Checklist onboarding nieuwe medewerker: Onboarding medewerkers 101

Achter elk contract staat een mens. Maar werken voor een wereldwijd bedrijf dat elders is gevestigd, kan het isoleren van nieuwe medewerkers voelen. Met een sterke onboarding-ervaring en een betrouwbare Employer of Record zoals G-P-oplossing in zijn klasse, hoeft dat niet het geval te zijn. 

Wat is een effectief onboardingproces? Hoe kan uw bedrijf nieuwe medewerkers opzetten voor succes? Van regelmatige check-ins tot het opstellen van een 90-day plan, laten we onderzoeken hoe we de ervaring van nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag kunnen stroomlijnen. 

Wat zijn de voordelen van een effectief onboardingproces? 

Onboarding, ook bekend als organisatorische socialisatie, is een term van personeelszaken die verwijst naar het proces van het integreren van een nieuw aangenomen werknemer in een organisatie. Onboarding maakt nieuwe medewerkers vertrouwd met alle elementen van hun nieuwe rol en werkgever om ze klaar te stomen voor succes. 

In 2023onthulde 88% van de ondervraagde werknemers dat ze geen goede onboarding-ervaring hadden. Toch toont het onderzoek van Forbe aan dat effectieve onboarding de retentie, bedrijfscultuur en zelfs je bedrijfsresultaten kan verbeteren. 

Laten we een paar belangrijke voordelen van effectieve onboarding bekijken:

1. Betere productiviteit. Uit een recent SHRM-onderzoek bleek dat nieuwe medewerkers 50% productiever zijn wanneer ze met succes een gestandaardiseerde onboarding voltooien. Efficiënte onboarding kan nieuwe medewerkers helpen snel te leren, zodat ze sneller kunnen bijdragen aan de organisatie.

2. Versterkte bedrijfscultuur.  Naarmate u uw bedrijf wereldwijd uitbreidt, is culturele inbedding de sleutel tot het behoud van werknemers. De meest succesvolle bedrijven doen er immers alles aan om de kernwaarden en principes van het merk te integreren in het talentmanagementproces. Een gestructureerd onboardingproces kan ook beurzen, werkvriendschappen en een sterke bedrijfscultuur aanmoedigen.

3. Verminderd personeelsverloop. Volgens de Harvard Business Review (HBR) kan het personeelsverloop 20binnen de eerste 45 dagen oplopen tot wel %.  Vroege, gestructureerde training kan nieuwe medewerkers helpen zich meer verbonden te voelen met hun rol en de organisatie als geheel. Een solide programma kan ook het behoud van talent op de lange termijn vergroten en de noodzaak om werknemers vroegtijdig uit dienst te nemen verminderen.

4. Lagere opleidingskosten. Organisaties kunnen de tijd en kosten die gepaard gaan met leren en ontwikkeling verminderen door nieuwe werknemers te voorzien van belangrijke tools en middelen die nodig zijn om in een vroeg stadium te slagen.

5. Verbeterde tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Onderzoek toont aan dat een naadloze onboarding-ervaring nieuwe medewerkers kan helpen zich meer betrokken te voelen bij hun werk, team en algemene bedrijfscultuur. Betrokken werknemers zijn over het algemeen productiever en hebben over het algemeen sterkere werkprestaties.

Over het algemeen is bewezen dat efficiënte onboarding de productiviteit verhoogt, de werknemerservaring verbetert en sterke langetermijnresultaten voor het individu en de organisatie bevordert.

Checklist voor onboarding van nieuwe medewerkers: 9 belangrijke stappen voor effectieve integratie

Volgens het2023 Global Growth Report van G-P is het succesvol inwerken van nieuwe professionals een belangrijke belemmering voor het opbouwen van wereldwijde teams. Met een goed ondersteunde Employer of Record (EOR)-oplossinghoeft dat niet het geval te zijn.

Laten we eens kijken hoe een gestructureerd onboardingproces en de allerbeste HR-technologie nieuwe medewerkers kunnen helpen zich verbonden te voelen bij het werken over grenzen heen.

1. Geef nieuwe medewerkers vroege toegang tot het systeem. Voor hun startdatum is het een goed idee om toegang te geven tot alle papierwerk en middelen voor nieuwe medewerkers. Meestal beschouwd als onderdeel van de “preboardingfase”, zorg ervoor dat u alle belangrijke apparatuur en hulpmiddelen aan de werknemer levert, inclusief een werklaptop, een overzicht van belangrijke functiebeschrijvingen en digitale kopieën van het werknemershandboek.

Vergeet niet om het e-mailadres en de bedrijfsaccounts van uw nieuwe werknemer in te stellen, zodat uw HR-team op hun eerste dag inloggegevens kan verstrekken.

2. Stel een 90-day onboardingplan op. Het opstellen van een onboardingplan is essentieel voor het effectief stellen van doelen. Alle werknemers hebben basiskennis nodig van hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat u prestatieverwachtingen stelt, inclusief maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse doelen. 

