Rackspace stroomlijnt wereldwijde HR-compliance om groei en cloudinnovatie te stimuleren​​ 

De uitdaging: het beheren van wereldwijde compliance op meerdere continenten​​ 

Het beheren van de arbeidswetgeving in 21 landen is geen achtergrondtaak. Voor het HR-team van Rackspace betekende dit dat ze, afhankelijk van de vraag en het rechtsgebied, advies moesten samenvoegen van externe advocaten, consultants, overheidswebsites en de kennis van de betreffende instelling. Het proces was traag, inconsistent en duur om op te schalen.​​ 

Het team wilde een gecentraliseerde oplossing die meerdere HR-functies kon ondersteunen en medewerkers op alle niveaus snel toegang kon geven tot betrouwbare richtlijnen voor compliance , zonder dat elke vraag via externe juristen hoefde te worden doorgestuurd.​​ 

Toen ze G-P Gia ontdekten, zagen ze een kans om niet alleen het onderzoek te versnellen, maar ook om de manier waarop compliance-werk wordt uitgevoerd volledig te veranderen. Rackspace had al een staat van dienst opgebouwd met G-P via hun werkgever of record (Employer of Record) -relatie, wat het nieuwe partnerschap een belangrijke vertrouwensbasis gaf.​​ 

"Rackspace vertrouwt al jaren op G-P als officiële werkgever wereldwijd, en we vertrouwen nog steeds op hen wanneer we nieuwe landen betreden voordat we een vestiging openen," aldus Janelle Noble, Senior Director, HUMAN RESOURCES Strategy & Analytics bij Rackspace. "Hun ervaring als wereldwijde werkgever maakt hen bij uitstek geschikt om een kunstmatige, intelligente oplossing te creëren voor personeelszaken, met name een oplossing die gericht is op compliance."​​ 

De oplossing: Gia als gecentraliseerde compliance-engine​​ 

Rackspace was een van de eerste gebruikers van Gia, de kunstmatige intelligentie-gestuurde wereldwijde HR-agent die binnen enkele seconden juridisch getoetste antwoorden, beleidssjablonen en inzichten in de betreffende jurisdictie levert. Het team integreerde Gia in de dagelijkse HR-workflows voor compliance onderzoek, salarisadministratie en internationale mobiliteit, waardoor het een betrouwbaar eerste aanspreekpunt werd voor compliance vragen binnen het hele bedrijf. ​​ 

"Naleving van regelgeving was voor ons de belangrijkste drijfveer," aldus Mandy Moore, directeur Human Resources Technology bij Rackspace. "Met medewerkers verspreid over meerdere rechtsgebieden, helpt één betrouwbare en consistente bron van richtlijnen onze HR-teams sneller te werken en beter onderbouwde beslissingen te nemen."​​ 

Uitbreiden naar nieuwe markten zonder de handmatige onderzoekskosten
Voor Gia waren markten met weinig personeel zoals Italië simpelweg te arbeidsintensief om prioriteit te geven. Vertalers, externe advocaten, interne uren — het handmatige werk dat nodig was om een jurisdictie-specifiek handboek op te stellen, maakte het zakelijke argument moeilijk te rechtvaardigen. Gia veranderde die vergelijking. Door bestaande bedrijfstemplates te vergelijken met lokale compliance vereisten, kan het TEAM nu een jurisdictie-specifieke contentstagiair opstellen en lokaliseren, waarbij Gia het zware onderzoekswerk afhandelt dat voorheen naar externe leveranciers ging.​​ 

Het team beschrijft Gia consequent als iemand die ongeveer 80% van het initiële werk levert — genoeg om de afhankelijkheid van externe advocaten aanzienlijk te verminderen, terwijl er ruimte overblijft voor de uiteindelijke beslissingen die ervaren HR-professionals het best kunnen nemen.​​ 

"Gia helpt ons om veel van het initiële onderzoek intern te voltooien," zei Kevin Gaskin, HUMAN RESOURCES Senior Transformation Manager, UK bij Rackspace. "In veel gevallen biedt het voldoende context en richting zodat we juridisch advies kunnen reserveren voor de definitieve validatie in plaats van elk onderzoek helemaal opnieuw te starten."​​ 

