Belangrijkste punten

  • Salarisadministratie voor niet-ingezeten werkgevers: Met deze status, ook bekend als registratie voor alleen salarisadministratie, kunt u salarisadministratie uitvoeren zonder een volledig hoofdkantoor te openen.

  • Gestroomlijnd inhuren bij een Employer of Record: Een Employer of Record (EOR) beheert internationale belastingen en arbeidswetgeving voor u, en treedt op als de wettelijke werkgever, zodat u binnen enkele dagen kunt inhuren.

  • Risico's van permanente vestiging (PE): niet-ingezeten werkgevers moeten lokale inkomsten genererende activiteiten beperken om te voorkomen dat permanente vestiging en de daarmee gepaard gaande vennootschapsbelastingen in gang worden gezet.

De perfecte kandidaat vinden is slechts de helft van de strijd. De andere helft is uitzoeken hoe u hen kunt inhuren en betalen wanneer u geen entiteit in het land hebt.

Hoewel u werknemers legaal kunt betalen als niet-ingezeten werkgever, zijn er regionale wendingen en juridische hindernissen die snel kunnen veranderen in een administratieve nachtmerrie. 

Voor C-suite leiders is de uitdaging het balanceren van snelheid met naleving. 

Wat is een niet-ingezeten werkgever?

Een niet-ingezeten werkgever die actief is in een land buiten hun thuismarkt. Deze status is ontworpen voor bedrijven die met lokale werknemers werken, maar geen statutaire zetel, filiaal of dochteronderneming in het doelland hebben.

Hiermee kunt u een nieuwe markt testen zonder het zware werk van het opzetten van een lokale vestiging. 

De top 2 salarisadministratie-opties voor niet-ingezeten werkgevers

Er zijn twee belangrijke opties voor bedrijven die de hoge kosten van het oprichten van een entiteit willen overslaan:

  1. Registreer u voor de status alleen salarisadministratie bij de lokale belastingdienst. Hiermee kunt u salarisstroken uitgeven zonder een volledig kantoor.

  2. Inhuren via een Employer of Record (EOR). U kunt snel en veilig personeel inhuren via de bestaande entiteiten van de Employer of Record en juridische, financiële, salarisadministratie- en HR-zaken overdragen. 

Pad 1: De status alleen salarisadministratie

De eerste optie is de salarisadministratie van niet-ingezeten werkgevers, vaak alleen salarisadministratie genoemd. Hiermee kunt u zich registreren bij lokale autoriteiten om salarissen uit te geven zonder een volledig hoofdkantoor.

Hoewel dit eenvoudig klinkt, is de administratieve overhead hoog. U bent nog steeds verantwoordelijk voor:

  • Berekenen van lokale belastinginhoudingen

  • Wettelijke pensioenbijdragen beheren

  • Zorgen voor naleving van lokale arbeidswetgeving

  • Melden aan autoriteiten in een taal die u mogelijk niet spreekt

Voor veel CFO's worden de lage kosten van dit model gecompenseerd door het hoge risico op menselijke fouten. Een gemiste indiening kan leiden tot audits die uw hele organisatie blootleggen.

Pad 2: Partnerschap met Employer of Record

De tweede, meer schaalbare oplossing is het inhuren via een Employer of Record. Veel bedrijven merken dat het beheren van de salarisadministratie van niet-ingezetenen hun volledige HR-activiteiten verbruikt. In deze gevallen maken ze gebruik van een Employer of Record (EOR). Een Employer of Record heeft al een juridische entiteit in het land van de werknemer en neemt deze namens u in dienst. 

Ze beheren belastingen, loonadministratie, naleving en secundaire arbeidsvoorwaarden. Met deze instelling kun je binnen enkele minuten, niet maanden, werknemers in dienst stellen in een nieuw land. Het is de meest efficiënte manier om wereldwijd personeel in te huren zonder het gedoe van het opzetten van lokale entiteiten in elk land.

Maar wees voorzichtig bij het evalueren van potentiële EOR-partners. Zorg ervoor dat u vraagt of ze eigenaar zijn van hun wereldwijde entiteiten of samenwerken met derden. G-P, bijvoorbeeld, heeft meer dan 100 entiteiten in volledig eigendom over de hele wereld. Dit platform vereenvoudigt de volledige werknemerservaring, van de eerste aanbiedingsbrief tot het laatste salaris. 

Bekijk de belangrijkste vragen die u moet stellen wanneer u uw Employer of Record-partner overweegt. 

“
Naar een Employer of Record gaan is absoluut de beste keuze in de vroege groeifase van een bedrijf. Naarmate uw bedrijf schaalt, betekent inhuren via een Employer of Record dat u naadloos kunt blijven groeien totdat u de kritieke massa bereikt die het oprichten van een juridische entiteit rechtvaardigt.”

Rosalind Lee

Corporate Finance en Business Controller, Ecolex

De val van permanente inrichting (PE)

Als uw lokale werknemers zich bezighouden met activiteiten die inkomsten genereren, zoals het ondertekenen van contracten of het beheren van de verkoop, kunnen lokale autoriteiten dit voldoende achten om een permanente aanwezigheid te activeren.

PE stelt u bloot aan vennootschapsbelasting op een deel van uw wereldwijde omzet. 

Werken met een Employer of Record vermindert de kans op het opwekken van PE, omdat uw bedrijf geen lokale entiteit hoeft op te richten of een directe arbeidsrelatie hoeft te hebben.

