主要心得
- 定義：行為準則概述了公司的行為標準，並將價值觀轉化為實際規則。
- 在地化：在地化的行為準則可以幫助您在不同的招募環境中建立一致的企業文化。
- 關鍵組成部分：行為準則應包括健康與安全、包容性、公司資產使用、利益衝突和報告機制等方面的政策。
- 實施：成功的實施需要高階支援、培訓、員工認可和持續更新。
- Gia如何提供協助： Gia是我們以人工智慧為導向的全球人力資源代理，可以在幾分鐘內產生本地合規人力資源文檔，包括行為準則。
行為準則是重要的文件和風險管理工具。它設定的標準能讓您的公司保持一致、符合道德，並與全球接軌。
建立行為準則的傳統方式既緩慢又昂貴。今天，有了更好的選擇。本指南說明如何使用 Gia 撰寫行為準則，Gia 是首款用於人力資源的人工智慧 (Agentic AI)。
什麼是行為準則？
公司行為準則是一份概述組織內每個人行為標準的文件。它將您的使命和價值觀轉化為工作場所的行動。這套守則可指導員工的日常互動，適用於從 C-suite 到您的新進員工。
行為準則是一份活的文件，會隨著您的公司以及您營運所在的法律和文化環境而演變。
行為準則是如何運作的？
工作場所行為準則有助於員工在複雜的情況下做出合乎道德的決策。它定義了不當行為，並建立了處理不當行為的明確流程。這些程序包括調查和紀律處分的公平標準。
本守則的行為守則促進更安全、更積極的工作場所。
為什麼行為準則對您的企業至關重要
制定行為準則對任何企業都至關重要。一套結構完善的行為準則：
- 營造正向的企業文化。行為準則對尊重、安全和專業提出了明確的要求。這些標準有助於您創造一個健康的工作環境，讓您的團隊蓬勃發展。
- 降低法律和財務風險。你的行為準則是你防止違規的第一道防線。在一些國家，行為準則具有強制性。例如，歐盟成員國的公司必須制定行為準則，以遵守歐盟的舉報人指令。
- 保護您的聲譽。你的行為準則是對合乎道德規範的公開承諾。它與顧客、合作夥伴、投資者和員工建立信任。
行為準則的關鍵組成部分
有效的行為準則應全面、清晰、簡潔。它涵蓋以下幾個部分：
- 領導階層介紹及核心價值：領導階層聲明強調高層的道德承諾。這使程式碼與核心價值和公司使命聯繫起來。
- 健康、安全與保障：本節涵蓋工作場所身心安全政策。例如，它可以包含針對分散式團隊的資料安全指導。它還涉及工作場所暴力、網路威脅和藥物濫用等問題。
- 包容與反歧視：堅決反對一切形式的騷擾、歧視和霸凌至關重要。本部分旨在促進包容和歸屬感的文化。它給出了不可接受行為的定義和示例，以防止誤解。
- 公司資產和資訊的使用：本節包含正確使用所有公司財產（包括筆記型電腦、手機、軟體和智慧財產權）的規則。它還涵蓋了負責任的社交媒體使用和機密資料的保護。
- 利益衝突：本部分提供如何識別、預防和報告潛在利益衝突的指導。這些衝突可能包括接受顧客禮物或僱用家庭成員等情況。
- 舉報違規行為和不報復政策：本節詳細介紹舉報潛在行為準則違規行為的流程。它應該為員工提供一個保密的管道來表達他們的擔憂。它還必須包含一項不報復政策，以保護任何出於善意舉報問題的人。
如何與 Gia 一起撰寫行為守則
以傳統方式撰寫行為準則是一個緩慢的手動過程。這涉及人力資源團隊和法律團隊之間的來來回回，增加了成本和時間。對於全球性公司來說，這個過程甚至更加複雜。
Gia 讓建立行為準則變得容易。您可以在幾分鐘內生成合規草稿，而無需從空白頁面開始手動起草各個部分。 一旦您滿意您的草稿，Gia 可以將文件翻譯成50+ 種語言，同時確保遵守當地勞工法。
使用 Gia 建立行為準則可節省您的時間和金錢。以下是如何開始：
- 首先給出明確的提示： 登入 Gia並讓它建立您的文件。請務必包含具體上下文，例如： “為美國科技公司與海外化員工起草一份行為準則。”
