Hur man gör en snabb övergång till distansarbete

Enligt United States Bureau of Labor Statistics kan 37 procent av jobben utföras helt på distans. Nu förväntas 63 procent av företagen att byta till distansarbete inom en snar framtid. Med populariteten av out-of-office-arbete ökar stadigt, är det inte konstigt att så många  företag övergår till distansarbetsmodeller.

Samtidigt som övergången till distansarbete har resulterat i positiva resultat för företag globalt, går mer in på att framgångsrikt genomföra denna förändring än att skicka anställda ut från kontoret. Övergången från arbetet till hemmet kräver omfattande förberedelser och kräver att policyer för distansarbete skapas, strategier för att behålla anställda, utbildningsprogram med mera.

Att göra övergången till distansarbete behöver inte vara en utmaning. Genom denna omfattande guide lär du dig hur du snabbt anpassar ditt företag till distansarbete.

Varför byta till distansarbete nu?

Början av det nya decenniet ledde till en aldrig tidigare skådad förändring i hur företag arbetar, och de senaste åren har visat sig vara särskilt värdefulla för att främja övergången till distansarbete. År arbetade 2020 ungefär 71 procent av de anställda  hemifrån. Genom denna snabba övergång har företag och deras anställda lärt sig vad som fungerar och vad som inte fungerar i fjärrarbetet.
Medan "fjärrarbete" är allmänt förknippat med att arbeta hemifrån, sträcker det sig utöver detta. Studier har visat att 22 procent av arbetarna flyttade till olika städer medan de arbetade för samma företag, medan 17 procent har flyttat eller planerar att flytta till ett annat land för att arbeta för samma organisation. Övergång till distansarbete gör det möjligt för företag att anställa medarbetare över hela landet och till och med världen.

Andra insikter som företag har fått från den senaste övergången till distansarbete inkluderar syn på kontorsmiljön. Statistik över distansarbete säger att 65 procent av arbetstagarna sa att de inte behövde en kontorsmiljö för att förbli produktiv – tvärtom. Sjuttiofem procent av personer som arbetar hemifrån uppgav att de gör det eftersom det finns färre distraktioner än på kontoret.

Fördelarna med att byta till distansarbete

Oavsett om du arbetar hemifrån som ett val eller en nödvändighet finns det många aspekter att fira. Att flytta till distansarbete har visat sig vara fördelaktigt för både arbetsgivare och deras arbetstagare, vilket resulterar i större resultat för företag som helhet.

1. Balans mellan arbete och privatliv

På frågan om vilka aspekter av deras jobb som bidrar till en positiv arbetslivserfarenhet, uppgav 50 procent av distansarbetarna god balans mellan arbete och privatliv som en primär faktor.

Arbetare som upplever god balans mellan arbete och privatliv uppvisar  större hälsa och välbefinnande, högre arbetstillfredsställelse, större organisatoriska färdigheter, bättre måluppfyllelser och förbättrad familjelycka. Det innebär bättre arbetsprestationer, minskad omsättning och färre fall av tröghet och frånvaro för arbetsgivare.

2. Produktivitet

Studier visar att upp till 40 procent av distansarbetare är mer produktiva än de på kontoret. Denna ökade produktivitet beror på färre distraktioner, större komfort och noll pendlingsrelaterad stress. Högre produktivitet leder till ökad produktion för företag, vilket leder till ökad ekonomisk produktion för samma mängd arbete.

3. Kontorsutrymme

På grund av ökningar i distansarbete kommer chefer sannolikt att kräva mindre kontorsutrymme under de kommande åren och kan konsolidera kontorsutrymme till en ledande affärsplats. Dessa minskade fastighetskostnader kan spara organisationer i genomsnitt USD 11,000 per halvtidspendlare årligen.

4. Tillgång till talang

Individer söker förmåner som balans mellan arbete och privatliv, arbetstillfredsställelse och flexibilitet när de söker efter den perfekta karriären. Eftersom arbete hemifrån har visat sig leverera dessa fördelar, är företag som erbjuder möjligheter till distansarbete mer benägna att fånga och behålla topptalanger än de som inte gör det.

Förbereda sig för utmaningarna med distansarbete

Även om företag som övergår till distansarbete kan förvänta sig att se många fördelar, kommer de sannolikt inte att vara utan utmaningar. Även om det är helt normalt att uppleva hinder i början av en betydande förändring är det viktigt att veta vilka potentiella hinder man ska se upp för innan man strävar efter möjligheter att arbeta hemifrån.

Några av de vanligaste utmaningarna med att  byta till distansarbete är:

• Arbetsgivarens förtroende: Eftersom distansarbete tar bort elementet i interaktion ansikte mot ansikte, oroar vissa arbetsledare att anställda inte kommer att arbeta så hårt som de skulle på kontoret.
• Informationshantering: Vissa distansarbetare har svårt att hitta information och få tillgång till svar på sina frågor utanför kontoret.
• Kommunikation: Det är vanligt att distansanställda har svårt att kommunicera med chefer och medarbetare när de arbetar hemifrån. Vissa arbetare känner till och med att deras fjärrchefer inte förstår deras behov eller levererar det stöd eller den hjälp som krävs för att få jobbet gjort.
• Anställdas tillbakadragande: Det kan vara lätt för anställda att uppleva distraktioner hemma som de inte skulle göra på arbetsplatsen, till exempel hem- och familjekrav. Dessa avbrott kan leda till att individer blir oengagerade i sitt arbete.
• Geografiska skillnader: En av de största utmaningarna för distansarbete för globala företag är att arbeta över olika tidszoner. Att ha anställda internationellt kan göra schemaläggning och samarbete svårare.

