De Speciale Administratieve Regio Hongkong, meestal gewoon aangeduid als Hongkong, is een grootstedelijk gebied in de Volksrepubliek China met zijn eigen regering, taal en gewoonten die het onderscheiden van andere delen van China. Het kan voor internationale bedrijven een aantrekkelijke plek zijn om zaken te doen, omdat het een smeltkroes van culturen is en, zoals de regering van Hongkong benadrukt, een economie heeft die gekenmerkt wordt door vrijhandel, lage belastingen, en minimale overheidsbemoeienis.
Als uw bedrijf overweegt om personeel in deze regio in te huren, kan onze handleiding voor het inhuren van werknemers in Hongkong u helpen uw weg te vinden bij de overwegingen en kosten die bij het proces komen kijken.
Wat u moet weten alvorens personeel in te huren in Hongkong
Om werknemers in Hongkong in te huren, moet u op de hoogte zijn van de gewoonten, vergoedingen en overheidsvoorschriften die van toepassing zijn op de arbeidspraktijken in Hongkong.
1. Taal
Voor bedrijven uit Engelstalige landen is een van de voordelen van uitbreiding naar Hongkong dat naast Chinees het Engels een van de officiële talen van Hongkong is, en dat het vooral in de zakelijke omgeving gebruikelijk is. Dat gezegd hebbende, is het Kantonees, dat verschilt van het Mandarijn Chinees, veruit de meest gesproken taal in Hongkong. U kunt waarschijnlijk mensen inhuren die ten minste tweetalig zijn in het Kantonees en het Engels, als ze al niet ook andere talen vloeiend spreken, zoals Mandarijn of Putonghua.
Door de westerse invloeden in Hongkong en het wijdverbreide gebruik van het Engels, zult u opmerken dat sommige sollicitanten zowel een Chinese naam als een westerse naam hebben, die bedoeld is zodat Noord-Amerikanen en Europeanen ze gemakkelijker kunnen uitspreken en onthouden. Zorg ervoor dat u weet welke naam iemand het liefst wil gebruiken. Het is ook vriendelijk om een paar zinnen in het Kantonees te leren om te gebruiken bij de begroeting van inwoners van Hongkong, zelfs als de rest van uw gesprek in het Engels is.
2. Overwegingen rond de salarisadministratie
Het beheer van de salarisadministratie voor werknemers in Hongkong is eenvoudiger dan in veel andere landen. Wat betreft het betalen van werknemers moet u altijd op de hoogte zijn van het door de regering voorgeschreven minimumloon. Vanaf bedraagt mei 2019het wettelijke minimumloon in Hongkong HK$37.5 per uur . De officiële munteenheid van Hongkong is de Hongkongse dollar.
Het feit dat werkgevers geen geld hoeven in te houden voor gezondheidszorg of inkomstenbelasting is een van de redenen waarom de salarisadministratie Hongkong eenvoudiger is. In plaats daarvan betalen werknemers hun belastingen rechtstreeks aan de Belastingdienst, maar werkgevers moeten wel belastingformulieren voor hun werknemers opstellen. De werkgevers moeten wel bijdragen inhouden voor het Verplicht Providental Fund (MPF), een pensioenregeling. De regering stelt de minimumbedragen vast die werknemers en werkgevers maandelijks moeten bijdragen. In de meeste gevallen is dat 5%. U moet samenwerken met een particulier bedrijf om een MPF-fonds op te richten.
3. De werkweek
Hongkong heeft geen voorschriften over het maximum aantal uren dat werknemers mogen werken, en de gemiddelde werknemer in Hongkong werkt ongeveer 42 uren per week. Dat aantal uren is aan het dalen, vooral sinds de regering is begonnen voor kantoorwerkers de vijfdaagse in plaats van de zesdaagse werkweek aan te moedigen.
