Terkadang, talenta terbaik tidak tinggal di negara yang sama dengan lokasi perusahaan Anda. Atau, mungkin bisnis Anda ingin berkembang secara internasional dan ingin mempekerjakan orang-orang yang tinggal di luar negeri. Setelah Anda menemukan karyawan yang tepat untuk perusahaan Anda, langkah selanjutnya adalah mencari cara untuk membayar mereka. Membayar karyawan yang berbasis di berbagai negara bisa jadi menantang. Lagipula, perusahaan Anda tidak dapat begitu saja mengirimi mereka cek atau langsung menyetor uang ke rekening bank mereka. Seperti halnya anggota tim domestik Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda mengikuti aturan dalam hal klasifikasi, pemotongan pajak, dan detail lainnya.
Untungnya, mencari tahu cara membayar karyawan internasional bukanlah sesuatu yang perlu dilakukan bisnis Anda sendiri. Anda dapat bekerja sama dengan Pemberi Kerja Catatan (EOR) untuk merekrut dan menerima anggota tim di luar negeri. EOR meringankan beban departemen akuntansi Anda dan membantu Anda menghindari potensi masalah pengupahan internasional.
Cara Kerja Pengupahan Internasional
Pengupahan internasional memiliki banyak kesamaan dengan penggajian di negara asal perusahaan Anda. Anda harus yakin bahwa metode pembayaran anggota tim Anda mematuhi hukum negara tersebut dan Anda melakukan pemotongan serta membayar jumlah pajak yang sesuai. Pertimbangan pajak saat menggaji karyawan internasional meliputi:
- Pajak Penghasilan: Bisnis Anda harus memotong jumlah pajak pendapatan federal yang sesuai dari gaji karyawan, berdasarkan tempat mereka bekerja, dan pajak pendapatan regional, lokal, atau negara bagian yang berlaku.
- Jaminan Sosial: Banyak negara, tidak hanya AS, mengumpulkan beberapa bentuk pajak jaminan sosial dari karyawan dan perusahaan. Jumlah kontribusi perusahaan Anda dapat bervariasi dari satu negara ke negara lain, begitu juga dengan jumlah kontribusi karyawan.
- Pajak gaji: Di banyak negara, perusahaan perlu berkontribusi pada pajak gaji, seperti pajak pengangguran dan kompensasi pekerja, untuk setiap karyawan. Jumlah pajak dapat sangat bervariasi. Juga patut ditunjukkan bahwa di beberapa tempat, pajak gaji mungkin pajak regional atau lokal serta pajak federal.
Saat membayar karyawan internasional, bisnis perlu memastikan bahwa mereka memotong dan membayar jenis pajak yang sesuai dan jumlah pajak yang tepat. Perusahaan juga harus memastikan bahwa mereka membayar pajak sebelum tenggat waktu yang tepat. Misalnya, di A.S., pengembalian pajak jatuh tempo 15 April dan perkiraan pembayaran pajak jatuh tempo pada 15th hari April, Juni, September, dan Januari. Di Inggris, laporan pajak jatuh tempo satu tahun setelah akhir periode akuntansi. Di Prancis, pengembalian pajak jatuh tempo pada April untuk tahun fiskal yang berakhir pada Desember. Di Jerman, pengembalian jatuh tempo pada 31 Juli.
Selain kepatuhan pajak, penggajian internasional harus mengikuti aturan tunjangan dan upah di suatu negara. Perusahaan Anda mungkin perlu berkontribusi terhadap program pensiun karyawan di beberapa belahan dunia. Perusahaan juga harus mengikuti aturan upah minimum di setiap negara tempat perusahaan merekrut karyawan. Di beberapa negara, karyawan juga biasa membayar 13th- gaji atau bulan ke-14, yang sering kali bebas pajak dan didistribusikan pada akhir tahun.
Area tertentu juga memiliki aturan tentang berapa jam karyawan dapat bekerja dalam seminggu. Misalnya, di Uni Eropa, karyawan tidak dapat bekerja lebih dari 48 jam selama periode tujuh hari. Karyawan juga harus memiliki 11 jam istirahat selama setiap 24 jam, yang berarti mereka tidak dapat bekerja lebih dari 13 jam dalam satu hari. Karyawan di UE juga mendapatkan cuti tahunan berbayar selama empat minggu setiap tahun.