Vikten av en policy för distansarbete

En policy för distansarbete är en uppsättning riktlinjer för anställda som utformats för att underlätta processen för arbete hemifrån för att främja bättre produktivitet och engagemang. En detaljerad och okomplicerad policy för distansarbete ger medarbetarna en tydligare förståelse för ditt företags förväntningar på att arbeta hemifrån samtidigt som kommunikationen effektiviseras, onboardingprocessen förbättras och till och med topptalanger lockas.

Varje policy för distansarbete ska innehålla följande information för bästa resultat:

1. Förväntningar på prestationer

Det är viktigt att dina anställda vet vad du förväntar dig av dem när det gäller deras prestationer, produktivitet och arbetskvalitet. När individer vet hur du planerar att mäta resultat framöver är de mer benägna att följa prestationsförväntningarna.

Du kan komplettera dina anställdas förståelse av företagets policy genom att förse dem med de verktyg och resurser de behöver för att lyckas, inklusive information om arbetstider och produktionskrav.

2. Tydlighet i kommunikationen

Eftersom distansarbete kan sudda ut kommunikationslinjerna bör din policy ange hur anställda kan kommunicera med varandra för bästa resultat. Beskriv hur möten kommer att äga rum på distans och vilka plattformar de kommer att använda för att delta.

Du kan också förklara vilka kommunikationsverktyg som är tillgängliga för dina anställda och tillhandahålla en nödform för kommunikation vid strömavbrott och tekniska svårigheter.

3. Användning av utrustning

Din policy för distansarbete bör undersöka vilka typer av utrustning ditt företag använder, vilka enheter som krävs för vilken roll och om du kommer att tillhandahålla dessa verktyg till anställda. Om dina anställda måste köpa utrustningen själva, kommer ditt företag att återbetala dem för inköpen?

Var noga med att också förklara hur man använder varje typ av utrustning och inkludera alla resurser som kan hjälpa till att förstå dem.

4. Anställdas rättigheter

Dina anställda bör informeras om sina rättigheter när de arbetar för ditt företag på distans. Till exempel bör din policy för distansarbete ange vilken tid anställda måste logga in för arbete, hur många måltidsrasttimmar de tilldelas och hur man begär lediga dagar. Att beskriva dessa rättigheter bör eliminera förvirring och förhindra missförstånd.

5. Lönehantering

Lön kommer sannolikt att vara en av de viktigaste aspekterna av det jobb som dina anställda kommer att undra över. Din policy för distansarbete bör förklara vem som hanterar löner  – oavsett om det är ditt företag eller en registrerad arbetsgivare (EOR)  – betalningsfrekvens och betalningsbelopp. Du kan också inkludera information om vem du ska kontakta om arbetstagare har frågor om lönehantering.

Hur man slutför övergången till distansarbete

Innan ditt företag kan gå över till distansarbete helt och hållet finns det åtgärder du behöver vidta för att säkerställa en framgångsrik övergång.

1. Meddela dina anställda

Innan du går vidare till distansarbete  är det första du bör göra att meddela dina anställda att förändringen sker. Låt dem veta när omkopplaren kommer att inträffa och hur de kan förbereda sig för det. Definiera om dina anställda kommer att vara helt avlägsna eller om de kommer att ha möjligheter att arbeta både på och utanför kontoret och förklara hur endera situationen kommer att fungera.

Ge dina anställda chansen att ställa alla frågor de har om den nya strukturen. Ge tillgång till den nya policyn för distansarbete och andra resurser som de behöver för att underlätta övergången.

2. Utbilda dina distansanställda om säkerhetsåtgärder

Med övergången till distansarbete kommer ett ännu större behov av datasäkerhet. Minimera riskerna genom att lära dina anställda vilka åtgärder de ska vidta när de arbetar hemifrån och hur man identifierar och minskar cyberhot.

Överväg att implementera följande ämnen i din cybersäkerhetsutbildning för distansarbetare:

• Säkerhetsöverträdelser: Du kan beväpna dina anställda mot säkerhetsöverträdelser genom att lära dem att känna igen hot, såsom skadlig kod, nätfiske och lösenordsattacker och vad de ska göra när de stöter på ett säkerhetsöverträdelser.
• GDPR-efterlevnad: Ditt företag måste följa den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), en standard som kräver att organisationer som är verksamma inom EU antar nya policyer, procedurer och metoder för att upprätthålla personuppgifters säkerhet, transparens och ansvarsskyldighet.
• Tvåfaktorsautentisering: Utbilda anställda att använda tvåfaktorsautentisering (2FA), ett extra säkerhetslager som verifierar att personen som försöker komma åt ett onlinekonto är vem de säger att de är genom att kräva att de  tillhandahåller två bitar identifierande information.
• Virtuella privata nätverk (VPN) genererar en krypterad internetanslutning mellan en enhet och ett nätverk som säkrar känsliga data för säker överföring. Lär dina anställda att konfigurera och använda en VPN för att skydda företagsinformation.
• Säker molnlagring: Ett annat sätt för fjärrarbetare att hålla data säkra är genom att använda molnlagring på sina arbetsenheter.

