Cara Menghindari Penipuan Penggajian Internasional

Penipuan gaji seperti pipa air yang bocor perlahan. Pada awalnya, kerusakan dapat sulit dikenali atau mungkin tidak terlalu terlihat. Namun seiring waktu, jumlah uang yang dapat dicuri pencuri dari bisnis melalui skema penggajian internasional dapat diukur. Dalam satu contoh, seorang wanita mampu mencuri hampir $300,000 dari perusahaannya selama masa kerjanya. Meskipun jejak kertas mengungkapkan kerugian sebesar $300,000, jaksa memperkirakan bahwa perempuan tersebut mungkin telah mengambil lebih dari tiga perempat juta dolar dari perusahaannya, mulai sejak pertama kali dipekerjakan 2010 dan bertahan sampai dia diberhentikan pada 2013.

Penipuan gaji dapat terjadi pada perusahaan skala mana pun, tetapi merupakan risiko terutama bagi usaha kecil. Dalam 2018 Laporan mereka kepada Bangsa-Bangsa, Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (Association of Certified Fraud Examiners - ACFE) menemukan bahwa perusahaan dengan kurang dari 100 karyawan memiliki kemungkinan dua kali lebih besar untuk mengalami penipuan gaji dibandingkan dengan bisnis yang lebih besar. Penipuan gaji juga bersifat internasional. Ada laporan tentang hal itu yang terjadi di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia. Memahami risiko penipuan penggajian dan bagaimana hal itu terjadi dapat membantu bisnis global Anda mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya.

Seberapa Serius Penipuan Penggajian?

Jumlah yang dapat dicuri orang dari perusahaan melalui skema penipuan gaji biasanya cukup besar. Dalam satu kasus penting, presiden perusahaan pemrosesan penggajian, yang menangani penggajian dan pembayaran untuk bisnis lain, mencuri $26 juta. Contoh lain penipuan gaji merugikan New York City sebesar $600 juta.

ACFE melaporkan bahwa sekitar 7% dari semua kasus penipuan adalah penipuan gaji dan rata-rata perusahaan  kehilangan sekitar $63,000. Skema penipuan gaji biasanya berlangsung lama — durasi rata-rata skema adalah sekitar 30 bulan.

Karena penipuan penggajian cenderung berlangsung beberapa saat sebelum terdeteksi, perusahaan yang terkena dampak penipuan ini dapat mengalami kesulitan saat mendapatkan penggantian biaya atas dana yang hilang. Dalam kasus wanita yang dinyatakan bersalah karena mencuri sekitar $300,000, jumlah yang harus dia bayar kembali ke perusahaan sebelumnya adalah hampir sepertiga dari jumlah yang diduga benar-benar dia ambil selama skema tersebut.

Penipuan gaji juga memengaruhi pengamat yang tidak bersalah. Ketika presiden perusahaan pemrosesan penggajian mencuri jutaan dolar dari kliennya, orang-orang yang segera terpengaruh adalah karyawan klien perusahaan pemrosesan. Ribuan karyawan bangun suatu pagi untuk mengetahui bahwa gaji mereka ditarik dari rekening mereka. Dalam beberapa kasus, penarikan menyebabkan overdraft dan biaya yang terkait dengan overdraft. Selain kehilangan gaji, penipuan tersebut juga menyebabkan karyawan perusahaan penggajian kehilangan pekerjaan dan sumber pendapatan.

Jangan meremehkan dampak penipuan gaji pada perusahaan Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda. Satu apel buruk dapat berdampak serius pada reputasi perusahaan Anda dan kemampuan untuk melakukan pembayaran.

Bagaimana Penipuan Gaji Terjadi

Ada beberapa penyebab penipuan gaji internasional. Penipuan dapat merupakan hasil tindakan yang diambil oleh karyawan perusahaan atau oleh perusahaan itu sendiri. Menurut studi ACFE, ketika penipuan gaji dilakukan oleh karyawan, biasanya oleh seseorang yang bekerja di bagian dukungan akuntansi atau administratif. Meskipun penipuan gaji dapat dilakukan oleh dua orang atau lebih yang bekerja sama, namun satu orang biasanya bertanggung jawab.