Geverifieerde inlichtingen, en waarom juridische grondslag alles verandert
Als een bedrijf dat ondernemingen helpt kunstmatige intelligentie van experimenteren naar productie te brengen, is het HR-team van Rackspace niet nieuw in kunstmatige intelligentie. Verschillende TEAM-leden gebruikten voor en naast Giaalgemene kunstmatige intelligentie-tools, en die ervaring verscherpte hun begrip van wat Gia anders maakt.​​ 

General kunstmatige intelligentie kan plausibele antwoorden opleveren; Gia levert antwoorden op met een traceerbaar, juridisch beoordeeld spoor achter zich. Voor een TEAM dat elke dag zorgvuldig nadenkt over kunstmatige intelligentie governance, is dat onderscheid enorm belangrijk wanneer een fout antwoord juridische aansprakelijkheid met zich meebrengt.​​ 

Van compliance waarschuwingen interne pleitbezorging maken 
Een van de minder voor de hand liggende overwinningen van Gia is wat er gebeurt nadat er een regelgevende wijziging aan het licht komt. De Compliance Monitor van Giavolgt arbeidsrecht-updates proactief in rechtsgebieden en markeert wanneer bestaande beleidsregels verouderd kunnen zijn, waardoor HR-teams vooraf gewaarschuwd worden in plaats van een last-minute haast. Die voorafgaande kennisgeving heeft veranderd hoe het TEAM zich manifesteert in leiderschapsgesprekken.​​ 

"Wanneer Gia een wetswijziging signaleert, kunnen we het management eerder betrekken met duidelijke bewijzen, tijdlijnen en de impact op de bedrijfsvoering. Dit maakt het veel gemakkelijker om prioriteiten te stellen en de benodigde middelen te verkrijgen om aan de regelgeving te blijven voldoen," aldus Moore. "Die snelheid is vooral waardevol gebleken in cruciale momenten: toen er een urgent probleem compliance van de vakantieregels opdook, hielp Gia ons snel de wettelijke vereisten te controleren, de risico's in te schatten en intern een verdedigbare beslissing te nemen zonder de actie te vertragen."​​ 

Het resultaat: HR-teams werken sneller en denken groter.​​ 

De tijdsbesparing is aanzienlijk geweest. Voor projecten zoals handboekbeoordelingen, validatie tijdens feestdagen en landspecifieke richtlijnen voor werk — werk dat voorheen het putten uit meerdere bronnen en het valideren van juridische referenties vereiste — voltooit het TEAM nu vaak de eerste analyse in één enkele onderzoekssessie.​​ 

Taken die voorheen enkele uren duurden, zijn teruggebracht tot minder dan een uur voor first-pass beleidsbeoordelingen en wettelijke compliance controles. Voor complexere vragen schat het TEAM dat Gia de onderzoeks- en opsteltijd met ongeveer 50–75% verkort in vergelijking met traditionele handmatige workflows.​​ 

 "Gia versnelt het onderzoeksproces omdat de onderliggende richtlijnen al zijn beoordeeld," zei Moore. "De artikelen en richtlijnen worden intern beoordeeld en voorzien van het G-P Verified-keurmerk, zodat we er vanaf het eerste moment op kunnen vertrouwen dat ze feitelijk correct zijn."​​ 

"Als HRBP kan ik sneller reageren en alle belangrijke juridische en compliance aspecten behandelen," voegde Soedan toe. "Gia reageert met verwijzingen naar documenten en wetten, wat de inspanning vermindert die nodig is om onze verklaringen te ondersteunen bij interne en externe partijen. Het is alsof Google op mijn desktop staat — het opent zodra ik inlog."​​ 

Rackspace gebruikt Gia nu om de werving te versnellen en de doorlooptijden te verbeteren. Er wordt gewerkt aan plannen om handboeken, beleidsdocumenten en richtlijnen te uploaden naar Gia's Project Workspaces. Hiermee ontstaat een gecentraliseerde, dynamische database die wijzigingen in de regelgeving signaleert en tijdige herzieningen garandeert.​​ 

"Naarmate we Giahebben aangenomen, zijn we blijven nieuwe gebruikssituaties ontdekken binnen de HR-operaties," zei Moore. "Wat begon als een compliance hulpbron, wordt een platform dat ons helpt kennis op te schalen, de responsiviteit te verbeteren en een meer strategische HR-functie te ondersteunen."​​