Nyckeln till att säkerställa att distansarbete blir en tillgång för ditt företag är att ha en tydlig och detaljerad policy för distansarbete. Det bidrar också en hel del till ditt teams produktivitet och över huvud tagna framgång.
Oavsett om det är den aktuella situationen i världen som tvingat ditt företag att börja arbeta på distans så kommer ditt företag att bli smidigare och mer anpassningsbart av att ha en policy för distansarbete.
Det är viktigt att veta att distansarbete inte är ett koncept som bara uppstod under den globala pandemin – det har varit vanligt innan dess och kommer att fortsätta vara något som företag måste anamma förr eller senare.
Data från USA:s folkräkningsbyrå (Census Bureau) och arbetsmarknadsstatistiska byrå (Bureau of Labor Statistics) har visat att mellan 2017 och 2018 arbetade 4.7 miljoner människor, d.v.s. cirka 3.4 procent av USA:s arbetskraft, på distans. Detta innebar en ökning med 1 procent, eller 800,000 människor, från 2015.
Enligt Global Workplace Analytics (GWA) har antalet distansarbetare mellan 2005 och 2018 ökat med 173 procent. GWA har även konstaterat att på global nivå, även före pandemin, ”har undersökningar visat att 80 % av arbetstagare vill arbeta hemifrån åtminstone en del av sin arbetstid.”
En policy för distansarbete ger dina anställda en tydlig förståelse för ditt företags förväntningar på distansarbetare. Att skapa din policy hjälper dig att stärka riktlinjer, omforma dina team på distans och attrahera talanger.
Vad menas med en policy för distansarbete?
En policy för distansarbete är en uppsättning riktlinjer åt anställda som arbetar hemifrån eller utanför kontoret.
Syftet med en policy för distansarbete är att hantera anställdas förväntningar från början och göra det lättare att främja engagemang och produktivitet.
[bctt tweet=”En policy för distansarbete är en uppsättning riktlinjer för anställda som arbetar hemifrån eller på platser utanför kontoret.” användarnamn=”globalpeo”]
Vilken information bör ingå i en policy för distansarbete?
Enligt jobbannonseringswebbplatsen Betterteam bör en policy för distansarbete innehålla följande information:
- Behörighet
Kan alla i ditt företag arbeta hemifrån? Bara vissa team? Det är ytterst viktigt att tydligt beskriva vilka avdelningar, team eller typer av arbetstagare som kan arbeta hemifrån och hur ofta de får göra det. Arbete hemifrån förväntas öka med 8 % fram till och med 2025. När du definierar din policy gällande arbete hemifrån, överväg vilka befattningar som är begränsade till kontoret. Var beredd på att ge exempel på vad din policy för distansarbete innebär ifall någon ber om det. - Regler och företagspolicy
Att arbeta hemifrån undantar inte någon, oavsett position eller ansvar, från att följa samma regler och policyer som de skulle följa på kontoret. Det är viktigt att påminna anställda om att de måste iaktta personalhandboken även när de arbetar på distans. Alla företagsregler och -policyer, i fråga om till exempel sjukfrånvaro och semesterdagar, bör fortfarande gälla vid distansarbete. Att tillhandahålla en ny kopia av personalhandboken kanske inte är nödvändigt, men det hör till att utarbeta ett policydokument för arbete hemifrån. - Förväntningar
Det här avsnittet förklarar vad du vill ha från dina anställda när det gäller prestanda, kvalitet, produktivitet och resultat. Du bör också förklara vad du kommer att tillhandahålla för verktyg och resurser för att hjälpa dem att iaktta företagets standarder. Arbetstimmar och prestationsförväntningar bör ingå. En del flexibilitet kanske är nödvändig, samt att lätta på dina förväntningar tills anställda som varit vana vid en kontorsmiljö anpassar sig till att arbeta hemifrån. - Kommunikation
Förtydliga hur anställda ska kommunicera. Förklara vilka verktyg som kommer att finnas tillgängliga för kommunikation och hur de bör användas. Beskriv hur möten kommer att gå till och på vilka plattformar de lär äga rum. Vid det här skedet kan du även förklara huruvida ni kommer att använda er av synkron eller asynkron kommunikation. Arbetsgivare bör dessutom tillhandahålla en form av kommunikation som ska användas vid nödfall i händelse av tekniska problem, elavbrott eller andra oförutsedda komplikationer.
