Belangrijkste punten

  • Definitie: Een gedragscode beschrijft de gedragsnormen van een bedrijf en zet waarden om in praktische regels.

  • Lokalisatie: Gelokaliseerde gedragscodes helpen u door verschillende wervingsomgevingen te navigeren en tegelijkertijd een consistente cultuur op te bouwen.

  • Belangrijkste componenten: Gedragscodes moeten beleid voor gezondheid en veiligheid, inclusiviteit, gebruik van bedrijfsmiddelen, belangenverstrengeling en rapportageprotocollen omvatten.

  • Implementatie: Een succesvolle implementatie omvat goedkeuring van leidinggevenden, training, erkenningen van werknemers en voortdurende updates.

  • Hoe Gia helpt: Gia, de door AI aangedreven wereldwijde HR-medewerker, kan binnen enkele minuten een lokaal conforme gedragscode genereren.

Een gedragscode is een belangrijk instrument voor document- en risicobeheer. Het stelt normen die uw bedrijf consistent, ethisch en wereldwijd op één lijn houden. 

De traditionele manier om een gedragscode op te stellen is traag en duur. Vandaag is er een betere optie. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u een gedragscode schrijft met Gia, de eerste agentische AI in zijn soort voor HR. 

Wat is een gedragscode?

Een gedragscode van het bedrijf is een document dat de gedragsnormen voor iedereen in uw organisatie beschrijft. Het zet je missie en waarden om in acties op de werkplek. Deze code begeleidt werknemers bij dagelijkse interacties en is van toepassing op iedereen, van de C-suite tot je nieuwste medewerkers.

Een gedragscode is een levend document dat meegroeit met uw bedrijf en de juridische en culturele omgevingen waarin u actief bent.

Hoe werkt een gedragscode?

Een gedragscode op de werkplek helpt werknemers ethische beslissingen te nemen in complexe situaties. Het definieert wangedrag en stelt duidelijke processen vast om het aan te pakken. Deze processen omvatten eerlijke normen voor onderzoeken en disciplinaire maatregelen.

De gedragscontroles van de code bevorderen een veiligere en positievere werkplek. 

Waarom een gedragscode essentieel is voor uw bedrijf

voordelen van de gedragscode van het bedrijf

Het opstellen van een gedragscode is essentieel voor elk bedrijf. Een goed gestructureerde gedragscode:

  • Bevordert een positieve cultuur. Een gedragscode stelt duidelijke verwachtingen voor respect, veiligheid en professionaliteit. Deze normen helpen u een gezonde werkomgeving te creëren waarin uw team kan gedijen.

  • Beperkt juridische en financiële risico's. Uw gedragscode is uw eerste verdedigingslinie tegen nalevingsfouten. In sommige landen is een gedragscode verplicht. Bedrijven in EU-lidstaten moeten bijvoorbeeld een gedragscode hebben om te voldoen aan de klokkenluidersrichtlijn van de EU. 

  • Beschermt uw reputatie. Uw code is een publieke toewijding aan ethische activiteiten. Het bouwt vertrouwen op bij klanten, partners, investeerders en werknemers.

De belangrijkste onderdelen van een gedragscode

Een effectieve gedragscode is uitgebreid, duidelijk en beknopt. Het behandelt deze secties: 

  1. Inleiding van leiderschap en kernwaarden: Een verklaring van leiderschap benadrukt ethische toewijding van bovenaf. Dit koppelt de code aan kernwaarden en de missie van uw bedrijf.

  2. Gezondheid, veiligheid en beveiliging: in dit gedeelte wordt het beleid voor fysieke en psychologische veiligheid op de werkplek behandeld. Het kan bijvoorbeeld richtlijnen bevatten over gegevensbeveiliging voor gedistribueerde teams. Het pakt ook kwesties aan zoals geweld op de werkplek, cyberbedreigingen en drugsgebruik.

  3. Inclusie en antidiscriminatie: Een stevig beleid tegen alle vormen van intimidatie, discriminatie en pesten is van cruciaal belang. Deze sectie bevordert een cultuur van inclusie en verbondenheid. Het geeft definities en voorbeelden van onaanvaardbaar gedrag om verkeerde interpretatie te voorkomen.

