Pemberitahuan Privasi Kandidat

privasi kami sangat penting bagi Globalization Partners, Inc. dan anak perusahaan serta afiliasinya (“Globalization Partners”, “kami”, atau “kami”). Pemberitahuan Privasi Kandidat (“Pemberitahuan Privasi”) menjelaskan cara kami mengumpulkan, menggunakan, membagikan, dan melindungi data pribadi atau informasi pribadi (“Informasi Pribadi”) dari pelamar selama proses lamaran kerja. Informasi Pribadi berarti setiap informasi yang secara langsung mengidentifikasi seseorang atau membuat seseorang dapat diidentifikasi ketika digabungkan dengan informasi lain, seperti nama, alamat, keanggotaan, dan/atau nomor pelajar, nomor NI, nomor Paspor, ID Pajak, kualifikasi, tanggal lahir, foto. Globalization Partners adalah pengendali Informasi Pribadi Anda. Apabila terdapat perbedaan antara Pemberitahuan Privasi ini dan hukum yang berlaku, hukum yang berlaku akan berlaku.

Dengan mengirimkan Informasi Pribadi Anda kepada kami, Anda menyatakan bahwa:

• Anda telah membaca dan memahami Pemberitahuan Privasi ini dan setuju pada penggunaan Informasi Pribadi sebagaimana dijelaskan berikut ini.
• Informasi Pribadi Anda mungkin ditransfer dan diproses di seluruh dunia, termasuk di negara yang mungkin tidak dianggap menyediakan tingkat perlindungan data yang sama sebagaimana di negara asal Anda, untuk tujuan dan dengan cara yang disebutkan dalam Pemberitahuan Privasi ini
• Anda tidak wajib memberikan informasi yang diminta kepada kami, namun kegagalan Anda untuk melakukannya dapat mengakibatkan kami tidak dapat melanjutkan pencalonan Anda untuk pekerjaan yang telah Anda lamar.
• Semua pernyataan Anda benar dan tepat sejauh pengetahuan dan keyakinan Anda, dan Anda tidak dengan sengaja menghilangkan informasi terkait yang bersifat merugikan. Memberikan informasi yang tidak akurat dapat membuat Anda tidak memenuhi syarat untuk bekerja.
• Pemberitahuan Privasi ini bukan merupakan bagian dari kontrak kerja yang ditawarkan kepada kandidat yang direkrut oleh Globalization Partners

Jenis Informasi Pribadi yang kami minta dari Anda dan cara kami memprosesnya ditentukan oleh persyaratan negara tempat peran yang Anda lamar berada, dan bukan negara tempat Anda tinggal. Apabila Anda melamar ke lebih dari satu lokasi atau jika peran yang Anda lamar tersedia di lebih dari satu negara, jenis Informasi Pribadi yang kami minta dari Anda, dan cara kami memprosesnya ditentukan oleh persyaratan semua negara tempat posisi tersebut berada.

Kami biasanya mengumpulkan Informasi Pribadi secara langsung dari Anda ketika Anda melamar suatu peran dengan kami, seperti nama, alamat, informasi kontak, foto dan video, riwayat pekerjaan dan pendidikan, prestasi, dokumen identitas, dan hasil tes Anda. Jika Anda menerima penawaran dari kami, nantinya kami mungkin akan melakukan pemeriksaan latar belakang dan, hingga tingkat yang diizinkan oleh hukum yang berlaku, kami juga mungkin mengumpulkan data terkait pelanggaran pidana dan tindakan hukum, juga terkait status sanksi, dengan melakukan penyaringan pada basis data eksternal, tersedia secara publik, dan daftar sanksi global. Kami juga mengumpulkan Informasi Pribadi serupa tentang diri Anda dari pihak ketiga, seperti perusahaan perekrutan profesional, referensi Anda, perusahaan sebelumnya, karyawan Globalization Partners yang sebelumnya Anda pernah diwawancara atau merekomendasikan pencalonan Anda, dan, hingga tingkat yang diizinkan oleh hukum yang berlaku, perusahaan penyedia pemeriksaan latar belakang. Kami juga dapat mengumpulkan Informasi Pribadi tentang Anda secara online sejauh Anda memilih untuk membuat informasi ini tersedia untuk umum. Misalnya, kami dapat menemukan profil Anda di situs web media sosial profesional (seperti LinkedIn dan/atau XING), dan menghubungi Anda tentang peran yang sesuai.