- Säkerhet
Se till att dina anställda förstår hur allvarligt ditt företag tar cybersäkerhet. Rapporter visar att dataintrång kostar USA uppemot 3.92 miljoner USD varje år. Medan man arbetar på distans kommer konfidentiell information och data att delas online. Dina anställda måste veta att deras uppgifter kommer att vara säkra samt hur de bör behandla känsliga och konfidentiella material. Förklara vilka åtgärder du tänker vidta för att säkerställa skyddade uppgifters säkerhet, alltifrån VPN och säkra nätverk till starka lösenord och tvåfaktorsautentisering vid inloggning. Förklara om dina anställda kan använda sina egna enheter för att arbeta hemifrån eller om de måste använda företagets enheter. - Försäkring och ansvar
Vad händer om dina anställda råkar ut för en olycka när de arbetar på distans? Du måste veta vad som gäller, och det måste även de. Hur fungerar försäkringsfordringar och vem är det som hålls ansvarig enligt gällande policyer för distansarbete? Hur hanterar du frågan om bevisbörda när allting utförs på distans? Anställda som skadats under distansarbete måste bevisa att de ådragit sig sin skada under arbetstimmar medan de varit i färd med att utföra sina tilldelade arbetsuppgifter. Beskriv vilka åtgärder de bör vidta och vem de bör kontakta.
Utöver denna information kan det även vara bra om ditt företag tar upp följande frågor:
- Medarbetarrättigheter
Ett bra sätt att säkerställa att nöjda medarbetare tydligt definierar sina paustider, ättimmar, processen för att begära lediga dagar osv. Folk måste förstå vad de har för rättigheter, både som anställda och som distansarbetare samt i vilka fall det skulle kunna förekomma skillnader mellan dessa två statusar. - Företagets uppdrag och vision
Även att arbeta hemifrån, ditt team och det arbete de gör representerar fortfarande ditt företag. Dina anställda kanske redan är medvetna om ditt företags uppdrag och vision, men det kan också hända att många glömt bort det i samband med sin onboarding/introduktionsutbildning. Det är aldrig dumt att påminna dem om företagets mål och ta dig tid att anpassa din beskrivning till en distansarbetsmodell. - Konfliktlösning
När människor inte interagerar ansikte mot ansikte kan konflikter minskas eftersom friktionen minskas. Å andra sidan kan avståndet göra det svårt för folk att avläsa varandra, vilket medför en ny uppsättning utmaningar. Drygt 80 procent av de yrkesutövare som arbetar på distans rapporterar någon typ av arbetsplatskonflikt som har potential att påverka deras dagliga rutiner. Upplys dina anställda om vem de kan kontakta och hur de bör gå tillväga ifall konflikter uppstår. Fördelen med att lösa konflikter mellan distansarbetare är att det är lättare att hålla konfliktparterna åtskilda utan att skada arbetsdynamiken. - Utrustning
Förklara den utrustning som krävs för varje roll och om företaget kommer att tillhandahålla dessa verktyg. Kommer anställda att få ersättning för inköp eller bör de vänta på att få själva utrustningen innan de börjar arbeta? När du utarbetar en policy för distansarbete kan det hända att viss flexibilitet är nödvändig ifall ditt team stöter på tekniska svårigheter. Ett särskilt IT-team kan visserligen avhjälpa dessa, men det är svårare att diagnostisera problem på distans.
Hur kan du utarbeta en policy för distansarbete som är skräddarsydd till ditt företag?
Varje företag är annorlunda och det finns ingen universell lösning. För att skräddarsy din policy för distansarbete måste du överväga följande nyckelpunkter:
1. Företagets mål
Att utarbeta en policy som avspeglar ditt företags uppdrag och vision kommer att bidra till att få din inställning till distansarbete att framstå som unik. Du kan passa på att påminna anställda om vad de arbetar mot för mål och bygga vidare på hur man uppnår dessa mål som distansföretag.