Hoewel de regering de werktijden aan het oordeel van werkgevers en werknemers overlaat, schrijft ze wel één rustdag per zeven dagen voor, zodat werknemers met een doorlopend contract voldoende kunnen herstellen. In dit geval betekent een dag 24 uren zonder werkverplichtingen. Deze rustdag valt meestal op zondag, maar werkgevers kunnen een rustdag kiezen die voor hun bedrijf het meest logisch is. Werkgevers die dit voorschrift negeren, kunnen zware boetes oplopen.
4. Feestdagen en vakantieverlof
Er zijn 12 wettelijke feestdagen in Hongkong. Zodra werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd drie maanden bij een bedrijf in dienst zijn, hebben ze recht op vakantiegeld voor alle volgende wettelijke feestdagen op de kalender. Als een feestdag op een rustdag valt, moet de werkgever een andere dag kiezen om als betaalde feestdag aan te bieden.
Naast feestdagen hebben werknemers ook recht op betaalde vakantiedagen. Na één jaar voor een bedrijf gewerkt te hebben, moeten werknemers zeven dagen betaald verlof krijgen. Het jaar daarop krijgen ze ook zeven vakantiedagen. Daarna neemt het aantal vakantiedagen elk jaar met één dag toe, met een maximum van 14 dagen zodra een werknemer negen jaar anciënniteit bij een bedrijf heeft opgebouwd. Vakantiedagen vervallen niet aan het eind van het jaar. Werknemers kunnen ze desgewenst overdragen naar het volgende jaar.
5. Ziekteverlof
Werknemers in Hongkong bouwen ook ziekteverlofdagen op. Voor elke maand van het eerste jaar dat werknemers bij een bedrijf werken, moeten ze twee betaalde ziektedagen ontvangen. Na dat eerste jaar krijgen werknemers vier betaalde ziektedagen voor elke maand dat ze in dienst zijn. Deze dagen mogen worden opgebouwd tot een maximum van 120 dagen.
Werknemers kunnen een salaris ontvangen als ze ten minste vier ziektedagen gebruiken wanneer ze ziek zijn, met uitzondering van zwangerschapsgerelateerde zorg, en een certificaat van een medische professional hebben. Op goedgekeurde ziektedagen moeten werknemers vier vijfde van hun gemiddelde dagloon ontvangen.
De kosten van het inhuren van een werknemer in Hongkong
Het inhuren van nieuwe werknemers in Hongkong brengt een aantal kosten met zich mee, vooral als u uw bedrijf voor het eerst uitbreidt naar Hongkong. Een aantal aspecten van het rekruterings- en wervingsproces die uw totale kosten kunnen opdrijven, zijn:
- Naleving van de wet: Wanneer u mensen in een nieuw land in dienst neemt, neemt u een geheel nieuwe reeks wetten aan met betrekking tot werkgelegenheid daar. U kunt niet zomaar onder boetes of juridische gevolgen uitkomen door te zeggen dat u niet op de hoogte was van de wet. Daarom is het cruciaal dat u uitgebreid onderzoek doet of een deskundige inschakelt om ervoor te zorgen dat u de arbeidswetgeving van Hongkong naleeft.
- Bedrijfsvestiging: Tenzij u een professionele arbeidsorganisatie (PEO) gebruikt als uw Employer of Record, moet u een juridische zakelijke entiteit hebben in Hongkong. De opties om uw bedrijf naar een nieuw land uit te breiden zijn het oprichten van een filiaal, een representatiekantoor, of een dochteronderneming. Aan elk van deze opties zijn kosten verbonden.
- Uitzendbureaus: Uitzendbureaus kunnen u helpen het talent binnen te halen dat u nodig hebt om uw bedrijf te helpen slagen in Hongkong. Maar zoals elk bedrijf dat met een uitzendbureau heeft gewerkt kan beamen, kan deze dienst uw totale kosten voor het inhuren van personeel natuurlijk aanzienlijk opdrijven.
- Wervingscommissie: Sommige bedrijven gebruiken een interne wervingscommissie om de nieuwe functies te definiëren, kandidaten te werven, sollicitatiegesprekken te voeren en wervingsbeslissingen te nemen. De betaalde uren die deze commissieleden aan de werving besteden, maken een groot deel uit van uw totale aanwervingskosten. Daar bovenop komen nog de reiskosten als leden van uw wervingscommissie naar Hongkong reizen om sollicitatiegesprekken te voeren.