Beberapa jenis skema penggajian internasional meliputi:

• Karyawan bayangan: Karyawan bayangan menerima gaji dari perusahaan tetapi tidak benar-benar bekerja di sana. Dalam banyak kasus, karyawan tidak ada dan tidak pernah bekerja untuk bisnis. Mudah mengidentifikasi karyawan bayangan dalam kasus tertentu. Beberapa penipu tidak terlalu kreatif dalam menamai anggota staf fiktif mereka. Mereka mungkin menggunakan variasi pada nama mereka sendiri, placeholder seperti “John Doe,” atau bahkan sesuatu seperti “X.”
• Penipuan lembar waktu: Penipuan lembar waktu adalah bentuk penipuan gaji yang sangat umum. Seorang karyawan dapat menyesuaikan jumlah waktu yang mereka laporkan untuk bekerja ke atas guna mendapatkan lebih banyak uang dari perusahaan mereka. Sering kali, jumlah waktu cukup kecil untuk tidak langsung mendeteksi pemberitahuan. Misalnya, karyawan mungkin menambahkan 15 menit ekstra pada jam kerja mereka setiap hari. Akibatnya, mereka mungkin masuk lebih dari 40 jam seminggu dan menerima pembayaran lembur dari perusahaan, meskipun mereka tidak bekerja selama itu.
• Buddy punch-in: Perusahaan yang menggunakan jam waktu dan kartu punch dapat mengalami penipuan penggajian dalam bentuk punch-in teman. Jenis penipuan ini mungkin tampak tidak bersalah. Misalnya, seorang karyawan yang terlambat mungkin meminta rekan kerja yang ramah untuk mencoreng kartu absensi mereka sehingga tampaknya mereka harus bekerja tepat waktu. Namun ini masih merupakan bentuk penipuan, karena karyawan mengklaim telah bekerja sementara mereka tidak berada di tempat kerja.
• Kesalahan klasifikasi pekerja: Beberapa jenis penipuan gaji dilakukan oleh perusahaan, bukan karyawan. Salah satu contohnya adalah kesalahan klasifikasi karyawan atau pekerja untuk menghindari pembayaran pajak atau tunjangan gaji. Perusahaan terkadang akan memperlakukan karyawan sebagai kontraktor independen, sekalipun mereka tidak memenuhi persyaratan definisi. Contoh lain kesalahan klasifikasi pekerja terjadi ketika perusahaan membayar “di bawah meja” dan sama sekali tidak menerbitkan dokumen pajak.
• Uang muka gaji yang tidak dikembalikan: Karyawan mungkin meminta uang muka atas gaji mereka dari waktu ke waktu, dengan asumsi bahwa mereka akan mengembalikan uang muka tersebut. Ketika uang muka tidak dibayarkan kembali, itu adalah penipuan. Dalam beberapa kasus, uang muka mungkin tidak dicatat dengan benar oleh staf penggajian. Mereka mungkin mencantumkannya sebagai pengeluaran, bukan aset. Atau, tim penggajian mungkin gagal menindaklanjuti dengan karyawan untuk memastikan uang muka dibayarkan kembali.
• Tingkat pembayaran penipuan: Contoh lain penipuan pembayaran gaji terjadi ketika tingkat pembayaran salah dilaporkan. Seseorang di departemen penggajian dapat menyesuaikan upah per jam karyawan ke atas, misalnya, memberi seseorang $21 per jam alih-alih $20 yang seharusnya mereka peroleh. Untuk menghindari deteksi, beberapa karyawan akan menyesuaikan tingkat gaji selama periode terbatas, seperti hanya beberapa gaji.
• Bonus yang tidak sah: Penipuan gaji dapat terjadi ketika seseorang mengeluarkan cek bonus kepada karyawan atau diri mereka sendiri tanpa persetujuan dari individu atau departemen yang sesuai.
• Cuti palsu atau cuti berbayar: Jika karyawan mengklaim cuti berbayar saat mereka tidak memenuhi syarat atau mengambil cuti berbayar saat mereka tidak seharusnya melakukannya, ini adalah bentuk penipuan penggajian.
• Pemalsuan pemotongan: Dalam beberapa kasus, penipuan gaji terjadi ketika jumlah yang harus dipotong dari gaji seseorang tidak, seperti pajak, kontribusi pensiun, dan manfaat asuransi. Perusahaan masih membayar pengeluaran, yang berarti dapat kehilangan sejumlah besar uang dari waktu ke waktu.
• Pengeluaran palsu: Karyawan dengan akun pengeluaran dapat melakukan penipuan penggajian dengan mengklaim pengeluaran yang tidak terkait pekerjaan. Misalnya, seorang karyawan mungkin mengajak keluarganya makan malam dan mengeluarkan biaya. Mereka juga dapat membuat tanda terima palsu untuk pembelian yang tidak pernah terjadi.

