Nu de economische druk wereldwijd toeneemt, gebruiken bedrijven wereldwijde werkgelegenheid om inkomstenstromen te diversifiëren en strategische groei te bereiken. 

Er zijn twee belangrijke manieren om wereldwijd personeel in te huren: samenwerken met Employers of Record (EOR's) of een lokale entiteit oprichten. De beslissing hangt af van uw unieke zakelijke behoeften en prioriteiten. In deze handleiding worden de verschillen tussen Employer of Record en entiteiten uitgelegd om u te helpen een geïnformeerde keuze te maken.

Het EOR-model

Een Employer of Record heeft wettelijk professionals in dienst namens een ander bedrijf. Met dit model kunt u overal personeel inhuren en een wereldwijd personeelsbestand opbouwen zonder juridische entiteiten in elk land op te richten . Employer of Record beheert de naleving van de lokale arbeidswetgeving en behandelt de salarisadministratie, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere HR-processen. Het gebruik van een Employer of Record stroomlijnt de volledige levenscyclus van het dienstverband en stelt u in staat om u te concentreren op kernactiviteiten. 

Het wereldwijde entiteitsmodel

Het oprichten van een rechtspersoon is de traditionele benadering van wereldwijde werkgelegenheid. Er zijn twee hoofdtypen entiteiten:

  1. Dochteronderneming: een zelfstandig opererende rechtspersoon waarvan de moedermaatschappij geheel of gedeeltelijk eigendom heeft. De dochteronderneming is verantwoordelijk voor zijn eigen naleving, maar het moederbedrijf kan worden beschermd tegen aansprakelijkheid, afhankelijk van de lokale wet- en regelgeving. De investering van het moederbedrijf in de dochteronderneming loopt risico als zich nalevingsproblemen voordoen. 

  2. Vestiging: In plaats van een afzonderlijke juridische entiteit te zijn, is een vestiging een geregistreerd internationaal kantoor dat de moederorganisatie gebruikt om zaken te doen. Het moederbedrijf blijft volledig aansprakelijk voor naleving.  

Het opzetten van een wereldwijde entiteit is een uitgebreid proces dat het volgende omvat:

  • Onderzoek naar de markt en het regelgevingslandschap

  • Een entiteitstype kiezen

  • Registreren en opnemen bij lokale autoriteiten

  • Licenties en vergunningen verkrijgen

  • een lokale bankrekeningen openen;

  • Het opzetten van HR- en salarisadministratieprocessen  

  • Zorgen voor voortdurende naleving van arbeids-, arbeids- en belastingwetten

EOR vs. wereldwijde entiteit: vergelijking naast elkaar

Employer of Record en wereldwijde entiteiten hebben elk hun eigen voordelen en dienen bedrijven anders. Dit is hoe ze zich verhouden in termen van installatietijd, complexiteit, kosten, flexibiliteit en nalevingsrisico's. 

Met een Employer of Record kunt u werknemers binnen enkele minuten inwerken, niet maanden.

EOR's geven u eenvoudige toegang tot wereldwijde markten. Met een Employer of Record kunt u onmiddellijk beginnen met het inwerken van werknemers. U hoeft de arbeidswetgeving van elk land niet op te nemen, er meer over te weten te komen, of de complexiteit van salarisadministratie en belastingen te navigeren. Employer of Record beheert deze verantwoordelijkheden en biedt tegelijkertijd lokale expertise en voortdurende ondersteuning bij naleving. 

Als u op zoek bent naar steun van belanghebbenden voor wereldwijde schaalvergroting, kan het gemak van werken met een Employer of Record u helpen een sterke zaak te maken. De wereldwijde aanpak van de entiteit is complexer en tijdrovender, waardoor u:

  • Onderzoek lokale wet- en regelgeving.

  • Stem juridische documentatie en processen af op nalevingsnormen.

  • Navigeer door de salarisadministratie, belastingen en andere HR-functies op een nieuwe locatie.

  • Neem wettelijke verantwoordelijkheid voor het dienstverband.

