Wat Werkgevers Moeten Weten over de Naleving van de Regels voor Telewerken

Naleving van de regels voor telewerken is belangrijker dan ooit. Sinds het begin van de pandemie hebben veel bedrijven een permanent beleid voor werkomgevingen op afstand ingevoerd, dat waarschijnlijk binnenkort de norm zal worden. In 2025 zal 75 procent van de personeelsbestand zelfs minstens vijf dagen per maand op afstand werken.

Hoewel er weinig wetten zijn die van toepassing zijn op tijdelijke thuiswerkregelingen, zijn veel landen begonnen met het invoeren van wetgeving inzake telewerken.

Hier zijn enkele juridische  kwesties waar  bedrijven rekening mee moeten houden  bij het implementeren van een conform beleid voor werken op afstand.

Uitgave 1: Naleving van gegevens (privacy en beveiliging)

Gegevensnaleving zou bovenaan de prioriteitenlijst van bedrijven moeten staan. Als u met gevoelige data te maken heeft — waaronder klantgegevens — is het van cruciaal belang om de privacy en veiligheid van die informatie waartoe werknemers toegang hebben te waarborgen. Een andere kwestie doet zich voor wanneer gegevens internationaal worden overgedragen. Voldoet uw bedrijf aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

Wat u kunt doen: 

• Definieer een privacy- en beveiligingsbeleid dat betrekking heeft op software, hardware, informatie en toegangscontrole.
• Laat werknemers een Virtual Private Network (VPN)-service gebruiken die het surfen op het  web veilig houdt, vooral voor  externe werknemers  die openbare wifi gebruiken.
• Codeer vertrouwelijke informatie.
• Stel een two factor authentication (2FA) in voor elk apparaat.

[bctt tweet="Bij het omgaan met gevoelige gegevens — inclusief klantinformatie — is het cruciaal om de privacy en veiligheid van de informatie te garanderen waartoe werknemers toegang hebben en die ze gebruiken." gebruikersnaam="globalpeo"]

Uitgavenr.2: Naleving loonlijst

Naleving van salarisadministratie is een veelvoorkomende uitdaging voor bedrijven die telewerkers hebben. Bedrijven moeten het naadje van de kous weten als het gaat om arbeidswetgeving in elk land waar ze zaken doen en mensen inhuren, opdat ze hun werknemers conform die wetgeving betalen.

Wat u kan doen:

Controleer de vereisten van elke staat of land met betrekking tot:

• Minimumloon. Het minimumloon is het laagste salaris of de laagste betaling die werkgevers wettelijk aan hun werknemers mogen betalen. Het verschilt van land tot land — en in de VS van staat tot staat — en hoewel de meeste landen er een hebben, hebben sommige landen afgezien van de invoering van een officieel minimumloon. Daarom is het van cruciaal belang om de loonvereisten in het land waar u actief bent in de gaten te houden. Bedrijven die niet aan deze vereisten voldoen, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor boetes en rechtszaken.
• Wetgeving inzake overuren en werktijden. Hoewel er over  de hele wereld een norm is voor  werktijden, zijn er  variaties in verschillende landen. Lokale arbeidswetgeving  bepaalt  de  maximale en minimale  werktijden en overuren  voor werknemers, en bedrijven moeten  deze naleven.
• Verlof. Lokale arbeidswetgeving  stelt  hun eigen regeling voor  betaald  verlof vast. Vakantieverlof is anders in Noord- en Zuid- Amerika  dan in Europa  of Afrika, en  dat geldt  ook  voor zwangerschaps- en vaderschapsverlof. Door op  de hoogte te blijven van deze regelgeving kunnen bedrijven niet aansprakelijk worden gesteld.
• Loonfrequentie. De  salarisfrequentie  bepaalt  hoe vaak  werknemers  betaald  moeten worden  (d.w.z. wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks, maandelijks)  en verschilt in elk land. Het is van cruciaal belang om dit in gedachten te houden om te  voldoen aan de  voorschriften van  elk land  en nalevingsproblemen te vermijden.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden. Werknemers hebben recht op bepaalde verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden die  zijn opgelegd  door de arbeidswetgeving van hun land. Hoewel er in elk land basisuitkeringen zijn zoals  sociale zekerheid, hebben vele anderen  vastgesteld  dat werkgevers ook  werkloosheids- en pensioenuitkeringen moeten aanbieden.
• Verzekering. In veel landen zijn verzekeringen met betrekking tot gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheid verplicht. Dit is iets waar bedrijven rekening mee moeten houden wanneer zij werknemers in die landen inhuren.
• Belasting. Sommige landen hebben complexere belastingsystemen dan andere. Het begrijpen van deze systemen is essentieel voor het   naleven van  belastingwetten en -voorschriften.