Informasi Pribadi sensitif adalah bagian dari Informasi Pribadi yang mencakup etnis, kesehatan, keanggotaan serikat buruh, kepercayaan filosofis, orientasi seksual, dan kategori lain sebagaimana dijelaskan oleh hukum. Kami mungkin mengumpulkan Informasi Pribadi sensitif tentang kandidat hingga tingkat yang diizinkan untuk melakukannya oleh hukum yang berlaku (yakni hukum peluang yang sama AS) dan untuk mendukung usaha kami untuk menciptakan lingkungan kerja yang inklusif dan beragam. Kami juga dapat mengumpulkan Informasi Pribadi sensitif sejauh kandidat memilih, tanpa diminta, untuk secara sukarela mengungkapkannya selama proses perekrutan. Dalam keadaan terbatas dan hingga tingkat yang diizinkan oleh hukum yang berlaku, kami juga dapat mengumpulkan informasi pribadi sensitif terkait karakeristik medis dan kesehatan, seperti status infeksi, hasil tes, dan status vaksinasi, untuk memenuhi kewajiban keamanan tempat kerja dan kesehatan serta melindungi Perusahaan dan karyawannya, klien, dan pihak ketiga.

Anda tidak memiliki kewajiban hukum atau kontrak untuk memberikan Informasi Pribadi kepada kami selama proses lamaran. Namun demikian, jika Anda tidak memberikan Informasi Pribadi Anda, kami tidak akan dapat memproses lamaran kerja Anda dengan semestinya atau sama sekali tidak dapat melakukannya.

Kami mengumpulkan dan menggunakan Informasi Pribadi Anda untuk alasan sumber daya manusia dan manajemen bisnis yang sah, termasuk:

• mengidentifikasi dan mengevaluasi kandidat untuk pekerjaan potensial, serta untuk peran di masa depan yang mungkin tersedia;
• memelihara catatan terkait perekrutan dan perekrutan;
• memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum, termasuk yang berkaitan dengan kesehatan masyarakat dan keselamatan tempat kerja;
• memupuk program dan praktik keragaman dan inklusi kami;
• melakukan pemeriksaan latar belakang, termasuk, sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, dan jika Anda menerima penawaran dari kami, pemeriksaan riwayat kriminal;
• melindungi hak hukum kami sejauh diizinkan atau diizinkan oleh hukum; dan
• melindungi tempat kerja dan berkomunikasi dengan profesional medis, penegak hukum, atau otoritas publik lainnya dalam keadaan darurat atau kejadian kesehatan masyarakat, seperti ketika kesehatan atau keselamatan Anda atau satu individu atau lebih dapat terancam bahaya, termasuk, sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, membagikan data tentang status infeksi, hasil tes, dan status vaksinasi.

Kami juga dapat menggunakan Informasi Pribadi Anda untuk tujuan analisis Globalization Partners, termasuk dalam bentuk agregat/pseudonim, untuk meningkatkan proses perekrutan dan perekrutan kami serta meningkatkan kemampuan kami untuk menarik kandidat yang berhasil.

Pemrosesan data dari pelamar kerja memungkinkan kita mengelola proses perekrutan, menilai dan mengonfirmasi kesesuaian kandidat untuk pekerjaan, serta memutuskan kepada siapa kita akan menawarkan pekerjaan. Agar mematuhi hukum perlindungan data, kami memerlukan dasar hukum untuk memproses Informasi Pribadi Anda. Tabel di bawah ini menjelaskan cara di mana kami menggunakan Informasi Pribadi dan dasar hukum yang kami andalkan untuk melakukannya. Jika perlu kami juga telah menetapkan kepentingan sah kami dalam memproses Informasi Pribadi. Tabel A mencakup Informasi Pribadi yang kami kumpulkan dan menyimpannya hingga tahap pemilihan kandidat dari proses perekrutan. Yang dimaksud dengan istilah pemilihan kandidat adalah setiap bagian dari proses perekrutan yang berlangsung hingga titik di mana penawaran pekerjaan bersyarat dibuat. Tabel B meliputi Informasi Pribadi yang kami kumpulkan dan tahan sebelum membuat keputusan akhir untuk merekrut.