2. Din företagskultur
Ta dig tid att säkerställa att din kultur avspeglas i din policy för distansarbete och se till att anställda kan uppleva kulturen, även när de arbetar på distans. Aktiviteter som till exempel evenemang, spel, rådgivning m.m. kan hjälpa till att förbättra dina anställdas över huvud tagna välbefinnande och tillföra mervärde till din kultur.
3. Flexibilitet
Detta går hand i hand med din företagskultur. Bestäm dig för hur flexibel du vill vara i fråga om sådant som arbetstimmar och betald ledighet. Det är lättare att utarbeta en policy för distansarbete om du redan bestämt dig för hur mycket flexibilitet du vill ge dina anställda. Tänk på att anställda som arbetar på distans kan ha svårt att hitta och upprätthålla en frisk balans mellan arbetslivet och privatlivet. Överväg detta faktum när du bestämmer den nivå av flexibilitet som du är villig att erbjuda dina team på distans.
4. Lär känna ditt team
Du är den som vet under vilka förhållanden ditt team presterar som bäst samt vad de behöver för resurser för att uppnå sina mål. Se till att ha detta i åtanke medan du utarbetar din policy och be chefer om information kring deras team. Detta blir särskilt viktigt om du håller på att onboarda nya anställda som du på grund av karantän, nedstängningar och igenslagna kontorslokaler aldrig haft chansen att få träffa på nära håll. Det kan vara utmanande att verkligen lära känna någon om ni endast interagerar med varandra via textmeddelanden och e-post.
Varje team arbetar annorlunda, så du bör helst få in information kring arbetsflöden och prestationer från alla chefer för att kunna utarbeta en policy som passar samtliga anställda.
Vilka är fördelarna med en policy för distansarbete?
Enligt en rapport från Upwork är det mer än 57 procent av amerikanska företag som saknar policy för distansarbete. Före pandemin var det egentligen inte nödvändigt – endast 6 procent av de anställda arbetade helt och hållet hemifrån och drygt 75 procent hade aldrig ens haft möjlighet att göra det. Men faktum är att en policy för distansarbete kan bara gagna ditt företag.
Låt oss granska en del av fördelarna.
Tydlighet
Att underlåta att tillhandahålla vederbörlig vägledning i hur man går till väga i samband med dagliga processer och projekt kan skada anställdas moral – ingen vill behöva be om instruktioner och vänta på svar hela tiden. När dina anställda fått klarhet i din policy för distansarbete blir det lättare att tackla utmaningar, alltifrån hur man använder vissa kommunikationsplattformar till hur man överkommer hinder under projekts gång. Tydlighet kommer att hjälpa dina anställda att fokusera och prestera bättre. Så enkelt är det.
Effektiviserad kommunikation
Företag som inför riktlinjer gällande kommunikation på distans anpassar sig och växer i snabbare takt. Kommunikation är det första steget mot framgång hela din verksamhet igenom, och om den inte fungerar som den ska kan det leda till stora problem.
Det bästa sättet att skapa inkludering och främja anställdas prestationer i en värld där folk arbetar på distans är genom att få alla att känna att de utgör en integrerad del av maskinen. Detta kan uppnås genom att tillhandahålla anställda bästa möjliga verktyg och riktlinjer för att kommunicera effektivt och respektfullt.
Paul Burrin, vice vd på Sage People, berättar för Workplace att ”vanlig, riktad, effektiv och personanpassad tvåvägskommunikation är avgörande för att organisationer ska kunna hålla sina anställda uppdaterade. På så sätt vet de vad som händer och kan ställa frågor eller ge feedback i realtid.”
När du ger dina anställda möjlighet att arbeta var som helst med effektiva kommunikationsstrategier på plats, slår du ner hinder för din organisation och säkerställer att ditt företag kommer att kunna övervinna framtida utmaningar.
[bctt tweet=”Enligt en rapport från Upwork arbetar över 57 procent av företagen i USA utan policy för distansarbete.” användarnamn=”globalpeo”]
Ökad flexibilitet och produktivitet
Enligt en global undersökning från International Workspace Group (IWG) menar 85 procent av distansarbetare att flexibla policyer för distansarbete har ökat deras övergripande produktivitet.
