ما هو النموذج W-9؟

النتائج الرئيسية

• ما هو النموذج W-9: يُستخدم النموذج W-9 لجمع المعلومات الضريبية الخاصة بالمقاول. فهو يتيح لك تقديم نماذج 1099 دقيقة وتجنب الاقتطاع الاحتياطي والعقوبات.

• كيفية مقارنة النموذج W-9 بالنماذج الأخرى: يقتصر النموذج W-9 على حفظ السجلات فقط ويسري على المقاولين الأمريكيين. نموذج W-8 مخصص للمواطنين غير الأمريكيين. W-2 يستخدم الموظفون النماذج لإعداد ضرائبهم. 1099 النماذج مخصصة للإبلاغ عن أنواع الدخل المختلفة، مثل المدفوعات المتنوعة للمقاولين.

• أين تحصل على نموذج W-9: يمكنك تنزيل نموذج W-9 على موقع مصلحة الضرائب الأمريكية أو إنشاء نموذج مع G-P Contractor™

• من المطلوب منه ملء نموذج W-9: يجب على الأفراد والشركات التي تعمل مع شركتك، مثل المقاولين والموردين المستقلين، ملء نموذج W-9.

إن تعيين مقاولين مستقلين يجعل من السهل توسيع نطاق أعمالك  أو تقليصها مع تغير احتياجاتك. على الرغم من أن  المقاولين ليسوا مدرجين في كشف رواتب شركتك، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى  اتباع متطلبات  معينة للتعامل مع هذا النوع من العمال.

في الولايات المتحدة، يقوم الموظفون بدوام كامل بملء نماذج I-9 ، بينما يقوم المقاولون المستقلون أو 1099 العمال بملء نماذج W-9 . تساعد هذه النماذج  على ضمان الامتثال الضريبي وتقليل مخاطر العقوبات على المعلومات غير الصحيحة أو المفقودة. 

 لنحلل  ما هو نموذج ضريبي W-9،  وما دواعي استعماله،  وكيف نملأه، والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها.

ما هو نموذج W-9؟

يقوم نموذج  AW-9  بجمع معلومات المكلفين من المقاولين المستقلين والكيانات التجارية، بحيث يمكنك تقديم إقرارات دقيقة. أنت لا تقدم W-9 إلى دائرة الإيرادات  الداخلية (IRS).  ولكنك تستخدم المعلومات الواردة في هذا النموذج لإعداد  نموذج  1099  الذي تقدمه إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في نهاية العام. 

تجمع W-9 رقم التعريف الضريبي (TIN) من الأفراد والكيانات. بالنسبة للأفراد، عادةً ما يكون هذا هو رقم الضمان الاجتماعي (SSN)، وبالنسبة للشركات، يكون هو رقم تعريف صاحب العمل (EIN).

ملاحظة: لا يوجد نموذج  W-9 للموظفين.  W-9 مخصص فقط للمقاولين المستقلين أو الشركات.

كيفية مقارنة النموذج W-9 بالنماذج الأخرى

نموذج W-9 للشركات مخصص فقط لحفظ السجلات. إليك  كيف يختلف   W-9 عن نماذج IRS الأخرى:

 نماذج W-9 مقابل W-2

بينما  يقوم المقاولون  المستقلون بملء نموذج W-9، تقوم الشركات بإكمال وإرسال  نماذج  W-2 إلى مصلحة الضرائب  الأمريكية.

يستخدم الموظفون نماذج  W-2  لإعداد الضرائب. قبل أن يحصل الموظفون على نموذج W-2، يجب عليهم ملء النموذج W-4 والإشارة إلى معلوماتهم الضريبية وحالة تقديم الإقرارات والوظائف الأخرى، إن وجدت. ستقوم بحساب الضرائب التي سيتم اقتطاعها بناءً على النموذج W-4، بينما يجب أن يعكس النموذج W-2 هذه الضرائب.

نموذج W-9   مخصص لإعداد نموذج 1099 . يحتوي نموذج W-9 على اسم المقاول وعنوانه ورقم التعريف الضريبي الخاص به. على عكس الموظفين، يتحمل المقاولون مسؤولية الإبلاغ عن ضرائبهم ودفعها. وبصفة عامة، لا يوجد اقتطاع ضريبي للمقاولين، إلا في حالات معينة، على سبيل المثال إذا لم  يقدموا  أو يعتمدوا رقم تعريف ضريبي صحيح. 

