Vad är en W-8BEN Form?

Företag kan frigöra nya tillväxtmöjligheter genom att utöka sin globala arbetskraft. Faktum är att 81 % av ledarna redan är aktivt engagerade i global rekrytering. Med stöd av en förstklassig Employer of Record (EOR) som G-P kan du snabbt och lagenligt anställa, onboarda och hantera globala team, oavsett enhetsstatus.

Men att arbeta med internationella anställda kan också innebära att ditt företag är ansvarigt för att hålla inne alla relevanta skatter som krävs enligt varje utländsk lands skattelagstiftning under ett kalenderår. Eftersom inkomstskattesatser varierar beroende på den anställdes bosättningsland kan företag i USA som fyller i ett W-8BEN-formulär för internationella anställningar hitta processen utmanande om de inte är förberedda.

Vad är ett formulär W-8BEN?

Ett formulär W-8BEN är ett skatteformulär för Internal Revenue Service (IRS) som används av icke-amerikanska skatteinvånare eller utländska utlänningar för att certifiera deras utländska status och säkerställa att rätt källskatt tillämpas på inkomst från amerikanska källor. W-8BEN står för Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals).

Icke-amerikanska skatteinvånare – inklusive anställda och globala entreprenörer – som tillhandahåller tjänster till amerikanska företag är i allmänhet skyldiga att fylla i formulär W-8BEN och lämna in det till det anställande företaget.

Vad används Form W-8BEN för?

För företag som anställer internationellt verifierar formulär W-8BEN en persons utländska status och bestämmer deras behörighet för skattebefrielser eller minskat källskatt enligt ett skatteavtal. Det identifierar också individer som är föremål för en 30% skatt på olika amerikanska inkomsttyper, inklusive fasta och periodiska (FDAP) betalningar som:

1. Intresse.
2. Royalty.
3. Livräntor.
4. Hyr.
5. Premium.
6. Ersättning för tjänster.
7. Ersätt betalningar, om tillämpligt.

Syftet med W-8BEN-formulär är att avgöra om individer anses vara amerikanska personer - invånare eller medborgare - och att fastställa ägande av inkomsten som refereras till i formuläret. Form W-8BEN tillåter också individer från länder utanför USA med skatteavtal att hävda minskade källskattesatser på amerikanska inkomster.

Vad är skatteavtal?

Ett skatteavtal är ett avtal mellan två länder som avgör hur inkomster som intjänas av invånare i ett land beskattas av det andra landet. Enligt IRS webbplats, om ett land har ett skatteavtal med USA, kan invånare i det landet vara berättigade till skattesänkningar eller undantag från inkomster som tjänats i USA.

Till exempel, eftersom Kanada och USA har ett skatteavtal, om ett amerikanskt företag anställer en anställd i Kanada, kan de hävda förmåner som en icke-bosatt utlänning (NRA) när de lämnar in sina skatter. Individer som bor i länder utan skatteavtal måste betala inkomstskatt enligt standardsatserna, utan minskningar.

Inkomstskatteavtal gäller inte för situationer med dubbla uppehållstillstånd - när individer är lagligt bosatta i mer än ett land. Dubbelboende kan dock fortfarande vara berättigade att få vissa skatteavtalsförmåner, beroende på deras plats.

Länder med skatteavtal med USA
Armenien Australien Österrike Azerbajdzjan Bangladesh Barbados Belarus Belgien Bulgarien Kanada Kina Cypern Tjeckien Danmark Egypten Estland Finland Frankrike Georgien Tyskland Grekland Ungern	Island Indien Indonesien Irland Israel Italien Jamaica Japan Kazakstan Korea Kirgizistan Lettland Litauen Luxemburg Malta Mexiko Moldavien Marocko Nederländerna Nya Zeeland Norge Pakistan	Filippinerna Polen Portugal Rumänien Ryssland Slovakien Slovenien Sydafrika Spanien Sri Lanka Sverige Schweiz Tadzjikistan Thailand Trinidad Tunisien Türkiye Turkmenistan Ukraina Storbritannien Uzbekistan Venezuela

Skatteavtalen kan förändras över tid. För arbetsgivare som anställer internationellt är det viktigt att hålla sig informerad om föränderliga lagar i sitt målland. AI-drivna verktyg som G-P Gia™ - G-P:s AI-baserade globala HR-efterlevnadsrådgivare - kan ge expertvägledning om globala arbetslagar i 50 länder och alla 50 amerikanska stater, vilket minskar kostnaden och tiden för efterlevnad med upp till 95 %.

Vem tillhandahåller W-8BEN-formuläret?

Internationella anställda och globala entreprenörer måste tillhandahålla formulär W-8BEN till sina amerikanska arbetsgivare, vanligtvis under onboardingprocessen. Enligt Internal Revenue Service (IRS) måste anställda ge formulär W-8BEN till källskatteombudet eller betalaren om de är en utländsk medborgare som är den faktiska ägaren av ett belopp som är föremål för källskatt.

