主要心得
- 什麼是人力資源合規性審計？ ：它是對人力資源政策和實踐的全面審查。審計可以識別並降低潛在風險。
- 審計流程：關鍵步驟包括制定特定國家的檢查清單、收集文件以及根據法律要求分析調查結果。最終目標是報告結果並實施糾正措施計劃。
- Gia 如何簡化合規流程： Gia 可自動審核文檔，產生在地化模板，並將合規時間和成本降低95 %。
僱傭文件中的一個錯誤可能會導致重大的法律糾紛。對於在全球招募員工的公司來說，每進入一個新市場，風險就會成倍增加。在法國法律上合理的做法，在巴西可能會違反勞動法。但大多數公司直到為時已晚，才意識到他們的僱用文件不符合規定。
人力資源合規性稽核就是解決方案。本指南將教您如何使用 Gia 進行稽核，以及如何確保全球據點的文件符合規定的秘訣。
什麼是人力資源合規審計？
人力資源合規性稽核是對您的人力資源政策與程序的完整檢閱。它涵蓋整個員工生命週期，從入職到離職，並檢查是否符合當地僱傭法律。
審計是一種積極主動的措施，可以幫助您在風險演變成法律問題之前發現它們。
誰可以進行人力資源合規性稽核？
您的公司可以透過這些方式稽核人力資源的合規性：
- 公司內部人力資源團隊：內部稽核由經驗豐富的公司內部人力資源團隊進行。這種類型的審計可能具有成本效益，但內部偏見或缺乏專門的法律知識可能會影響審計結果。
- 第三方顧問：外部審計涉及聘請第三方律師事務所或人力資源顧問。這種類型的審計可能既昂貴又耗時。
- 人工智慧：技術輔助審計利用智慧人工智慧實現文件審查自動化。這種方法兼顧了專業、速度和成本效益。
為什麼合規性審計很重要？
審計至關重要，原因如下：
降低法律和財務風險
審計可以幫助您在合規問題演變成罰款或訴訟之前發現它們。
定期的合規性稽核可確保全球公司遵循最新的當地勞工法。 它也讓您隨時準備好接受法規機構的意外稽核。
提高營運效率
稽核揭露過時或低效的人力資源流程。想像一下，人力資源合規性稽核顯示您的入職過程存在缺口，導致效率低下和延遲。 這促使您的公司建立標準的入職工作流程。新的工作流程可確保每位員工從第一天開始就能獲得所需的生產力。
確保一致且公平的作業方式
稽核可確保您的人力資源流程公平、符合公司價值，並適用於每個人。
假設您的公司重視工作與生活的平衡。稽核可以顯示您的請假政策是否符合此價值，並符合或超越當地法律。 這可讓您修正任何不一致的地方，並培養一個積極的工作環境，為世人打造求職機會均等的世界。 You 聘僱。
提供策略見解
您的組織可能有與人才管理和領導繼任相關的策略目標。
如果稽核結果顯示，外部聘請的人員擔任80% 領導職務，就該修改您的人力資源流程了。您可以制定政策，要求各部門考慮內部候選人的晉升機會，或開始繼任規劃計畫。最後，您可以利用稽核結果來指導您的人力資源流程，並協助達成公司的目標。
如何進行人力資源合規性稽核
採取下列步驟，對您的人力資源合規性進行稽核：
步驟1 。確定範圍
明確審查範圍和地域重點。將精力集中在關鍵領域，包括稅法、薪資和工時要求以及員工分類。
由於各地勞動法各不相同，最簡單的辦法是一次只審核一個地點。例如，你可能這週審核德國辦事處的招募流程，下週審核巴西辦事處的招募流程。一次只專注於一個地區會讓這個過程更容易，尤其是在法律複雜的國家。
步驟2 。建立檢查清單
您的核對表應該包括您想要檢閱的所有內容，例如：
- 勞動契約
- 員工手冊
- 薪資記錄
- 稅務文件
- 職位描述
- 招聘和入職過程
- 終止與遣散政策
- 資料隱私權政策
有了主要檢查清單後，為計劃審核的每個地點建立單獨的、特定於國家/地區的檢查清單。這樣，你就可以檢查是否符合每個國家獨特的勞動法，確保不會遺漏任何內容。
步驟3 。收集和審閱文件
收集所有相關文件是最花時間的步驟，因為這需要協調多個部門。這也可能意味著要接觸其他國家的人力資源團隊、會計專業人員和薪資提供者。
步驟4 。根據法律要求分析您的發現
將貴公司的做法與各地的現行法律進行比較，找出差距。例如，貴公司的人力資源政策和程序是否符合歐盟薪資透明法律？這一步驟需要掌握各司法管轄區的最新法律知識。
步驟5 。記錄你的發現並撰寫報告。
總結你的調查結果，供領導審閱。為每個審計過的國家建立單獨的章節，列出具體問題和不合規領域。您可以按優先順序高、中、低對問題進行分類，以顯示哪些問題最為緊迫。
步驟6 。制定並實施糾正措施計劃
每個問題都需要可行的計劃來解決。每項計劃都應該有明確的時間表，並分配給特定的人員。
例如，您可以給安大略省的人力資源經理一個月的時間來更新員工手冊，並加入關於脫離工作的政策。最後一步是將審計結果轉化為積極的改變。
