Globalt distansarbete är här. Det plötsliga experimentet från hemmet på grund av 2020’s den globala pandemin fick oss att arbeta från våra garderober, våra kök och varje extra hörn av huset. Våra teammedlemmar flyttade till världens alla hörn – deras föräldrars hus i granndelstaten, deras favorit-Airbnb i Vermonts böljande kullar, eller ja, kanske loggar de in på teamets Zoom-samtal från Cancún.
Fram tills nu kan företag ha blundat – trots allt lever vi nu mitt i en pandemi. Vi har aldrig mött något liknande i modern tid.
Men nu tittar HR- och efterlevnadsteam framåt mot 2021, och den nya verkligheten börjar redan kännas av. Globalt distansarbete är här för att stanna, och vi kan vara mitt i en av de största mänskliga migrationerna genom tiderna.
Även om det påverkar alla aspekter av en organisation att anta ett distansstyrt tänkesätt påverkar det ingen roll mer djupgående än HR-proffsen. Ur ett efterlevnads-, logistiskt och operativt perspektiv, vad behöver förändras när alla är överallt?
Allt handlar om platsen man befinner sig på
Vems ansvar är det att ta reda på hur man anställer någon som har flyttat? Rent juridiskt faller ansvaret på arbetsgivaren att se till att du betalar dina medarbetare enligt lagarna på den plats där de bor.
Det var förmodligen okej att blunda för detta under 2020, men regeringar överallt vet att skattepengar baserat på var du har anställda är ett primärt intäktsområde för dem. Om du inte vet var dina anställda är, förväntas du veta det – eller så kanske du bara börjar få skattebedömningar.
Detta kan innebära att du tar reda på var dina anställda loggar in via VPN eller IP-adress. I slutändan är det ditt ansvar som arbetsgivare att följa lagen och du behöver korrekt platsinformation om dina anställda för att göra det.
Även om det inte är fallet i varje region, land och jurisdiktion, är den allmänt accepterade tumregeln att om någon befinner sig mer än 180 dagar på en plats, bor de där och är lagligt skyldiga att betala skatt där. På vissa ställen är detta 90 dagar eller kortare.
Vissa stater har lagar kring delad hemvist – till exempel, anställda som bor i New Hampshire men arbetar på ett kontor i Boston varje dag beskattas i Boston samtidigt som de är bosatta i sin hemstat. Detta krävs i allmänhet inte längre när de arbetar hemifrån.
När du har teammedlemmar som vill flytta till andra jurisdiktioner, här är frågorna du behöver ställa och svara på innan du fortsätter med att implementera en global policy för distansarbete:
Fråga 1: Har den anställde laglig rätt att bo och arbeta på den platsen?
Om du har en amerikansk medborgare från Boston som flyttade till Montana är svaret ja.
Om du har en indisk medborgare som flyttat hem för att vara med sin familj, har de förmodligen laglig rätt att arbeta där med medborgarskap.
Om du har en amerikansk anställd som flyttat till Paris och inte har EU-medborgarskap eller laglig rätt att arbeta där kommer du att möta hinder. Vi återkommer till det senare. I alla fall är det viktigt att först kontrollera den lagliga rätten att arbeta.
Fråga #2: Vad är effekten på verksamheten?
Förutsatt att den anställde har laglig rätt att arbeta på platsen är nästa steg att ta reda på hur du kan betala dem. Du måste se till att de har ett lokalt lagenligt anställningsavtal, betala lokala förmåner och skatter samt följa lokal arbetslagstiftning.
Detta är ett exempel på var Globalization Partners kan hjälpa till. Vår globala företagsmodell som Employer of Record (EOR) är att placera din anställd på vår redan existerande, lokalt lagenlig lönehantering. Den anställde arbetar lagligt för oss och tillhandahåller tjänster till dig. Det är juridiskt sett vår anställd, men de arbetar för dig som de alltid har gjort.
När du överväger dina alternativ att flytta till en global distansarbetsmiljö är detta en idealisk lösning för anställda som flyttar tillbaka till sitt hemland eller flyttar tillbaka till en region eller ett land där du inte har en registrering. Det gör det enkelt att behålla dem om de har laglig rätt att arbeta där. Vi säkerställer att alla anställningsrättigheter skyddas för både arbetsgivaren och den anställde.
