Hur man blir ett företag som prioriterar distansarbete

Är ditt företag ett företag som prioriterar distansarbete? De flesta företag  på planeten arbetar på distans, så antagandet kan vara att de flesta företag verkligen prioriterar distansarbete. Men så är det inte. Att arbeta på distans  på tillfällig basis  är annorlunda än  att vara ett företag som prioriterar distansarbete. Att byta till ett tänkesätt som prioriterar distansarbete innebär att  anamma ett nytt tillvägagångssätt.

Begreppet distansarbete är inte  bara  en  följd av den  globala pandemin – i förväg experimenterade  företag redan  med  strategier för gränslösa talangförvärv och ”arbeta var som helst” anställningspolicyer. Men allt var inte perfekt. När företag började anställa globalt kände sig deras internationella team inte alltid synkroniserade med lokala anställda.

Enligt  Harvard Business Review kan "medarbetare som är geografiskt åtskilda inte enkelt ansluta och anpassa sig." Utmaningen för företagsledare är att tackla detta problem och skapa en miljö av samarbete och anslutbarhet, trots det fysiska avståndet.

Det är här som det blir tal om att prioritera distansarbete. Ett företag som prioriterar distansarbete kan öka nivån av engagemang och produktivitet avsevärt.

Vad menas med ett företag som prioriterar distansarbete?

Hos ett företag som prioriterar distansarbete är det distansarbete som är normen. Det betyder inte nödvändigtvis att alla anställda arbetar på distans, utan snarare att alla aktiviteter skräddarsys med kommunikation på distans i åtanke.

Hos ett företag som prioriterar distansarbete är utspridda medarbetare lika viktiga som de som arbetar på huvudkontoret. Företag som  inte tänker på distansarbete som standard  kallas fjärrvänliga eller  fjärranslutna  företag.

Varför är  fjärrvänliga och fjärrstyrda  företag  inte samma sak som fjärrstyrda företag?

Distansvänliga och distansanslutna företag har medarbetare som jobbar på distans men har ännu inte anpassat sina rutiner till distansarbete.

 Fjärr-ish-team möter ännu fler kommunikations- och samarbetsutmaningar än helt avlägsna. I dessa hybridteam delas informationen upp mellan kontor medan distansanställda förblir i mörker.” Detta kan leda till att kontorsanställda värderas högre än distansanställda.

Om ditt företag till exempel  tillåter anställda att arbeta hemifrån men kräver att  alla möten äger rum på kontoret med alla i samma rum,  skapar  du  inte  lika villkor. I detta scenario kommer lokala anställda  som vill arbeta hemifrån att tvingas komma till kontoret och globala distansteam kan behöva  ge upp sin fritid.

Denna  typ av    kommunikation gynnar dem  direkt framför dig, vilket innebär att de flesta beslut händer i huvudkontoret där anställda interagerar  personligen.

I fjärrvänliga och fjärrstyrda  företag:

• All ledning sker på huvudkontoret.
• Synkron är den vanligaste typen av kommunikation.
• Kontorsarbete anses vara viktigt arbete.
• Avgörande beslut fattas under formella och/eller informella interaktioner på nära håll.
• Alla möten hålls under huvudkontorets öppettider.
• Prestandan är  direkt kopplad till timmar på kontoret.

Hos företag som prioriterar distansarbete gäller följande:

• Ledningen arbetar på distans och världen över.
• Man föredrar asynkron kommunikation.
• Allt arbete kan utföras på distans, inklusive viktiga möten.
• Avgörande beslut kan fattas genom kommunikation på distans.
• Reella möten är begränsade och spelas in så att man kan ta del av dem från vilken tidszon som helst.
• Prestation mäts utifrån resultat och inte utifrån hur mycket tid man ägnat på kontoret eller online.

Vilka  är fördelarna med att gå på distans först?

• Minskade kostnader

När du utvecklar en kultur där man prioriterar distansarbete, kan du minska eller till och med eliminera lokala kostnader som till exempel kontorshyra samt kostnader som uppstår i samband med att anställda behöver pendla och/eller bo nära kontoret, och även löner.

Undersökningar som genomfördes av Global Workplace Analytics visade att 80 procent av arbetstagare skulle gärna arbeta hemifrån en del. Drygt en tredjedel skulle tacka ja till en lönesänkning för att få kunna göra det. Samma undersökning visade att en typisk arbetsgivare kan spara ungefär $ 11,000/ år för varje person som arbetar på distans hälften av tiden.

• Ökad personalretention och medarbetarengagemang

Ett  tillvägagångssätt som prioriterar distansarbete  kan  främja en mer inkluderande  arbetsmiljö som får alla anställda att känna  att de alla är integrerade delar av ditt företag, oavsett var de  bor.

Doist  har en 97 procentsats  för att behålla anställda, där 50 procent av deras anställda har  varit på företaget i mer än fyra år. Detta är inte uteslutande ett resultat av pandemin. Under genomförde 2016 Stack Overflow  en företagsomfattande undersökning  som  visade att 88 procent av distansarbetarna  var mycket engagerade.

Ett tillvägagångssätt som prioriterar  distansarbete är också en möjlighet att återuppfinna en stor del av den dynamik som tidigare  var ett avlopp  för anställda. Genom att etablera en kultur som prioriterar  distansarbete kan ditt företag också öka  medarbetarnas engagemang. Enligt Forbes  togs viktiga milstolpar i medarbetarupplevelsen, såsom onboarding eller att lära känna ditt närmaste team, till stor del för givet tidigare.”

Det fanns den här förhärskande föreställningen när det gällde att lära känna sitt team om att fysisk närhet var lika med samhörighet. Numera är företag mycket mer eftertänksamma och kreativa när det gäller medarbetarupplevelsen.”

• En större talangpool

När ditt företag är utformat för att anställda ska kunna arbeta var som helst ifråga, kan du också anställa var som helst. Du är inte längre begränsad till bara lokala kandidater. Nu kan du få tag på de bästa globala kandidaterna.

• Bättre prestanda och ökad produktivitet 

Resultatet är att distansanställda är mer produktiva än sina kollegor på kontoret. Om en av dina  främsta  problem  är att en helt distansarbetande arbetskraft kommer att påverka din organisations produktivitet, är detta inte fallet.

En  undersökning  utförd av  Airtasker  i 2020 visade att distansanställda  tillbringade 15 procent mindre tid med att undvika arbete och 1.4 fler dagar med att arbeta varje månad samtidigt som de tog fler raster. Samma  undersökning visade också att   distansarbetare är mindre distraherade av medarbetare. I genomsnitt tillbringar distansarbetare ungefär 30 minuter mindre med att diskutera  icke-arbetsrelaterade  ämnen.

[bctt tweet=”En  undersökning  utförd av  Airtasker 2020 visade att distansanställda  tillbringade 15 procent mindre tid på att undvika arbete och 1.4 fler dagar på att arbeta varje månad samtidigt som de tog fler raster.” användarnamn=”globalpeo”]

• Ökad potential och anpassningsförmåga

Vi  behöver  inte gå in i framtiden för att veta att företag som prioriterar distansarbete  har större anpassningsförmåga än företag som saknar arbetskraft på distans eller  företag som arbetar på distans. Allt vi behöver göra är att titta på hur företag som prioriterar distansarbete kunde anpassa sig under och efter 2020.

För företag som prioriterar  distansarbete visade pandemin att de  ligger steget före. Om  alla  dina företagsprocesser  är utformade för att arbeta på distans, är  dina anställda automatiskt förberedda för eventuella händelser.

Dessutom kan företag som prioriterar distansarbete hjälpa sina anställda att utveckla relationer både med kollegor runtom i sitt eget land och globalt. Denna förmåga att anpassa sig till nya situationer har en betydande inverkan på din organisations potential.

• Möjligheter att utforska nya marknader

Vi har redan nämnt att en kultur där man prioriterar distansarbete främjar företagets anpassningsförmåga. En del av denna anpassningsförmåga är  att du och dina anställda kommer att lära sig att arbeta med  alla,  oavsett om de är belägna över hela staden eller på andra sidan världen.

När företag kopplar sina  funktioner till ett fysiskt kontor  är  det lättare att se en global expansion som en  betydande  utmaning. Om ditt företag är tänkt att fungera runt ett kontor kan  dina  anställda fastna i sinnesramen att det är nödvändigt att ha fysiska kontor över hela världen.

Att lära sig att arbeta på distans kommer att garantera att när och om du väljer att anställa ett globalt team kommer  båda att vara redo att köra på marken, oavsett avstånd.

Hur man övergår från att vara ett traditionellt eller i bästa fall distansanslutet företag till att prioritera distansarbete

1. Skapa en policy
för distansarbete Om du vill övergå till ett företag som prioriterar distansarbete är det första du behöver göra att skapa en policy för distansarbete.

Vad menas med en policy för distansarbete? 
En policy för distansarbete är en uppsättning  riktlinjer  för anställda  som arbetar  hemifrån eller på platser utanför kontoret.

Att utarbeta en policy ger dig möjlighet att klargöra ditt ställningstagande kring ämnen som till exempel:

• Kommunikation
• Produktivitet
• Utrustning
• Förväntningar
• Tillgänglighet

Du  kan inte  övergå till ett företag som prioriterar distansarbete om inte  dina anställda har en tydlig uppfattning om ditt företags tillvägagångssätt för  distansarbete.

2. Ta fram en policy för kommunikation

Kommunikation ligger till grund för varje annan åtgärd som vidtas inom ditt företag. Den huvudsakliga fördelen med att ha en policy för kommunikation är att man fastställer förväntningar. Andra fördelar är bland annat följande:

• Man minskar konflikter och missförstånd.
• Man främjar en kommunikativ kultur.
• Man klarlägger företagets uppdrag och vision.
• Man hjälper anställda att förstå hur de passar in.

Kommunikation är avgörande för distansarbete därför att det hjälper ditt företag att inge tillit och trovärdighet.

Som vi tidigare nämnt finns det två typer av kommunikation som företag utövar: synkron och asynkron kommunikation. Företag som prioriterar distansarbete använder sig av asynkron kommunikation, medan distansanslutna företag brukar använda sig av synkron kommunikation.

Vad är asynkron kommunikation? 

”Enkelt uttryckt är asynkron kommunikation när du skickar ett meddelande utan att förvänta dig något omedelbart svar”, förklarar Doist. ”Synkron kommunikation, däremot, är när du skickar ett meddelande, varpå mottagaren bearbetar informationen och svarar omedelbart.”

3. Förbättra anställnings- och onboardingupplevelsen  

Det är ingen hemlighet att det första intrycket är av avgörande betydelse. Oavsett hur mycket du anstränger dig för att skapa en utmärkt företagskultur så kommer dina prospekt och potentiella kandidater knappast att vara vare sig motiverade eller engagerade om de får en dålig upplevelse.

Enligt SafeGraph – ett företag som prioriterar distansarbete – finns det fem skäl till att det är så viktigt med en gedigen onboardingprocess:

• Det är viktigt att personanpassa varje nyanställds upplevelse för att få dem att känna sig som en del av teamet och förbättra anställdas moral.
• Att bilda kamratskap för att hjälpa nya anställda att utveckla relationer
• Personalomsättning kan minska rejält genom en bra onboardingupplevelse.
• Anställda som får en bra onboardingupplevelse kommer att kunna börja jobba snabbare och med ökad produktivitet.
• Onboardingprocessen är ett utmärkt tillfälle att introducera nya anställda till din företagskultur och föregå med gott exempel.

Enligt Society for Human Resource Management (SHRM), löper organisationer med bristfälliga onboardingprocesser ökad risk att förlora sina anställda i förtid.

Amy Hirsh Robinson, ansvarig vid konsultföretaget The Interchange Group i Los Angeles, berättar för SHRM att ”onboarding är ett magiskt skede då nya anställda bestämmer sig för att antingen hålla sig engagerade eller tappa sitt engagemang”.

4. Låt ditt huvudkontor vara mobilt.

En svårighet när det gäller att bli ett företag som prioriterar distansarbete är att säkerställa att ditt huvudkontor inte får företräde framför dina distansteam Om dina lokala anställda fungerar annorlunda än dina distansanställda så kommer du fortfarande att bara vara ett distansanslutet företag.

I en miljö som verkligen prioriterar distansarbete fungerar dina lokala anställda på samma sätt som dina distansanställda. Detta innebär att dina anställda kan ansluta sig till möten virtuellt för att skapa en mer konsekvent distanskultur, oavsett om de arbetar hemifrån eller på kontoret.

5. Främja tvärkulturell kommunikation 

Att anställa globalt är inte längre kopplat till internationella expansioner. Ditt företag kan ha globala team på distans, som arbetar parallellt med din lokala marknad. En av fördelarna med en kultur där man prioriterar distansarbete är, som vi tidigare nämnt, att man förbättrar sitt teams anpassningsförmåga och prestation.

I denna bemärkelse kan asynkron kommunikation medföra utmärkta fördelar när det gäller att arbeta med globala team på distans. Denna inställning gör det lättare för alla dina anställda att bidra till verksamheten utan att behöva ansluta sig och arbeta i realtid.

Varför välja asynkron kommunikation för att kommunicera globalt? 

När ditt huvudkontor ligger i New York men du har ett globalt team i Asien-Stillahavsregionen, kommer synkron kommunikation att tvinga dina anställda på andra sidan jordklotet att vända på dygnet för att kunna ta igen vad de missat.

Asynkron kommunikation passar bättre för team på distans. Denna typ av kommunikation möjliggör samtal på plattformar där material hela tiden är tillgängliga för anställda.

När det gäller möten är det svårt att hitta en tid som passar alla. Men möten kan spelas in och laddas upp på molnet så att internationella anställda kan se dem vid valfritt tillfälle.

För att kommunicera globalt måste företag lära sig att undvika de fallgropar som internationella affärer medför. Det kan man lyckas med genom att få tag på rätt verktyg och partner.

Hur man är ett företag som prioriterar  distansarbete samtidigt som man expanderar globalt

För att bli och förbli ett företag som prioriterar distansarbete medan man expanderar globalt, måste man som företag kunna knäcka barriärerna i samband med global kommunikation.

[bctt tweet=”För att bli och förbli ett företag som prioriterar distansarbete samtidigt som det expanderar globalt måste företag slå ner hindren för global kommunikation.” användarnamn=”globalpeo”]

De goda nyheterna är att idag har företag olika onlineverktyg som möjliggör asynkron kommunikation och ger globala team på distans möjlighet att hålla jämna steg med lokala team.

De hinder som kvarstår är komplexiteterna i samband med att expandera på nya marknader och anställa internationella medarbetare. Det är här som en partner – en Employer of Record (EOR) till exempel – kommer in i bilden.

En Employer of Record hjälper företag som vill anställa internationella medarbetare genom att juridiskt sett fungera som arbetsgivare.

En Employer of Record har enheter runtom i världen och tar hand om lönehantering, förmåner, skatt och HR-funktioner. Genom att ingå ett samarbete med en Employer of Record behöver företag inte längre bry sig om att upprätta egna internationella enheter och reda ut nya länders rättsliga komplexiteter.

En Employer of Record har dessutom lokala experter på plats som kan hjälpa företag att få en bättre förståelse för kulturella nyansskillnader. Därmed kan företag istället fokusera på onboardingupplevelsen och på att skapa en kultur där distansarbete prioriteras.

Vi inbjuder dig att lära dig mer om en  registrerad arbetsgivare  och  hantera globala team på distans.