Gia 如何簡化人力資源合規性稽核
人力資源合規性稽核可能既費時又乏味。Gia 讓一切變得簡單。
Gia 是一款用於全球人力資源合規的智慧人工智慧。Gia 可以這樣提供協助：
自動執行文件審查和分析
與其手動整理數百份文件，不如將您的僱傭合約、手冊和政策上傳到 Gia。它會根據我們專有的全球勞動法知識庫對它們進行分析，以立即標記潛在的合規性漏洞。
Gia 內建強大的資料安全措施，因此您的文件安全且私密。我們已根據 SOC 2 II 型原則實施了全面的安全控制，所有資料在靜態和傳輸過程中均進行了加密。與其他人工智慧工具不同，我們不會使用您的資料來訓練 Gia。
提供複雜合規問題的即時解答
在審核過程中，您可能會遇到問題。與其等待法律顧問答覆好幾天，您可以詢問 Gia 並立即得到答覆。
使用 Gia 的會話介面提出問題，例如："德國有哪些強制性加班薪資規定？" Gia 會在幾分鐘內為您提供經過專家審核的答案，節省數小時的法律研究時間，讓您的稽核工作持續進行。
產生符合規定的文件範本
如果審計發現政策過時或不符合規定，您不需要建立新的政策。Gia 可以針對該特定國家產生完全符合規範的範本，然後您可以自訂。
您可以使用 Gia 來產生合約、工作說明、員工手冊、聘書、政策等。Gia 將多天的任務轉化為幾分鐘。
擔任積極主動的合規監督員
就業法律總是在不斷變化，需要持續監控。Gia 可即時追蹤全球僱傭法律，讓您的文件始終符合最新的法規。將合规性從一年一次的事件轉變為持續的自動化流程。
減少合規所需的時間和成本
傳統的稽核費用昂貴。您必須付費給顧問或律師分析您的文件，這也就是許多計費工時。Gia 可縮短合規的時間和成本，最高可達95% 。
收集和分析稽核資料的技巧
在稽核過程中，您會看到許多資料。您需要一種方法來管理這些資料，以保持組織性和專注性。請考慮這些提示：
- 使用集中式系統：在單一平台上維護所有與稽核相關的文件。這樣可以使您進行審計工作井然有序，並防止您遺漏重要細節。Gia 可以作為您的中心樞紐，將您的所有問題和文件審核儲存在一個地方。
- 優先考慮高風險領域：專注於高風險領域，例如工作者分類，可以將資源投入可能造成最大後果的問題。 如果你不確定哪些合規問題風險最大，可以諮詢Gia 。
- 採取平衡的方法：審計應該既發現風險，也發現機會。記錄公司做得好的地方，從而總結最佳實踐。例如，您可能發現您的入職過程在特定地區非常有效。 找出原因，然後將這個最佳實踐應用到你招募的每個國家。
提出發現和實施改進的提示
您已完成審計並發現了合規性方面的不足。現在是時候採取行動了。以下步驟可協助您分享研究結果，以便獲得領導階層的批准：
- 力求簡單易懂：請以簡單易懂的方式呈現您的報告。使用項目符號清單和圖表來突出重點風險領域。您也可以使用 Gia 的摘要功能，將複雜的資訊轉換為簡單的概述。
- 專注於解決方案：針對你發現的每一個問題提出建議。制定具體時間表，為後續行動指明方向。目的是向領導者表明，這些問題是可以解決的。這樣一來，他們就更容易批准你的計劃，並提供採取糾正措施所需的資源。
- 強調價值：圍繞「風險抵減」提出建議並增加業務價值，從而獲得高階主管的支持。 這樣，你就可以解決領導者最關心的問題，例如財務結果，並獲得他們的支持。
- 定期跟進：確保糾正措施計劃按計劃實施。使用專案管理工具分配任務並追蹤任務進度。定期召開會議，監督進度。在實施變更後的幾個月內，您可以進行一次小型審計，以確保新流程得到執行。
人力資源合規性稽核？使用Gia ，就可以完成。
進行人力資源合規性稽核對於全球性公司而言至關重要。但這需要深厚的法律專業知識和資源。
Gia 可以簡化您的稽核工作，並確保您的人力資源文件在全球各地均符合規定。身為人工智慧驅動的全球人力資源代理，Gia 讓合規變得輕鬆。
常見問題
我應該多久進行一次人力資源合規性稽核？
至少每年一次。應更頻繁地對高風險領域進行有針對性的審計，尤其是在向新國家擴張或勞動法發生變化時。
人力資源稽核與財務稽核有何不同？
財務稽核的重點在於公司的財務報表和內部控制，以確保準確性和防止詐騙。人力資源稽核特別著重於公司的人力資源實務，以確保符合就業法律和法規。
人力資源稽核可以遠端進行嗎？
沒問題現今的雲端系統可讓您遠端存取和檢閱文件。您可以從任何地方為全球勞動力進行徹底的稽核。
為何Gia 的答案比其他人工智慧解決方案更值得信賴？
有別於人工智慧在網路上搜刮資訊的工具，Gia 使用專屬的知識庫，其中包含超過100,000 合法審核的文章，以及超過1,500 的政府資料來源。 這表示 Gia 的答案來自安全、經專家審查的全球就業知識庫。
