Funderar du på att anställa i Japan? Kandidatupplevelsen är viktig

Kandidatupplevelsen under rekryteringsprocessen kan potentiellt skapa eller bryta ditt arbetsgivarvarumärke – det påverkar också ett företags förmåga att locka till sig de bästa arbetssökande, särskilt på dagens medarbetarcentrerade marknad.

I Japan har lokala kompetensbrister, i kombination med ett åldrande samhälle, skapat en hård konkurrens för yrkesverksamma på toppnivå, men att ge en positiv kandidatupplevelse kan ge företag en konkurrensfördel i kriget för talang.

Enligt en rapport från WilsonHCG sa 44 procent av Japan-baserade Gen Z-arbetare att rekryterare hade störst inverkan på deras beslut att antingen acceptera eller avvisa ett jobberbjudande.

Detta bekräftar ytterligare hur viktigt det är för företag att göra sin rekryteringsprocess så tydlig, smidig och strukturerad som möjligt för att förbättra sina chanser att säkra kvalitetsanställningar, särskilt när det gäller yngre generationer.

Förbättra rekryteringsprocessen

Att undersöka rekryteringsprocessen ur kandidaternas perspektiv kommer att belysa de erfarenheter som företag behöver förfina. Varje steg i kandidatresan är en chans för företag att visa upp sina värderingar och kompetenser.
Här är fem steg som företag kan vidta för att stärka kandidatupplevelsen under hela rekryteringsresan:

1. Etablera ditt varumärke

I motsats till vad många tror bildas en kandidats första intryck av ett företag innan de interagerar med en rekryterare. Inledande åsikter kommer sannolikt att bildas baserat på information från arbetsgivarens webbplats, inlägg på sociala medier och annat offentligt innehåll. Tänk på att anställdas recensioner och kundberättelser kan vara mycket inflytelserika på en kandidats uppfattning om ditt arbetsgivarvarumärke.

Faktum är att japanska kandidater ofta konsulterar populära online-granskningsnämnder som Kaigi, Glassdoor, Openwork och Tenshoku för att ta reda på om en potentiell arbetsplats är lämplig för dem. Företagen behöver höga betyg på dessa granskningsnämnder för att behålla sin rekryteringsförmåga.

Här är några sätt att bygga ett positivt och attraktivt arbetsgivarvarumärke för att locka nya rekryter:

• Kommunicera ett tydligt och effektfullt budskap baserat på ditt företags kärnvärden och kultur.
• Håll koll på mätvärden som engagemang, kandidaternas kvalitet och nettopromotorns poäng.
• Håll koll på online omnämnanden, interaktioner och samtal relaterade till ditt företag.
• Uppmuntra medarbetarnas förespråkande som en del av varumärkesarbetet.

När man tilltalar den varumärkesorienterade japanska marknaden måste mindre organisationer hitta sätt att jämna ut spelplanen. Prestige som kan förknippas med att arbeta på större företag kan motverkas genom att betona hur mycket en anställds bidrag värderas på en mindre arena.

2. Förfina ansökningsprocessen

Ett bra sätt att starta rekryteringsprocessen på rätt fot är att göra ansökningsprocessen tydlig och koncis. En negativ upplevelse kan göra att kandidater känner sig oroliga, vilket får dem att ifrågasätta sin framtid med företaget.

Allt från en utdragen anställningsprocess till en dålig intervjuupplevelse kan leda till att kandidaten drar sig tillbaka, vilket resulterar i extra kostnader för företaget.

Kommunikation är en av de viktigaste faktorerna i detta skede. Det är viktigt att rekryterare tydligt förmedlar följande saker från starten:

• Steg-för-steg ansökningsprocess
• Förväntad tidslinje
• Schema, kompensation och andra arbetsförväntningar som följer med befattningen

Tydlig kommunikation kommer att bidra till en mer produktiv process och en bättre kandidatupplevelse överlag. Detta innebär också att du omedelbart informerar kandidater om ditt slutliga beslut, oavsett om det är till deras fördel eller inte.

Naturligtvis finns det alltid utrymme för förbättringar. Att påskynda rekryteringsprocessen utan att offra kvaliteten på kandidatupplevelsen är en balans som många företag bör sträva efter att minimera risken för att förlora eftertraktade talanger.

3. Förbättra intervjuupplevelsen

Intervjuprocessen är en möjlighet att ytterligare vårda en positiv kandidatupplevelse. Det finns flera faktorer som spelar in, från typen av frågor till tonen i intervjun. Ett strategiskt och vägledande tillvägagångssätt kommer att avslöja viktig information som företag behöver för att korrekt bedöma varje sökande.

Förutom att mäta kandidatens förståelse för rollen och företaget, se till att ställa frågor som testar de tekniska färdigheter som krävs för att uppfylla jobbet. Programvaruutvecklare kan till exempel presenteras med ett teoretiskt kodningsproblem.

Det är också viktigt att anpassa intervjuprocessen till lokala sedvänjor. Vid rekrytering av Japan-baserade kandidater, till exempel, bör rekryterare alltid vara uppmärksamma på följande:

• Punktlighet är mycket viktigt.
• Formella hälsningar är normen.
• Att respektera kandidaters integritet är avgörande när du ställer frågor.

Att ge kandidater gott om möjligheter att ställa frågor kommer inte bara att förbättra intervjun och ansökningsupplevelsen, utan det kommer också att ge intervjuaren chansen att visa upp företagets värderingar. Samtidigt kan kandidaternas frågor ge insikter som annars skulle förbises om mötet var ensidigt.

4. Ge en genomtänkt onboarding

Kandidatupplevelsen slutar inte efter urvalsfasen. Onboarding spelar en viktig roll eftersom det ger potentiella anställda en inblick i hur företaget fungerar. En dålig onboardingprocess kan ta en vägtull på en nyanställds moral och påverka medarbetarnas engagemangsnivåer. Nyanställda kan också utveckla brist på förtroende för företaget och prestera dåligt. I värsta fall kan en negativ introduktionsupplevelse så småningom leda till omsättning.

Å andra sidan kan en utmärkt onboardingprocess mildra juridiska risker, bygga upp teamets förtroende, förbättra retentionen och odla samhälls- och personalengagemang.

Här är några rekommenderade steg för en sömlös och positiv introduktionsupplevelse:

• Avsluta arbetsuppgifter före ombordstigning (ställa in företagets e-post, samla in pappersarbete, slutföra administrativa uppgifter osv.) före den nyanställdes startdatum.
• Täck grunderna och tillhandahåll alla nödvändiga programvaruverktyg och utrustning från dag ett.
• Schemalägg introduktionsmöten.
• Ge en ”kompis” för onboarding.

Att se till att anställningsprocessen är lagenlig är också viktigt för en positiv kandidatupplevelse. Detta kräver en djup förståelse för lokala bestämmelser.

När du till exempel onboardar japanska anställda måste företag registrera dem hos lämpliga myndigheter och skicka in nödvändiga dokument inom sina tidsfrister. Pensions- och sjukförsäkringsformulär förfaller till exempel inom fem dagar från en anställds startdatum.

Även om Japan Labor Standards Law inte stöder ett specifikt format för anställningsavtal, måste arbetsgivare i landet ge anställda villkoren för deras anställning skriftligen. För att uppfylla detta krav kan företag tillhandahålla ett skriftligt anställningsavtal, en kopia av företagets ”arbetsregler” (shuugyou kisoku) eller båda.

5. Utvärdera kandidatresan

Slutligen är det lika viktigt att alltid leta efter innovativa sätt att förbättra rekryteringsprocessen. Problem och förbättringsområden kanske inte är uppenbara, men här är några vanliga mätvärden som företag kan använda för att utvärdera sin strategi för talangförvärv:

• Dags att fylla
• Kvalitet på anställning
• Anställningskälla
• Kostnad per hyra

Företag kan samla insiktsfull feedback från intervjuer eller genomföra undersökningar. Denna information kommer att avslöja företagets smärtpunkter ur kandidaternas perspektiv, vilket i sin tur kommer att bidra till att förbättra rekryteringsinsatserna på lång sikt.

Kandidatens erfarenhet är viktig

Att förbättra ansökningsprocessen kommer att leda till mer informerade, engagerade och entusiastiska kandidater och potentiella anställningar. För att göra detta måste företag vårda sitt arbetsgivarvarumärke, vara tydliga och i förskott med arbetssökande, effektivisera ansökningsprocessen, ställa rätt frågor och samla ständig feedback.

Om du planerar att anställa i Japan är kandidatupplevelsen särskilt viktig. Lokala arbetssökande är särskilt selektiva när de söker tjänster och vill se till att företaget ger en positiv arbetslivserfarenhet.

Om du letar efter kandidater i Japan för möten på mellannivå till chefsnivå, särskilt inom tekniksektorn, kan HCCR:s team för multidisciplinära talanglösningar hjälpa dig att hitta rätt passform. För att säkerställa en positiv upplevelse för dessa kandidater, vänd dig till Globalization Partners (G-P ) för expertråd och stöd. G-P hjälper företag att bygga upp och skala globala distansarbetskrafter genom att hantera onboarding av anställda samt alla löne-, skatte- och HR-relaterade frågor sömlöst och lagenligt.