De ska lämna in formulär W-8 BEN på begäran av källskatteombudet oavsett om de gör anspråk på en reducerad skattesats eller ett undantag från källskatteplikt. Till exempel kan en W8BEN fyllas i och lämnas till givarens källskatteombud eller kapitaladministratör.

Företag måste samla in och verifiera riktigheten och legitimiteten i de formulär de får. W-8-formuläret kan dock fortfarande vara giltigt även vid mindre fel. Till exempel, om datumet saknas från signaturen, kan arbetsgivaren lägga till datumet vid mottagandet och betrakta det som giltigt från den punkten och framåt.

Vem behöver fylla i formuläret W-8BEN?

Formuläret W-8BEN fylls vanligtvis i av utländska utlänningar (NRA). Företag som anställer internationellt bör få detta formulär från internationella anställda eller globala entreprenörer om de uppfyller något av följande kriterier:

1. De är icke-amerikanska medborgare eller invånare (NRA).
2. De arbetar för ett amerikanskt företag eller tjänar amerikanska inkomster.
3. De hävdar skatteavtalsförmåner eller minskad källskatt.
4. De tjänar fast eller periodisk inkomst från USA

Vem ansvarar för att hålla inne inkomstskatten?

Företag som betalar inkomst till icke-amerikanska skatt bosatta, känd som amerikanska källskatteagenter, är ansvariga för källskatt vid källan innan de betalar individen. Underlåtenhet att hålla inne på rätt sätt kan leda till påföljder eller böter för bristande efterlevnad. Om flera källskatteagenter är inblandade behöver skatten endast undanhållas en gång från inkomstägarna.

Om arbetsgivaren håller inkomstskatt på uppdrag av individen, skicka inte formuläret till IRS vid mottagandet. Istället bör de lagra formuläret säkert i sina register så länge som det är nödvändigt för att bestämma sitt ansvar.

Hur man fyller i formulär W-8BEN

När du fyller i formulär W-8BEN är instruktionerna enkla och ingår i själva formuläret. För att fylla i formuläret ska den internationella medarbetaren eller globala entreprenören inkludera följande information:

1. Deras juridiska namn
2. Deras födelsedatum, skrivet i formatet mm-dd-åååå
3. Deras land för medborgarskap
4. Deras permanenta bostadsadress i företagets hemland
5. Deras postadress om den skiljer sig från företagets permanenta adress
6. Deras personnummer (SSN) eller individuella skatteidentifikationsnummer (ITIN), inklusive deras internationella TIN, om tillämpligt
7. Namnet på landet där personen är bosatt för det landets inkomstskatt, om tillämpligt
8. All relevant finansiell information, inklusive intäkter och tidigare betalningsbelopp från äldre skattedeklarationer.

Finns det andra W-8-formulär?

Ja, IRS har flera W-8-former, var och en tillämplig på olika typer av icke-amerikanska skatteavdragsscenarier. Utöver W-8BEN omfattar annan relevant skattedokumentation:

• Formulär W-8BEN-E för icke-amerikanska enheter eller internationella enheter, istället för individer.
• Formulär W-8IMY för personer eller enheter som mottar betalningar från en icke-amerikansk bosatt eller medborgare eller genomströmningsenhet.
• Formulär W-8EXP för verkliga huvudmän som vill göra anspråk på en tillämplig skattereduktion eller skattebefrielse, inklusive icke-amerikanska regeringar och skattebefriade organisationer.
• Formulär W-8ECI för personer eller enheter som hävdar undantag från källskatt på inkomst som effektivt är kopplad till en handel eller verksamhet i USA, inklusive de som tjänar intäkter från amerikansk affärsverksamhet.

Forms W-8 vs Forms W-9: Vad är skillnaden?

Medan W-8-formulär gäller för icke-amerikanska skatteinvånare eller medborgare och enheter som tjänar amerikansk inkomst, gäller W-9formulär för företag, entreprenörer och liknande enheter som arbetar enligt amerikansk lag, inklusive amerikanska medborgare och invånare. Dessa formulär anses vara inskickade informationsformulär och upphör inte att gälla som W-8 formulär.

Förenkla internationell lönehantering med G-P.

G-P:s AI-drivna Employer of Record (EOR)-lösningar stöds av ett dedikerat team av experter på sysselsättning, skatt, förmåner och lokala arbetslagar och hanterar komplexa löneprocesser, vilket ger företag möjlighet att tryggt anamma fördelarna med global expansion. G-P tillhandahåller de verktyg och insikter som krävs för att upprätta och hantera lönehantering för internationella anställda eller entreprenörer på ett lagenligt sätt – oavsett enhetens status.

---