Tabel A: Informasi Pribadi yang dikumpulkan dan digunakan hingga dan termasuk tahap pemilihan

TUJUAN DAN/ATAU AKTIVITAS	JENIS DATA	DASAR HUKUM UNTUK PEMROSESAN
Untuk menghubungi Anda guna memproses lamaran Anda, atur wawancara dan beri tahu Anda hasilnya. Untuk memberi tahu manajer atau departemen terkait tentang lamaran Anda.	Data Identitas, Data Kontak	Kepentingan yang sah: untuk melaksanakan proses perekrutan yang adil, mengatur wawancara, dan memberi tahu Anda hasil pada setiap tahap.
Untuk membuat keputusan berdasarkan informasi mengenai apakah akan memilih Anda untuk wawancara, atau memberikan tawaran pekerjaan kepada Anda.	Data Karier, Data Pendidikan, Data Media Sosial	Kepentingan yang sah: untuk melaksanakan proses perekrutan yang adil dan untuk menilai kesesuaian Anda untuk pekerjaan dengan membuat keputusan berdasarkan informasi untuk memilih wawancara dan (jika relevan) merekrut.
Untuk membantu memantau efektivitas kebijakan kesetaraan, keragaman, dan inklusi kita.	Data Kesempatan yang Sama	Persetujuan: akan diperoleh pada tahap perekrutan untuk memproses data kesempatan yang sama.
Untuk melakukan proses perekrutan yang adil.	Data Identitas, Data Referensi	Kepentingan yang sah: untuk melaksanakan proses perekrutan yang adil dan untuk menilai kesesuaian Anda untuk pekerjaan dengan membuat keputusan berdasarkan informasi untuk memilih wawancara dan (jika relevan) merekrut.
Untuk menentukan apakah penyesuaian yang wajar diperlukan pada proses perekrutan karena disabilitas yang mungkin Anda miliki.	Data Identitas, Data Kesehatan	Kewajiban hukum: Untuk mematuhi kewajiban hukum kami.
Anonimisasi Informasi Pribadi untuk aktivitas selanjutnya dari Manajemen Intelijen Bisnis dan Informasi.	Semua Informasi Pribadi	Kepentingan yang Sah dari Globalization Partners untuk tujuan peningkatan bisnis dan intelijen.
Audit Internal.	Contoh semua Informasi Pribadi	Kepentingan yang Sah: ketika kita memiliki kepentingan yang sah dalam mengaudit proses dan prosedur internal kita untuk memastikan bahwa kita mematuhi undang-undang yang berlaku serta internal dan mengelola risiko sebagaimana mestinya.

Tabel B: Informasi Pribadi yang dikumpulkan dan digunakan sebelum membuat keputusan akhir untuk merekrut

TUJUAN DAN/ATAU AKTIVITAS	JENIS DATA	DASAR HUKUM UNTUK PEMROSESAN
Untuk mendapatkan referensi yang relevan tentang Anda guna memverifikasi informasi yang telah Anda berikan kepada kami.	Data Identitas, Data Pendidikan, Data Referensi	Pelaksanaan Kontrak – untuk menandatangani kemungkinan kontrak kerja dengan Anda.
Untuk melakukan pemeriksaan hak untuk bekerja.	Data Identitas, Kewarganegaraan, dan Data Imigrasi	Kewajiban hukum: untuk memeriksa kelayakan Anda untuk bekerja di lokasi yang Anda lamar.
Untuk membuat keputusan perekrutan yang terinformasi	Data Identitas, Data Pelanggaran kejahatan, Pemeriksaan Latar Belakang, Data Sanksi	Kepentingan yang sah: untuk melaksanakan proses perekrutan yang adil, memelihara catatan pekerjaan, dan menandatangani/melaksanakan kontrak kerja; untuk menilai kesesuaian Anda dengan pekerjaan dengan mengambil keputusan yang matang untuk merekrut. Pelaksanaan kontrak: untuk melakukan tindakan prakontraktual terkait dengan membangun hubungan kerja kita.

Jika informasi yang kami proses adalah data kategori khusus seperti data kesehatan Anda, dasar tambahan untuk pemrosesan yang kami andalkan adalah:

Apabila Anda telah memberikan persetujuan tegas kepada Globalization Partners atas pemrosesan tersebut.

Apabila pemrosesan diperlukan sehubungan dengan pelaksanaan kewajiban hukum kami dan pelaksanaan hak hukum kami sebagai pemberi kerja Anda.

Apabila pemrosesan diperlukan untuk penetapan, pelaksanaan, atau pembelaan klaim hukum.

