Låt oss möta det – de flesta företag har inte exemplariska onboardingprogram, ännu värre när det är ett fjärrbaserat onboardingprogram.
Onboarding är ett viktigt första steg för att skapa nya medarbetare för framgång i sin roll, men de flesta onboardingprogram täcker bara administrativa checklistor.
De nyanställda är glada, men förmodligen nervösa och har många frågor som de kanske inte är bekväma att ställa. Och om onboardingprocessen är en kall administrativ slog kommer de sannolikt inte att tala ut med sin nya chef av rädsla för att de kommer att ses som alltför negativa.
Istället kommer de att ventilera sina frustrationer på platser som Reddit:
Om de flesta onboarding inte var tillräckligt illa, gjorde övergången till distansarbete det värre. Introduktion på distans är särskilt utmanande för nyanställda eftersom kommunikation, teambuilding och att få en känsla av företagskulturen är svårare genom virtuella samtal och möten.
Konsekvenserna av att ha dåliga introduktionsprogram är för stora för att ignorera.
[bctt tweet=”Konsekvenserna av att ha dåliga introduktionsprogram är för stora för att ignorera.” användarnamn=”globalpeo”]
En studie av BambooHR fann att en tredjedel av de anställda slutade sina nya jobb under de första sex månaderna. Detta är efter att företag spenderar tid och resurser att anställa dem i första hand. Dessa kostnader kan uppgå till en tredjedel av en anställds lön.
Den här artikeln kommer att avslöja hur chefer och företag kan utforma ett onboardingprogram som förbereder distansanställda för framgång.
Hur skiljer sig onboarding av en distansanställd från en kontorsanställd?
Fjärrintroduktion är en helt annan upplevelse än traditionell onboarding på kontoret:
Introduktion på kontoret
När nyanställda kommer till kontoret för första gången kan deras chef hälsa på dem, gå till deras skrivbord efter att ha introducerats för kollegor och svara på eventuella frågor de kan ha.
Det finns en hög grad av engagemang från chefen. Denna interaktion ansikte mot ansikte hjälper nyanställda att lindra de oro de kan känna och bli bosatta i.
Fjärrintroduktion
Onboarding av en distansanställd kräver mycket mer kommunikation än onboardingprocesser på kontoret. Det finns sociala signaler som anställda på kontoret kan hämta på att distansanställda inte kommer att kunna.
På en avlägsen arbetsplats kommer de nya medarbetarna sannolikt att få ett virtuellt samtal från sin chef på sin första dag. Det kan vara en lång 1-2 timme samtal där de kommer att prata igenom allt från att få sin dator inställd för att fastställa mål och klargöra prioriteringar.
De nya distansarbetarna förväntas snabbt få sina lager att förstå sin nya roll.
Virtuella introduktionsutmaningar
Virtuell onboarding medför särskilda utmaningar som team på kontoret inte behöver oroa sig för. Här är tre utmaningar med fjärrintroduktion.
Kommunikation
Oavsett om det är på kontoret eller på distans måste chefen kommunicera ofta med sina nyanställda för att hjälpa dem att komma till rätta med sin nya roll. Men de nya medarbetarna kan känna sig tveksamma till att ställa frågor på plats. De vill inte plåga sina chefer om de är upptagna och lämnar ett dåligt första intryck. Detta kan leda till att den anställde plundrar utan dagliga mål.
Teknisk support kan bli ännu mer frustrerande
När på kontoret kommer det sannolikt att finnas teknisk support för att se till att e-post, dator, telefon etc. är alla inställda för anställda på deras första dag. I en avlägsen miljö där den hjälpen inte är tillgänglig personligen kan tekniska inställningar ta mycket längre tid och vara ännu mer frustrerande.
Integrera nyanställda i kulturen
Den största utmaningen med att onboarda distansanställda är att integrera dem i företagskulturen. Att få nya medarbetare att träffas och lära känna människor i olika delar av organisationen är nyckeln till att få dem att känna sig uppkopplade. Om de inte får denna möjlighet kan isolering snabbt krypa in och stunta anställdas förmåga att snabbt rampa upp i sina roller.
Hur man bygger ett introduktionsprogram för distansanställda
Anställda som onboardar på distans behöver inte vara näst bäst för personlig onboarding. Det finns bästa praxis som företag kan använda för att förbereda distansarbetare snabbt och integrera dem med företaget.
Steg 1: Tidig onboarding
Ett bra introduktionsprogram börjar före dag ett. Nyanställda kommer att ha många frågor och vara nyfikna på teamkulturen. För att utnyttja sin entusiasm och lindra några av sina nerver kan chefer dela resurser med dem som ger sammanhang och svarar på sina frågor.
Chefer bör börja dela resurser som:
- Vem de kommer att arbeta med.
- Värdefulla resurser på deras bransch eller produkt.
- Strategidokument relaterade till deras roll
Vissa chefer kan till och med sätta ihop en FAQ för nyanställda som ger svar på vanliga frågor eller ett bildspel som introducerar sina framtida kollegor. Ett bildspel är ett bra verktyg för att ge dem en känsla av vem som är i teamet och ge sammanhang om hur deras roll relaterar till andra inom deras avdelning eller organisation totalt.
