Le partnership di co-impiego con un'organizzazione di lavoro professionale (PEO) sono una relazione unica nel mondo degli affari. Tuttavia, il rapporto può essere confuso, specialmente quando scambiato con altri termini come “impiego congiunto” o anche “locazione dei dipendenti”, che non sono legalmente gli stessi.
Qual è la definizione di coimpiego e dove le PEO entrano nell’equazione? Stiamo scomponendo ciò che è e non è il co-impiego oggi, oltre ai vantaggi dell’utilizzo di un partner PEO per fornire quel rapporto di co-impiego alla forza lavoro globale di oggi.
Cos’è il co-impiego?
La co-assunzione descrive il contratto unico tra un’organizzazione professionale del datore di lavoro e il suo cliente, un’organizzazione aziendale separata, per condividere i diritti e le responsabilità di un dipendente assunto.
Il dipendente assunto lavora per l’organizzazione del cliente, non per la PEO. Il nuovo dipendente svolge i ruoli e le responsabilità designati per i quali è stato assunto mentre riferisce direttamente all’organizzazione del cliente. La PEO entra in gioco solo come risorsa di gestione esternalizzata che gestisce le attività di HR, contabilità, legale e conformità fiscale dei dipendenti.
La coimpiego è un accordo contrattuale funzionale. Per l’organizzazione del paziente, il rapporto di co-impiego allevia notevoli oneri amministrativi e rischi di conformità. Per questo motivo, i contratti di co-impiego con una PEO sono molto popolari quando le aziende cercano di assumere lavoratori a tempo pieno in altri Paesi, ma non vogliono dedicare risorse all’apertura di una società sussidiaria.
Le PEO servono una nicchia aziendale distinta, consentendo alle organizzazioni di tutte le dimensioni di trovare comodamente ma in modo conforme i talenti di cui hanno bisogno, indipendentemente dalla posizione. Le PEO consentono alle organizzazioni dei clienti di risparmiare tempo e denaro, rispondendo al contempo a una tendenza emergente delle assunzioni nel nostro panorama commerciale moderno e connesso a livello globale.
Analizziamo un po’ più a fondo l’accordo di co-occupazione globale.
1. Di cosa è responsabile il datore di lavoro?
In un contratto di co-impiego, i datori di lavoro gestiscono le attività quotidiane e le funzioni principali del ruolo, tra cui:
- I ruoli, le responsabilità e i flussi di lavoro quotidiani del collaboratore assunto
- Le revisioni delle prestazioni del collaboratore e le valutazioni formali e informali
- L’avanzamento di carriera e le traiettorie di avanzamento del collaboratore
- Decisioni aziendali e di impiego complessive relative all’assunzione di un collaboratore
Ciò di cui i datori di lavoro non devono preoccuparsi sono gli standard di libro paga e messa in servizio specifici per lo stato o il Paese che circondano i propri dipendenti. È qui che entra in gioco la PEO, in quanto è esperta nelle funzioni HR, finanza, legale e fiscale e pronta a condividere la responsabilità e migliorare il tuo portafoglio di gestione del rischio.
2. Di cosa è responsabile la PEO?
Nell’accordo di coimpiego, la PEO è responsabile della logistica amministrativa, ovvero:
- Organizzare e amministrare retribuzione, benefit e assicurazione dei dipendenti
- Organizzare e amministrare le imposte sul lavoro con le agenzie statali e nazionali appropriate
- Essere il datore di lavoro ufficiale registrato ai fini fiscali e assicurativi
- Amministrazione delle retribuzioni dei lavoratori, dei benefit di gruppo, delle licenziamenti e delle richieste di sussidi di disoccupazione, tra cui l’assicurazione di disoccupazione e il trattamento di fine rapporto, se pertinente
Si noti, ancora una volta, che i singoli dipendenti non svolgono il lavoro per la PEO. Né sono esternalizzati alla PEO in qualsiasi momento del rapporto per condurre anche un lavoro temporaneo. Le loro responsabilità quotidiane ricadono sulla loro azienda originale, ovvero sull’organizzazione per la quale si sono candidati personalmente o sull’organizzazione che li ha individuati direttamente.
Che cos’è il co-impiego?
La co-assunzione può essere un concetto confuso. Anche il suo nome genera disinformazione sulla natura dell’accordo e sulle responsabilità previste svolte dal dipendente, dalla PEO e dall’organizzazione del cliente.
Per chiarire il co-impiego, considerare queste funzioni e servizi che non sono coinvolti in un contratto di co-impiego e che sono, di fatto, tipi completamente separati di accordi commerciali.