Kosten voor het opzetten van Employer of Record versus entiteit

Zowel het entiteitsmodel als het Employer of Record-model worden geleverd met kosten die u in uw budget moet opnemen. 

EOR's brengen doorgaans een vergoeding in rekening om hun diensten te dekken. Deze vergoeding is ofwel een vast bedrag ofwel een percentage van het salaris van de werknemer.

Wereldwijde uitgaven voor het opzetten van entiteiten omvatten:

  • Registratiekosten: het aanmaken van een lokale entiteit omvat registratiekosten, juridische kosten en boekhoudkosten. De exacte kosten zijn afhankelijk van het land van oprichting.

  • Operationele uitgaven: terugkerende uitgaven omvatten kantoorruimte, nutsvoorzieningen en salarissen voor lokale HR-, juridische en financiële teamleden.  

  • Belastingnalevingskosten: Lokale entiteiten zijn verantwoordelijk voor het opstellen en indienen van belastingaangiften, evenals voor het beheren van btw, indien van toepassing. 

  • Auditkosten: Nalevings- en financiële audits zijn belangrijk om de entiteit in overeenstemming te houden met de lokale vereisten. 

  • Mogelijke boetes: Het aannemen van verantwoordelijkheid voor naleving betekent het accepteren van het financiële risico van fouten, zoals fouten in de loonbelasting, immigratieovertredingen en onjuiste classificatie van werknemers.

Rekening houdend met alle kosten is een Employer of Record de meest kosteneffectieve oplossing voor wereldwijde werkgelegenheid en uitbreiding.

Entiteit vs. EOR management en flexibiliteitsvergelijking

Het opzetten van een entiteit geeft u volledige controle over uw activiteiten en werknemers. U bent ook volledig verantwoordelijk voor naleving en financiële investeringen in de infrastructuur van de entiteit. Dit geeft u flexibiliteit in het dagelijkse beheer, maar verhoogt risico's en beperkt uw vermogen om snel op of af te schalen.

Een Employer of Record geeft u ook controle over uw activiteiten en werknemersgerelateerde beslissingen, zoals promoties en beëindigingen van het dienstverband. Het belangrijkste verschil is dat Employer of Record de administratie van naleving, salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden beheert, zodat u kunt uitbreiden terwijl u uw risico's minimaliseert. 

Door gebruik te maken van de entiteitsinfrastructuur van de Employer of Record, hebt u de flexibiliteit om naar behoefte op of af te schalen.

Of u nu een Employer of Record gebruikt of een entiteit opricht, naleving is cruciaal op deze gebieden: arbeidsrecht, naleving van salarisadministratie, gegevensbescherming, immigratie

Of u nu een Employer of Record gebruikt of een wereldwijde entiteit opricht, u moet plannen voor naleving op gebieden zoals: 

  • Arbeidsrecht: U moet voldoen aan de lokale vereisten voor arbeidsovereenkomsten, arbeidsvoorwaarden, secundaire arbeidsvoorwaarden en ontslagprocedures.

  • Naleving van de loonadministratie: De loonadministratie omvat het inhouden van de juiste belastingen en het maken van alle benodigde werkgeversbijdragen.  

  • Gegevensbescherming: landen hebben verschillende gegevensbeschermingsmaatregelen, waaronder normen voor gegevensverzameling en -opslag.

  • Immigratie: visa en werkvergunningen zorgen ervoor dat elke werknemer in uw bedrijf het wettelijke recht heeft om te werken.

Lokale entiteiten kunnen meer juridische risico's met zich meebrengen dan het werken met een Employer of Record als ze niet goed worden beheerd. Een Employer of Record heeft een team van juridische en HR-experts om complexe nalevingsvereisten te navigeren, zodat u dat niet hoeft te doen.

Als u een wereldwijde entiteit opricht, zorg er dan voor dat uw interne HR-team de tijd, tools en kennis heeft om op de hoogte te blijven van veranderende nalevingsverplichtingen.