Jika Anda menerima penawaran dari kami, kami dapat melakukan pemeriksaan latar belakang Anda atau menginstruksikan pihak ketiga untuk melakukannya atas nama kami. Penyaringan latar belakang hanya akan dilakukan jika diizinkan oleh hukum yang berlaku di lokasi tempat posisi tersebut berada dan sejauh yang diperlukan dan sebanding dengan peran yang ditawarkan kepada Anda. Pemeriksaan latar belakang hanya akan meliputi data latar belakang pidana, juga penyaringan terhadap daftar sanksi global sejauh yang diizinkan oleh hukum. Dasar hukum kita untuk penyaringan latar belakang adalah kebutuhan kita untuk melakukan langkah-langkah prakontraktual yang terkait dengan membangun hubungan kerja kita, serta kepentingan sah kita untuk menilai kesesuaian Anda dengan pekerjaan dengan membuat keputusan yang matang untuk merekrut. Jika penyaringan latar belakang diperlukan, Anda mungkin dihubungi oleh penyedia layanan penyaringan latar belakang pihak ketiga untuk permintaan otorisasi perilisan informasi Anda, dan pada saat itu Anda akan diberikan dengan informasi lebih lanjut tentang prosesnya dan data pribadi apa yang mungkin dilibatkan.

Informasi Pribadi Anda dapat diakses oleh perekrut dan pewawancara yang bekerja di negara tempat posisi yang Anda lamar berada, serta oleh perekrut dan pewawancara yang bekerja di berbagai negara dalam organisasi global Globalization Partners. Individu yang melaksanakan fungsi administratif dan personel TI dalam Globalization Partners juga dapat memiliki akses terbatas ke Informasi Pribadi Anda sejauh diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Di beberapa negara, Anda mungkin memiliki hak yang lebih sedikit berdasarkan hukum setempat dibandingkan dengan hukum di negara tempat tinggal Anda, tetapi kami telah menerapkan mekanisme hukum yang dirancang untuk memastikan perlindungan data yang memadai untuk Informasi Pribadi Anda ketika diproses oleh anak perusahaan dan afiliasi Globalization Partners dalam organisasi global Globalization Partners dan oleh penyedia layanan Globalization Partners, termasuk pemindahan Informasi Pribadi Anda ke negara selain negara tempat tinggal Anda.

Kami menggunakan penyedia layanan pihak ketiga untuk menyediakan sistem perangkat lunak perekrutan. Kami juga membagikan Informasi Pribadi dengan penyedia layanan pihak ketiga yang mungkin membantu kami dalam mengidentifikasi dan merekrut talenta, mengelola, dan mengevaluasi penapisan prakerja serta menguji, dan meningkatkan praktik perekrutan kami.

Kecuali sejauh yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan penggunaan Globalization Partners yang dijelaskan dalam Pemberitahuan Privasi ini, kami tidak mengungkapkan Informasi Pribadi Anda kepada pihak ketiga. Kami juga melarang penyedia layanan kami menggunakan Informasi Pribadi Anda untuk tujuan non-Globalization Partners. Kami tidak membagikan atau menjual Informasi Pribadi Anda kepada pihak ketiga.

Kami memelihara proses yang dirancang untuk membantu memastikan bahwa setiap pemrosesan Informasi Pribadi oleh penyedia layanan pihak ketiga sejalan dengan Pemberitahuan Privasi ini serta melindungi kerahasiaan, ketersediaan, dan integritas Informasi Pribadi Anda sesuai dengan hukum yang berlaku.

Informasi Pribadi Anda dapat dialihkan ke negara di luar Wilayah Ekonomi Eropa (European Economic Area atau EEA) atau Inggris (United Kingdom atau Inggris). Misalnya, Informasi Pribadi Anda mungkin dibagikan dengan salah satu petugas luar negeri kami jika diperlukan atau jika Anda memberikan informasi pembuat keputusan internasional kepada Globalization Partners. Apabila data ditransfer ke luar EEA dan Inggris, data tersebut dilakukan berdasarkan perlindungan yang sesuai, misalnya, sebagaimana berlaku, Klausul Kontrak Standar UE dan Adendum Inggris untuk Klausul Kontrak Standar UE yang diterbitkan oleh Kantor Komisioner Informasi Inggris berdasarkan s.119A(1) Undang-Undang Perlindungan Data Inggris2018.

Selain itu, kami dapat mengungkapkan atau memindahkan Informasi Pribadi Anda jika terjadi reorganisasi, merger, penjualan, usaha bersama, pengalihan, atau pemindahan atau pembagian seluruh atau sebagian bisnis kami.