  4. Gebruik van bedrijfsmiddelen en -informatie: dit gedeelte bevat regels voor het juiste gebruik van alle bedrijfseigendommen, inclusief laptops, telefoons, software en intellectueel eigendom. Het omvat ook verantwoord gebruik van sociale media en de bescherming van vertrouwelijke gegevens.

  5. Belangenverstrengeling: dit deel biedt richtlijnen voor het identificeren, voorkomen en melden van potentiële belangenverstrengeling. Deze conflicten kunnen situaties omvatten zoals het accepteren van geschenken van klanten of het inhuren van familieleden.

  6. Beleid inzake het melden van schendingen en niet-vergelding: in dit gedeelte wordt het proces beschreven voor het melden van mogelijke schendingen van de gedragscode. Het moet werknemers een vertrouwelijk kanaal bieden om zorgen te uiten. Het moet ook een beleid tegen represailles bevatten om iedereen die te goeder trouw een zorg meldt, te beschermen.

Hoe u een gedragscode schrijft met Gia

hoe schrijf je een gedragscode met Gia

Het op traditionele wijze schrijven van een gedragscode is een langzaam en handmatig proces. Het omvat heen en weer tussen HR en juridische teams, waardoor de kosten en tijd toenemen. Voor wereldwijde bedrijven is het proces nog complexer.

Gia maakt het creëren van een gedragscode eenvoudig. In plaats van te beginnen vanaf een lege pagina en handmatig secties op te stellen, kunt u binnen enkele minuten een conform concept genereren. Zodra u tevreden bent met uw concept, kan Gia het document vertalen in meer dan 50 talen en tegelijkertijd zorgen voor naleving van de lokale arbeidswetgeving.

Gia gebruiken om een gedragscode te creëren bespaart u tijd en geld. Zo ga je aan de slag:

  1. Begin met een duidelijke prompt: Log in op Gia en vraag het om uw document te maken. Zorg ervoor dat u specifieke context opneemt, bijvoorbeeld: "Stel een gedragscode op voor een in de VS gevestigd technologiebedrijf met internationale werknemers op afstand."

  2. Upload je missie en visieverklaring: gebruik de functie voor het uploaden van documenten van Gia om de missieverklaring of het bestaande waardebeleid van je bedrijf toe te voegen. U kunt Gia vervolgens vragen om die taal en toon in het concept te integreren, zodat de output aansluit bij uw merk en leidende principes.

  3. Verfijn het concept: Zodra Gia het eerste concept heeft verstrekt, kunt u om specifieke wijzigingen of verduidelijkingen vragen. Bijvoorbeeld: "Kunt u meer voorbeelden toevoegen aan het gedeelte over de gedragscode op sociale media?"

  4. Lokaliseren voor uw wereldwijde team: vraag Gia na het voltooien van uw kerndocument om het aan te passen voor andere landen waar u actief bent. Bijvoorbeeld: "Maak een versie van deze gedragscode die voldoet aan de arbeidswetgeving in de Filipijnen en vertaal deze naar Filipijns." Gia genereert binnen enkele minuten een gelokaliseerde en vertaalde versie.

Voordelen van het gebruik van Gia om een wereldwijde gedragscode te schrijven

Gia maakt het schrijven van een wereldwijd conforme gedragscode snel en eenvoudig. 

1. Genereert direct wereldwijd conforme concepten

Gia is gebouwd op een bedrijfseigen kennisbank van meer dan 100.000 wettelijk gescreende bronnen en meer dan 1500 overheidsbronnen. Deze kennisbank heeft betrekking op het arbeidsrecht in meer dan 50 landen en alle 50 Amerikaanse staten. U kunt uw landen van vestiging selecteren en Gia zal een gelokaliseerd ontwerp genereren dat is afgestemd op de voorschriften van elk rechtsgebied. Het kan ook HR-documenten vertalen in meer dan 50 talen. 

2. Creëert een bedrijfskennisbank

Gia stelt u in staat om uw bedrijfsbeleid, waardeverklaringen of andere relevante documenten te uploaden. Gia verwijst dan naar dit beleid bij het beantwoorden van uw vragen of het genereren van gerelateerde documenten (zoals een gedragscode). Met Gia kun je je statische beleidsdocumenten omzetten in dynamische intelligentie.

Upload bijvoorbeeld de missieverklaring en ethische code van uw bedrijf en Gia zal zijn taal in de introductie van de gedragscode verweven. De toon, taal en inhoud van de code komen overeen met de cultuur en waarden van uw bedrijf.