Uitdagingen in het wereldwijde entiteitsbeheer 

Jarenlang was het oprichten van een rechtspersoon de standaardmanier om wereldwijd uit te breiden. EOR-oplossingen kwamen naar voren om de administratieve, nalevings- en financiële last van wereldwijde entiteitsbeheersystemen te vereenvoudigen. 

1. Uitdagingen in het nalevingskader met wereldwijde entiteiten

Het oprichten van een wereldwijde entiteit vereist het navigeren door arbeids- en werkgelegenheidswetten en belastingvereisten die per land verschillen. Onopgemerkte hiaten in de naleving kunnen leiden tot dure boetes en reputatieschade. Het onderhouden van een entiteit vereist lokale expertise en nauwlettend toezicht op wijzigingen in de regelgeving. 

Een Employer of Record doet dit allemaal voor u en biedt de vaardigheden, ondersteuning en technologie om nalevingsrisico's te beperken. 

2. Uitdagingen op het gebied van administratieve werklast bij het opzetten van een entiteit

Het beheren van internationale salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en HR-functies creëert grote administratieve lasten. Met een rechtspersoon moet u al deze processen afhandelen en tegelijkertijd voldoen aan de lokale normen voor gegevensbescherming.

Een Employer of Record beschermt de productiviteit in kernactiviteiten door administratieve taken voor efficiënte wereldwijde activiteiten te stroomlijnen.

3.  Uitdagingen op het gebied van financieel beheer met entiteitsbeheer

Rechtspersonen moeten navigeren door fluctuerende wisselkoersen, wisselende belastingvoorschriften en diverse rapportagevereisten. Een Employer of Record kan u door deze complexiteiten leiden en de infrastructuur bieden die u nodig hebt om het financieel beheer op wereldwijde markten te stroomlijnen. 

Wanneer een Employer of Record te gebruiken versus een entiteit

EOR versus entiteit instellen

Overweeg deze drie factoren om te beslissen of een Employer of Record of een wereldwijde entiteit het beste is voor uw bedrijf:

  1. Bedrijfsdoelen: Hebt u een langetermijnverbintenis met deze markt of regio?

  2. Budget en middelen: Beschikt u over de middelen om de verschillende kosten van het beheer van een infrastructuur van een entiteit in het land te dekken? Of bent u op zoek naar een betaalbaarder toegangspunt met voorspelbare kosten?

  3. Risicotolerantie: kunt u nalevingsrisico's en administratieve uitdagingen zelf beheren? Of geeft u de voorkeur aan een team van lokale experts om deze verantwoordelijkheden voor u te beheren?

Wanneer een Employer of Record kiezen

Een Employer of Record is de beste oplossing als u:

  • Noodzaak om risico's te minimaliseren en blootstelling aan aansprakelijkheid te beperken in onbekende juridische omgevingen

  • Nieuwe markten willen testen met behoud van flexibiliteit

  • Van plan zijn werknemers in te huren in meerdere regio's of tegelijkertijd in meerdere landen te werken

  • Werknemers naar een ander land willen verhuizen

  • Voorkeur voor voorspelbare uitgaven

Wanneer een entiteit op te richten

Het oprichten van een wereldwijde entiteit is het beste als u:

  • Een langetermijntoewijding hebben aan een specifieke markt

  • De middelen hebben om hogere kosten vooraf en variabele maandelijkse kosten te absorberen

  • Kan HR-taken en administratieve taken intern beheren

  • Werken binnen bepaalde gereguleerde industrieën die vereisen dat een juridische entiteit in het land actief is

Als uw bedrijf van plan is een lokale entiteit op te richten, kunt u een Employer of Record als tijdelijke oplossing gebruiken tijdens het voltooien van het installatieproces. Of u kunt een wereldwijde entiteit afbouwen en eenvoudig overstappen naar een Employer of Record om HR-functies te stroomlijnen en naleving te vereenvoudigen.

Wat zijn de 3 belangrijkste factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het overschakelen van een wereldwijde entiteit naar een Employer of Record?

