Hur man bygger ett klassledande virtuellt onboardingprogram

Att implementera en effektiv introduktionsupplevelse skapar en positiv varumärkesimage och ett positivt rykte – det kan till och med leda till högre retentionsfrekvens.  När nyanställda ser företag som gör denna insats ökar det deras förtroende och förtroende för organisationen från början.

Vilka är effekterna av ett dåligt onboardingprogram?

Underlåtenhet att ha ett noggrant planerat och uppdaterat introduktionsprogram på plats kan få verkliga konsekvenser. Till exempel:

• Statistik från en Glassdoor-rapport visade att ett robust och grundligt introduktionsprogram kan förbättra behållandet av nyanställda med 82 procent och, lika viktigt, öka produktiviteten med över 70 procent.
• En rapport publicerad av Gallup noterade att bara 12 en procent av de anställda kände att deras företag utförde onboardingprocessen väl. När man överväger den statistiken, och att mellan 90-200 procent av ett företags årslön spenderas på onboarding, skulle företag vara mycket bättre positionerade om de kunde hålla fast vid anställda från dag ett.

Hur skiljer sig virtuell och personlig onboarding?

Det är viktigt att notera att anställning för en personlig kontorsroll är väsentligt annorlunda än att anställa på distans - det innebär att skapa en virtuell onboardingplan kommer att innebära steg och processer som är nya för många företag som nyligen har gått på distans.

Till exempel, när någon är ombord på ett kontor, har de mer ansikte tid med sin chef, de kan lära av sociala signaler från miljön och människor runt dem, och de kan ställa frågor på plats för omedelbara svar. Med virtuell onboarding går processens ansikte mot ansikte och åtkomst till sociala ledtrådar förlorade och begränsas till schemalagd skärmtid och intervjuer, så företag måste utveckla sin praxis.

Bästa praxis för virtuell onboarding

Vad är resultatet av ett förstklassigt virtuellt introduktionsprogram? Här är några bästa praxis som distansföretag bör överväga när de arbetar för att skapa eller förbättra sina introduktionsprogram.

1. Skapa en checklista för virtuell onboarding

• Få nyanställda organiserade före sin första dag med all nödvändig programvara och utrustning – det kan minska risken för förseningar och frustrationer under introduktionsprocessen. Företag som är förberedda på detta sätt visar anställda att de kan förvänta sig en strukturerad och kortfattad introduktionsupplevelse.
• Effektivisera en del av processen genom att införliva automatisering av kontraktsgenerering. Detta kan frigöra tid för HR-ledare och chefer att fokusera på att integrera nya rekryter i kontorskulturen och lära känna sina nya anställda på en personlig nivå - något som är viktigt, men ofta faller i vägen i dagens virtuella affärsvärld.
• Skicka ett förstadagsschema till nyanställda och en lista över möten och utbildningar för deras första vecka.

2. Bygg förtroende och en känsla av tillhörighet

• Introduktionsstadiet är den perfekta tiden att börja odla en känsla av tillhörighet och ett förtroendeförhållande mellan anställda och deras nya arbetsgivare. Schemalägg informella chattar och sociala evenemang för att kontrollera medarbetarnas välbefinnande och bygga upp en rapport. Detta förstärker att företaget bryr sig om nya medarbetare utöver deras förmåga att producera.
• Visa nya anställda att du är säker på att de kan slutföra regelbundna projekt självständigt – ingen tycker om att känna att de övervakas noggrant varje dag, eftersom detta minskar förtroendet mellan de anställda och deras arbetsgivare.
• Stöd dina teammedlemmars mentala hälsa och välbefinnande från deras första anställningsdag. Att skapa utrymme för sociala chattar att checka in på alla i början av möten, uppmuntra till erkännande mellan kollegor och göra vissa möten valfria eller agendafria för att uppmuntra informell idédelning är bra exempel på strategier som visar teamen deras tid och ansträngningar värderas. Att ge tillgång till resurser och program som stöder mental hälsa kan också vara ett enkelt men effektivt steg, särskilt under virtuell onboarding när anställda kan känna sig isolerade.

3. Implementera ett kompis- eller mentorsystem

Om anställande chefer inte kan vara närvarande genom viktiga aspekter av introduktionsupplevelsen kan de tilldela nyanställda en ”kompis” inom företaget som kan fungera som en källa till visdom och stöd när de bestämmer sig för sin nya roll. Detta kommer att ge nyanställda ett utrymme att ställa frågor och ha samtal i en informell miljö. På samma sätt kan företag tilldela nyanställda en professionell mentor för att erbjuda strukturerad, peer-to-peer-feedback och råd för professionell utveckling från dag ett. Detta kan göras genom grundläggande konstruktiv feedback på deras första uppdrag, eller genom mindre formella, sociala aktiviteter som fokuserar på att ta in nya medarbetare i sin position.

4. Utnyttja tekniken för att onboarda dina talanger

Genom att utnyttja tekniken under onboardingprocessen möjliggörs snabbare skalbarhet. Det ger också företag möjlighet att samla in data kring framtida områden för förbättring av deras introduktionsprogram. Högkvalitativ onboardingteknik säkerställer också efterlevnad av lokala arbetslagar, vilket är viktigt när man bygger globala team i olika länder runt om i världen.

Hur kan Globalization Partners hjälpa till?

Den framgångsrika hanteringen av distansteam börjar med onboarding. Även om det kan vara utmanande utan chansen att träffa och integrera någon personligen, är det inte omöjligt med intuitiv, heltäckande teknik att stödja nya medarbetare.

Globalization Partners AI-aktiverade Global Growth Platform™ onboardingprocessen genom automatisering av tidskrävande administrativa och efterlevnadsrelaterade processer, vilket frigör dina nyckelpersoner för att säkerställa att nya anställda är glada och produktiva i sina roller från början.

Vår plattform följer anställnings-, skatte- och licenslagarna i 187 länder och levererar på några sekunder vad som brukade ta månader – så att du kan onboarda världens bästa talanger på distans samtidigt som du minimerar kostnader och risker.

Kontakta oss idag för att få veta mer!