Wereldwijde voorbeelden van belasting voor niet-ingezetenen voor werkgevers

1. Verenigd Koninkrijk

Het VK richt zich op fysieke locatie in plaats van waar het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd. Als u in Spanje woont en voor een in Londen gevestigd bedrijf werkt, bent u meestal geen Britse belastingen verschuldigd omdat het werk in Spanje plaatsvindt. Echter, op het moment dat u een week vergadert naar Londen, wordt het geld dat u tijdens die paar dagen hebt verdiend beschouwd als "in het VK" en het belastingkantoor (HMRC) zal hun aandeel willen.

2. Australië

Niet-ingezetenen worden belast op elke dollar die ze verdienen uit Australische bronnen. In tegenstelling tot bewoners krijgen ze geen belastingvrije drempel. Dit betekent dat belasting begint vanaf de allereerste dollar die wordt verdiend tegen een vast tarief van 32.5%. Deze hoge instapkosten maken Australië een moeilijke markt voor experimenten met alleen salarisadministratie.

3. Duitsland

Duitsland hanteert beperkte belastingverplichtingen. Als u geld verdient uit een Duitse bron, bent u belasting verschuldigd over dat specifieke inkomen. De uitdaging voor buitenlandse werkgevers is hier het socialezekerheidsstelsel. Het is complex en heeft hoge bijdragevereisten die een onvoorbereide CFO kunnen verrassen.

4. Singapore

Singapore staat bekend om zijn bedrijfsvriendelijkheid. Als u er minder dan 183 dagen werkt, bent u een niet-ingezetene en betaalt u meestal een vast belastingtarief van 15% over uw inkomen uit arbeid. Dit maakt het een ideale markt voor strategische projecten op korte termijn.

4 hindernissen waar buitenlandse werkgevers op moeten letten

Uitbreiding introduceert obstakels die uw bedrijf kunnen ontsporen. Voorbereiding is de enige manier om deze gevaren te vermijden.

1. Navigeren door onbekende arbeidswetten

Elk land heeft zijn eigen regels voor overuren, vakantie en ontslag. Op sommige plaatsen kunt u iemand niet ontslaan zonder een waarschuwing van zes maanden. In andere landen is een 13e-maandbonus standaard. Het overtreden van deze wetten leidt tot hoge boetes.

2. De nachtmerrie van schaduwloonlijst

Schaduwloonadministratie is een nalevingsproces waarbij een bedrijf een parallelle loonadministratie uitvoert in het gastland, naast de loonadministratie in het thuisland, om ervoor te zorgen dat alle vereiste belastingen en sociale zekerheidsbijdragen correct worden gerapporteerd en betaald in het gastland, zelfs als de werknemer wordt betaald vanuit zijn/haar thuisland. Het doel van schaduwloonadministratie is het handhaven van de naleving van de lokale belasting- en arbeidswetgeving voor internationaal toegewezen werknemers

3. Verkeerde classificatie van werknemers

Verkeerde classificatie is wanneer u iemand inhuurt als een onafhankelijke aannemer, maar deze beheert als een fulltime werknemer. Als u betrapt wordt, kunt u te maken krijgen met civiele rechtszaken en gedwongen worden om jaren van verouderde secundaire arbeidsvoorwaarden te betalen.

4. Het administratieve papierspoor

Om legaal in dienst te kunnen nemen, moet u de juiste door de overheid goedgekeurde documenten en werkvergunningen hebben. In de VS omvat het proces het aanvragen van certificering bij het Department of Labor en werkvisa van USCIS. Het is een langzaam proces dat precisie vereist.

Niet-ingezeten loonlijst vs. Employer of Record

Functie

Registratie salarisadministratie voor niet-ingezetenen

Employer of Record (EOR)

Snelheid

Langzaam (weken of maanden)

Snel (dagen)

Inspanning

Je doet het zware werk

Ze doen het zware werk

Compliance

U bent verantwoordelijk

Ze zijn verantwoordelijk

Kosten

Lagere maandelijkse kosten, hogere interne overhead

Hogere maandelijkse kosten, lagere interne overhead

Belastingrisico

Risico op PE

Minder PE-risico

Advies voor C-suite leiders

 Houd rekening met de "opportuniteitskosten" bij het wegen van salarisadministratie-opties. Voor elke maand dat je door de registratie voor alleen salarisadministratie navigeert, is je concurrent al talent aan het onboarden.

Succes in een nieuwe markt hangt af van hoe snel u kunt overstappen van een ondertekende aanbiedingsbrief naar een productieve werknemer. Dit is waar het hebben van een partner met een wereldwijde infrastructuur die volledig eigendom is het verschil maakt. 

G-P werd voor het vierde opeenvolgende jaar door Everest Group uitgeroepen tot de nummer 1 Employer of Record-leider . We hebben die rang niet verdiend door gewoon loonstrookjes te verwerken. Dit platform heeft het verdiend door bedrijven te helpen wereldwijde aanwerving om te zetten in een concurrerende accelerator.

Ga van riskant giswerk naar strategische uitbreiding

Ongeacht het pad dat u kiest, is naleving altijd de hoogste prioriteit. 

Lees meer over risico's en strategieën voor het inhuren van personeel in ons draaiboek voor wereldwijde expansie . Krijg de inzichten die u nodig hebt om te beslissen of uw bedrijf klaar is om uit te breiden, op welke markten u zich het eerst moet richten en hoe u kunt handelen zonder dure fouten.

Wat zit er in:

  • Kader voor marktselectie: stop met het kiezen van markten op basis van darmgevoelens en gebruik systematische evaluatie.

  • C-suite afstemmingsdraaiboek: Zorg dat elke leidinggevende aan boord komt met strategieën die hun specifieke zorgen aanpakken.

  • 150-point gereedheidsscorekaart: Gebruik onze beoordelingstool om hiaten te identificeren voordat ze uw uitbreiding ontsporen.