- 上傳您的使命和願景聲明：使用 Gia 的文件上傳功能來新增您公司的使命聲明或現有的價值觀。然後，您可以提示 Gia 將該語言和語氣融入草稿中，以便輸出結果與您的品牌和指導原則保持一致。
- 完善草稿： Gia 提供初稿後，您可以要求進行具體修改或澄清。例如： “能否在社交媒體行為準則部分添加更多示例？”
- 為您的全球團隊進行在地化：在完成核心文件後，請 Gia 將其調整為適用於您經營的其他國家。例如： “根據菲律賓的勞動法制定本行為準則的版本，並將其翻譯成菲律賓語。”Gia 將在幾分鐘內產生在地化和翻譯版本。
使用 Gia 撰寫全球行為準則的好處
Gia 讓撰寫全球合規行為準則變得快速又簡單。
1.立即產生全球合規草稿
Gia 建立在專有的知識庫之上，該知識庫包含100 、 000 + 經過法律審查的來源和1 、 500 + 政府來源。這份知識庫涵蓋了超過50國家和所有50美國州的僱傭法。 您可以選擇您的營運國家/地區，Gia 將產生符合每個司法管轄區法規的在地化草案。它也可以將人力資源文件翻譯成50以上的語言。
2.建立公司知識庫
Gia 允許您上傳公司政策、價值聲明或其他相關文件。之後，Gia 會在回答您的問題或產生相關文件（如行為準則）時參考這些政策。有了 Gia，您可以將靜態的政策文件轉變為動態智慧。
舉例來說，上傳貴公司的使命宣言和道德準則，Gia 就會將其語言編入行為準則的介紹中。守則的語調、語言和內容將與您的公司文化和價值觀一致。
3.為您提供合規性方面的見解
Gia運用高級推理能力來理解你問題的細微差別。您可以提出複雜的跨境人力資源問題，例如： “德國和美國在利益衝突方面的標準報告流程是什麼？” ，並在幾秒鐘內獲得準確的答案。這種按需提供的專業知識可以幫助您快速解決複雜問題。透過Gia作為您的人力資源代理人工智能解決方案，您可以立即獲得所需的答案。
4.主動監測監理變化
企業級使用者即將可以使用新的政策遵循監控功能。Gia 會根據全球合規法律監控您的公司政策，並在相關更新可能影響您的業務或行為準則時通知您。
與此同時，使用者可以在需要時要求 Gia 檢查行為準則是否符合規定。Gia 使用最近的文章和立法更新，提供可靠、最新的文件和政策合規指引。
您的行為準則推出計劃
實施您的行為準則需要一個明確的計劃。Gia 可以協助您建立內部溝通策略、潛在常見問題清單，以及協助團隊成員應用您的員工行為準則的訓練計畫。請遵循以下步驟，以便順利推出：
- 獲得高階支援：首先由領導階層在公司範圍內發佈公告。這將向你的團隊表明，該程式碼得到了公司的全力支持，並且是整個公司的優先事項。
- 開發互動式培訓：包含真實場景的培訓模組可協助員工在工作場所應用行為準則。
- 要求確認：請所有員工確認他們已閱讀、瞭解並同意行為準則。記錄他們對合規性和問責制的確認情況。
- 確保隨時可存取：讓行為準則隨時易於存取。將其整合到潛在新員工入職流程中，並將其翻譯成員工所使用的語言。
- 定期更新：至少每年檢視並更新您的行為準則。公司或國家法規發生重大變化時，也應進行更新。
避免常見的行為準則錯誤
在建立和實施行為準則時，請避免這些常見錯誤：
- 過於含糊：模稜兩可的語言會讓規則令人困惑且前後矛盾。使用簡潔而具體的語言並舉例說明。
- 建立一刀切的文件：根據您營運所在地區的特定法律和文化背景，量身訂做您的行為準則。
- 忽略不報復條款：如果員工害怕因發表意見而受到懲罰，他們可能會保持沉默。制定不報復政策，保護出於善意舉報問題的員工。
- 採取靜態方法：制定定期審查和更新行為準則的流程，以最大限度地降低合規風險。
與 Gia 一起建立合規的行為準則
建立全球行為準則是一項高風險的任務。Gia 可以在幾分鐘內生成合規行為準則。 Gia 是以G-P 全球就業專業知識和龐大的專有知識庫為後盾的 agentic 人工智慧，因此您可以放心使用您的程式碼。
立即試用 Gia ，幾分鐘內即可為您的全球團隊建立行為準則。
