遠端工作合規比以往任何時候都更重要。 自疫情爆發以來，許多公司都採取了永久性的遠端為先工作政策，並可能很快成為常態。 事實上，到 2025 年，75% 的勞動力將每月至少遠端工作五天。
雖然很少有適用於臨時居家辦公安排的法律，但許多國家已經開始引入有關遠端工作的立法。
以下是 公司在實施合規的遠端優先工作政策 時應考慮的一些法律 問題。
第 1 期：資料法規遵循（隱私與安全）
資料合規應該是公司的首要任務。 在處理敏感性資料 (包括顧客資訊) 時，確保員工能夠存取和使用的資訊的隱私權和安全性至關重要。 另一個問題是何時進行資料國際傳輸。 貴公司是否遵守《一般資料保護規範》(GDPR) 的規定？
您可以做什麼：
- 制定涵蓋軟體、硬體、資訊和存取控制的隱私和安全政策。
- 讓員工使用虛擬私人網路 （VPN） 服務，確保 網路瀏覽的安全，尤其是 使用公共 Wi-Fi 的 遠端工作人員。
- 對機密資訊進行加密。
- 為每個裝置設定雙因素驗證。
【bctt tweet=”在處理敏感資料時 — 包括客戶資訊 — 確保員工可存取和使用的資訊的隱私和安全至關重要。” username=”globalpeo”】
問題編號2：薪資合規
當公司有遠端雇員時，薪資發放合規是一種常見的挑戰。 公司必須了解其聘僱的每個國家的僱傭和勞工法，以確保根據這些法律支付員工薪水。
您能做什麼：
核查每個州或國家關於以下方面的要求：
- 最低工資。 最低工資是雇主可以合法補償其工作者的最低工資或報酬。 最低工資標準因不同國家而异，在美國因不同州而异。雖然大多數國家都有最低工資標準，但一些國家已經放弃實施官方最低工資標準。 因此，追蹤您所在國家的薪資要求至關重要。 未能遵守這些要求的公司可能要承擔罰款和訴訟責任。
- 加班時數和工作時數法律。 即使 全球有 工時的標準，不同國家也有 差異。 當地勞工法 規定 員工 的最高和最低 工時和加班時間，公司必須遵守 。
- 休假。 當地勞工法 制定 了自己的 帶薪 休假計畫。 美洲的休假 與歐洲 或非洲不同，產假和陪產假 也是如此。遵守這些法規將防止公司面臨債務。
- 薪資發放頻率。 支薪 頻率 定義 了員工 支 薪 的頻率 （即每週、每兩週、每半月、每月） ，並且在每個國家各有不同。 請務必記住這一點，以 遵守 每個國家的 法規 並避免合規問題。
- 員工福利。 員工有權獲得 其國家勞動法 規定的某些強制性福利。 雖然每個國家都有 社會安全等基本福利，但許多其他國家已經 確定雇主也應該提供 失業和退休福利。
- 保險。 許多國家強制推行醫療保健、退休和失業保險。 這是公司在這些國家聘僱員工時必須牢記的一點。
- 稅收制度。 一些國家的稅收制度比其他國家更為複雜。 瞭解這些系統是 遵守 稅務法律法規的關鍵。
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問題編號3：健康與安全
自轉向遠端工作以來，保護員工的健康和安全對公司來說變得更加困難。 然而，即使員工不在辦公室工作，公司仍有責任保持他們的健康和安全。
您能做什麼：
- 識別潜在危險，並採取措施控制和緩解風險。
- 建立傷害或事故報告系統，並確保工作者瞭解如何使用該系統。
- 提供健康和安全培訓，並鼓勵員工採取必要的預防措施。
- 精神健康 也很重要，需要注意。 雇主應確保員工有充足的休息時間。
問題編號4：設備
為員工配備必要的工具和設備以執行其工作非常重要。 一些國家要求雇主向員工提供遠端工作所產生費用的報銷或津貼。
您能做什麼：
- 提供員工在家工作所需的資源。
- 當公司無法提供設備時，有必要與員工簽訂協議並報銷產生的任何費用。
- 遵守要求對電力、電話和網際網路服務支付額外報酬的當地遠端法律。
問題編號5： 智慧財產
除了保護敏感性資料外，公司還應優先保護員工的創作物，包括著作權、發明權和設計權。 在聘僱遠端工作者時，國際智慧財產 (IP) 保護是必須考慮的關鍵因素。
您可以做什麼：
- 在您的員工所在的國家注册 IP。
- 在勞動契約中增加保密條款，確保條款清晰易懂。
為避免 這些問題，公司應 制定 並實施正式的遠端工作政策。
遠端工作 政策
制定一套規則和指南來規範和管理遠端工作者是極其重要的。
遠端工作政策應包括：
- 公司規則
在家工作不會讓員工免於遵守工作場所中適用的條件和政策。 為了避免造成困惑，最好在公司的遠端指南中明確說明這一點。 - 工作期望和員工績效
定義時間表、期限、報告 和 任務的指導方針。 解釋您將 如何衡量績效和生產力，以及對每個角色 重要的 指標也很重要。 - 資料隱私和智慧財產權條款 確保員工簽署保密協議，並瞭解保護公司資訊的重要性。
- 薪酬和福利
闡明員工有權獲得與工作場所相同的薪酬和福利。 此外，請注意是否有額外的電力或網際網路費用的報酬。 - 溝通指南
確保員工熟悉 團隊使用的溝通工具。 定義 工作時間內 對 線上可用性 的任何期望 ， 並強調 簽到 和會議的重要性 ，以 保持與團隊之間的順暢溝通。
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