3. Håll tekniken uppdaterad

En viktig aspekt av framgång för distansarbete är teknikeffektivitet. För att säkerställa att anställda inte kommer att uppleva tekniska problem på jobbet, verifiera att du förser dem med den senaste tekniken, till exempel:

• Molnbaserade verktyg
• Affärsapplikationer
• Videokonferensprogram
• Verktyg för projektledning
• Lösningar för säkerhetskopiering och återställning av data
• Virtuella introduktionsprogram
• Programvara för tidsuppföljning

4. Kommunikation öppet och effektivt

När företag och deras anställda kan kommunicera framgångsrikt kan du bättre stödja ditt team samtidigt som du upprätthåller en positiv företagskultur. Underlätta effektiv fjärrkommunikation genom att schemalägga regelbundna virtuella avstämningar med dina anställda för att få kontakt med dem individuellt om hur deras upplevelse går. Det är också fördelaktigt att organisera regelbundna gruppmöten för att uppdatera arbetare om vad som händer i företaget på organisationsnivå.

För att säkerställa att arbetare inte känner sig isolerade hemma kanske du till  och med vill organisera virtuella företagsomfattande aktiviteter för att hålla anställda i kontakt med varandra.

5. Var den bästa ledaren du kan vara

När du övergår ditt företag till distansarbete är det viktigt att du blir en ledare för ditt team. Oavsett hur många verktyg, policyer och resurser du tillhandahåller anställda kan du inte främja en positiv arbetsmiljö på distans utan att leverera det stöd och ledarskap de behöver för att lyckas. Bara lite empati och optimism går långt för att hjälpa arbetare att känna sig uppskattade och validerade.

Du kan visa ditt team att du bryr dig om vad de tycker genom att skicka ut en enkät som ställer frågor till de anställda om hur de mår i vardagen, vilka utmaningar de står inför och vad du kan göra för att förbättra deras upplevelser av distansarbete.

Erbjuda förmåner till distansarbetare

För att säkerställa att din övergång till distansarbete blir framgångsrik på lång sikt, försök att implementera strategier för att behålla anställda. När du ger förmåner till dina distansarbetare skapar du en fördelaktig arbetsrelation mellan ledning och anställda. Att behålla arbetare genom att investera tid och resurser i dem leder till minskade kostnader, bättre samarbete, ökad produktivitet och konkurrenskraftiga vinster.

Några av de många fördelar du kan belöna dina anställda för att öka retentionen inkluderar:

• Skapa en flexibel miljö: Många individer värdesätter flexibilitet i sina arbetsscheman, med 72 procent av anställda som säger att de skulle överväga att lämna sina jobb om deras nuvarande inte gav schemaflexibilitet.
• Erbjuda konkurrenskraftiga fördelar: Företag som ger konkurrenskraftiga ersättningar till sina anställda är mer benägna att behålla dem på lång sikt. Typer av förmåner du kan erbjuda inkluderar anställdas rabatter, betald ledighet, sjukvård och pensionssparande.
• Skicka gåvor: Vidta ytterligare åtgärder för  att visa din uppskattning för dina anställda genom att ibland skicka gåvor till deras hem, såsom presentkort, mat, blommor eller presentkorgar.
• Tillhandahålla ett fjärrinstallationsstipendium: När anställda arbetar hemifrån har de inte lyxen att ha kontorsresurser till sitt förfogande, som skrivbord, stolar, WiFi och andra kontorsmaterial. Istället för att kräva att de själva betalar för dessa material, ge dem ett stipendium som de kan använda för att köpa dessa väsentligheter för sin hemmamiljö.
• Erbjuda karriärutvecklingsprogram: Arbetare är mer benägna att stanna hos ett företag som investerar i sin karriärutveckling med program som utbildningsseminarier, nätverksevenemang, mentorskap och specialprojekt. Dessa typer av möjligheter får medarbetarna att känna sig motiverade och ser fram emot tillväxt och utveckling.

Övergång till distansarbete med Globalization Partners

Börja gå över till distansarbete genom att bygga ditt team på distans med Globalization Partners . Vi är en Global Employment Platform för att hjälpa företag att anställa och onboarda nya teammedlemmar över hela världen. Allt du behöver göra är att hitta dina perfekta kandidater, och vi hanterar allt från löner och förmåner till skattedeklarationer och efterlevnad. Vi tar på oss ansvaret medan dina anställda arbetar för dig.

Kom igång med ditt fjärrteam genom att läsa vår e-bok ”Den kompletta guiden för att bygga ett globalt team på distans” eller kontakta oss för mer information.