Ditt andra alternativ kanske låter enkelt – registrera dig som arbetsgivare och sätt någon på din lönehantering i den regionen eller landet, eller hur? Var noga med att utvärdera konsekvenserna. Om du gör detta kan du oavsiktligt öppna upp för mer komplexitet än vad du hade tänkt.
Om du till exempel i vissa situationer har en anställd lokalt, översätts detta till en företagsskattepliktig närvaro i det landet eller regionen. Detta kommer att innebära att företaget nu måste lämna in en skattedeklaration på den platsen. För platser utanför landet där du har ditt huvudkvarter kan detta även utlösa behovet av att införliva ett företag i den anställdes hemland, öppna ett lokalt bankkonto eller göra en årlig revision.
Om du redan har en registrerad lönehantering på den platsen kan detta vara en icke-existerande fråga, men om du precis har börjat utforska en ny plats där du inte redan har anställda, avgör om du är redo att ta på dig juridiska, skattemässiga, ekonomiska och regulatoriska skyldigheter som följer med att registrera alla typer av anställningsenheter. Är det värt det för bara en handfull, eller kanske bara en anställd?
Om inte, och du vill ha en enkel lösning för att göra globalt distansarbete möjligt, använd Globalization Partners. Vi lyfter den juridiska, skattemässiga och HR-relaterade bördan från dina axlar till våra och löser detta åt dig.
Fråga #3: Vad kostar det att låta den här medarbetaren behålla sitt jobb, arbeta på distans från sin nya jurisdiktion?
Du kommer att vilja räkna på detta. En USA-baserad anställd kostar vanligtvis en arbetsgivare ungefär 20-25 procent i socialförsäkring och förmåner utöver sin lönehantering, om den betalas direkt av huvudkontoret. Det är inte mycket olika från delstat till delstat, men du kan få en betydande bolagsskatteskuld om du skulle registrera en ny lönehantering i en ny delstat eller ett nytt land.
Om samma anställd fick samma lön och flyttade till Frankrike skulle socialförsäkringen skulle arbetsgivarskatterna utöver samma lön öka till cirka 50 procent. Vidare skulle företaget ta på sig kostnaden för att antingen upprätta och driva ett lokalt lönesystem och betala skatter i Frankrike, eller kostnaden för att använda en Employer of Record som Globalization Partners.
Emellertid får anställda i Frankrike i allmänhet betydligt lägre betalt än sina amerikanska motsvarigheter, delvis för att många levnadskostnader betalas av staten via högre arbetsgivarskatter. Varje plats är olika och kommer därför att presentera ett annat kostnadsscenario.
Behöver du jämföra kostnader hjälper vi gärna till.
Fråga #4: Den stora – ska företaget låta den omplacerade medarbetaren behålla sin San Francisco-lön eller omvärdera för lokal kompensationsjämförelse?
Detta beror verkligen på din verksamhet och din filosofi. Om du har kompetenta medarbetare som flyttar till en lågkostnadsregion kan du låta dem behålla samma lön. Vilka är fördelarna med detta?
- Jobbretention: du kommer förmodligen att behålla den här medarbetaren under lång tid. När en person med en San Francisco-lön flyttar till Colorado (eller Indien) kommer de att ha svårt att hitta en arbetsgivare att betala dem samma lön när de har flyttat dit.
- Bygg runt dem: du har nu en lojal anställd i ett nytt och sannolikt billigare område i världen. Kanske kommer de att bygga ett team runt sig av människor som kan lära sig av den stora kompetens du utbildade på huvudkontoret innan pandemin. Det kan vara en situation som gynnar alla.
Mellanvägen kan vara att låta den anställde behålla det mesta av sin lön, men rabattera den för de extra kostnader som företaget kommer att ådra sig för att använda en Employer of Record eller skapa en enhet och betala skatt i det landet. Företaget kommer även att ådra sig resekostnader varje gång de reser till huvudkontoret, vilket vissa företag kan överväga (eller så kan du bara skriva av detta, beroende på jobbets karaktär).
Sammantaget, förutsatt att även med dessa kostnader dras av, kommer den anställde att ha högre lön än den lokala referenslönen, kan en situation som gynnar bägge parter sannolikt att förhandlas fram. Och vem gillar inte en strategi som gynnar bägge parter?
