Cos'è il co-impiego?

Punti chiave da ricordare

• Definizione: Il co-impiego è quando due aziende condividono le responsabilità del datore di lavoro. L 'accordo è in genere tra un'azienda cliente e un'organizzazione professionale del datore di lavoro (PEO).

• Vantaggi: lavorare con un co-datore di lavoro può semplificare l’amministrazione delle risorse umane, delle buste paga, della conformità e dei benefit.

• Limitazioni: le PEO sono incentrate sugli Stati Uniti e non scalabili per l’assunzione globale. L’ azienda cliente è ancora responsabile degli errori di conformità.

• Co-impiego vs. datore di lavoro di riferimento (EOR): un EOR è un’alternativa globale al co-impiego che offre una migliore protezione contro i rischi di conformità.

La co-occupazione è quando due aziende condividono le responsabilità occupazionali. Una parte gestisce le mansioni quotidiane del dipendente e l’ altra gestisce questioni amministrative come il libro paga e la conformità. 

Si tratta di una soluzione interessante per le aziende che desiderano semplificare l'occupazione e ridurre i costi amministrativi. Ma anche la co-assunzione comporta dei rischi. La responsabilità della conformità è condivisa e gli errori possono avere conseguenze legali per entrambi i co-datori di lavoro. 

Questa guida spiega come funziona la co-assunzione e come si confronta con alternative come un datore di lavoro di riferimento (EOR).

Cosa significa co-impiego?

Il co-impiego è un rapporto contrattuale in cui due società condividono le responsabilità occupazionali di un dipendente. In genere, la relazione è tra un cliente e un'organizzazione professionale del datore di lavoro (PEO). La PEO gestisce i compiti di amministrazione mentre il cliente gestisce il dipendente giorno per giorno. Il dipendente riferisce all’azienda cliente, non alla PEO.

Un contratto di co-impiego divide chiaramente le responsabilità tra l’azienda cliente e la PEO. Le responsabilità dell'azienda cliente includono l'assegnazione di progetti, la gestione dei flussi di lavoro e la supervisione delle prestazioni. Controlla le assunzioni, supervisiona le attività quotidiane dei dipendenti e guida lo sviluppo professionale del team dall’onboarding all’offboarding.

La PEO gestisce la logistica amministrativa. Ciò include le buste paga, i benefit, l’assicurazione e le imposte sul lavoro. Le PEO amministrano anche le richieste di risarcimento e di disoccupazione dei lavoratori.

Sebbene la PEO gestisca molte responsabilità di conformità, l’azienda cliente ha obblighi legali, come:

• Seguire le normative sul lavoro per l’assunzione, la promozione, il licenziamento e la gestione delle prestazioni

• Mantenere un ambiente di lavoro sano e sicuro

• Utilizzare pratiche di impiego eque che rispettino le leggi locali e prevengano discriminazioni e molestie

• Monitoraggio dell’orario di lavoro e definizione dei salari

• Applicazione delle politiche interne delle Risorse Umane 

Poiché i datori di lavoro condividono la responsabilità per il dipendente, condividono anche la responsabilità. Una PEO rispettabile può ridurre i rischi per i clienti, ma la protezione legale è limitata. 

Quali sono i vantaggi del co-impiego?

Il co-impiego offre diversi vantaggi: 

• Amministrazione semplificata: la co-assunzione semplifica le risorse umane per l'azienda cliente e consente loro di concentrarsi sulle operazioni di core business. 

• Vantaggi competitivi: una PEO può anche fornire accesso a prestazioni migliori, tra cui assicurazione sanitaria, indennità dei lavoratori e piani pensionistici, mettendo in comune i propri clienti per accedere a piani di benefit per grandi gruppi.

• Busta paga a servizio completo : la PEO gestisce tutti gli aspetti della retribuzione. Ciò garantisce precisione e puntualità di elaborazione.

• Guida alla conformità: le PEO hanno esperienza nelle leggi e nei regolamenti sul lavoro. Ciò può ridurre il rischio di violazioni e sanzioni.

• Controllo operativo: l'azienda cliente mantiene il controllo diretto sui membri del team. Gestiscono le attività quotidiane dei dipendenti e la direzione strategica del team. 

• Mitigazione  della responsabilità: Con un impiego condiviso e una chiara divisione degli obblighi, una PEO può ridurre la responsabilità  del cliente in determinate aree, come la conformità fiscale del libro paga.

Supporto per la gestione dei talenti: alcune PEO aiutano con aspetti di onboarding, formazione e gestione delle prestazioni.

Quali sono i rischi del co-impiego?

Una limitazione della co-occupazione è che le PEO tradizionali operano all'interno di un paese - più comunemente, gli Stati Uniti , quindi questa non è una soluzione scalabile per l'occupazione globale. Il modello presenta anche rischi significativi: 

1. Se la tua azienda commette un errore di conformità in un'area di cui sei responsabile, il rapporto di co-assunzione non ti protegge. Un contratto scritto aiuta a chiarire la responsabilità e a mitigare il rischio, ma non elimina la responsabilità. I tribunali esamineranno l' effettivo accordo di lavoro per determinare la responsabilità e la responsabilità del datore di lavoro.

2. L'errore di una PEO nella classificazione o nella gestione delle imposte sul libro paga può portare a sanzioni condivise , tra cui imposte arretrate, multe e spese legali. 