1. Locazione di lavoro
Il leasing dell’impiego si riferisce a un’organizzazione che fornisce appaltatori specifici per progetto a breve termine a un’altra organizzazione. Questi progetti hanno stabilito parametri, tra cui una data di inizio e di fine ufficiale e un ambito di progetto con obiettivi specifici e predeterminati.
Il leasing dei dipendenti è più comunemente associato ad agenzie di assunzione di personale a breve termine o specialistiche. I lavoratori in leasing svolgono attività presso la sede di un cliente, ma poi ritornano alla propria agenzia di selezione del personale una volta completato un progetto o un contratto.
Il leasing e la co-assunzione differiscono in diversi modi importanti. In primo luogo, la coimpiego non opera in genere in un periodo di tempo prestabilito. In secondo luogo, le PEO nell’accordo di co-impiego non effettuano selezioni di assunzione o personale per il cliente. In terzo luogo, nel leasing dei dipendenti, l’agenzia di assunzione del personale è l’unico datore di lavoro legalmente responsabile, mentre, nei rapporti di co-impiego, sia la PEO che la società cliente condividono la responsabilità legale del dipendente.
2. Talent Scout e agenzie di assunzione
Molte organizzazioni professionali datori di lavoro non esaminano e assumono dipendenti per te. Inoltre, non conservano un database di talenti “disponibili” o qualsiasi altro tipo di rete di assunzione a cui le aziende possano accedere.
In altre parole, una PEO non partecipa automaticamente ad alcuna trattativa di reclutamento o assunzione. Le PEO entrano solo dopo aver selezionato il tuo nuovo candidato. Da lì, la PEO del tuo partner gestirà varie logistiche di onboarding, in particolare quelle relative a libro paga, amministrazione dei benefit e documentazione e documenti fiscali.
3. Istruttori di sviluppo professionale
Negli accordi di co-impiego di successo, la PEO e l’organizzazione del cliente stabiliscono limiti chiari e contrattuali tra le loro interazioni e i rapporti con i dipendenti stessi.
Sebbene entrambe le parti condividano la responsabilità legale su tali individui, non devono “entrare due volte” nelle funzioni delineate dell’altra. Ad esempio, la PEO non è responsabile delle certificazioni, delle autorizzazioni, dei corsi di formazione o di qualsiasi altra istruzione formale o informale sullo sviluppo professionale dei dipendenti. Anche se la PEO è il Employer of Record, non si assume la supervisione dell’avanzamento di carriera dei dipendenti.
4. Impiego congiunto
L’impiego congiunto e il coimpiego sono spesso utilizzati in modo sinonimo. In entrambe le situazioni, due organizzazioni separate condividono la supervisione legale e la responsabilità di un dipendente o di un gruppo di dipendenti. Tuttavia, i due concetti hanno una differenza cruciale: il livello di input che ciascuno di essi ha sull’ambiente quotidiano dei dipendenti.
Nel co-impiego, solo l’organizzazione del cliente ha la direzione sul lavoro e sulle responsabilità delle sue assunzioni, non sulla PEO. Quando si definisce un impiego congiunto, tuttavia, entrambe le entità possono fornire indicazioni sui carichi di lavoro, sulle attività quotidiane e sulle ore dei dipendenti, nonché condividere il controllo diretto e continuo sulle operazioni aziendali più ampie. Ad esempio, in un contratto di lavoro congiunto, una PEO può suggerire al suo cliente partner di assumere personale aggiuntivo, quindi assistere il cliente nel controllare, intervistare e assumere i nuovi dipendenti stessi.
Un accordo può anche essere classificato come impiego congiunto e non come coimpiego se soddisfa la maggior parte di queste condizioni:
- Entrambe le parti conducono la supervisione dei dipendenti
- Entrambe le parti monitorano le prestazioni dei dipendenti
- Entrambe le parti negoziano retribuzioni e stipendi dei lavoratori
- Entrambe le parti hanno l’autorità di disciplinare e licenziare i dipendenti
Quali sono i rischi del co-impiego?
Come qualsiasi accordo commerciale, la coimpiego apre le organizzazioni a nuove domande e processi. Tuttavia, queste operazioni possono rapidamente diventare travolgenti, e persino rischiare la conformità, quando gestite in modo errato o trascurate.
Considera questi principali rischi di co-impiego per comprendere la natura completa dell’ utilizzo di un servizio di Employer of Record.
