تعمل Rackspace على تبسيط الامتثال العالمي للموارد البشرية لدعم النمو والابتكار السحابي​​ 

التحدي: إدارة الامتثال العالمي عبر قارات متعددة​​ 

لا تعد إدارة التوظيف عبر 21 من البلدان مهمة أساسية. بالنسبة لفريق الشؤون البشرية في شركة راك سبيس، كان ذلك يعني تجميع التوجيهات من مستشارين خارجيين، ومواقع حكومية، ومعرفة مؤسسية فردية، وذلك حسب السؤال والاختصاص القضائي. كانت العملية بطيئة وغير متسقة ومكلفة للتوسع. أراد الفريق حلاً مركزياً يمكنه دعم وظائف متعددة ومنح الموظفين على جميع المستويات إمكانية الوصول السريع إلى إرشادات موثوقة - دون توجيه كل سؤال من خلال مستشار خارجي. عندما اكتشفوا G-P Gia ، رأوا فرصة ليس فقط لتسريع البحث، ولكن لتغيير طريقة إنجاز العمل بالكامل. قامت شركة Rackspace بالفعل ببناء سجل حافل مع G-P من خلال علاقة صاحب العمل (مؤسسة تُدير شؤون الموظفين)، والتي أعطت الشراكة الجديدة أساسًا مهمًا من الثقة. قالت جانيل نوبل، المدير الأول لاستراتيجية وتحليلات الموارد البشرية في Rackspace: "لقد وثقت شركة Rackspace G-P لسنوات باعتبارها مؤسسة تُدير شؤون الموظفين في جميع أنحاء العالم، وما زلنا نعتمد عليها اليوم عند دخول بلدان جديدة قبل إنشاء كيان". "إن خبرتهم كصاحب عمل عالمي تجعلهم مؤهلين بشكل فريد لإنشاء حل للذكاء الاصطناعي (AI) لعمليات الموارد البشرية، وخاصة تلك التي تركز على الاستدامة."​​ 

الحل: G-P Gia كمحرك امتثال مركزي​​ 

أصبحت شركة Rackspace من أوائل المتبنين لـ Gia ، الوكيل العالمي للموارد البشرية المدعوم بالذكاء الاصطناعي (AI) والذي يقدم إجابات تم فحصها قانونيًا وقوالب سياسات ورؤى قضائية في ثوانٍ. قام الفريق بدمج Gia في سير العمل البشري اليومي عبر البحث وكشوف المرتبات والقدرة على الاستعداد العالمي، مما حوله إلى محطة أولى موثوقة لطرح الأسئلة والاستفسارات عبر الأعمال. "كان الامتثال هو الدافع الرئيسي بالنسبة لنا"، هذا ما قالته ماندي مور، مديرة قسم التكنولوجيا في شركة راك سبيس. "مع وجود موظفين في مناطق قضائية متعددة، فإن وجود مصدر واحد موثوق به ومتسق للتوجيه يساعد فرقنا البشرية على التحرك بشكل أسرع واتخاذ قرارات أكثر استنارة."​​ 

التوسع في أسواق جديدة دون تكاليف البحث اليدوي.قبل Gia ، كانت الأسواق ذات عدد الموظفين المنخفض مثل إيطاليا ببساطة كثيفة العمالة لدرجة يصعب معها إعطاؤها الأولوية. المترجمون، والمستشارون الخارجيون، وساعات العمل الداخلية - العمل اليدوي المطلوب لبناء دليل خاص بكل ولاية قضائية جعل من الصعب تبرير جدوى المشروع. غيّرت Gia تلك المعادلة. من خلال الاستعلام عن قوالب الشركات الحالية مقابل المتطلبات المحلية، يمكن للفريق الآن صياغة وتوطين المحتوى الخاص بالولاية القضائية داخل الشركة، حيث تتولى Gia مهمة البحث الشاقة التي كانت تُوكل سابقًا إلى البائعين الخارجيين.​​ 

يصف الفريق باستمرار Gia بأنها تقدم ما يقرب من 80% من العمل الأولي - وهو ما يكفي لتقليل الاعتماد على المستشارين الخارجيين بشكل كبير مع ترك مجال لاتخاذ القرارات النهائية التي يكون المهنيون ذوو الخبرة في مجال البشرية في أفضل وضع لاتخاذها.​​ 

"تساعدنا Gia في إكمال الكثير من الأبحاث الأولية داخليًا"، قال كيفن جاسكين، مدير التحول البشري الأول في المملكة المتحدة في شركة راك سبيس. "في كثير من الحالات، يوفر ذلك سياقًا وتوجيهًا كافيين بحيث يمكننا الاحتفاظ بالاستعانة بمستشار قانوني للتحقق النهائي بدلاً من بدء كل تحقيق من الصفر."​​ 

