Malaysia är ett sydostasiatiskt land uppdelat i två geografiska områden - östra och västra Malaysia - som är åtskilda av 640 kilometer av Sydkinesiska havet. Malaysia har gjort sig ett namn som en av de starkaste, snabbast växande ekonomierna i Sydostasien. Med en genomsnittlig årlig BNP-tillväxt som har legat kvar på 4.404 procent under det senaste decenniet, bör Malaysia fortsätta att locka företag från hela världen.
Om du vill anställa medarbetare i Malaysia hjälper dessa tips om hur du anställer i Malaysia dig att navigera i processen.
Vad du bör känna till innan du anställer i Malaysia
Innan du börjar anställa någon i Malaysia måste du förstå grunderna i den malaysiska arbetskraften och landets anställningslagar. Internationell anställning är inte en uppgift där improvisation är en god strategi. Underlåtenhet att följa aspekter av arbetsrätten kan leda till böter och rättsliga konsekvenser. Låt oss ta en titt på några viktiga informationspunkter som du bör känna till när det gäller att anställa nya medarbetare i Malaysia.
1. Språk i Malaysia
Malaysia är ett mångkulturellt land och hem för olika etniska grupper - några av de mest framträdande är malajiska, indiska och kinesiska. Det är därför inte konstigt att Malaysia är en smältdegel av språk. Malajiska är det officiella språket i landet. Du hittar även över 100 inhemska språk i Malaysia. Beroende på i vilken del av landet du befinner dig kan du stöta på människor som främst talar kinesiska, tamil eller andra språk.
Engelska är ett populärt andraspråk och används främst i utbildningsmiljöer. Men den engelska du hör i Malaysia är sannolikt Malaysian Standard English (MySE) - ett pidginspråk som bygger på malajiska, tamilska och kinesiska influenser. Lokalbefolkningen kan referera till det som ”manglish” eller ”bahasa rojak”, vilket betyder blandat språk.
MySE skiljer sig avsevärt från den engelska som används i länder som USA, Storbritannien, Kanada eller Australien, så om du letar efter arbetssökande som talar engelska är det en god idé att vara specifik om vilket typ av engelska och kunskapsnivån som är nödvändigt för jobbet. Som tur var för internationella företag kan många som talar Manglish även tala fler standardvarianter av engelska när det behövs. Om du är villig att anställa medarbetare som inte talar ditt modersmål bör du vara beredd på att ha en översättare närvarande för intervjuer och annan kommunikation.
2. Den malaysiska arbetsmarknaden
Malaysia är hem för en mångfaldig befolkning, och malaysier är exceptionellt välutbildade jämfört med andra sydostasiatiska länder. Läskunnighetsgraden i Malaysia är 95 procent, och under 2017 var 538,555 studenter inskrivna vid Malaysias offentliga universitet. Det mest populära studieområdet för dessa studenter är samhällsvetenskap, ekonomi och juridik.
Landets tillverkningssektor - särskilt el- och elektronikindustrin (E & E) - är en betydande bidragsgivare till Malaysias ekonomi och är en anledning till att vissa internationella företag väljer att etablera verksamhet i Malaysia. År hade 2018försäljningsvärdet för E&E-industrin stigit till 290 miljarder malaysiska Ringgit (RM). Vissa globala teknikföretag, inklusive Intel och Texas Instruments, har etablerat filialer i Malaysia.
Malaysia har andra blomstrande industrier inom service- och tillverkningssektorerna, och dess arbetande befolkning erbjuder en mängd olika färdigheter. Vissa andra anmärkningsvärda industrier i landet inkluderar fordonstillverkning, konstruktion, försvar, kommunikationsteknik, informationsteknik och fintech.
3. Arbetstider och lagstadgad ledighet
Standardarbetsveckan i Malaysia består av fem åtta timmarsdagar, vanligtvis från 9 a.m. på morgonen till 5 p.m. på eftermiddagen, måndag till fredag. Arbetstiden kan gå upp till maximalt 48 timmar per vecka, men extra timmar är föremål för övertidsersättning, vilket är 1.5 gånger en anställds normala lön. Arbetstagare har även rätt till en vilodag efter sex dagars arbete.
Anställda i Malaysia har rätt till betald semester varje år. Innan de firar tvåårsjubileum med ett företag bör anställda få minst åtta dagars årlig semester. Efter två år går det minimum upp till 12 dagar och efter fem år ökar det till 16 dagar. Alla malaysiska anställda har också rätt till allmänna helgdagar som betalda lediga dagar. Anställda kan också få betald sjukfrånvaro under vissa omständigheter.
4. Kompensation
Malaysia har den högsta minimilönen i Sydostasien, men den är fortfarande relativt låg jämfört med många andra länder. Fråfebruari 2020n och med släppte personalministeriet en tidning som kräver att arbetsgivare betalar sina arbetare minst RM1,200 per månad eller RM5.77 per timme. Internationella företag bör även undersöka typiska malaysiska lönesatser för befattningar i sin bransch och överväga levnadskostnaderna i ett visst område där de anställer.
Många malaysiska anställda är vana vid att få prestationsbaserade bonusar. Du bör inkludera information om dessa bonusar i anställningsavtal om du planerar att erbjuda dem. En bonus den trettonde månaden som motsvarar en månadslön som betalas ut i slutet av året är inte ett lagkrav i Malaysia som det är i vissa länder, men det är vanligt. Av den anledningen bör du göra det tydligt i erbjudandebrev och avtal om den angivna lönen omfattar en bonus för den trettonde månaden eller inte.
5. Skatter och social trygghet
De flesta malaysiska anställda betalar inkomstskatt, vars skattesatser varierar upp till 30 procent. Arbetsgivare är ansvariga för att hålla inne anställdas inkomstskatt från deras lönespecifikationer enligt det månatliga skatteavdraget (monthly tax deduction, MTD). Anställda bidrar också med 11 procent av sin globala bruttoinkomst till Employment Provident Fund (EPF). Detta är en typ av sparkonto de kan ha för pensionering eller tillfällig tillgång för ändamål som att köpa ett hus eller betala sjukvårdskostnader. Anställda bidrar även till socialförsäkring.
Arbetsgivare bidrar även till EPF och till socialförsäkringen. Beroende på hur mycket en anställd tjänar kommer en arbetsgivare att bidra med ett belopp motsvarande 12 eller 13 procent av den anställdes bruttomånadslön till hans eller hennes EPF. En arbetsgivares sociala avgifter beror även på de anställdas löner. Det maximala beloppet är RM69.05 per månad. För anställda som inte är kvalificerade för invaliditetspensionen måste arbetsgivare betala in till arbetsförsäkringssystemet.
Kostnaden för att anställa en anställd i Malaysia
Att anställa nya medarbetare medför vissa oundvikliga kostnader. När du anställer i ett nytt land måste du ta hänsyn till extra kostnader för att expandera till landet. Några kostnader att budgetera för omfattar:
- Företagsregistrering: som arbetsgivare från ett land utanför Malaysia behöver du först en enhet i Malaysia innan du kan börja anställa där. Att registrera ditt företag i landet innebär vissa avgifter.
- Juridisk hjälp: Eftersom malaysisk lag skiljer sig från de lagar du är van vid att följa, är det lämpligt att du arbetar med en malaysisk advokatbyrå som kan hjälpa dig att skapa avtal och bedriva affärsverksamhet på ett sätt som är helt förenligt med lagen.
- Rekryteringsavgifter:Att anställa via en rekryteringsbyrå kan vara bekvämare än att hantera anställningsprocessen internt, men du kan förvänta dig att behöva betala en betydande premie för denna tjänst. Rekryteringsavgifter bestäms vanligtvis genom att multiplicera den årslön du planerar att betala en anställd med en byrås procentsats. I Malaysia kan denna andel variera från ungefär 12 till 35 procent.
- HR-anställda: Om du lämnar anställningen till din egen personal (HR) måste du ta hänsyn till kostnaden för den tid de lägger ner på rekryteringsprocessen. Du kan till och med behöva anställa ytterligare personal för att hjälpa till med dina internationella anställningsinsatser.
- Resor: om du anordnar ett kontor, en butik eller en tillverkningsanläggning i Malaysia bör du planera att utföra en del omfattande resor fram och tillbaka under uppsättningsprocessen. Även om du bara anställer medarbetare på distans i Malaysia kanske du vill resa dit för att genomföra intervjuer eller delta i andra evenemang.
- Översättare: beroende på vilket språk dina jobbkandidater talar kan du behöva skaffa en översättare för att delta i intervjuer eller hjälpa till med annan kommunikation. Du behöver ingen översättare för att skriva företagsregistreringsdokument eftersom dessa får vara på engelska.
- Betald jobbannonser: Publicering av jobbannonser på jobbportaler online eller i branschpublikationer kan komma till en kostnad.
- Bakgrundskontroller: Arbetsgivare i Malaysia kan fritt beställa bakgrundskontroller av sökande som en del av processen före anställning. Om du planerar att betala ett företag för att hantera bakgrundskontroller räkna in detta i dina anställningskostnader.
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Malaysia?
Att läsa en guide för att anställa medarbetare i Malaysia är inte allt du behöver för att på ett framgångsrikt sätt påbörja rekryteringsprocessen. Innan du lagligt kan anställa malaysiska arbetare måste du först bli en malaysisk arbetsgivare. Du kan välja att etablera en filial eller ett dotterbolag. För att skapa ett dotterbolag måste du:
- utarbeta och skicka in bolagsdokument,
- registrera en kontorsplats,
- öppna ett kommersiellt bankkonto i Malaysia,
- registrera dig för löneskatt och för varu- och tjänsteskatt (Goods and Service Tax, GST),
- anmäl dig till det malaysiska socialförsäkringskontoret (SOCSO).
Ett enklare alternativ till att etablera en enhet är att samarbeta med en registrerad arbetsgivare, även känd som en professional employment organization (PEO). En registrerad arbetsgivare ansvarar för att säkerställa att ditt företag följer alla relevanta lagar i Malaysia och tar hand om HR-uppgifter som löneregistrering och förmånspaket.
När du arbetar med en registrerad arbetsgivare kan du fortfarande välja dina egna anställda och dessa kommer att utföra arbete för ditt företag, men din registrerade arbetsgivare kommer tekniskt sett att vara deras arbetsgivare. Detta innebär att du själv kan undvika att etablera en malaysisk enhet och att du kan lämna över ansvar för HR-uppgifter och juridisk efterlevnad till registrerad arbetsgivare. Denna lösning gör att du kan börja anställa mycket snabbare. Även om du funderar på att etablera ett dotterbolag i Malaysia kan att arbeta med en registrerad arbetsgivare initialt vara ett utmärkt sätt att testa marknaden innan du förbinder dig mer fullständigt.
Steg för anställning i Malaysia
Dina metoder för att anställa i ditt hemland kommer inte att översättas perfekt till Malaysia. Anställningsmetoder i Malaysia formas av lokala lagar, resurser och seder. Låt oss ta en titt på de grundläggande stegen för hur man anställer i Malaysia.
1. Annonsera öppna befattningar
Börja med att skriva arbetsbeskrivningar och nödvändiga kvalifikationer för att annonsera dina jobbefattningar i Malaysia. Du kan skriva dina annonser på malajiska eller på engelska om du vill rikta dig till arbetssökande som behärskar engelska. När du har slutfört dina jobbannonser bör du bestämma vilka plattformar din målgrupp mer sannolikt kommer att se dem på.
Med en internetpenetration på över 90 procent är malaysier vana vid att söka jobb online. Vissa jobbportaler som är särskilt populära i landet omfattar JobStreet, WOBB, Sling, adnexio och LinkedIn. Du kan även leta efter branschspecifika platsannonser eller publikationer där du kan annonsera ut dina jobb.
2. Granska ansökningar och begränsa talangpoolen
Malaysier är vana vid att skicka in en eller två sidor långa meritförteckningar (CV) och följebrev för att söka jobb. Om du publicerar din platsannons på både engelska och malajiska kan du få ansökningar på båda språken. Din rekryteringsbyrå eller din interna anställningskommitté kommer att filtrera igenom alla inkommande ansökningar, troligen med hjälp av programvara, för att välja ut de mest kvalificerade arbetssökande.
3. Intervjua de mest kvalificerade arbetssökande
Tidigare innebar intervjuer internationellt att resa till landet eller intervjua via ett telefonsamtal. Om du anställer medarbetare för att arbeta på ett fysiskt kontor, en tillverkningsanläggning eller någon annan typ av företagsplats i Malaysia, är personliga intervjuer fortfarande en bra idé. För distansanställda har även videosamtal blivit en populär intervjumetod. Ett internetvideosamtal låter dig replikera den visuella feedback du får när du sitter på andra sidan bordet från någon ansikte mot ansikte utan att behöva resa till landet.
Om du schemalägger telefon- eller videosamtalsintervjuer, se till att du räknar in eventuell tidsskillnad mellan din plats och intervjupersonens. Malaysias tidszon är Malaysia Time (MYT), vilket är åtta timmar före Coordinated Universal Time (UTC).
4. Skicka erbjudandebrev och anställningsavtal
När du har valt ut de mest kvalificerade arbetssökandena kan du skicka ut erbjudandebrev. Det här är ett bra tillfälle att dela ett utkast till varje arbetssökandes anställningsavtal med. Om du planerar att anställa någon i Malaysia i mer än en månad måste du enligt lag ha ett skriftligt anställningsavtal på plats.
Enligt anställningslagen ska anställningsavtal innehålla en bestämmelse om uppsägning. Andra villkor är upp till arbetsgivaren, men de ska vara förenliga med eller förmånligare än de villkor som arbetstagare har rätt till enligt anställningslagen. Se till att du anger lönen i form av malaysiska ringgit.
Det kan bli några förhandlingar med jobbkandidater under detta skede innan du kan slutföra deras kontrakt och få dem att skriva under. Om deras anställning är föremål för resultatet av en bakgrundskontroll, se till att den utförs med framgång och se till att de skriver under först efter att du har fått resultaten.
5. Onboarda nyanställda
Onboardingprocedurer kommer att se lite olika ut för varje företag, men onboarding är ett viktigt steg i anställningsprocessen för alla företag. Det är då anställda fyller i pappersarbete för att hjälpa dig att upprätta löner och lägga till dem i dina interna system. Onboarding bör även involvera viss utbildning eller allmän förberedelse för att stödja anställda när de börjar sina roller hos ditt företag.
Anställ enkelt med Globalization Partners som din registrerad arbetsgivare i Malaysia
Om du vill anställa malaysiska medarbetare, slipp huvudvärken med att vara tvungen att etablera ett dotterbolag, internationella HR-uppgifter och laglig efterlevnad genom att samarbeta med Globalization Partners. Som en global lösning för registrerade arbetsgivare med närvaro i Malaysia och över 185 ytterligare länder kan vi fungera som dina anställdas lagliga arbetsgivare. Läs mer om vår lösning för registrerade arbetsgivare i Malaysia för att avgöra om partnerskap med en registrerad arbetsgivare är det bästa alternativet för dina internationella anställningsplaner.