Selain kepatuhan pajak dan upah, penggajian internasional memiliki banyak kesamaan dengan penggajian domestik. Perusahaan Anda akan memutuskan seberapa sering karyawan dibayar, seperti sekali setiap bulan, dua minggu, pada 15th dan bulan 30th tersebut, dan seterusnya. Anda juga akan memutuskan cara mendistribusikan uang kepada karyawan jarak jauh, seperti melalui setoran langsung atau melalui cek kertas.
Tantangan Membayar Karyawan Internasional Jarak Jauh
Sebelum Anda melakukan ekspansi internasional atau mulai mempekerjakan pekerja di negara lain, penting untuk memahami tantangan terkait pembayaran tim jarak jauh Anda. Jika perusahaan Anda melanggar aturan negara tertentu, perusahaan tersebut dapat dianggap harus membayar biaya dan denda.
Menjaga agar aturan dan harapan negara tertentu tetap lurus dapat memerlukan upaya yang cukup keras dari departemen akuntansi dan sumber daya manusia perusahaan Anda. Melihat masalah paling umum yang muncul saat membayar tim jarak jauh untuk memahami hal yang harus diperhatikan dan hal yang dapat dipertaruhkan dapat membantu.
- Masalah Pajak
- Bea Cukai Setempat
- Kekhawatiran Hukum
- Pencatatan Waktu yang Akurat
- Selisih Mata Uang
Masalah Pajak
Perusahaan harus menahan pajak yang sesuai dari gaji karyawan asing, dan perusahaan harus membayar pajak kepada pemerintah yang sesuai pada tanggal jatuh tempo. Perusahaan juga harus menyimpan catatan pajak yang dibayar, karena otoritas pajak di negara asing dapat mengaudit perusahaan. Ini dapat berarti bahwa bisnis Anda perlu menyimpan dokumen dan tanda terima pajak selama bertahun-tahun atau berisiko harus membayar denda yang besar jika audit menunjukkan bahwa Anda tidak memotong atau membayar jumlah pajak yang tepat.
Bea Cukai Setempat
Anda dapat menghadapi banyak perbedaan budaya saat bisnis Anda berkembang secara internasional. Beberapa perbedaan budaya mungkin tercermin dalam penggajian dan mungkin memengaruhi cara Anda membayar karyawan internasional Anda. Misalnya, gaji di bulan ke-13 adalah kebiasaan umum di banyak negara Amerika Selatan, Eropa, dan Asia. Tim internasional Anda mungkin mulai bekerja untuk perusahaan Anda dengan asumsi bahwa mereka akan mendapatkan pembayaran tambahan pada akhir tahun. Namun, jika Anda tidak mengetahui kebiasaan tersebut, Anda berisiko mengecewakan tim Anda.
Kekhawatiran Hukum
Ada juga perbedaan hukum yang harus diperhatikan saat membayar tim jarak jauh internasional. Misalnya, di Inggris, perusahaan harus membayar karyawan £94.25 per minggu sebagai Gaji Sakit Wajib jika karyawan sakit dan tidak masuk kerja selama setidaknya empat hari. Perusahaan harus membayar gaji sakit hingga 28 minggu. Di AS, perusahaan dapat menawarkan cuti berbayar karena sakit, namun tidak diwajibkan secara hukum untuk membayar karyawan yang sakit. Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA) di AS melindungi orang-orang yang perlu mengambil cuti dari pekerjaan karena sakit atau masalah kesehatan lainnya, tetapi hanya selama berminggu-12minggu. Cuti FMLA bisa tidak dibayar.
Kekhawatiran hukum lainnya yang harus dipantau saat merekrut dan membayar karyawan internasional termasuk dokumentasi yang diperlukan oleh setiap negara. Di AS, misalnya, karyawan harus memberikan bukti kewarganegaraan atau hak untuk bekerja di negara tersebut, seperti paspor, saat mereka direkrut. Di negara lain, karyawan mungkin perlu menunjukkan nomor asuransi nasional sebelum mereka direkrut.