3. Geeft u nalevingsinzichten

Gia gebruikt geavanceerde redeneringen om de nuances van uw vragen te begrijpen. U kunt complexe, grensoverschrijdende HR-vragen stellen, zoals: "Wat zijn de standaard rapportageprocessen voor een belangenconflict in Duitsland versus de VS?" en binnen enkele seconden een nauwkeurig antwoord ontvangen. Deze on-demand expertise helpt u complexe problemen snel op te lossen. Met Gia als je agentische AI-oplossing voor HR krijg je meteen de antwoorden die je nodig hebt.

4. Controleert proactief wijzigingen in regelgeving

Er zal binnenkort een nieuwe controlefunctie voor beleidsnaleving beschikbaar zijn voor Enterprise-gebruikers. Gia zal uw bedrijfsbeleid controleren aan de hand van wereldwijde nalevingswetten en u informeren wanneer relevante updates van invloed kunnen zijn op uw bedrijf of uw gedragscode.

binnenkort beleidsbewaking en realtime waarschuwingen over wijzigingen in regelgeving

In de tussentijd kunnen gebruikers Gia vragen om gedragscodes te controleren op naleving wanneer dat nodig is. Gia gebruikt recente artikelen en wetgevende updates om betrouwbare, bijgewerkte richtlijnen voor naleving van documenten en beleidslijnen te leveren. 

Uw uitrolplan voor de gedragscode

Het implementeren van uw gedragscode vereist een duidelijk plan. Gia kan u helpen bij het opstellen van een interne communicatiestrategie, een lijst met mogelijke veelgestelde vragen en een trainingsplan om teamleden te helpen uw gedragscode voor werknemers toe te passen. Volg deze stappen voor een soepele uitrol:

  1. Krijg goedkeuring van het management: Begin met een bedrijfsbrede aankondiging van het management. Dit zal uw team laten zien dat de code volledige ondersteuning heeft en een prioriteit is voor het hele bedrijf.

  2. Ontwikkel interactieve training: trainingsmodules met praktijkscenario's helpen werknemers de gedragscode op de werkplek toe te passen.

  3. Vraag om erkenning: Vraag alle werknemers om te bevestigen dat ze de gedragscode hebben gelezen, begrepen en ermee akkoord gaan. Houd hun erkenning voor naleving en verantwoordelijkheid bij.

  4. Zorg voor constante toegankelijkheid: maak de gedragscode op elk moment gemakkelijk toegankelijk. Integreer het in het onboardingproces voor nieuwe medewerkers en vertaal het in de talen die je werknemers spreken.

  5. Regelmatig bijwerken: Controleer en werk uw gedragscode ten minste eenmaal per jaar bij. Updates moeten ook plaatsvinden na belangrijke wijzigingen in de regelgeving van uw bedrijf of land.

Veelvoorkomende fouten in de gedragscode om te vermijden

Vermijd deze veelvoorkomende fouten bij het creëren en implementeren van een gedragscode:

  • Te vaag zijn: dubbelzinnige taal maakt regels verwarrend en inconsistent. Gebruik beknopte maar specifieke taal en geef voorbeelden.

  • Een one-size-fits-all document creëren: Pas uw gedragscode aan op de specifieke juridische en culturele context van elke regio waar u actief bent.

  • Vergeten van een niet-vergeldingsclausule: Als werknemers bang zijn voor straffen omdat ze zich uitspreken, kunnen ze zwijgen. Neem een beleid tegen represailles op dat werknemers beschermt die te goeder trouw zorgen melden.

  • Statische benadering: Ontwikkel een proces voor het regelmatig herzien en bijwerken van uw gedragscode om nalevingsrisico's te minimaliseren.

Bouw een conforme gedragscode op met Gia

Het creëren van een wereldwijde gedragscode is een belangrijke taak. Gia kan binnen enkele minuten conforme gedragscodes genereren. Gia is agentische AI ondersteund door wereldwijde arbeidsexpertise van G-P en een uitgebreide bedrijfseigen kennisbank, zodat u vertrouwen kunt hebben in uw code.

Probeer Gia vandaag nog en creëer binnen enkele minuten een gedragscode voor je wereldwijde team.

een conforme gedragscode op te bouwen met Gia

Veelgestelde vragen