Zoek deskundigen om uw bedrijf te helpen op de hoogte te blijven van de plaatselijke wet- en regelgeving.

Uitgave #3: Gezondheid en veiligheid

Het beschermen van de gezondheid en veiligheid van werknemers is voor bedrijven moeilijker geworden sinds ze op afstand zijn gaan werken. Maar ook als werknemers niet fysiek in een kantoor werken, heeft het bedrijf de verantwoordelijkheid hen gezond en veilig te houden.

Wat u kan doen:

• Identificeer mogelijke gevaren en implementeer maatregelen om risico's te beheersen en te verkleinen.
• Zet een systeem op voor het melden van verwondingen of incidenten, en zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze het moeten gebruiken.
• Zorg voor gezondheids- en veiligheidstraining en moedig werknemers aan om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen.
• Mentale gezondheid  is ook belangrijk om op te letten. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers pauzes en rustperiodes nemen.

Uitgavenr.4: Apparatuur

Het is belangrijk om werknemers te voorzien van de benodigde tools en apparatuur om hun werk uit te voeren. In sommige landen zijn werkgevers verplicht om werknemers een vergoeding of een toelage te geven voor de kosten die ze maken tijdens het telewerken.

Wat u kan doen:

• Zorg voor de middelen die werknemers nodig hebben om thuis te werken.
• Als het bedrijf niet in staat is om de apparatuur te leveren, is het noodzakelijk om een overeenkomst met de werknemer te sluiten en eventuele gemaakte kosten te vergoeden.
• Zorg dat u voldoet aan lokale wetten op afstand die extra vergoeding vereisen voor elektriciteit, telefoon en internetdiensten.

Uitgave #5: Intellectueel  eigendom

Naast het beschermen van gevoelige data, moeten bedrijven ook prioriteit geven aan de bescherming van het werk dat hun werknemers produceren, waaronder auteurschap, uitvindingen en ontwerpen. Internationale bescherming van het intellectuele eigendom (IE) is een belangrijke factor om te overwegen bij het inhuren van werknemers op afstand.

Wat u kunt doen: 

• Registreer het IE in de landen waar uw werknemers zich bevinden.
• Voeg een geheimhoudingsclausule toe aan de arbeidsovereenkomst en zorg ervoor dat de voorwaarden worden verduidelijkt en begrepen.

Om deze problemen te  voorkomen, moeten bedrijven een officieel beleid voor werken op afstand  opstellen  en implementeren.

 Beleid inzake werken op afstand

Het is heel belangrijk om een aantal regels en richtlijnen vast te stellen om telewerkers te reguleren en te beheren.

Een beleid inzake telewerken moet het volgende bevatten:

• Bedrijfsregels
  Thuiswerken ontslaat werknemers niet van de voorwaarden en het beleid dat op hen van toepassing is op de werkplek. Om verwarring te voorkomen, kunt u dit het beste duidelijk vermelden in de richtlijnen voor telewerken van het bedrijf.
• Werkverwachtingen en prestaties van werknemers 
  Definieer richtlijnen rond planningen, deadlines, rapporten  en  taken. Het is ook belangrijk om uit te  leggen  hoe u prestaties en productiviteit gaat meten, evenals de  statistieken  die belangrijk  zijn voor elke rol.
• Clausules inzake gegevensprivacy en intellectueel eigendom Zorg ervoor dat werknemers een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen en het belang begrijpen van het beschermen van de bedrijfsinformatie.
• Compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden 
  Verduidelijk dat werknemers recht hebben op dezelfde compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden als op de werkplek. Let er ook op of er een extra vergoeding voor elektriciteit of internetkosten zal zijn.
• Communicatierichtlijnen 
  Zorg ervoor dat werknemers bekend zijn met de communicatiemiddelen die  uw team gebruikt. Definieer  eventuele verwachtingen  voor  online beschikbaarheid  tijdens werkuren  en benadruk  het belang van  check-ins  en vergaderingen  om een soepele communicatie met uw team te  onderhouden.

Uw team op afstand internationaal opbouwen?

Als u hulp nodig heeft bij het naleven van de regels voor telewerken, kan Globalization Partners u helpen. Als Employer of Record nemen wij de juridische verantwoordelijkheid voor uw wereldwijde teamleden op ons en stellen wij uw bedrijf in staat om in 187 landen werknemers te gaan inhuren – zonder dat u daarvoor een entiteit nodig heeft.

Lees meer: Wat is een Employer of Record?