Steg 2: Täck grunderna för onboarding
Skapa en administrativ checklista för att säkerställa att du inte förbiser några viktiga steg i onboardingprocessen. Inkludera uppgifter som:
- Få nya anställda att ställa in rätt programvara och utrustning.
- Underteckna nödvändiga anställningsdokument.
- Skicka ett förstadagsschema med intromöten
Det är viktigt att andra teammedlemmar vet vad som finns på denna checklista så att de får en bättre uppfattning om vad de ska förbereda sig för eventuella introduktioner som de kan ingå i.
Steg 3: Börja starkt med dag ett
Chefer bör göra sin nyanställdas första dagsschema så detaljerat som möjligt för att säkerställa att upplevelsen är spännande, engagerande och att lämna ett bra första intryck.
Eftersom de inte kommer att ha andra anställda att observera eller en arbetsmiljö att ta ledtrådar från, är det viktigt att ge nya anställda tillräckligt med arbete så att de inte har långa perioder i sin första vecka med lite att göra. Överväldiga dem dock inte med för många möten eller uppdrag och var alltid tillgängliga för frågor och avstämningar.
Ge ett varmt välkomnande
IDEO, ett internationellt känt designföretag, har implementerat en strategi för att lindra de första dagsnerverna som många anställda kan känna: De som intervjuade den nya anställningen kommer att skicka honom eller henne ett välkomstbrev som börjar med "Vi tror att du är en stor sak, och här är varför."
Detta kan verka som en liten åtgärd, men insatser som denna går långt för att visa anställda att de är välkomna medlemmar i teamet. Det hjälper också till att starta relationer som gör det lättare för dem att nå ut i framtiden.
Presentera nya medarbetare för sina kollegor
Efter ett varmt välkomnande bör en nyanställd ha personliga möten i förväg med sina ledare och kollegor som de kommer att ha ett nära samarbete med. En av de största utmaningarna med distansarbete är isolering. Att kunna mötas ansikte mot ansikte är nödvändigt för att integrera nya medarbetare i företaget.
Dessa personliga möten är främst till för att introducera nya teammedlemmar, men de är också en utmärkt möjlighet att börja bygga upp de relationer som är avgörande för en nyanställds framsteg.
Steg 4: Parkoppla distansanställda med en ”inboardingkompis”
Förutom personliga möten med teammedlemmar kan parkoppling av distansanställda med en ”onboardingkompis” hjälpa nyanställda att integreras med företaget.
Netapp, ett molntjänstföretag i Kalifornien, onboardar 200praktikanter varje sommar. En del av deras introduktionsprogram är att para ihop dem med en kompis för deras praktik. Denna strategi bygger upp teamkulturen och uppmuntrar samarbete mellan nya praktikanter.
I en HBR-artikel delar Microsoft sitt introduktionspilotprogram som parar varje nyanställd med en kollega som har varit på företaget ett tag. De fann att ha en onboarding kompis:
- Gav ett viktigt sammanhang för den nyanställda.
- Ökat produktiviteten.
- Ökad arbetsglädje.
Steg 5: Bygga förtroende och tillhörighet i sina första 30-60-90 dagar
Inom de första 90 dagarna ska nyanställda bygga relationer med sina kollegor på ett adekvat sätt, fördjupa sig i sitt arbete, börja dela sina idéer och få konstruktiv feedback.
Ledningsteoretikern Simon Sinek föreslår i sin TedTalk 2014 att bra ledare får sina anställda att känna sig trygga. Han drar från sin erfarenhet att intervjua marina trupper för att förstå varför de så lätt sprang i fara för att rädda sina lagmedlemmar. "De skulle ha gjort detsamma för mig" är det svar de alla gav.
Det huvudsakliga målet med onboarding av anställda är inte att få nyanställda att börja arbeta så snabbt som möjligt, utan att bygga upp förtroende hos dem så att de känner sig som en del av ett hårt arbetande team.
Steg 6: Ge mentorskap
I likhet med att tillhandahålla nyanställda med kollegor för att hjälpa dem att anpassa sig till sin nya roll och företaget är mentorer avgörande för fortsatt utveckling av anställda. Mentorer skiljer sig från chefer eftersom de är mer oroade över sina praktikanters holistiska förbättring och tillväxt snarare än specifika prestationsmått. Mentorer är guider och rådgivare som anställda kan lita på för ett opartiskt perspektiv från tredje part.
Mentorskapskontakter som görs tidigt var positivt relaterade till en anställds produktivitet och förtroendenivåer fem och ett halvt år senare. Effekterna av denna typ av stöd är ovärderliga.
Nyckeln till framgångsrik introduktion av anställda på distans
Program för fjärrintroduktion innebär fler utmaningar än personlig onboarding eftersom det är svårare att kommunicera och lära sig teamkulturen medan du arbetar hemifrån. För att bygga ett framgångsrikt onboardingprogram för anställda måste chefer fokusera på att bygga upp känslor av förtroende och tillhörighet inom sina team.
Genom att följa stegen som beskrivs i den här artikeln kan företag bygga ett introduktionsprogram för anställda på distans som är mer än en HR-checklista, men en process som effektivt integrerar nyanställda i organisationen och förbereder dem för framgång.