Pencatatan Waktu yang Akurat
Pengaturan waktu dapat menjadi masalah yang lebih besar ketika membayar karyawan internasional dibandingkan dengan membayar mereka yang tinggal dan bekerja di A.S. Di A.S., karyawan yang tidak dikecualikan menerima upah lembur setelah mereka bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu, tetapi tidak ada batas atas berapa jam per minggu orang yang berusia lebih dari usia 16 dapat bekerja. Tidak demikian halnya di negara lain. Di banyak negara di UE, misalnya, minggu kerja dibatasi pada 48 jam kerja. Di Tiongkok, hukum tenaga kerja membatasi minggu kerja pada 44 jam . Untuk menghindari melampaui batas, penting bagi sistem penggajian internasional untuk menyertakan metode pencatatan dan pelaporan waktu yang akurat.
Selisih Mata Uang
Karyawan yang tinggal dan bekerja di UE ingin dibayar dalam euro, sementara orang yang tinggal dan bekerja di Inggris ingin dibayar dalam pound. Membayar tim internasional Anda dalam mata uang negara mereka masing-masing bermanfaat bagi mereka tetapi dapat menjadi rumit bagi Anda. Misalnya, jika mata uang asing meningkat dalam kaitannya dengan dolar, bisnis Anda pada akhirnya dapat membayar karyawan internasional Anda jauh lebih banyak daripada yang Anda setujui pada awalnya.
Salah satu cara untuk mengelola kesulitan yang timbul akibat fluktuasi mata uang adalah dengan menyerahkan logistik penggajian ke EOR.Perusahaan Anda dapat membayar karyawan Anda dalam mata uang setempat, dan EOR dapat menerbitkan gaji dalam mata uang negara karyawan.
Cara Membayar Karyawan Internasional
Jika bisnis Anda merekrut orang yang tinggal dan bekerja di negara selain negara asal Anda, karyawan tersebut harus dibayar berdasarkan undang-undang negara tempat mereka tinggal, dengan beberapa pengecualian. Misalnya, jika seorang karyawan untuk sementara pindah ke luar negeri dan terus bekerja untuk perusahaan Anda saat tinggal di negara lain, Anda mungkin dapat terus membayar mereka dari gaji negara asal Anda.
Opsi lainnya adalah meminta karyawan internasional Anda dibayar oleh klien internasional perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda merekrut seseorang di Prancis untuk memberikan dukungan kepada klien bisnis Anda di Prancis, orang tersebut secara teknis dapat direkrut sebagai karyawan klien di Prancis. Anda akan membayar gaji mereka dengan melakukan pembayaran kepada nasabah, tetapi nasabah itu sendiri yang akan menangani penggajian karyawan.
Jika tidak, bisnis Anda harus memiliki gaji terpisah untuk setiap negara tempat perusahaan beroperasi. Anda memiliki beberapa opsi saat mengatur penggajian. Anda dapat mendirikan anak perusahaan di negara tersebut untuk mengelola semua bisnis di area tersebut dan untuk menangani penggajian. Jika perusahaan Anda berpikir untuk melakukan ekspansi internasional secara permanen, membangun bisnis di dalam negeri dapat masuk akal. Namun, jika Anda hanya merekrut beberapa orang di negara lain atau jika Anda merekrut orang di beberapa negara berbeda, mendirikan anak perusahaan atau cabang di negara tersebut dapat melibatkan lebih banyak waktu dan upaya daripada yang Anda inginkan.
Opsi yang lebih hemat biaya mungkin adalah bekerja dengan Perusahaan Catatan. Misalnya, Perusahaan Catatan seperti Globalization Partners menangani semua perincian untuk memastikan tim internasional Anda dibayar tepat waktu dan sesuai dengan undang-undang negara tempat mereka tinggal dan bekerja. Kami membayar karyawan Anda tepat waktu dan dalam mata uang lokal mereka, memastikan bahwa tunjangan dan pajak yang diperlukan juga dibayar.
Haruskah Karyawan Internasional Menjadi Kontraktor Independen?