Som vi nämnt tidigare kommer dina anställda att prestera bättre om de fått klarhet i ditt företags regler kring flexibilitet och faktorer som bland annat arbetsscheman och betald ledighet. Arbetande föräldrar som har en god förståelse för sitt företags policyer för distansarbete kommer till exempel att kunna planera sin dag med mindre stress, vilket innebär gladare och produktivare medarbetare.
Bättre medarbetarengagemang
Att ha en policy för distansarbete visar dina anställda att du åtagit dig att skapa en bättre arbetsmiljö. När anställda ser det så är chansen större att de återgäldar detta åtagande och gör det lilla extra i sitt dagliga arbete.
Företag förbiser ofta vikten av medarbetarengagemang. Att välja att öka engagemanget innebär att minska personalomsättningen, vilket översätts till mindre kostnader i det långa loppet.
En studie från USI Insurance Services kom fram till att personalomsättning kostar mellan sex och nio månaders löner i genomsnitt. Varje gång ett företag till exempel ersätter en anställd som tjänar 60,000 USD om året så kan det spendera mellan 30,000 och 45,000 USD på rekrytering och utbildning.
Förbättrad onboardingprocess
I en värld som prioriterar distansarbete har onboardingprocessen blivit en avgörande – och ännu mer utmanande – del av arbetstagarens livscykel. Du måste ha ett robust ramverk för att rusta din distansanställde för framgång, varvid utarbetandet av en policy för distansarbete kommer att göra detta ramverk mycket enklare.
Enligt Society for Human Resource Management (SHRM), löper organisationer med bristfälliga onboardingprocesser ökad risk att förlora sina anställda i förtid.
Amy Hirsh Robinson, ansvarig vid konsultföretaget The Interchange Group i Los Angeles, berättar för SHRM att ”Onboarding är ett magiskt skede då nya anställda bestämmer sig för att antingen hålla sig engagerade eller tappa sitt engagemang”. Visserligen kan detta vara utmanande i en distansmiljö, men det är ännu viktigare i och med att man inte har någon interaktion som skulle kunna fungera som ett komplement.
Attrahera de främsta globala talangerna
Att ha en policy för distansarbete vittnar om ett seriöst företag som engagerar sig i sina anställda. Det är dessa detaljer som gör skillnad när toppkompetenta arbetstagare överväger ditt företag.
Internationell talang kan vara vaksam mot globala distansföretag eftersom deras karriär och framgång hänger på huruvida ditt företag har en strukturerad och formell inställning till distansarbete.
Att utarbeta en policy för distansarbete är bara ett av de steg som krävs för att lyckas med att anställa internationella medarbetare och växa globalt. En vederbörlig inställning till distansarbete kan ge dig möjlighet att skapa en säker och aktad organisation utan gränser.
Kan en policy för distansarbete hjälpa ditt företag att växa globalt?
Det korta svaret är ”ja”. Idag är det många företag som drar nytta av vår distanspräglade värld genom att anställa internationella medarbetare, till och med för lokala jobb. Se inte på policyn för distansarbete som något du behöver för att klara dig igenom pandemin, utan snarare som ett utkast till ditt företags framtid.
Att skapa ett ramverk för distansarbetare kan vara första steget mot en smidigare och mer anpassningsbar organisation där affärer kan göras var som helst i världen, oavsett tidsskillnader.
Vilket är det bästa sättet att skapa ett lagenligt företag som prioriterar distansarbete?
Många företag ser fortfarande global expansion som en rad hinder som involverar registrering hos lokala myndigheter, inrättande av en internationell juridisk enhet och hantering av global efterlevnad. Det finns dock lösningar som kan stärka global, fjärrtillväxt och effektivisera processen, till exempel en Employer of Record (EOR).
Employer of Record-modellen skapades för att hjälpa företag som ditt att växa globalt genom att avlägsna de utmaningar som hindrar dig från att uppnå din lokala och globala potential. En Employer of Record har globala enheter som sköter lönehantering, skatt, förmåner och HR på ett helt lagenligt sätt.
Du behåller fullständig kontroll över ledningen samtidigt som du anställer var som helst i världen, snabbt och enkelt. Läs mer om hur en registrerad arbetsgivare kan hjälpa ditt företag att bli ett globalt företag på distans.
