Upptagna människor vill ha enkla instruktioner – och upptagna chefer vill att du ska implementera dina projekt samtidigt som de ger dem koncisa uppdateringar och instruktioner om vad som behövs från deras team. HR-proffs som börjar hantera ett nytt projekt behöver sin plan för att vara tydlig och genomförbar.
Jag har samlat min erfarenhet av att leda HR-team och hantera internationella projekt på några användbara tips för att hantera framgångsrika projekt.
4 Viktiga principer för projektledning
Grunderna för projektledning hjälper dig att sätta en fast grund. Om du startar ett projekt som involverar flera team på olika platser, här är några steg att följa för ett välorganiserat, framgångsrikt projekt:
# 1: Ange vad du försöker uppnå.
- Identifiera det definierande affärsbehovet.
Ta frågan om "varför gör vi det här" upp en nivå tills du inte kan längre. Mäter till exempel medarbetarnas engagemang det verkliga affärsbehovet ELLER är det den uppgift som behövs för att kunna förbättra medarbetarnas engagemang? Har ett bättre engagemang ett ännu högre behov, som att minska personalomsättningen? Är omsättningsminskning bara en del av ett övergripande behov av att sänka driftskostnaderna? - Dela affärsbehovet.
Att tydligt ange de genomförbara affärsmålen för ett projekt hjälper alla intressenter att känna igen varför de är involverade och hjälper dig att få inköp.
#2: Lay out de steg som behövs för att komma dit.
- Dela upp projektet i smältbara uppgifter.
Definiera uttryckligen de kvantifierbara förbättringar eller resultat som förväntas, särskilt om kulturella nyanser kan påverka tolkningen. Se till att varje uppgift har en tydlig ägare och ett förfallodatum. - Definiera milstolpar.
Milstolpar indikerar stunder av slutförande i stegvisa steg mot projektets slutmål. Detta möjliggör tydlig övervakning av teamets framsteg och låter dig fira dina kollektiva vinster längs vägen. - Schemalägg kontrollpunktsmöten.
Både milstolpar och kontrollpunkter har visat sig vara användbara för att öka lagmoralen. De uppmärksammar individuella prestationer, ser till att alla teammedlemmars insatser uppmärksammas och värderas och låter alla anpassa sig till vad som kommer härnäst. Ha aldrig ett möte bara för att ha ett, men regelbundna kontrollpunkter hjälper till att hålla projektteamet anslutet.
#3: Kommunicera för att koppla enskilda bidrag till helheten.
- Lämna inget utrymme för missförstånd.
Anta ingenting. När du arbetar i multinationella team måste kommunikationen vara kristallklar. Samtidigt som du tar hänsyn till kulturella känslor för att ta emot instruktioner och delegering, få varje persons resultat för projektet skriftligen och hjälpa teamet att förstå hur uppgifterna kopplas till varandra och till ditt övergripande mål. - Samla all dokumentation på ett ställe.
All din projektinformation ska vara på en plats som vem som helst kan komma åt, i vilken tidszon som helst. Detta kan omfatta ett projektschema, en lista över teammedlemmar och en RACI (ansvarig, ansvarig, konsultera och informera) matris för ytterligare tydlighet i rollerna.
#4: Engagera din ledningsgrupp.
- Engagera högre chefer för att hjälpa dig att hålla alla motiverade.
Innan ditt projekt börjar behöver du engagera dig och köpa in från intressenter utanför HR. Överväg de avdelningar som behövs för ditt projekt och rätt högre chefer att involvera i varje region – det kanske inte är någons direkta chef i olika kulturer. - Respektera intressenternas inkorgar på hög nivå.
Projektledare bör vara i regelbunden kommunikation med ansvariga parter för varje uppgift, medan intressenter och chefer på hög nivå bör få korta, periodiska uppdateringar.
3 Exempel på internationella HR- projekt
Våra team hanterar projekt över gränserna varje dag. Som en del av ett internationellt företag är vi väl insatta i bästa praxis, men dessa varierar beroende på projekttyp. Här är höjdpunkterna i några globala HR-projekt:
Projekt nr 1: Genomföra en undersökning om gränsöverskridande engagemang
Globalization Partners är stolta över att kunna rapportera 96 procent nöjda medarbetare. Vi kunde inte hantera detta om det inte var för en robust engagemangsundersökning och efterföljande HR-insatser för att kontinuerligt förbättra medarbetarupplevelsen.