Gedetailleerde planning en uitvoering is vereist bij de overgang van een wereldwijde entiteit naar een Employer of Record. Om een succesvolle overgang te garanderen, is het van essentieel belang om de expertise van een toonaangevende Employer of Record-aanbieder te zoeken. Belangrijke factoren om rekening mee te houden voordat u overschakelt zijn:

De juiste partner zorgvuldig kiezen

“Een Employer of Record hebben die om uw personeel geeft, maakt een verschil”, zei Kathryn Barnes, Senior Legal Counsel bij G-P , “omdat dit zich vertaalt in uw werknemers die hun vertrouwen in u voortzetten, wat uiteindelijk betekent dat ze hun dienstverband bij u voortzetten, zodat u morgen nog steeds een personeelsbestand hebt.” De eerste cruciale beslissing voor bedrijven is het selecteren van een Employer of Record die teamleden met zorg en empathie zal behandelen. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat de Employer of Record het aantal ingehuurde professionals kan afhandelen en een soepele overgang mogelijk maakt.

De juiste vragen stellen

Voordat een overeenkomst met een Employer of Record wordt afgerond, is het uitvoeren van due diligence belangrijk, voornamelijk door gerichte vragen te stellen over het niveau van de begeleiding en ondersteuning van teamleden, zoals:

  • Beschikt de Employer of Record over HR- en juridische teams met lokale expertise om professionals te begeleiden en ervoor te zorgen dat de activiteiten aan de voorschriften voldoen?

  • Hoe kan de Employer of Record ervoor zorgen dat teamleden conform de regels worden geclassificeerd?

  • Hoe kan de Employer of Record tijdige en nauwkeurige salarisbetalingen garanderen en welke andere aspecten van de vergoeding zullen professionals ontvangen?

Toestemming van teamleden verkrijgen

In verschillende landen vereisen de wetten de toestemming van uw teamleden voordat een overdracht naar een Employer of Record kan plaatsvinden. Bedrijven lopen het risico waardevol talent te verliezen als de Employer of Record-partner niet in staat is om te gaan met belangrijke aspecten van teambeheer, zoals arbeidsovereenkomsten, secundaire arbeidsvoorwaarden en naadloze salarisadministratietransacties.

Eenmaal succesvol overgestapt naar een Employer of Record, zullen bedrijven de flexibiliteit krijgen om gemakkelijk markten te betreden en te verlaten, wat zeer gunstig kan zijn in tijden van onzekerheid of crisis. In tegenstelling tot de initiële last van een entiteit, zorgen Employer of Record ervoor dat toekomstige inkrimpings- en overschakelingsmarkten snel en moeiteloos kunnen worden uitgevoerd.

Waarom G-P vertrouwen

Als erkende leider in wereldwijde werkgelegenheid helpt G-P bedrijven van elke omvang bij het opbouwen en beheren van wereldwijde teams in meer dan 180 landen zonder de noodzaak om nieuwe entiteiten op te richten. Onze toonaangevende wereldwijde werkgelegenheidsproducten en Employer of Record-oplossingen worden ondersteund door het grootste team van HR-, juridische en nalevingsexperts in het land om de volledige wereldwijde levenscyclus van werkgelegenheid te stroomlijnen en te vereenvoudigen.

We hebben honderden klanten geholpen hun wereldwijde werkgelegenheidsdoelen met gemak te bereiken. We ondersteunden bijvoorbeeld Karger Publishers bij het opschalen naar 15 landen, terwijl we ervoor zorgden dat de arbeidswetgeving op elke locatie volledig werd nageleefd.

Bouw snel en conform wereldwijde teams op met G-P

Voor bedrijven die op zoek zijn naar eenvoudige toegang tot nieuwe markten met ingebouwde naleving en geen juridisch giswerk, is een Employer of Record de beste keuze. 

Boek een demo om te leren hoe onze Employer of Record-oplossingen u kunnen helpen wereldwijd te gaan en aan de regels te blijven voldoen.     

Bouw snel en conform wereldwijde teams op met G-P