- Vacaturesites: het online plaatsen van uw personeelsadvertentie kan ook bijdragen aan uw wervingskosten. Op sommige sites vindt u mogelijkheden om gratis te adverteren, wat u kan helpen om de kosten voor het adverteren van uw nieuwe posities te vermijden of tot een minimum te beperken.
- Screeningscontroles: Het proces voorafgaand aan het dienstverband omvat vaak het verifiëren van de identiteit en referenties van een persoon en het uitvoeren van een achtergrondcontrole om ervoor te zorgen dat hij/zij een schone staat van dienst heeft. Het kan zijn dat u een ander bedrijf moet inhuren om deze screeningstaken uit te voeren.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in Hongkong?
Voordat u kunt beginnen met het inhuren van personeel uit Hongkong, moet u een wettelijke bedrijfsentiteit in Hongkong hebben. De precieze vereisten zijn afhankelijk van het soort filiaal of dochteronderneming dat u wilt oprichten. Een aantal dingen die u in orde moet hebben zijn onder andere:
- Wettelijke vestiging: het creëren van een wettelijke aanwezigheid voor uw bedrijf in Hongkong omvat het indienen van een aanvraagformulier, oprichtingsdocumenten, statuten, een oprichtingsakte, het memorandum van uw moederbedrijf en identificatiedocumenten voor uw bedrijfsfunctionarissen.
- IRD-registratie: u moet ook uw filiaal of dochteronderneming registreren bij de IRD om een registratiecertificaat te verkrijgen.
- Licenties of vergunningen: Afhankelijk van uw branche moet u mogelijk andere vergunningen verkrijgen die specifiek zijn voor uw branche voordat u iemand in Hongkong gaat inhuren.
U kunt deze wettelijke vereisten vermijden door in plaats daarvan samen te werken met een Employer of Record voor uw werknemers in Hongkong. Op die manier hoeft u niet wettelijk in Hongkong gevestigd te zijn, en hiermee heeft uw bedrijf ook niet de verantwoordelijkheden voor de naleving van de arbeidswetgeving en de salarisadministratie.
Stappen voor het inhuren van personeel in Hongkong
Er zijn vijf basisstappen voor het wervingsproces in Hongkong, van het adverteren van uw baan tot de indienststelling van nieuwe werknemers.
1. Een personeelsadvertentie plaatsen
Maak een personeelsadvertentie die de positie beschrijft en het type kandidaat dat u zoekt. U kunt uw personeelsadvertenties in het Engels, Kantonees, of beide plaatsen. Als u een meertalige kandidaat zoekt die kan helpen uw bedrijf met diverse markten in contact te brengen, moet u dat in uw personeelsadvertentie vermelden.
U kunt uw personeelsadvertentie op verschillende plaatsen online zetten, zodat de inwoners van Hongkong ze kunnen zien. Behalve op particuliere vacaturesites kunt u ook overwegen uw advertentie te plaatsen op de Interactive Employment Service, een functie van het ministerie van Arbeid.
2. Kandidaten screenen
U kunt vragenlijsten of vaardigheidstests in uw sollicitatieprocedure integreren om u te helpen de sollicitanten te screenen. De regering van Hongkong benadrukt dat het belangrijk is ervoor te zorgen dat al uw wervingspraktijken in Hongkong, met inbegrip van screeningsvragen of -tests, niet discriminerend van aard zijn. Dit betekent dat u geen screeningsmethoden mag gebruiken waardoor mensen benadeeld zouden kunnen worden vanwege factoren als hun etnische achtergrond, geslacht of burgerlijke staat.
U kunt ook software of een wervingsbureau gebruiken die u bij deze stap kan helpen en u een shortlist van de meest gekwalificeerde kandidaten oplevert.