Kami menerapkan langkah keamanan yang sesuai untuk mencegah Informasi Pribadi hilang atau digunakan atau diakses secara tidak sengaja dengan cara yang tidak sah. Kami membatasi akses ke Informasi Pribadi Anda hanya bagi mereka yang memiliki kebutuhan bisnis yang sebenarnya untuk mengetahuinya. Mereka yang memproses Informasi Pribadi Anda hanya akan melakukannya dengan cara yang sah dan tunduk pada kewajiban kerahasiaan.

Kita juga memiliki prosedur untuk menangani dugaan pelanggaran keamanan data. Kami akan memberi tahu Anda dan regulator yang berlaku tentang dugaan pelanggaran keamanan data di mana kami diwajibkan secara hukum untuk melakukannya.

Sesuai dengan hukum yang berlaku, Anda mungkin memiliki satu atau beberapa hak berikut:

• hak untuk mengetahui, mengakses, dan meminta informasi tentang Informasi Pribadi Anda yang kami simpan, termasuk perincian cara kami menggunakan informasi tersebut dan dengan siapa kami membagikannya;
• hak untuk meminta salinan Informasi Pribadi Anda yang kami simpan;
• hak untuk mengubah, memperbaiki, atau memperbaiki Informasi Pribadi Anda jika informasi yang disimpan tentang Anda salah atau kedaluwarsa;
• hak portabilitas Informasi Pribadi Anda;
• hak untuk meminta penghapusan Informasi Pribadi Anda;
• hak untuk meminta kami menghentikan pemrosesan Informasi Pribadi Anda atau membatasi pemrosesan Informasi Pribadi Anda;
• hak untuk menarik persetujuan Anda atas pemrosesan Informasi Pribadi Anda, sejauh pemrosesan kami bergantung pada persetujuan Anda sebagai dasar yang sah untuk pemrosesan. Hak ini mungkin tidak berlaku jika terdapat justifikasi hukum lain untuk melanjutkan pemrosesan atau kami perlu menyimpan Informasi Pribadi tertentu jika diwajibkan atau diizinkan berdasarkan hukum yang berlaku; dan/atau
• hak untuk memberikan instruksi kepada kami terkait pemrosesan Informasi Pribadi Anda jika terjadi kematian.

Selain itu, dan jika diizinkan oleh hukum yang berlaku, Anda berhak untuk mengajukan keluhan kepada otoritas perlindungan data yang kompeten.

Kami menyimpan Informasi Pribadi yang kami dapatkan mengenai diri Anda selama proses rekrutmen tidak lebih dari yang diperlukan untuk tujuan ini yang karena itu data diproses.

Jika Anda menerima penawaran pekerjaan dengan kami, setiap Informasi Pribadi relevan yang dikumpulkan sepanjang periode sebelum Anda bekerja akan menjadi bagian dari data karyawan dan akan disimpan sesuai dengan persyaratan negara spesifik dan dengan pemberitahuan privasi yang berlaku pada karyawan Globalization Partners, yang akan diberikan saat proses orientasi.

Jika kami tidak mempekerjakan Anda, kami tetap dapat menyimpan dan menggunakan Informasi Pribadi Anda selama jangka waktu tertentu (yang mungkin berbeda-beda tergantung pada negaranya) untuk tujuan administrasi sistem, untuk mempertimbangkan Anda untuk peran potensial di masa mendatang, dan untuk melakukan penelitian. Setelah itu, kami menyimpan Informasi Pribadi Anda dalam jumlah minimal untuk mencatat aktivitas perekrutan Anda bersama kami.

Kami mungkin perlu menyimpan informasi Anda untuk jangka waktu yang lebih lama jika kami memerlukan Informasi Pribadi Anda untuk mematuhi persyaratan regulasi atau pelaporan yang berlaku, kewajiban hukum, atau jika kami memerlukannya untuk tujuan sah kami, misalnya untuk membantu kami menanggapi pertanyaan atau keluhan, memerangi penipuan, menanggapi permintaan dari regulator, menyelesaikan sengketa, memberlakukan perjanjian kami, dll.

Kami tidak melaksanakan kegiatan pemrosesan apa pun yang melibatkan pemrofilan otomatis dan/atau keputusan otomatis.

Untuk menjalankan hak atau jika Anda memiliki kekhawatiran mengenai bagaimana data Anda diproses, Anda dapat menghubungi Kantor Privasi Globalization Partners, di bawah ini:

Email: privacy@g-p.com (tambahkan “Akses Informasi Pribadi” pada baris subjek).