Mempekerjakan kontraktor independen, bukan karyawan, adalah pilihan bagi perusahaan Anda. Ketika Anda bekerja dengan kontraktor independen, bisnis Anda tidak bertanggung jawab untuk memotong pajak atau membayar pajak jaminan sosial atau pengangguran. Anda juga tidak perlu membayar tunjangan karyawan untuk kontraktor independen, dan kontraktor tidak dikenakan pembatasan jam yang sama dengan karyawan. Selain itu, perusahaan Anda tidak harus terdaftar di negara tempat kontraktor tinggal untuk membayar orang tersebut atas pekerjaan yang mereka lakukan.
Namun, kontraktor independen bukan sekadar versi karyawan yang didiskon. Mereka memiliki hubungan dengan bisnis yang berbeda dari hubungan karyawan-perusahaan. Ketika Anda bekerja dengan kontraktor independen, Anda tidak dapat berharap bahwa Anda akan menjadi satu-satunya sumber pendapatan atau pekerjaan mereka. Sebagian besar negara memiliki definisi dan aturan yang cukup ketat yang harus dipenuhi sebelum seseorang dapat dianggap sebagai kontraktor independen, bukan karyawan.
Misalnya, di Inggris, orang dianggap sebagai kontraktor wiraswasta jika mereka mengajukan penawaran atau penawaran harga untuk mendapatkan proyek atau menemukan pekerjaan, dan jika mereka tidak bekerja di bawah pengawasan langsung. Kontraktor independen di Inggris juga mengirimkan faktur untuk pekerjaan yang mereka lakukan dan proyek yang mereka selesaikan. Kontraktor independen di Inggris membayar pajak dan Asuransi Nasional mereka sendiri. Jika orang-orang yang bekerja untuk perusahaan Anda melakukan hal-hal tersebut, maka kemungkinan besar Anda dapat mempertimbangkan mereka sebagai kontraktor independen. Namun, jika Anda merekrut karyawan di Inggris dan mendikte lingkup pekerjaan yang mereka lakukan atau meminta mereka bekerja di bawah manajer atau supervisor, mereka akan dijelaskan secara lebih akurat sebagai karyawan dan harus diberi kompensasi.
Jika perusahaan Anda salah mengklasifikasi karyawan internasional sebagai kontraktor independen, Anda mengambil beberapa risiko. Jika pengadilan menetapkan bahwa bisnis Anda salah mengklasifikasikan karyawan, Anda dapat bertanggung jawab untuk membayar pajak orang tersebut, serta membayar kembali gaji untuk cuti liburan, yang saat ini merupakan 5.6 minggu waktu yang dibayarkan per tahun untuk sebagian besar karyawan di Inggris.
Meskipun mempekerjakan pekerja internasional sebagai kontraktor independen mungkin paling masuk akal bagi perusahaan Anda, jika Anda tidak memiliki panduan yang diperlukan untuk memastikan pekerja tersebut tidak salah klasifikasi, perusahaan Anda dapat berakhir dengan tagihan yang besar dan masalah hukum yang cukup besar. Pilihan yang lebih baik adalah mengklasifikasikan tim Anda dengan benar sejak awal dan bekerja sama dengan EOR untuk memastikan Anda tetap mengajukan keluhan kepada undang-undang ketenagakerjaan setempat sembari menyederhanakan proses penggajian internasional Anda.
Biarkan Globalization Partners Mengelola Kebutuhan Penggajian Internasional Anda
Jika Anda ingin melakukan ekspansi internasional dan siap mulai merekrut karyawan di negara lain, Globalization Partners dapat membantu. Kami bertindak sebagai Pemberi Kerja Catatan untuk tim internasional Anda, memastikan persyaratan penggajian khusus negara terpenuhi, dan karyawan Anda menerima pembayaran tepat waktu serta dalam mata uang negara asal mereka. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana solusi kami dapat membantu perusahaan Anda seiring pertumbuhannya, hubungi kami hari ini.
Untuk informasi lebih lanjut, unduh Panduan Lengkap kami untuk Membangun Tim Global Jarak Jauh di sini:
