Waarom een bedrijf starten in Duitsland? Het land biedt veel economische en personeelsgerelateerde voordelen. De gecentraliseerde locatie, enorme economie en hoge kwaliteit van leven bieden tal van zakelijke voordelen, waaronder een grote populatie potentiële klanten, een wereldwijd bedrijfsvriendelijke tijdzone, een hoog bbp per hoofd van de bevolking — USD 47,446 vanaf 2019 — en een geschoold en opgeleid personeelsbestand. Als uw bedrijf van deze voordelen kan profiteren, vindt u uitstekende groei- en winstkansen in Duitsland.
Als u overweegt om uw bedrijf uit te breiden naar Duitsland, is een van de eerste stappen om u formeel te registreren. Het registreren van een bedrijf in Duitsland kan ingewikkeld en tijdrovend zijn, dus doe uw onderzoek voordat u met het proces begint.
Hoe u een bedrijf naar Duitsland kunt uitbreiden
Wanneer uw bedrijf klaar is om uit te breiden, hebt u twee basisopties: een dochteronderneming oprichten of samenwerken met een Employer of Record (EOR). Samenwerking met een Employer of Record maakt het proces vaak eenvoudiger en gemakkelijker, hoewel bedrijven die al bekend zijn met dochterondernemingen voor deze traditionele optie kunnen kiezen.
Om te beginnen met een traditionele uitbreiding op basis van dochterondernemingen, moet uw bedrijf essentiële informatie verzamelen over onderwerpen zoals de kosten van levensonderhoud, belastingen en de socialezekerheidsbijdragen die u in Duitsland moet betalen. U moet ook onderzoeken wat u nodig hebt voor het inhuren van personeel, waaronder het volgende:
- Contractvereisten
- Arbeidswetgeving
- Typische lonen
- Beleid inzake betaald verlof
- Secundaire arbeidsvoorwaarden
- Beëindigingsbeperkingen
- Vereisten collectieve arbeidsovereenkomst (CBA)
De salarisadministratie in Duitsland kan bijzonder complex zijn — uw bedrijf kan niet alleen geld storten op de bankrekeningen van uw nieuwe werknemers. U moet belastingen en inhoudingen voor verschillende sociale zekerheidsprogramma's onderzoeken en u moet ervoor zorgen dat u deze bedragen op tijd betaalt om de wettelijke naleving van uw bedrijf te handhaven.
Voordat u al deze taken uitvoert, moet u echter uw bedrijf oprichten en rekening houden met de kosten van het registreren van een bedrijf in Duitsland. Deze stappen zijn essentieel voor uw dochteronderneming om legaal in het land te opereren.
Wat zijn de vereisten van bedrijfsvorming in Duitsland?
Registratie van buitenlandse bedrijven in Duitsland kan een complex en tijdrovend proces zijn. Hier zijn enkele stappen die uw bedrijf moet voltooien:
1. Een bedrijfsstructuur
Als het gaat om het oprichten van een bedrijf in Duitsland, heeft uw bedrijf een paar opties voor hoe het kan worden geïntegreerd:
Open handelsbedrijf: Oprichten als open handelsbedrijf, of Offene Handelsgesellschaft (OHG), is vaak een aantrekkelijke optie voor groothandels. Als open handelsbedrijf heeft uw bedrijf een formele partnerschapsovereenkomst en een registratie in het handelsregister nodig. U hoeft geen minimaal kapitaal bij te dragen, dus aandeelhouders zouden niet aansprakelijk worden met hun privévermogen voor schulden of faillissement.
Limited partnership: Een limited partnership, in Duitsland bekend als Kommanditgesellschaft (KG), vereist kapitaal. Net als een open handelsbedrijf vereist het een formele partnerschapsovereenkomst en een registratie in het Duitse handelsregister. Het contract tussen de vennoten bepaalt de verdeling van de winsten en verliezen, en de oprichter moet elk jaar een verslag van die winsten en verliezen indienen bij het lokale belastingkantoor. Als het bedrijf failliet gaat of schulden oploopt, worden de eigenaren aansprakelijk met hun privéactiva, maar de aansprakelijkheid van de beperkte vennoten strekt zich alleen uit tot hun investering.
Klein aandelenbedrijf: Oprichten als klein aandelenbedrijf, of Aktiengesellschaft (AG), is mogelijk, maar in Duitsland is het zeldzamer. Deze structuur is complexer in te richten dan de alternatieven, hoewel er slechts één aandeelhouder voor nodig is. Om als klein aandelenbedrijf op te richten, moet een bedrijf beschikken over toegewijde oprichters die grote hoeveelheden kapitaal kunnen bijdragen, meestal ten minste 50,000 euro, en vervolgens alle aandelen in het bedrijf overnemen. Het bedrijf moet ook een raad van toezicht vormen, een notarisverklaring verkrijgen en registratie verkrijgen in het handelsregister.
Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: De Duitse versie van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid is de Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Dit type bedrijf is waarschijnlijk het meest bekend bij Amerikaanse, Britse, Zwitserse en Oostenrijkse bedrijven, hoewel bedrijven uit andere landen het ook kunnen gebruiken. In tegenstelling tot de andere opties in deze lijst, staat een GmbH-registratie in Duitsland financieel los van de mensen die het exploiteren, en gaan eventuele winsten rechtstreeks naar het bedrijf nadat het de nodige belastingen heeft betaald. Voor het vormen van dit type vennootschap is wel een investering van 25,000 euro’s in aandelenkapitaal nodig, waarvan de helft door de oprichters moet worden vastgelegd voor inschrijving.
Ondernemersvennootschap met beperkte aansprakelijkheid: Dit type vennootschap, in Duitsland bekend als een Unternehmergesellschaft (UG), is een bepaald type GmbH dat slechts 1 euro aan aandelenkapitaal vereist. Het is ideaal voor oprichters die niet veel kapitaal vooraf willen bijdragen.
2. Een unieke bedrijfsnaam
Zorg ervoor dat u geen bestaande Duitse bedrijfsnamen gebruikt voor uw nieuwe vestiging. Controleer het Duitse handelsregister ,of Handelsregister, om er zeker van te zijn dat uw voorgestelde bedrijfsnaam nog niet in gebruik is.
Als het in gebruik is, moet u het wijzigen voordat u officieel papierwerk kunt indienen.
3. Een duidelijke bedrijfsdoelstelling
De Duitse wet vereist dat u een officiële doelstelling, of Unternehmensgegenstand, voor uw bedrijf vermeldt wanneer u zich registreert. Dit doel moet het doel van uw bedrijf en de activiteiten die u zult uitvoeren omvatten. Het doel is juridisch bindend, dus u moet de doelen en activiteiten van uw bedrijf zorgvuldig overwegen voordat u een officiële verklaring afrondt. U moet het doel van uw bedrijf ook in uw statuten opnemen.
De Duitse Kamer van Koophandel en Industrie zal uw bedrijfsnaam en doelstelling meestal gratis controleren. Het is de moeite waard om gebruik te maken van deze service om vertrouwen te krijgen in uw voorstellen.
4. Statuten en een lijst van aandeelhouders
Uw bedrijf moet officiële statuten opstellen voordat u zich formeel kunt registreren. U kunt een standaardsjabloon gebruiken voor het samenstellen van deze artikelen, het opstellen van uw registratieverklaring en het definiëren van bedrijfsstatuten. Of u kunt uw statuten helemaal vanaf nul schrijven, als u dat wilt.
U moet ook een lijst samenstellen van de aandeelhouders in uw bedrijfsvestiging. U dient deze lijst formeel in tijdens de registratie, dus zorg ervoor dat deze volledig en nauwkeurig is.
Als uw aandeelhouders en directeuren geen staatsburgers van Duitsland of de Europese Unie (EU) zijn, hebben ze uitgebreide documentatie nodig. Een lokale notaris moet het bestaan en de juiste vertegenwoordiging van uw bedrijf bevestigen, en de staatsautoriteiten moeten zich ook aanmelden. Als uw directeuren geen natuurlijke inwoners van Duitsland zijn, moeten ze mogelijk een bewijs van permanente verblijfplaats of een visum voor meerdere binnenkomsten overleggen.
Omdat deze vereisten juridisch ingewikkeld zijn, kan uw bedrijf in plaats daarvan de diensten van een deskundige Employer of Record willen inschakelen. Een Employer of Record zal al een zakelijke aanwezigheid hebben in Duitsland, zodat u de complexe Duitse zakelijke vereisten kunt vermijden en meteen kunt beginnen met het inhuren van personeel.
5. Verzekering
Uw bedrijf zal waarschijnlijk een verzekering moeten afsluiten, en voor extra gemoedsrust zult u waarschijnlijk extra verzekering willen afsluiten buiten wat verplicht is. U hebt mogelijk een bedrijfsverzekering, personeelsverzekering, gebouw- en inboedelverzekering, aansprakelijkheidsverzekering of andere soorten dekking nodig.
Hoe u uw bedrijf in Duitsland kunt registreren
Aangezien het registratieproces van het bedrijf in Duitsland complex is, is het belangrijk om deze stappen te volgen:
1. Ga naar een notaris om uw vestiging op te richten.
De eerste stap is om uw aandeelhouders te verzamelen en naar een notariskantoor te gaan. Zorg ervoor dat u identificatie en de benodigde documenten meeneemt, zoals uw statuten, aandeelhouderslijst en bedrijfsdoel.
Als uw bedrijf met een notaris kan samenwerken om uw kosten te betalen, kunt u mogelijk tijd besparen. Zelf verantwoordelijk zijn voor de kosten zal een vertraging veroorzaken. U zult moeten wachten om een factuur per post te ontvangen en u zult uw licentie pas ontvangen nadat u deze hebt betaald. De notaris met wie u werkt, kan de betaling echter mogelijk innen, vooral als u het geld contant stort op het kantoor van de notaris.
2. Stel een Duitse bankrekening in.
Uw bedrijf heeft een Duitse bankrekening nodig voor zijn zakelijke, salarisadministratie- en belastinggerelateerde transacties binnen het land. Met een Duitse bankrekening kunt u uw bedrijf formeel declareren en beginnen met het betalen van belastingen.
Als uw bedrijf al een Europese bankrekening heeft in een ander land, kunt u die rekening mogelijk gebruiken voor bedrijfsactiviteiten in Duitsland. De rekening moet Single Euro Payments Area (SEPA)-overschrijvingen ondersteunen als u voor deze regeling kiest.
Houd er rekening mee dat veel Duitse banken geen diensten verlenen aan oprichters van bedrijven die geen Duits of EU-onderdaan zijn. Uw bedrijf kan de lijst met oprichters dienovereenkomstig aanpassen of contact opnemen met externe partners die hulp kunnen bieden.
Zodra u een bankrekening heeft, kunt u uw aandelenkapitaal, of Stammkapital, contant of via overschrijving op de rekening storten. U moet dan ter bevestiging een kopie van het stortingsbewijs naar de notaris sturen en uw notariële factuur betalen.
3. Betrek de diensten van gekwalificeerde belastingadviseurs.
Het werken met gekwalificeerde belastingadviseurs is gunstig omdat ze u kunnen helpen bij het navigeren door lastige lokale belastingnuances, en het partnerschap biedt extra voordelen tijdens het registratieproces van uw bedrijf. Uw belastingadviseurs kunnen mogelijk een deel van het registratiewerk voor u doen, waardoor u tijd en mentale arbeid bespaart. Goede belastingadviseurs kunnen ook een belangrijke rol spelen bij het invullen van de benodigde vragenlijst van het belastingkantoor, of Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
U kunt de volmacht van uw belastingadviseurs verlenen, zodat zij namens uw bedrijf belastinggerelateerde beslissingen kunnen nemen.
4. Dien uw handelsregistratie in en verkrijg een handelslicentie.
De volgende stap is om uw handelsregistratie in te dienen bij uw lokale handelskantoor, de Gewerbeamt, en de vergunning te ontvangen die in Duitsland bekend staat als een Gewerbeschein. Met deze handelslicentie kan uw bedrijf beginnen met werken in het land.
Uw bedrijf kan deze handelsvergunning waarschijnlijk online aanvragen, of u kunt naar het openbare bevelhandhavingskantoor, de Ordnungsamt, gaan.
5. Registreer uw bedrijf bij het handelsregister.
De volgende stap in de Duitse bedrijfsregistratie is het indienen van registratiepapieren bij het handelsregister op uw locatie. Als u dit doet, wordt uw bedrijf wettelijk gevestigd en wordt de naam van uw bedrijf beschermd.
Om u bij het Handelsregister te registreren, moet uw bedrijf een notarieel bedrijfscontract verstrekken. U zult waarschijnlijk ook een vergoeding van een paar honderd euro moeten betalen.
6. Registreer uw bedrijf bij het belastingkantoor.
Zodra u de vereiste accounts en licenties hebt verkregen en een aantal noodzakelijke voorlopige documenten hebt ingediend, kunt u uw bedrijf in Duitsland registreren. Om dit te doen, moet u naar het belastingkantoor, de Finanzamt, gaan om het officiële registratiepapierwerk in te vullen, of u kunt het ingevulde papierwerk per post indienen. Mogelijk moet u ook het ontvangstbewijs van het handelsregister tonen.
Het registratiepapierwerk, officieel bekend als de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, is lang en complex. Om tijd te besparen en nauwkeurigheid te garanderen, vragen veel bedrijven in dit stadium om hulp van hun belastingpartners, zo niet eerder.
7. Meld u aan bij lokale handelsorganisaties.
Zodra uw bedrijf formeel is geregistreerd in Duitsland, kunt u zich ook registreren bij lokale bestuursorganen. Onderzoek de relevante organisaties in uw regio, waaronder de lokale Kamer van Industrie en Handel of Kamer van Vaardigheden.
U wilt zich ook registreren bij de professionele organisatie, in Duitsland bekend als de Berufsgenossenschaft, die de sector van uw bedrijf bestrijkt.
8. Verkrijg uw belastingidentificatienummers.
Zodra u zich registreert, ontvangt uw bedrijf een fiscaal identificatienummer van de Finanzamt. Dit nummer, bekend als een Steueridentifikationsnummer, is het belastingnummer dat u zult gebruiken voor veel van uw lokale belastingtransacties.
Zodra u uw belastingnummer hebt, moet u mogelijk ook een aanvraag indienen bij het federale belastingkantoor om het btw-nummer (btw) te verkrijgen, of USt-IdNr, dat u zult gebruiken voor uw btw. U ontvangt geen btw-nummer als uw bedrijf klein genoeg is om geen btw te betalen.
Maak internationale expansie eenvoudig met Globalization Partners
Wanneer u klaar bent om internationale teams in Duitsland op te bouwen, kunt u het proces versnellen en stroomlijnen door samen te werken met Globalization Partners.
Het registreren van een bedrijf in Duitsland is een langdurig, complex proces. Een aantrekkelijkere optie is om samen te werken met een gerenommeerde Employer of Record. Een Employer of Record kan waardevolle diensten voor uw bedrijf leveren, waaronder optreden als de wettelijke werkgever voor uw werknemers. Het gebruik van een Employer of Record betekent dat u het ingewikkelde proces van het registreren van een bedrijf vermijdt en zich nooit zorgen hoeft te maken over belastingwetten of het naleven van onbekende regelgeving.
Als wereldwijde Employer of Record met uitgebreide ervaring met de nuances van de Duitse wetten en belastingcodes, is Globalization Partners uitzonderlijk goed gepositioneerd om uw land te helpen uit te breiden naar Duitsland. Zodra u nieuwe werknemers inhuurt, zorgt deze uitgebreide oplossing ook voor het beheer van alles, van salarisadministratie tot secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat u zich kunt concentreren op het grotere geheel van het samenstellen van uw team en het optimaliseren van uw primaire bedrijfsprocessen.
Vraag online een voorstel aan, neem contact met ons op om de uitbreiding van uw bedrijf naar Duitsland te bespreken of download ons gratis eBook om meer te weten te komen over hoe uw bedrijf zich het beste kan positioneren voor succes.