3. Sollicitatiegesprek met topkandidaten
Nadat u een lijst van de meest gekwalificeerde kandidaten hebt opgesteld, kunt u die kandidaten gaan interviewen. Net als bij de screening moet u ervoor zorgen dat u in het sollicitatiegesprek geen vragen gebruikt die discriminerend zouden kunnen zijn. Sollicitatiegesprekken in Hongkong, inclusief het formaat en de soorten vragen die gesteld worden, lijken meestal veel op het sollicitatieproces in westerse landen. U kunt sollicitatiegesprekken voeren in uw kantoor in Hongkong, als u daar een fysieke aanwezigheid vestigt.
Als u alleen geïnteresseerd bent in het inhuren van telewerkers in Hongkong, kunt u ervoor kiezen om de sollicitatiegesprekken virtueel te voeren. Wanneer u deze telefoon- of videogesprekken plant, moet u rekening houden met het mogelijke tijdsverschil tussen uw locatie en Hong Kong Time (HKT). Zo ligt Hongkong bijvoorbeeld zeven uur voor op Londen. Dus een Brits bedrijf zou sollicitatiegesprekken in de vroege ochtend kunnen plannen, waardoor ze samenvallen met het laatste deel van de werkdag in Hongkong.
4. Een arbeidsovereenkomst opstellen
Nadat u hebt besloten welke kandidaten het beste bij uw bedrijf passen, moet u hun een formeel aanbod van een baan doen en het contract met hen delen, waarin hun taken en arbeidsvoorwaarden staan vermeld. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst is niet verplicht in Hongkong, maar wordt wel sterk aanbevolen om ervoor te zorgen dat u en uw werknemer op één lijn zitten.
Uw arbeidsovereenkomst moet rekening houden met alle arbeidsvereisten voor Hongkong, maar u kunt verder gaan dan deze vereisten door een royaler vakantieverlof of een aanvullende ziektekostenverzekering aan te bieden. Dit is niet verplicht, maar wel gebruikelijk voor veel bedrijven in Hongkong.
5. Uw toekomstige aanwerving in dienst stellen
Nadat de werknemer het contract heeft ondertekend, kunt u met het inwerkproces beginnen. Omdat u geen belastingen of ziektekostenverzekering hoeft in te houden, is de indienststelling voor werknemers in Hongkong vaak wat eenvoudiger dan voor werknemers in andere landen. Toch is er nog steeds heel wat papierwerk, waaronder intern papierwerk voor uw bedrijf. Door samen te werken met een Employer of Record die de indienststelling regelt, kan uw bedrijf deze stap overslaan.
U moet er ook voor zorgen dat u binnen drie maanden na de startdatum van uw nieuwe werknemer een IR56E formulier naar het IRD stuurt. Met dit formulier wordt aan de Belastingdienst gemeld dat u een nieuwe werknemer in dienst hebt genomen, dus u moet dit formulier opsturen telkens wanneer u uw team uitbreidt of iemand vervangt.
Gebruik Globalization Partners als uw professionele arbeidsorganisatie in Hongkong
Wij hopen dat deze handleiding u enig inzicht heeft gegeven in hoe u personeel kunt inhuren in Hongkong. Als we slechts één tip mochten geven voor het inhuren van personeel in Hongkong, dan zou het zijn om het proces voor uzelf te vereenvoudigen door samen te werken met een wereldwijde professionele arbeidsorganisatie zoals Globalization Partners.
Met een aanwezigheid in 187 landen hebben wij de deskundigheid in huis die u nodig hebt om uw bedrijf internationaal uit te breiden. U zoekt nog steeds uw toekomstige aanwervingen en ze werken voor uw bedrijf, maar wij fungeren als de Employer of Record, en zorgen voor indienststelling, salarisadministratie en wettelijke naleving, zodat u geen tijd en energie aan die taken hoeft te besteden. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over Globalization Partners kan u helpen bij het inhuren van werknemers in Hongkong of andere landen waar u wilt uitbreiden.
Neem contact met ons op voor meer informatie over het inhuren van personeel in Hongkong.
