Laten we eerlijk zijn: de meeste bedrijven hebben geen voorbeeldige onboardingprogramma's; nog erger als het een onboardingprogramma op afstand is.
Onboarding is een cruciale eerste stap bij het opzetten van nieuwe werknemers voor succes in hun rol, maar de meeste onboardingprogramma's hebben alleen betrekking op administratieve checklists.
De nieuwe medewerkers zijn enthousiast, maar waarschijnlijk ook nerveus en hebben veel vragen die ze misschien niet op hun gemak stellen. En als het onboardingproces een koude administratieve vertraging is, zal het onwaarschijnlijk zijn dat ze hun nieuwe manager zullen aanspreken uit angst dat ze als overdreven negatief zullen worden gezien.
In plaats daarvan zullen ze hun frustraties uiten op plaatsen zoals Reddit:
Als de meeste onboarding niet erg genoeg was, maakte de verschuiving naar telewerken het erger. Indienststelling op afstand is met name een uitdaging voor nieuwe medewerkers, omdat communicatie, teambuilding en het krijgen van een idee van de bedrijfscultuur moeilijker is via virtuele gesprekken en vergaderingen.
De gevolgen van slechte onboardingprogramma's zijn te groot om te negeren.
[bctt tweet="De gevolgen van slechte onboardingprogramma's zijn te groot om te negeren." gebruikersnaam="globalpeo"]
Uit een onderzoek van BambooHR bleek dat een derde van de werknemers in hun eerste zes maanden hun nieuwe baan opzegde. Dit is nadat bedrijven de tijd en middelen hebben besteed om ze in de eerste plaats in dienst te nemen. Deze kosten kunnen oplopen tot een derde van het salaris van een werknemer.
Dit artikel laat zien hoe managers en bedrijven een onboardingprogramma kunnen ontwerpen dat externe werknemers voorbereidt op succes.
Hoe verschilt het inwerken van een medewerker op afstand van een kantoormedewerker?
Onboarding op afstand is een geheel andere ervaring dan traditionele onboarding op kantoor:
Onboarding op kantoor
Wanneer nieuwe medewerkers voor het eerst op kantoor komen, kan hun manager hen begroeten, hen naar hun bureau brengen nadat ze aan collega's zijn voorgesteld en alle vragen beantwoorden die ze mogelijk hebben.
Er is een hoge mate van betrokkenheid van de manager. Deze persoonlijke interactie helpt nieuwe medewerkers de angsten te verlichten die ze kunnen voelen en zich te vestigen.
Inwerken op afstand
Het inwerken van een medewerker op afstand vereist veel meer communicatie dan onboardingprocessen op kantoor. Er zijn sociale signalen die werknemers op kantoor kunnen oppikken en die werknemers op afstand niet kunnen oppakken.
Op een externe werkplek krijgen de nieuwe werknemers waarschijnlijk op hun eerste dag een virtueel telefoontje van hun manager. Het kan een gesprek van een lang 1-2 uur zijn waar ze alles bespreken, van het opzetten van hun computer tot het vaststellen van doelen en het verduidelijken van prioriteiten.
Van de nieuwe telewerkers wordt verwacht dat ze snel hun lagers krijgen om hun nieuwe rol te begrijpen.
Virtuele onboarding-uitdagingen
Virtuele onboarding brengt bepaalde uitdagingen met zich mee waar teams op kantoor zich geen zorgen over hoeven te maken. Hier zijn drie uitdagingen van onboarding op afstand.
Communicatie
Of het nu op kantoor of op afstand is, de manager moet regelmatig communiceren met zijn/haar nieuwe medewerkers om hen te helpen bij het vervullen van hun nieuwe functie. Maar de nieuwe werknemers kunnen aarzelen om ter plaatse vragen te stellen. Ze willen hun managers niet pesten als ze het druk hebben en een slechte eerste indruk achterlaten. Dit kan ertoe leiden dat de werknemer zonder dagelijkse doelstellingen flundert.
Technische ondersteuning kan nog frustrerender worden
Op kantoor zal er waarschijnlijk technische ondersteuning zijn om ervoor te zorgen dat e-mail, computer, telefoon, enz. allemaal zijn ingesteld voor werknemers op hun eerste dag. In een externe omgeving waar die hulp niet persoonlijk beschikbaar is, kunnen technische instellingen veel langer duren en nog frustrerender zijn.
Nieuwe medewerkers integreren in de cultuur
De grootste uitdaging voor het inwerken van externe werknemers is het integreren ervan in de bedrijfscultuur. Nieuwe werknemers ontmoeten en leren mensen kennen in verschillende delen van de organisatie is essentieel om hen verbonden te laten voelen. Als ze deze kans niet krijgen, kan isolatie snel binnensluipen en het vermogen van werknemers om snel hun rollen op te voeren, belemmeren.
Hoe u een onboardingprogramma voor medewerkers op afstand kunt opstellen
Werknemers die op afstand in dienst treden, hoeven niet de op één na beste te zijn voor persoonlijke indienststelling. Er zijn best practices die bedrijven kunnen gebruiken om telewerkers snel adequaat voor te bereiden en te integreren met het bedrijf.
Stap 1: Vroege onboarding
Een geweldig onboardingprogramma begint vóór dag één. Nieuwe medewerkers zullen veel vragen hebben en nieuwsgierig zijn naar de teamcultuur. Om hun enthousiasme te benutten en sommige van hun zenuwen te verlichten, kunnen managers middelen met hen delen die context bieden en hun vragen beantwoorden.
Managers moeten beginnen met het delen van bronnen zoals:
- Met wie ze gaan werken.
- Waardevolle bronnen over hun industrie of product.
- Strategiedocumenten met betrekking tot hun rol
Sommige managers kunnen zelfs een Veelgestelde vragen opstellen voor nieuwe medewerkers die antwoorden geven op veelgestelde vragen of een diapresentatie waarin hun toekomstige collega's worden voorgesteld. Een diapresentatie is een geweldig hulpmiddel om hen een idee te geven van wie er nog meer in het team zit en context te geven over hoe hun rol zich verhoudt tot anderen binnen hun afdeling of organisatie in het algemeen.
Stap 2: Bespreek de basisprincipes van onboarding
Maak een administratieve checklist om ervoor te zorgen dat je geen belangrijke stappen in het onboardingproces over het hoofd ziet. Neem taken op zoals:
- Nieuwe medewerkers laten instellen met de juiste software en apparatuur.
- Ondertekenen van de benodigde arbeidsdocumenten.
- Een eerste-dag-schema verzenden met introvergaderingen
Het is belangrijk dat andere teamleden weten wat er op deze checklist staat, zodat ze een beter idee hebben van wat ze moeten voorbereiden op eventuele introducties waarin ze kunnen worden opgenomen.
Stap 3: Begin sterk met dag één
Managers moeten het schema voor de eerste dag van hun nieuwe medewerker zo gedetailleerd mogelijk maken om ervoor te zorgen dat de ervaring spannend en boeiend is en om een goede eerste indruk achter te laten.
Omdat ze geen andere werknemers hebben om te observeren of een werkomgeving om signalen uit te halen, is het belangrijk om nieuwe werknemers genoeg te geven om aan te werken, zodat ze in hun eerste week geen lange perioden hebben met weinig te doen. Overweldig ze echter niet met te veel vergaderingen of opdrachten en wees altijd beschikbaar voor vragen en check-ins.
Geef een warm welkom
IDEO, een internationaal gerenommeerd ontwerpbureau, heeft een strategie geïmplementeerd om de zenuwen van de eerste dag te verlichten die veel werknemers kunnen voelen: degenen die de nieuwe werknemer hebben geïnterviewd, sturen hem of haar een welkomstbrief die begint met “We denken dat je een beetje een groot probleem bent, en dit is waarom.”
Dit lijkt misschien een kleine actie, maar dit soort inspanningen helpen werknemers veel te laten zien dat ze welkome leden van het team zijn. Het helpt ook om relaties op te starten die het voor hen gemakkelijker maken om in de toekomst contact op te nemen.
Introduceer nieuwe medewerkers bij hun collega's
Na een warm welkom moet een nieuwe medewerker een-op-een-gesprekken plannen met zijn/haar leiders en collega's met wie hij/zij nauw zal samenwerken. Een van de grootste uitdagingen voor werken op afstand is isolatie. Het is noodzakelijk om elkaar persoonlijk te ontmoeten om nieuwe werknemers in het bedrijf te integreren.
Deze één-op-één gesprekken zijn voornamelijk bedoeld om nieuwe teamleden te introduceren, maar ze zijn ook een geweldige kans om te beginnen met het opbouwen van relaties die cruciaal zijn voor de voortgang van een nieuwe werknemer.
Stap 4: Koppel externe werknemers aan een "onboarding buddy"
Naast een-op-een-gesprekken met teamleden kan het combineren van externe werknemers met een "onboardingbuddy" nieuwe medewerkers helpen integreren met het bedrijf.
Netapp , een cloudservicebedrijf in Californië, stelt elke zomer 200 stagiairs aan boord. Onderdeel van hun onboardingprogramma is om ze te koppelen aan een buddy voor hun stage. Deze strategie bouwt de teamcultuur op en stimuleert samenwerking tussen nieuwe stagiairs.
In een HBR-artikel deelt Microsoft hun proefprogramma voor onboarding dat elke nieuwe medewerker koppelt aan een collega die al een tijdje bij het bedrijf werkt. Ze ontdekten dat het hebben van een onboarding buddy:
- Belangrijke context voor de nieuwe medewerker.
- Verhoogde hun productiviteit.
- Verhoogde hun werktevredenheid.
Stap 5: Vertrouwen opbouwen en erbij horen in hun eerste 30-60-90 dagen
Binnen hun eerste 90 dagen moeten nieuwe werknemers op adequate wijze relaties opbouwen met hun collega's, ondergedompeld raken in hun werk, hun ideeën beginnen te delen en constructieve feedback ontvangen.
Managementtheoreticus Simon Sinek suggereert in zijn TedTalk 2014 dat geweldige leiders hun werknemers een veilig gevoel geven. Hij haalt zijn ervaring met het interviewen van mariene ploegen om te begrijpen waarom ze zo snel in gevaar kwamen om hun teamleden te redden. “Ze zouden voor mij hetzelfde hebben gedaan” is het antwoord dat ze allemaal gaven.
Het hoofddoel van de onboarding van werknemers is niet om nieuwe medewerkers zo snel mogelijk aan de slag te laten gaan, maar om vertrouwen bij hen op te bouwen, zodat ze zich onderdeel voelen van een hardwerkend team.
Stap 6: Het bieden van mentorschap
Net als het bieden van nieuwe medewerkers aan collega's om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe functie en het bedrijf, zijn mentoren cruciaal voor de voortdurende ontwikkeling van werknemers. Mentoren verschillen van managers omdat ze zich meer zorgen maken over de holistische verbetering en groei van hun cursisten dan over specifieke prestatiestatistieken. Mentoren zijn gidsen en adviseurs waarop werknemers kunnen vertrouwen voor een onbevooroordeeld perspectief van derden.
Mentorschapsverbindingen die al vroeg worden gemaakt, waren positief gerelateerd aan de productiviteit en het vertrouwen van een werknemer, vijf en een half jaar later. De impact van dit soort ondersteuning is van onschatbare waarde.
De sleutels tot succesvolle onboarding van medewerkers op afstand
Onboardingprogramma's op afstand bieden meer uitdagingen dan persoonlijke onboarding omdat het moeilijker is om te communiceren en de teamcultuur te leren terwijl je thuis werkt. Om een succesvol onboardingprogramma voor werknemers op te bouwen, moeten managers zich concentreren op het opbouwen van gevoelens van vertrouwen en verbondenheid binnen hun teams.
Door de stappen te volgen die in dit artikel worden beschreven, kunnen bedrijven een onboardingprogramma voor werknemers op afstand samenstellen dat meer is dan een HR-checklist, maar een proces dat nieuwe medewerkers effectief integreert in de organisatie en hen voorbereidt op succes.