الذكاء المتحقق منه، ولماذا يغير الأساس القانوني كل شيء كشركة تساعد المؤسسات على نقل الذكاء الاصطناعي (AI) من التجريب إلى الإنتاج، فإن فريق الموارد البشرية في Rackspace ليس جديدًا على الذكاء الاصطناعي (AI). استخدم العديد من الأعضاء أدوات فريق الذكاء الاصطناعي (AI) ذات الأغراض العامة قبل Gia وبجانبها، وقد عززت هذه التجربة فهمهم لما يجعل Gia مختلفة.​​ 

ويمكن للذكاء الاصطناعي العام أن يقدم إجابات معقولة؛ تقدم Gia إجابات مع مسار يمكن تتبعه ومراجعته قانونيًا خلفها. بالنسبة لفريق يفكر بعناية في حوكمة الذكاء الاصطناعي (AI) كل يوم، فإن هذا التمييز مهم للغاية عندما تحمل الإجابة الخاطئة التعرض القانوني.​​ 

تحويل تنبيهات امتثال إلى مناصرة داخلية واحدة من الانتصارات الأقل وضوحا من Gia هي ما يحدث بعد ظهور تغيير تنظيمي. يتتبع مراقب الامتثال في Giaتحديثات قانون التوظيف بشكل استباقي عبر الولايات القضائية ويشير إلى متى قد تكون السياسات الحالية قديمة، مما يمنح الفرق تحذيرا مسبقا بدلا من فوضى في اللحظة الأخيرة. هذا الإشعار المسبق غير طريقة ظهور الفريق في محادثات القيادة. "عندما يحدد Gia تغييرا تنظيميا، نستطيع إشراك القيادة مبكرا مع أدلة واضحة وجداول زمنية وتأثير تجاري — مما يسهل كثيرا ترتيب أولويات العمل وتأمين الموارد اللازمة للبقاء ممتثل." "كانت تلك السرعة ذات قيمة خاصة في اللحظات عالية المخاطر: عندما ظهرت قضية أمتثال حساسة للوقت في العطلات، ساعدنا Gia على التحقق بسرعة من المتطلبات القانونية، وتقييم المخاطر، واتخاذ قرار يمكن الدفاع عنه داخليا دون تأخير اتخاذ إجراءات."​​ 

التأثير: الفرق البشرية تتحرك بشكل أسرع، وتفكر بشكل أكبر​​ 

لقد كان توفير الوقت كبيراً. بالنسبة لمشاريع مثل مراجعات الكتيبات، والتحقق من صحة العطلات، وإرشادات التوظيف الخاصة بكل دولة — وهي أعمال كانت تتطلب سابقا الاستفادة من مصادر متعددة والتحقق من المراجع القانونية — غالبا ما يكمل الفريق الآن التحليل الأولي في جلسة بحث واحدة. تم تقليص المهام التي كانت تستغرق عدة ساعات سابقا إلى أقل من ساعة لمراجعة السياسات من الدرجة الأولى وفحوصات الامتثال القانوني. بالنسبة للاستفسارات الأكثر تعقيدًا، يقدر الفريق Gia تقلل وقت البحث والصياغة بنسبة 50-75% تقريبًا مقارنة بسير العمل اليدوي التقليدي. "Gia يسرع عملية البحث لأن الإرشادات الأساسية قد تم التحقق منها بالفعل،" قال مور. "تتم مراجعة المقالات والإرشادات داخليًا وتمنح ختم الموافقة المعتمد G-P ، لذلك يمكننا الوثوق بها من الناحية الواقعية منذ اللحظة الأولى." قال السودان: "بصفتي شريكا في مشروع حقوق الإنسان (HRBP)، يمكنني الاستجابة بسرعة أكبر وتغطية جميع الجوانب القانونية والامتثال المهمة." "Gia يرد بالإشارات إلى الوثائق والقوانين، مما يقلل من الجهد المطلوب لدعم بياناتنا مع الأطراف الداخلية والخارجية. الأمر أشبه بوجود جوجل على سطح مكتبي - فهو يفتح بمجرد تسجيل الدخول.​​ 

يستخدم Rackspace الآن Gia لتسريع التوظيف وتحسين أوقات الوصول. تجري حاليا خطط لتحميل الكتيبات والسياسات والإرشادات في مساحات عمل المشاريع الخاصة ب Gia، مما يخلق مستودعا مركزيا حيا يعلم التحديثات التنظيمية ويضمن التعديلات في الوقت المناسب. "مع اعتمادنا Gia، واصلنا اكتشاف حالات استخدام جديدة عبر موارد بشرية للعمليات،" قال مور. "ما بدأ كمورد للامتثال أصبح منصة تساعدنا على توسيع المعرفة، وتحسين الاستجابة، ودعم وظيفة موارد بشرية أكثر استراتيجية."​​