 نماذج W-9 مقابل 1099

1099 هو مجموعة من نماذج مصلحة الضرائب الأمريكية التي تبلغ عن أنواع دخل مختلفة. تستخدم الشركات بشكل أكثر شيوعًا:

• 1099-NEC: استخدم هذا النموذج إذا دفعت للمقاولين المستقلين  600 دولار أمريكي أو أكثر سنويًا.600 

• 1099-MISC: استخدم هذا النموذج للإبلاغ عن المدفوعات المتنوعة، مثل الإتاوات ومدفوعات الرعاية الصحية والإيجار، إذا كانت تبلغ   دولار أمريكي  600 أو أكثر في السنة.

تتحمل شركتك مسؤولية ملء  وإرسال 1099 نماذج  إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. وعلى النقيض من ذلك، يقوم المقاولون المستقلون بملء  W-9 ، والتي ستحتفظ بها في سجلاتك. تحتاج فقط إلى  W-9 نماذج  كمرجع لتقديم النموذج 1099.

 نماذج W-9 مقابل W-8

W-9W-8 W-9 النماذج  مخصصة للمواطنين الأمريكيين، في حين يحتاج المواطنون غير الأمريكيين إلى W-8. 

هناك نوع واحد فقط من W-9 نموذج. ومع ذلك،  هناك خمسة أنواع من  W-8 نماذج. يعتمد النموذج الصحيح على ما إذا كان المقاول فردًا أو شركة، ونوع الدخل، وما إذا كان مؤهلاً لمعاملة ضريبية خاصة. 

يجب أن   تستلم نموذج W-8 قبل أن تدفع أول دفعة. من الأفضل أن تستلم نموذج W-9 قبل أن يقوم المقاول بأي عمل.

من أين تحصل على النموذج W-9

يمكن للمقاولين  تنزيل نموذج W-9 مباشرة من موقع مصلحة الضرائب الأمريكية. أو يمكنك استخدام  G-P Contractor لتبسيط دورة حياة تعيين المقاول بأكملها - بدءًا من المدفوعات إلى إدارة الأعمال الورقية. يمكنك بسهولة إنشاء نماذج W-9 والوصول إلى جميع معلومات القوى العاملة الخاصة بك على لوحة معلومات واحدة.

 إذا كنت تقوم بتوسيع النطاق وبناء فرق عالمية، G-P Gia™، وهو الذكاء الاصطناعي الوكيل الأول من نوعه للموارد البشرية، يقدم رؤى مفصلة حول قوانين العمل  واللوائح الضريبية والمزايا في أكثر من 50 دولة وجميع الولايات الأمريكية 50.

من المطلوب منه ملء نموذج W-9؟

يحتاج بعض الأفراد والكيانات التجارية   التي تتلقى دخلاً من شركتك إلى ملء النموذج W-9. ويشمل ذلك  ، على سبيل المثال لا الحصر، المقاولين المستقلين والبائعين والشراكات والشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLC) والشركات والصناديق الائتمانية والعقارات.

فيما يلي بعض الأمثلة على السيناريوهات التي يلزم فيها استخدام W-9:

1. أنت  شركة صغيرة تقوم بتوظيف مقاولين في الولايات المتحدة. الشركات الصغيرة بدون فرق داخلية كبيرة غالبًا ما تقوم بتوظيف مقاولين مستقلين. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم  G-P Contractor لتوظيف المقاولين ودفع تكاليفهم لمشروع تصميم جرافيك، فيمكن للعامل استخدام ميزة إنشاء نموذج W-9 لإكمال النموذج قبل بدء العمل. 

2. أنت بنك لديه عميل يفتح حسابًا جديدًا. تستخدم البنوك W-9 نماذج  لجمع معلومات المكلفين اللازمة للإبلاغ عن الفائدة والأرباح الأخرى إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

3. لقد ألغيت دينًا. غالبًا ما يُعتبر الدين المُلغى دخلًا خاضعًا للضريبة. يساعد النموذج W-9 في تقديم المعلومات المطلوبة.

4. أنت شركة استثمار. ستحصل على النموذج W-9 من عملائك، ثم تبلغ مصلحة الضرائب الأمريكية بأرباحك في النموذج المناسب 1099.

متى ولماذا يتم طلب W‑9

 نموذج  W-9 مطلوب  فقط للموردين الذين تدفع لهم مقابل الخدمات. لا يشمل ذلك الشركات، لأنها عادةً ما تكون معفاة من الإبلاغ عن 1099. كما أنك لست بحاجة إلى W-9 لأي بائعين تدفع لهم عن طريق البطاقة، حيث يتم الإبلاغ عن هذه المدفوعات من قبل معالج الدفع.

 يتيح لك  نموذج W-9 الإبلاغ بدقة عن مدفوعات المقاول إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. على الرغم من أنك لست بحاجة إلى تقديم هذا المستند، إلا أن الاحتفاظ به في متناول يدك يجعل إعداد نماذج 1099 أسهل. ستتجنب أيضًا غرامات عدم الامتثال والعقوبات المدنية أو الجنائية لعدم جمع النموذج.