Alternativt kan du använda Facebooks tillvägagångssätt, som är att omvärdera de anställdas kompensation för den lokala jurisdiktionen. Oavsett vilket är det möjligt att snabbt nå en rättvis och rimlig lösning, och vägen du tar beror på ditt företags filosofi och din långsiktiga syn på globalt distansarbete.
Fråga #5: Vad händer om en anställd inte har laglig rätt att arbeta där de vill flytta?
Det är här saker och ting blir knepiga och nyanserade och kräver verkligen lite ansträngning från fall till fall. Om den anställde inte har den lagliga rätten att arbeta var de än är, och de arbetar, är du juridiskt ansvarig för efterlevnad av lokala skatte-, finans- och HR-lagar där de är belägna.
Du kan inte underteckna detta ansvar eller låta den anställde underteckna ett undantag. Det är verkligen ”alla du”. Det är också ditt ansvar att korrekt kategorisera dem som en anställd om de verkligen är; du kan inte betala dem som en entreprenör om de verkligen är en anställd, eller på annat sätt kringgå dina skyldigheter.
Alternativen varierar avsevärt beroende på land och sträcker sig från dem som sponsrar sina egna visum till att lämna ditt företag som anställd och införliva en enhet som du kontrakterar med.
Om den anställde till exempel har flyttat till Japan och vill inkorporera ett företag i Japan och du betalar den enheten direkt, kanske du undviker direkt ansvar. Du betalar inte längre en individ, utan betalar istället ett företag, och det företaget kan strukturera ett avtal om tjänster med dig.
Denna typ av förhållande skulle vanligtvis styras av bolagsrätten i det landet snarare än arbetslagstiftning.
Det finns potentiella fördelar med den här typen av arrangemang, men du kommer förmodligen även att förlora viss kontroll eftersom du inte längre kommer att ha ett typiskt förhållande som arbetsgivare/anställd.
Frågor om vem som äger din immateriella egendom, om de har laglig rätt att arbeta för andra företag (inklusive dina konkurrenter), och om de fokuserar heltid på ditt företag kommer alla att räknas. Det finns även olika skyldigheter relaterade till betalande företag utomlands. Om du väljer den här vägen är det viktigt att se till att kontraktet är korrekt strukturerat och att ta hänsyn till dina egna skydd. Se till att en kompetent rådgivare är involverad så att det görs på rätt sätt.
Vad ska du göra om någon inte har laglig rätt att arbeta på en plats, men insisterar på att göra det ändå?
Enligt min mening som CEO med kompetens inom detta område finns det förmodligen för många hinder att övervinna och för mycket ansvar för att hålla dem ombord. Jag skulle föredra att acceptera deras uppsägning och gå skilda vägar i de flesta fall. Det finns några anledningar till detta, och de har alla att göra med ansvar och risk, som faller på arbetsgivaren snarare än arbetstagaren:
- Det finns ytterligare bolagsskatter i den jurisdiktion du är skyldig att betala skatt i i det land där den anställde arbetar.
- Din anställd har rätt till anställningsskydd och lokala förmåner, och om du inte följer lagen går de miste om detta.
- Att betala folk illegalt är aldrig ett smart sätt att driva företag. Din immateriella egendom som arbetsgivare är oskyddad när du inte följer lagen, och allt möjligt kan gå fel, från en arbetsskada till andra HR-frågor. Dessa problem är desamma som i USA, men multiplicerade med komplexiteten när du betalar folk under bordet i olika länder.
Hitta en kompatibel lösning för att driva ditt företag in i eran av globalt distansarbete
Företag överallt står inför samma utmaningar och ställer samma frågor. 2021 är året för att hitta en lösning som kan ta ditt företag in i den nya eran av globalt distansarbete.
Utöver att helt enkelt lösa den omedelbara utmaningen att säkerställa efterlevnad för din befintliga personalstyrka, var de än befinner sig, kan alternativ för omlokalisering av talanger och möjligheter till rörlighet för anställda vara ett av de främsta fördelarna för arbetsgivare i framtiden.
Gör ditt företag unikt. Du kan ge ditt begåvade team möjlighet att arbeta var som helst, och Globalization Partners kan hjälpa till.