1. Processi interni conformi alle modifiche
La bellezza di un accordo di co-impiego gestito dalla PEO è la divisione condivisa dei doveri di gestione dei dipendenti. Ad esempio, le PEO gestiscono il libro paga e le imposte sul lavoro, sia a livello statale che federale. Una PEO può anche amministrare le tasse internazionali per i dipendenti che vivono e lavorano in Paesi stranieri, in modo che i suoi clienti partner non debbano farlo.
Tuttavia, le organizzazioni dei clienti non sono esentate dall’adeguare i propri processi amministrativi e documenti per rimanere conformi, e intanto, con il proprio partner PEO, in particolare tra le funzioni interne di Risorse Umane e contabilità. Tu e la tua PEO dovete lavorare insieme in modo olistico, con la tua organizzazione che mantiene la fine dell’accordo di conformità affinché tutto rimanga conforme.
2. Sanzioni condivise se risultate non conformi
Quando le PEO e le aziende clienti sono operativamente fuori sincronizzazione, entrambe possono essere ritenute responsabili e incorrere in multe, sanzioni e persino ripercussioni legali.
I casi più comuni in cui la mancata conformità riguarda le violazioni delle leggi sul lavoro, ad esempio quando un dipendente assunto viene categorizzato erroneamente e le sue tasse non vengono trattenute correttamente. Tuttavia, le sanzioni condivise si verificano anche negli accordi di co-impiego quando la PEO non è il datore di lavoro registrato documentato. Senza una chiara definizione scritta del datore di lavoro, è più facile per le organizzazioni dei clienti adottare procedure e pratiche che sono effettivamente responsabilità della PEO e viceversa. Sia una PEO che un’organizzazione cliente che si sovrappongono alle responsabilità è uno dei modi più rapidi per sbrigare un accordo di co-impiego legale e aprirsi a incongruenze.
Per questo motivo, è essenziale lavorare con una PEO affidabile e affidabile, nonché tracciare un linguaggio chiaro sui doveri amministrativi nell’accordo di co-impiego, a partire da una dichiarazione esplicita del Employer of Record.
3. Onboarding improprio
In un contratto di co-assunzione, la PEO è tradizionalmente responsabile dell’onboarding e dell’orientamento amministrativo del nuovo assunto. Durante queste sessioni, il nuovo dipendente completa tutti i documenti pertinenti per attività di contabilità e risorse umane senza problemi, garantendo che si trovi sul libro paga in pochi giorni, non settimane come per alcune reclute nazionali e internazionali.
Le procedure di onboarding improprie si verificano quando l’organizzazione del cliente esegue questa logistica amministrativa delle assunzioni piuttosto che la PEO. La combinazione di questi ruoli, ancora una volta, ti apre a una responsabilità di lavoro congiunto in cui entrambe le parti possono essere considerate datori di lavoro ed essere entrambe aperte a cause legali.
4. Retribuzione e benefit
Le PEO nazionali e globali non stabiliscono lo stipendio di un nuovo assunto. Inoltre, non determinano i benefit di un nuovo assunto, sebbene possa assolutamente consigliare ai clienti le loro responsabilità legali di fornire pacchetti di benefit a determinate classificazioni dei dipendenti.
In particolare, le PEO globali con una piattaforma di Employer of Record internazionale sono fondamentali per consigliare ai clienti i vantaggi e le disposizioni dei dipendenti culturalmente appropriati. Le PEO globali possono aiutare i clienti a orientarsi tra le normative di un nuovo Paese in materia di pacchetti di benefit lato datore di lavoro, aspettative salariali, norme sui permessi retribuiti e altro ancora. Tuttavia, questi dati salariali, benefit, orari di lavoro, incarichi e revisioni delle prestazioni sono in ultima analisi i domini dell’organizzazione del cliente e fanno parte del modo in cui gestiscono la propria attività.
5. Confusione dell’agenzia nazionale per il personale
La coimpiego è un tipo di modello di business. Come modello di business, viene utilizzato in tutti i tipi di organizzazione e settori, con una delle maggiori reti di agenzie di personale di oggi.
Secondo l’American Staffing Association, le società di reclutamento e altre agenzie di talenti della forza lavoro sono responsabili del collocamento di 17 milioni di dipendenti a contratto, part-time e full-time all’anno. Si tratta di 17 milioni di persone la cui vita professionale opera in co-impiego, con la loro agenzia di selezione del personale che agisce come “datore di lavoro principale” e il loro luogo di lavoro ospitante come “datore di lavoro secondario”.