Mätning av medarbetarengagemang kan i stor utsträckning automatiseras när metodiken och frågorna har bestämts. HR-team kan i huvudsak klicka på ”skicka” och använda rapporteringen som är standard i många verktyg för att identifiera trender och mäta framsteg. På Globalization Partners använder vi 15five för teamledning och dess undersökningsfunktion har varit en viktig tillgång för att förstå vårt teams arbetsbelastning, motivation och engagemang.
Projekt #2: Utforma en global introduktionsupplevelse på distans
Eftersom vi anställer globalt var Globalization Partners tvungna att planera för distansintroduktion långt före pandemin. För vårt HR-team innebar detta att skapa en serie videor för nya teammedlemmar, ställa in flera möten med alla medarbetarens intilliggande funktioner och formellt dokumentera förväntningar, lärdomar och möjligheter.
[bctt tweet=”Eftersom vi anställer globalt var Globalization Partners tvungna att planera för distansintroduktion långt före pandemin. För vårt HR-team innebar detta att skapa en serie videor för nya teammedlemmar, ställa in flera möten med alla medarbetarens intilliggande funktioner och formellt dokumentera förväntningar, lärdomar och möjligheter. ” användarnamn=”globalpeo”]
På Globalization Partners använder vi Lessonly för att generera utbildningsdelen av en fantastisk introduktionsupplevelse. Företag som anställer internationellt kommer också att överväga snabba betalningar, säker datainsamling och transparent hantering av timmar och utgifter. Vår fullstack anställningsplattform förm gör global anställning och onboarding snabbt och enkelt för HR-team.
Projekt #3: Skalning av internationella rekryteringsinsatser
Vår företagsstorlek fördubblades trots Covid-19, och de flesta av våra nyrekryter är INTE baserade nära vårt huvudkontor i USA. Denna skillnad är viktig att känna till innan du börjar din rekryteringsinsats: anställer du på en specifik marknad eller hittar helt enkelt den bästa personen för jobbet, var de än bor? Pandemin har visat att distansarbete är mycket effektivt och den växande globala trenden är att hitta den bästa kompetensen oavsett var de befinner sig.
LinkedIn är ett av de största sociala nätverken för yrkesverksamma i USA, men så är inte fallet över hela världen. I Kina finns till exempel ett liknande koncept i Ushi, men det finns skillnader.
LinkedIn-konceptet översätter inte direkt till alla marknader, så du måste anpassa jobböppningskampanjen till varje region.
Ditt projekt är slutfört – ytterligare ett steg
En projektgenomgång (eller retrospektiv) bör betraktas som det sista steget i ett projekt. Det gör det möjligt för alla intressenter att fira sin framgång och för projektägarna att reflektera över bästa praxis för framtiden. Forskning visar också lag som utför en debriefperform upp till 20 procent bättre.
Tänk på kulturen i detta feedbackstadium – det kan vara det känsligaste steget i den globala projektledningen. Harvard Business Review citerar kinesisk kultur som tenderar att kräva positiv förstärkning, men en tysk företagskultur som bara lyfter fram enastående handlingar kan faktiskt leda till negativa resultat. Det finns många nyanser inom varje lands företagskultur och även inom olika företag - så i detta skede är lokal kunskap ovärderlig.
Vid varje milstolpe ska projektteamet fråga:
- Vad gjorde vi bra?
- Vad kan vi göra annorlunda?
Den slutliga projektöversikten bör innehålla synpunkter från alla faser, en granskning av avkastningen på investeringen (ROI) för det slutförda projektet och en sammanfattning av föreslagna ändringar för nästa projekt. Förändringar kan vara allt från skurningsprocessen till de avdelningar som var inblandade i teamet. Projektägare har också ansvaret för att säkerställa att all information som samlas in i debriefen tillämpas på nästa iteration, så att processen kontinuerligt förbättras.
Från projektscoping och planering till dokumentering av debrief-fynd, min största lärdom från att hantera gränsöverskridande projekt är att överkommunicera. Du kan sällan överdriva det uppenbara när många affärsstilar är inblandade.
Planerar ditt företag att anställa globalt? Vi skapade denna checklista för internationell företagsexpansion , ett projektledningsverktyg för företag som blir globala.