3. Se si entra in un rapporto di co-impiego, è necessario allineare i processi interni delle Risorse Umane e contabili con le operazioni della PEO. Qualsiasi disallineamento o sovrapposizione di responsabilità può avere conseguenze per entrambe le parti. Ad esempio, la PEO e il cliente condividono la responsabilità di prevenire la discriminazione nei confronti dei membri del team.

Le aziende in settori altamente regolamentati e coloro che cercano di assumere in più paesi hanno un'opzione più sicura da considerare: un datore di lavoro registrato (EOR).

Cosa non è  co-impiego?

 Confrontiamo il modello di co-assunzione con altri accordi per vedere come differiscono. 

1.  Co-impiego vs. leasing per impiego

La co-assunzione e il leasing di lavoro implicano entrambi la condivisione delle responsabilità occupazionali. Le differenze tecniche rientrano nelle leggi locali. Negli Stati Uniti, alcuni stati , come il New Jersey, considerano la co-assunzione e il leasing per l'occupazione come la stessa cosa. In Canada, il leasing per lavoro è un tipo di servizio di co-impiego.

Entrambi gli accordi possono comportare la collaborazione con le PEO. Le aziende possono fare affidamento sulle PEO per le attività amministrative di congedo, come il libro paga, le tasse e l'assicurazione di compensazione dei lavoratori. Molti confondono il leasing di lavoro con il personale temporaneo. Tuttavia, il leasing per l'impiego comporta un rapporto di lavoro continuo. I lavoratori temporanei coprono solo situazioni speciali.

2 . Co-impiego vs. agenzie di assunzione

Le PEO non sono talent scout o agenzie di assunzione.  Non reclutano membri del team per i clienti o prendono decisioni su chi assumere. Una PEO interviene dopo che l’azienda cliente assume un candidato e assiste nei processi di onboarding, come la creazione del libro paga e dei benefit del nuovo dipendente. 

3 . Co-impiego vs. impiego congiunto

Sebbene i termini coinvolgano entrambi responsabilità condivise , la co-assunzione e l'impiego congiunto sono diversi. La co-assunzione significa che solo l'azienda cliente dirige il lavoro del membro del team mentre la PEO gestisce le funzioni amministrative. Nell’impiego congiunto, entrambe le entità condividono il controllo diretto e continuo su carichi di lavoro, ore e attività quotidiane. Ciò significa che il dipendente lavora per entrambe le aziende e riferisce a entrambe.

Un accordo è classificato come lavoro congiunto piuttosto che co-impiego se entrambe le parti:

• Condurre la supervisione dei dipendenti.

• Tieni traccia delle prestazioni dei dipendenti.

• Negoziare la retribuzione e i salari dei lavoratori.

• Avere l'autorità di disciplinare e licenziare i dipendenti.

I datori di lavoro congiunti condividono la responsabilità per violazioni di leggi come il Fair Labor Standards Act (FLSA) e il Family and Medical Leave Act (FMLA) negli Stati Uniti. Ad esempio, se un dipendente non esente lavora oltre il loro orario settimanale massimo regolare, entrambi i datori di lavoro sono responsabili di garantire pagamenti straordinari adeguati. 

 L'impiego congiunto può essere attivato accidentalmente se la tua azienda e un'altra azienda, come un fornitore, hanno entrambi un  controllo significativo sulle condizioni di lavoro o sulla gestione di un dipendente, anche senza un accordo scritto.

4 . Co-impiego vs EOR

Le aziende spesso  vedono PEO ed EOR come soluzioni concorrenti. Entrambi ottimizzano le funzioni HR, ma queste soluzioni hanno strutture, ambiti e punti di forza diversi. Questa tabella mostra le differenze principali.

In che modo le PEO e gli EOR riducono i rischi per l’ occupazione?

 Sia le PEO che gli EOR  mitigano i rischi per l’occupazione.  Semplificano l’onboarding, gestiscono la conformità e offrono indicazioni nelle loro aree di competenza. Entrambi gli accordi dividono chiaramente le responsabilità per evitare confusione e mitigare la responsabilità.

Le PEO sono partner esperti per l’occupazione negli Stati Uniti.  Riducono la probabilità di non conformità gestendo la logistica delle risorse umane.  Le PEO gestiscono i requisiti normativi nazionali per le buste paga e le imposte dei dipendenti. Ciò include la gestione della retribuzione dei lavoratori e dei benefici di gruppo. 

In qualità di unico datore di lavoro legale, un Employer of Record offre una mitigazione del rischio più completa rispetto a una PEO. Fornisce anche molti degli stessi vantaggi, ma li estende oltre i confini. 

La collaborazione con un Employer of Record elimina la necessità di stabilire le proprie entità locali. Mantenete il controllo sul lavoro quotidiano, sullo sviluppo professionale e sulla strategia.  E l’EOR gestisce l’amministrazione delle risorse umane e la conformità alle leggi locali sul lavoro.  Un Employer of Record può aiutarti a offrire vantaggi competitivi e conformi in qualsiasi parte del mondo per attirare i migliori talenti.   

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Come afferma Kisha Thompson , Chief People Officer di ClickDimensions: “Il tempo di un professionista delle risorse umane è molto meglio speso per l’esecuzione rispetto alla ricerca delle complessità delle leggi sul lavoro specifiche per paese, delle politiche fiscali, dei benefici per i dipendenti e altro ancora. Abbiamo deciso di lasciare questi dettagli agli esperti di G-P."

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