È importante notare che un accordo di co-impiego di un’agenzia di selezione del personale non è lo stesso di un Employer of Record. Sebbene vi siano alcune somiglianze, le PEO del Employer of Record non individuano i talenti né fungono da collegamento per i clienti. Inoltre, non stabiliscono lo stipendio di un dipendente una volta assunto, un’altra differenza chiave rispetto al co-impiego nell’agenzia di assunzione di personale. In breve, una PEO non è la stessa di un’agenzia di selezione del personale e pertanto non supporterà lo stesso tipo di rapporto di co-impiego.
In che modo le PEO riducono i rischi di co-impiego?
Considera come la collaborazione con una PEO offra tutti i vantaggi delle funzioni amministrative esternalizzate, riducendo al contempo le responsabilità e le falle di altri modelli di co-impiego.
1. Cancella Employer of Record
Le PEO offrono un accordo di co-impiego con una delle divisioni di compiti più chiare. Questo perché il rapporto PEO si basa sull’essere il datore di lavoro registrato.
In qualità di Employer of Record, la PEO è responsabile della gestione delle imposte dei dipendenti, dell’amministrazione di buste paga e benefit, del mantenimento dei certificati assicurativi e del corretto inserimento dell’assunzione nella propria piattaforma di libro paga preesistente. Non sei responsabile di queste attività poiché non sei il datore di lavoro registrato. Nel frattempo, il tuo assunto, quello che hai esaminato, controllato e selezionato, viene assegnato al lavoro a tempo pieno per la tua organizzazione, svolgendo i ruoli e le attività per cui li hai scelti.
2. Un partner commerciale esperto
Utilizzando una PEO, la tua organizzazione può concentrarsi nuovamente sulle funzioni aziendali principali piuttosto che estendersi in modo sottile tra le operazioni avanzate di Risorse Umane, fiscali, legali e contabili. Esternalizza queste attività complesse e spesso ingombranti alla PEO del tuo partner con competenze pre-esistenti e ampie in materia e un'infrastruttura amministrativa pronta all'uso.
Dal libro paga internazionale alla decifratura delle leggi internazionali sul lavoro, fino all’amministrazione di pacchetti di benefit competitivi, l’esperienza offerta dalle PEO significa mitigazione del rischio e convenienza per organizzazioni come la tua.
3. Sistema di retribuzione immediato
I clienti PEO hanno accesso a un ecosistema di sistemi di libro paga conformi e pre-registrati già configurati nei mercati locali e persino globali. Ciò significa che i nuovi assunti possono essere rapidamente inseriti nel sistema quasi indipendentemente dalla sede, pur mantenendo la conformità alle leggi sul lavoro dei dipendenti.
L’accesso a una piattaforma di libro paga immediata è particolarmente vantaggioso quando si assumono dipendenti internazionali o ci si espande a livello globale. La collaborazione con una PEO ti allevia dall’onere di costituire la tua società sussidiaria estera e dai costi, dalle tempistiche, dalle manovre legali e dagli accordi finanziari inerenti a tale impresa.
4. Onboarding rapido
I nuovi assunti devono essere integrati in tutti i tuoi sistemi di finanza, libro paga, benefit e pianificazione esistenti. Devono inoltre compilare tutti i moduli e i documenti necessari relativi alle Risorse Umane, nonché accettare e firmare i loro contratti di lavoro.
Anche se questo è relativamente semplice per i dipendenti interni locali, cosa succede quando assumi fuori dallo stato o fuori dal Paese? Cosa succede se la vostra azienda cerca di espandere le operazioni in un nuovo mercato internazionale? Queste operazioni di onboarding diventano immediatamente complesse, con nuove leggi, normative, codici fiscali e tipi di contratto da organizzare. Con una relazione con la PEO, queste attività complicate e dispendiose in termini di tempo sono gestite per te.
5. Vantaggi culturali competitivi
Le PEO globali hanno sia l’esperienza che le piattaforme preesistenti pronte a offrire ai nuovi assunti pacchetti di benefit competitivi e localizzati. I servizi, dall’assicurazione sanitaria, oculistica e odontoiatrica ai rimborsi per i pendolari, alle ferie retribuite, alla disabilità, alla rescissione e altro, varieranno in base agli stati e ai Paesi. Una PEO modella le offerte di pacchetti nella posizione esatta del dipendente, assicurandoti di supportare i contratti culturalmente sensibili, rispettando al contempo gli standard e le leggi locali in materia di occupazione.
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