecocokan tempat kerja. Kelompok awal karyawan yang Anda rekrut di Swedia mungkin tidak dapat bekerja sama atau bekerja dengan baik bersama tim di negara asal Anda.
- Biaya kompensasi: Biaya kompensasi termasuk gaji yang Anda bayarkan kepada karyawan Swedia Anda, biaya pajak perusahaan, dan tunjangan lainnya, seperti hari libur wajib.
Praktik perekrutan di Swedia
Saat merekrut karyawan baru di Swedia, penting untuk mengingat aturan tertentu yang membatasi apa yang dapat Anda tanyakan kepada kandidat dan informasi apa yang dapat Anda kumpulkan tentang mereka.
- Proses lamaran: Saat melamar pekerjaan, kandidat biasanya mengirimkan curriculum vitae (CV) dan surat pengantar. CV biasanya tidak lebih dari dua halaman dan mencantumkan pendidikan, pengalaman, dan prestasi pelamar. Surat pengantar, atau “personligt brev,” memberi kandidat kesempatan untuk mengilustrasikan kepada perusahaan mengapa pengalaman dan keterampilan mereka membuat mereka sangat cocok untuk posisi tersebut.
- Pertanyaan wawancara: Wawancara di Swedia mungkin lebih santai dan informal daripada di negara asal Anda. Sering kali, perusahaan ingin mengetahui lebih banyak tentang siapa kandidatnya, bukan kualifikasi mereka. Meskipun Anda dapat mengajukan pertanyaan pribadi, seperti apa hobi seseorang, undang-undang tenaga kerja negara mencegah Anda mengajukan pertanyaan yang mungkin diskriminatif, seperti menanyakan tentang rencana keluarga atau apakah mereka bagian dari serikat pekerja.
- Penilaian dan tes: Perusahaan dapat meminta kandidat untuk menyelesaikan penilaian yang memverifikasi tingkat keterampilan mereka atau memungkinkan mereka untuk menunjukkan kompetensi. Sebagai pemberi kerja, Anda juga berhak meminta calon pemberi kerja Anda untuk mengikuti tes narkoba, dan Anda dapat menolak memberikan pekerjaan kepada kandidat yang menolak tes tersebut.
- Pemeriksaan latar belakang: Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) membatasi jenis pemeriksaan latar belakang yang dapat dilakukan perusahaan terhadap calon karyawan. Khususnya, pemeriksaan yang dapat Anda lakukan harus terkait langsung dengan pekerjaan yang akan dilakukan orang tersebut. Seseorang yang akan bekerja dengan anak-anak dapat diminta untuk menjalani pemeriksaan catatan kriminal, misalnya.
Apa yang perlu direkrut perusahaan di Swedia?
Pemerintah Swedia mengharapkan perusahaan yang ingin mempekerjakan orang-orang di negara tersebut untuk mendaftar sebagai perusahaan dengan Skatteverket, atau Badan Pajak Swedia. Perusahaan non-Swidish yang ingin beroperasi di negara ini sering kali harus mendaftar ke cabang setempat Kantor Pendaftaran Perusahaan Swedia. Setelah mendaftar ke Kantor Pendaftaran Perusahaan Swedia, perusahaan menerima nomor identitas.
Salah satu cara untuk mempekerjakan karyawan di Swedia tanpa mendaftar ke Badan Pajak Swedia adalah bekerja dengan Pemberi Kerja Catatan (EOR). Ketika Anda bekerja dengan Globalization Partners sebagai EOR perusahaan Anda, karyawan Swedia berada dalam daftar gaji kami. Kita memastikan mereka menerima pembayaran sebagaimana diwajibkan dan bahwa pajak yang sesuai dipotong dari gaji mereka. Bekerja dengan EOR menyederhanakan proses pengaturan di negara baru dan memungkinkan Anda untuk menerima karyawan terbaik dengan cepat.
Mempekerjakan karyawan jarak jauh di Swedia
Karena proses wawancara di Swedia relatif informal, proses ini diterjemahkan dengan baik ke format jarak jauh. Perusahaan Swedia sering menggunakan konferensi video selama putaran pertama wawancara untuk membantu menyaring kandidat dan memutuskan siapa yang akan diundang ke pertemuan langsung. Jika Anda akan melakukan wawancara jarak jauh atau mempekerjakan orang untuk posisi yang akan sepenuhnya jarak jauh, berikut adalah beberapa kiat untuk merekrut di Swedia menggunakan perangkat lunak konferensi video:
- Ingatlah perbedaan waktu: Tergantung pada lokasi Anda, mungkin ada perbedaan waktu yang cukup besar antara Anda dan kandidat di Swedia. Swedia berada di Eropa Tengah, jadi jika, misalnya, Anda berada di California dan Anda baru saja memulai hari kerja Anda, ini adalah akhir hari bagi seorang kandidat di Stockholm. Saat menjadwalkan wawancara, akan sangat membantu jika Anda mengirimkan daftar pilihan kepada kandidat yang berada dalam zona waktu mereka untuk menghindari kebingungan.
- Uji platform Anda: Hal terakhir yang Anda inginkan adalah kehilangan kesempatan untuk mewawancarai pelamar berkualifikasi karena kendala teknis. Pilih platform konferensi video yang nyaman bagi Anda dan ujilah sebelum wawancara untuk memastikan tidak ada gangguan. Memiliki rencana cadangan jika terjadi kesulitan teknis yang tidak terduga dapat menjadi ide yang baik.
- Pilih ruang yang tepat untuk wawancara: Anda harus melihat dan mendengar kandidat dengan jelas, dan mereka harus melihat dan mendengar Anda dengan jelas. Pastikan Anda diterangi dari depan dan gunakan mikrofon yang mengangkat suara Anda dengan baik. Jika beberapa orang akan menelepon, pastikan mereka semua memiliki tempat yang tenang dan terang untuk wawancara.
Mempekerjakan karyawan Swedia dengan Globalization Partners
Jika Anda ingin berekspansi ke Swedia dan ingin mulai mempekerjakan penduduk Swedia untuk bekerja di perusahaan Anda tetapi tidak ingin mendaftar sebagai bisnis di sana atau melanggar aturan ketenagakerjaan, Globalization Partners dapat membantu. Pakar SDM dan hukum kami berdedikasi untuk membantu perusahaan tetap mematuhi undang-undang bisnis global. Sebagai EOR Anda, kami bertanggung jawab atas anggota tim Anda di Swedia, termasuk menyediakan penggajian, membuat kontrak untuk karyawan Anda, dan menyediakan paket tunjangan yang memenuhi kebutuhan tim Anda dan persyaratan di dalam negeri. Minta proposal dan bersiaplah untuk mulai merekrut di Swedia hari ini.