Cara Mengidentifikasi dan Memperbaiki Penipuan Gaji

Beberapa jenis penipuan gaji dapat lebih mudah dikenali dibandingkan jenis penipuan lainnya. Misalnya, sulit untuk mengetahui cara mengidentifikasi karyawan fiktif jika bisnis Anda memiliki cabang di seluruh dunia. Anda tidak dapat mengetahui siapa sebenarnya yang bekerja di kantor Anda di Tokyo jika Anda tinggal di AS, misalnya. Salah satu cara untuk mendeteksi karyawan hantu adalah bekerja dengan pihak ketiga yang memiliki orang di negara tersebut untuk Anda. Pihak ketiga Anda dapat menjadi pemburu bayangan, memastikan bahwa setiap orang yang menerima gaji dari bisnis Anda benar-benar bekerja untuk perusahaan. Pihak ketiga juga dapat bertindak sebagai organisasi pemberi kerja profesional, mengelola semua aspek penggajian untuk karyawan internasional Anda, menghapus satu hal lagi dari daftar tugas perusahaan Anda.

Bersama dengan bekerja dengan organisasi perusahaan profesional, Anda dapat menerapkan langkah-langkah untuk memastikan semua orang yang dibayar oleh perusahaan Anda benar-benar bekerja di sana dan benar-benar ada. Menghubungi referensi dan melakukan pemeriksaan latar belakang terhadap calon karyawan baru adalah salah satu cara untuk memastikan mereka nyata. Memerlukan setoran langsung untuk semua karyawan adalah cara lain untuk mengurangi risiko membayar hantu.

Anda dapat mengidentifikasi jenis penipuan penggajian lainnya, seperti pemalsuan upah, lembar waktu, dan pengeluaran dengan mengaudit dan meninjau penggajian sebelum melakukan pembayaran. Orang yang meninjau dan menyetujui penggajian tidak boleh orang yang memprosesnya. Orang yang meninjau penggajian harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa:

• Jam kerja sesuai dengan jumlah jam kerja yang diharapkan: Jika karyawan bekerja lebih dari 40 jam atau bekerja lebih dari jumlah jam mereka dipekerjakan, orang yang meninjau penggajian harus menindaklanjuti dengan supervisor individu tersebut untuk memastikan semuanya berada di atas papan. Opsi lain adalah meminta persetujuan sebelum karyawan dapat mengirimkan lembar waktu dengan lebih dari 40 jam kerja dalam satu minggu.
• Upah per jam akurat: Orang yang meninjau penggajian harus membandingkan perkiraan upah per jam karyawan dengan upah yang sebenarnya mereka terima. Jika ada perbedaan, investigasi lebih lanjut harus dilakukan.
• Jumlah yang sesuai akan dipotong: Pajak dan pemotongan lainnya harus dipotong dari gaji karyawan. Jika tidak, orang yang meninjau penggajian perlu mencari tahu alasannya.
• Pengeluaran sesuai: Orang yang bertanggung jawab untuk mengaudit atau meninjau penggajian juga harus melihat pengeluaran yang diklaim oleh karyawan dan memverifikasi bahwa pengeluaran tersebut sesuai atau sah. Peninjauan dapat mencakup peninjauan tanda terima untuk memastikan pengeluaran yang diklaim sesuai dengan tanda terima. Pengeluaran juga harus terkait dengan pekerjaan.

Cara Mencegah Penipuan Gaji

Penipuan gaji global tidak harus merugikan bisnis Anda ratusan ribu dolar. Mengetahui cara mencegah penipuan penggajian dapat menghentikannya atau sebelum dimulai. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mencegah penipuan penggajian memengaruhi bisnis Anda.