Gebruik dit onboardingplan als springplank om doelen en potentiële doelen te schetsen. Een sterke routekaart omvat:

• Week 1: Oriëntatie en initiële training.
• Week 2: Functiespecifieke trainings- en mentorschapsbijeenkomsten. 
• Weken 3-4: Noodzakelijke cursuscertificeringen, training met materiedeskundigen (SME's) en het stellen van individuele of teamdoelen. 
• Weken 5-8: Regelmatige check-ins met managers, doorlopende bedrijfsbrede training met cohorten en prestatiefeedbackgesprekken. 
• Weken 9-12: Inleiding tot langetermijnteamprojecten en lopende loopbaanontwikkelingsplannen voor het komende jaar. 

3. Wijs een mentor of een buddy toe. De kans is groot dat uw nieuwe werknemer niet veel mensen kent op hun nieuwe werkplek dan degenen die hen hebben geïnterviewd. Overweeg om uw nieuwe professionals te koppelen aan een mentor of buddy die vanaf het begin ondersteuning en begeleiding kan bieden. Een doorgewinterde werknemer kan de nieuwe medewerker immers helpen bij het navigeren door zijn/haar nieuwe functie, werkcultuur en organisatie.

4. Verduidelijk de secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers. Concurrerende, actuele secundaire arbeidsvoorwaarden zijn essentieel voor het aantrekken van toptalent. Sterker nog, 50% van de werknemers zegt dat een beter begrip van hun secundaire arbeidsvoorwaarden - wat wordt aangeboden en wat wordt gedekt - hen een loyaler gevoel zou geven aan hun werkgever.

Werk samen met een eersteklas Employer of Record (EOR)-oplossing om eenvoudig lokaal conforme secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren voor een soepele ervaring voor teamleden. 

5. Lever technologiebronnen op dag één. Het nalevingsgedeelte van uw onboardingproces moet betrekking hebben op het IT-beveiligingsbeleid en de IT-praktijken van uw bedrijf. Zorg ervoor dat u richtlijnen opneemt over software- en hardwaregebruik voor alle onboardingprogramma's voor werknemers, waaronder:

• Beheer van wachtwoorden.
• Back-ups van gegevens.
• Grenzen voor het delen van gegevens of alleen toegang.
• Gebruik van mobiele apparaten.
• Draadloos netwerkgebruik.
• Twee-factor authenticatie.

6. Probeer de onboarding van de groep. Waar mogelijk is het een goed idee voor wervingsmanagers om nieuwe medewerkers in grote groepen in dienst te nemen om een gemeenschap op te bouwen. Weet u niet zeker waar u moet beginnen? Met de functie voor bulk onboarding kunnen accounthouders van G-P EOR-oplossingen grote onboardings en aanpassingen binnen je personeel afhandelen.  

7. Voer regelmatig controles uit. Wekelijkse of zelfs dagelijkse check-ins zijn een essentieel onderdeel van elk succesvol onboardingproces voor werknemers. Om op schema te blijven voor uw onboarding-roadmap voor 90-day werknemers, moet u regelmatig contact opnemen met uw nieuwe werknemer. Stel een gestructureerd check-in document samen dat doelen schetst en waar ze staan met individuele ontwikkelingsplanning. Vergeet niet om regelmatig feedback te vragen en ruimte te creëren voor werknemers om hun input te geven. 

8. Stroomlijn de documentatie van personeelszaken met een Employer of Record. HR-documentatie is een belangrijk element van het gedeelte “werknemeroriëntatie” van onboarding.  Meer dan een derde van de HR-professionals zegt dat ze niet over de juiste onboarding-technologie beschikken. 

De technologie en zelfgeleide workflows van G-P helpen bij het vereenvoudigen en stroomlijnen van de onboarding. Met functies zoals het genereren van arbeidsovereenkomstenkunnen bedrijven in slechts een paar klikken juridisch conforme contracten creëren en deze presenteren aan kandidaten voor sneller en eenvoudiger inhuren. 

9. Bied 24/7 ondersteuning. Zorg er bij het beheren van wereldwijde teams voor dat u in de regio HR-ondersteuning en toegang tot een betrouwbaar helpcentrum biedt. De toegewijde HR-specialisten van G-P in de regio bieden lokale ondersteuning aan nieuwe medewerkers in hun tijdzone en taal. Met toegang tot het 24/7 Help Center van G-P hoeven professionals nooit te wachten op antwoorden en oplossingen. Wij zorgen ervoor dat uw nieuwe medewerker wordt verzorgd, ongeacht de regio.

Stroomlijn de onboarding van werknemers met een Employer of Record.

Onboarding van wereldwijd talent hoeft niet ingewikkeld te zijn. G-P stroomlijnt en vereenvoudigt de volledige wereldwijde levenscyclus van werkgelegenheid met geautomatiseerde en self-service workflows die je team bij elk contactpunt ondersteunen. Van werving tot onboarding, salarisadministratie en end-to-end HR-ondersteuning, het beheren van wereldwijde teams is eenvoudig met een eersteklas Employer of Record zoals G-P aan je zijde. 

Op zoek naar geautomatiseerde workflows en uitgebreide onboarding-ondersteuning? Door AI aangedreven onboarding is een belangrijke functie van G-P EOR-oplossingen die kritieke stappen in de arbeidservaring automatiseert en vereenvoudigt. Door onmiddellijke hulp te bieden via een chatbot-interface en native AI die optreedt als copiloot, worden nieuwe medewerkers geleid door onboarding-workflows in overeenstemming met landspecifieke voorschriften.

Ontgrendel vandaag nog wereldwijd zakelijk succes met G-P .