كيفية ملء نموذج W-9

يجب على المقاولين ملء  نموذج W-9  بدقة لضمان الامتثال. يمكنهم اتباع  تعليماتW-9 التالية:

1. اذكر اسم المقاول أو الشركة:يضع  المقاولون أسمائهم في السطر 1 كما يظهر في إقرارهم الضريبي. تضع الكيانات القانونية، مثل شركة تضامن أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة، اسمها على السطر 2، باستخدام معلومات "مزاولة الأعمال التجارية على أنها". إذا كان المقاول يعمل تحت اسم تجاري معين، فيجب عليه إدخال هذه المعلومات في سطر "اسم العمل".

2. حدد تصنيف الضريبة الفيدرالية: يتحقق المقاول من المربع ذي الصلة لتصنيف الضريبة. وتشمل بعض الخيارات الفرد أو الشركة C أو الشركة S أو الشراكة أو الائتمان أو التركة أو الشركة ذات المسؤولية المحدودة.

3. إضافة رقم التعريف الضريبي: يجب على المقاولين إضافة رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم إذا كانوا أفرادًا. يجب على الشركات إضافة رقم تعريف الشركة الخاص بها. بناءً  على جنسيتها أو حالة الكيان، يمكن للمقاولين التقدم بطلب للحصول على  رقم تعريف ضريبي وكتابة "تقدموا بطلب للحصول عليه" بموجب الجزء الأول. وسيخضعون للاقتطاع الاحتياطي حتى يتلقوا رقم التعريف الضريبي الخاص بهم. وبعد ذلك، يتعين عليهم تقديم W-9 محدث.

4. أدخل العنوان:  أسفل سطر "العنوان"، أضف العنوان المرتبط برقم التعريف الضريبي. 

5. التصديق على النموذج: يجب أن تكون  جميع المعلومات دقيقة وتتطابق مع سجلات مصلحة الضرائب الأمريكية. يجب على الشخص الذي يملأ النموذج توقيع وتأريخ المناطق المخصصة للتصديق. يمكنك استخدام   برنامج مطابقة رقم التعريف الضريبي الخاص بـ IRS للتحقق من السجلات.

يجعل G-P Contractor ملء النماذج وجمعها أسهل. يمكن للمقاولين إنشاء النموذج على المنصة، والتي يمكنك الوصول إليها في أي وقت.

كيفية إرسال وتخزين نموذج W-9 

يجب أن يرسل لك المقاول أو الكيان المستقل النموذج المكتمل لحفظه في السجلات. يجب عليك تخزين W-9  نماذج   لمدة أربع سنوات على   الأقل. كما يساعد الاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول في فترات التدقيق الممتدة. 

3 أخطاء شائعة W-9 وكيفية تجنبها

على الرغم من أنك لست بحاجة إلى   إرسال  W-9  نماذج إلى مصلحة الضرائب الأمريكية، إلا أنها لا   تزال   بحاجة إلى أن تكون دقيقة لتجنب المشكلات القانونية والمالية. انتبه لهذه الأخطاء الشائعة:

1. إضافة معلومات   غير صحيحة: تتضمن   الأخطاء استخدام رقم التعريف الضريبي ونوع الكيان الخطأ. يمكن أن يؤدي رقم التعريف الضريبي غير الصحيح إلى إشعار مصلحة الضرائب الأمريكية، بينما يضمن نوع العمل الصحيح دقة تقارير 1099 الخاصة بك. 

2. استلام النماذج في وقت متأخر:  يجب عليك جمع W-9  نماذج   قبل أن يبدأ المقاولون أو الكيانات   في العمل   وقبل أن تدفع أول دفعة لك. بهذه الطريقة، أنت مستعد لإعداد تقارير نهاية العام.

3. الفشل في التحديث:  إنشاء نظام لمراجعة معلومات W-9 وتحديثها بانتظام. استخدم الطرق التي يمكن للمقاول من خلالها تحديث معلوماته بسهولة.

تعيين الموظفين  والمقاولين مع G-P

يكافح أكثر من  80% من قادة الأعمال  للعثور على المواهب الماهرة في سوقهم الحالية. تقدم  G-P حلاً سريعًا ومتوافقًا لتوظيف الموظفين والمقاولين  العالميين، دون إنشاء كيانات جديدة.

تدعم أكبر فريق من خبراء الموارد البشرية والشؤون القانونية والامتثال داخل الدولة حلول  EOR والمقاول المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتبسيط دورة حياة التوظيف العالمية بأكملها. أضف موهبة عالمية المستوى إلى فريقك دون إجهاد الامتثال الضريبي الدولي.

احجز عرضًا توضيحيًا اليوم.

W-9 الأسئلة الشائعة حول النموذج