• Periksa semua orang secara menyeluruh sebelum Anda mempekerjakan mereka: Yang benar, orang yang Anda rekrut akan jujur dan dapat dipercaya. Memeriksa karyawan baru dengan memeriksa latar belakang kriminal mereka, memverifikasi referensi, serta mengonfirmasi pendidikan dan pekerjaan sebelumnya akan membantu Anda menghindari merekrut orang yang tidak jujur. Anda dapat mengalihdayakan proses penyaringan saat merekrut karyawan secara internasional.
• Gunakan lembar waktu listrik dan memerlukan persetujuan: Karyawan mudah menyesuaikan lembar waktu kertas, tetapi lebih sulit bagi mereka untuk menyesuaikan lembar waktu listrik. Menggunakan lembar waktu listrik dan memerlukan persetujuan supervisor atas waktu yang dikirimkan dapat membantu mencegah laporan palsu jam kerja.
• Gunakan biometrik untuk menghilangkan punch-in teman: Mengharuskan rekan kerja untuk mencatat waktu, jika Anda menggunakan jam waktu fisik, akan mencegah punch-in teman. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan sidik jari atau data biometrik lainnya untuk memverifikasi identitas karyawan sebelum mereka masuk.
• Batasi siapa yang dapat mengakses data penggajian: Semakin sedikit orang yang memiliki akses ke penggajian perusahaan Anda dan siapa yang dapat melakukan penyesuaian atau perubahan terhadapnya, semakin baik. Membatasi akses ke penggajian mengurangi risiko seseorang akan menyesuaikan jam kerja atau tingkat gaji.
• Mewajibkan pengawasan kedua terhadap laporan penggajian: Semua laporan penggajian harus ditinjau dan disetujui sebelum pembayaran diterbitkan. Harus ada juga proses yang berlaku untuk menjeda pembayaran dan mengeluarkan koreksi jika ada ketidakakuratan yang tercatat.
• Ketahui apa yang harus dicari saat meninjau penggajian: Pastikan perusahaan Anda tidak membayar orang dengan nama yang sangat mirip dan alamat yang sama. Selain itu, berhati-hatilah terhadap pembayaran yang dilakukan kepada orang-orang yang tinggal di alamat yang sama atau pembayaran yang dilakukan ke rekening bank yang sama untuk karyawan yang berbeda.
• Memiliki sistem untuk mengidentifikasi dan menghapus karyawan yang diberhentikan: Salah satu cara untuk mencegah pembayaran kepada karyawan yang dihantui, terutama orang-orang yang tidak lagi bekerja untuk perusahaan Anda, adalah dengan menandai catatan atau file setelah karyawan meninggalkan perusahaan. File yang ditandai tidak boleh terus menerima pembayaran.
• Hilangkan pembayaran cek: Penipuan gaji lebih mudah dilakukan saat melibatkan cek kertas. Dengan setoran langsung, setiap pembayaran akan dikirim ke rekening bank. Anda dapat memverifikasi bahwa informasi rekening benar dan milik karyawan yang sesuai. Jika perlu, Anda dapat membalikkan pembayaran yang dikirim jika Anda mencurigai adanya penipuan.
• Menetapkan kebijakan tanpa toleransi: Anda dapat mencegah penipuan dengan menetapkan kebijakan tanpa toleransi. Memberi tahu karyawan aturan dan kemungkinan konsekuensi dari melakukan penipuan penggajian dapat mencegah karyawan melakukannya.

Alihkan Kebutuhan Gaji Internasional Anda ke Globalization Partners

Ketika bisnis Anda berkembang ke luar negeri, mungkin sulit untuk terus mengikuti perkembangan yang terjadi di seluruh dunia. Anda membutuhkan tim untuk mendukung Anda di lapangan dan di dalam negeri. Globalization Partners dapat menjadi tim untuk Anda. Solusi komprehensif  kami menyederhanakan proses perekrutan secara internasional dan juga membantu memastikan bahwa penggajian, pajak, dan masalah hukum Anda tetap sesuai dengan negara tempat Anda beroperasi. Layanan penggajian global  kami memastikan tim internasional Anda dibayar tepat waktu sekaligus mengurangi risiko penipuan penggajian. Hubungi kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai penggajian internasional, unduh eBook Hal10-Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Pendaftaran Khusus Gaji .

Unduh eBook