10 wichtige Dinge, die jedes Unternehmen benötigt, um internationale Mitarbeiter einzustellen

2025 hatten 84 % der Führungskräfte Schwierigkeiten, qualifizierte Talente in ihren lokalen Märkten zu finden. Immer mehr Unternehmen schauen über Grenzen hinaus, um die Talente einzustellen, die sie benötigen. Aber die Einstellung in einem neuen Land kann entmutigend sein.

Jedes Land verfügt über einzigartige Beschäftigungsvorschriften, Steuerklassen und Leistungsanforderungen. Und sie ändern sich ständig.

Wenn Sie Ihre Einstellung weltweit vornehmen, benötigen Sie solide Vorbereitungsarbeit. Lassen Sie uns die  wichtigsten Punkte untersuchen, die jedes Unternehmen benötigt, um internationale Mitarbeiter einzustellen.    

10 Anforderungen für die  Einstellung internationaler Mitarbeiter

Wenn Sie sich für die  Einrichtung einer Tochtergesellschaft entscheiden, sind dies 10 allgemeine Anforderungen für die Einstellung von Mitarbeitern aus einem anderen Land:

1. Unternehmensstruktur

Bevor  Sie  Mitarbeiter in einem neuen Land einstellen können,  müssen  Sie eine Einheit  gründen oder mit einem  EOR (Employer of Record) zusammenarbeiten.

Die Einrichtung einer Entität ist komplex. Es erfordert oft umfangreiche  Unterlagen, rechtliche Hürden und lange Wartezeiten, bevor  Sie   in einem neuen Land  arbeiten können.

Die Arbeit mit einem  EOR  ist eine schnellere und einfachere  Alternative. Ein EOR beschäftigt Mitarbeiter in Ihrem Namen, sodass Sie weltweit einstellen können, ohne eine juristische Person einzurichten. Durch die Partnerschaft mit einem EOR erhalten Sie Zugang zu  modernster globaler Beschäftigungstechnologie und Unterstützung durch menschliche Experten. Sie können Mitarbeiter im Ausland  innerhalb weniger  Tage  einstellen und die  rechtlichen und bürokratischen Hürden des Unternehmensmanagements  vermeiden. EORs erleichtern die globale Beschäftigung  , indem sie lokale Compliance-, Gehaltsabrechnungs- und HR- Aufgaben  übernehmen.

Die Einstellung von Auftragnehmern kann eine weitere Option für Unternehmen sein, die international einstellen möchten. Auftragnehmer sind keine Mitarbeiter, aber sie bieten Flexibilität und Fachwissen. Du kannst Onboarding-Kosten sparen und gleichzeitig Personen mit spezialisierten Fähigkeiten einstellen.  G-P Contractor™ kann die Einstellung und Bezahlung von Auftragnehmern vereinfachen, indem es Funktionen für das Rechnungsmanagement und den Schutz vor Fehlklassifizierungen bietet.

2. Registrierung

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre eigene Einheit einzurichten, ist der nächste Schritt die Registrierung  bei den zuständigen Behörden,  damit Sie rechtmäßig Geschäfte im Land tätigen können. Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen. 

 Zum Beispiel  in Peru  müssen Sie Ihren Firmennamen beim peruanischen öffentlichen Register  registrieren und dann  ein Registrierungszertifikat  erhalten.  In Deutschland müssen Sie einen Notar hinzuziehen.  Dann  müssen Sie die Eintragungsunterlagen beim Handelsregister, beim Finanzamt und bei allen relevanten lokalen Handelsorganen einreichen. Spanien, erfordert Erklärungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus zusammen mit den Registrierungsunterlagen.

Um ein Unternehmen zu registrieren, müssen  Sie  wahrscheinlich offizielle Dokumente vorlegen, wie z. B.:

• Bescheinigung Ihres Firmennamens aus dem öffentlichen Register

• Eine schriftliche Beschreibung der vorgeschlagenen Unternehmensaktivitäten

• Adressen des eingetragenen Geschäftssitzes

• Liste der Stakeholder- und Direktorennamen

• Satzung

• Bankverbindung

• Nachweis der Kapitalzahlung in der erforderlichen Höhe

Die Liste der Anforderungen variiert je nach Standort. Erkundigen Sie sich bei den zuständigen Behörden in Ihrem  Zielland  , um mehr über Ihre Registrierungspflichten zu erfahren.

3. Konforme Arbeitsverträge

Eine der häufigsten rechtlichen Anforderungen für die globale Einstellung  ist die Ausarbeitung lokaler Arbeitsverträge. Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen einrichten, müssen Sie sich mit den Vertragsstrukturen und -anforderungen im jeweiligen Land vertraut machen.

Das Management dieses Prozesses selbst birgt Risiken. Ihr Unternehmen kann für nicht konforme Verträge haftbar gemacht werden. Die sicherste Option ist die Zusammenarbeit mit einem EOR mit lokaler Expertise oder die Verwendung von G-P Gia™, der ersten agentischen KI-Lösung ihrer Art, um Verträge zu generieren.

Die Vertragsanforderungen können je nach Land stark variieren. Beispielsweise müssen Sie in  Deutschland für jeden Mitarbeiter einen lokal konformen Arbeitsvertrag ausarbeiten. Im Vertrag sollten folgende Angaben gemacht werden:

• Vergütung

• Sozialleistungen

• Anforderungen an die Kündigung

Möglicherweise  müssen Sie auch Verträge in der Landessprache  entwerfen und Gehalts- und Leistungsinformationen in der Landeswährung angeben. In  Ägypten müssen Unternehmen vier Kopien  des Vertrags erstellen – eine für den Arbeitgeber, eine für den Arbeitnehmer, eine für das Sozialversicherungsamt und eine für die zuständige Verwaltungsbehörde (Ministerium für Arbeit oder seine Direktionen). Das Gesetz schreibt außerdem vor, dass der Vertrag den vereinbarten Lohn oder das vereinbarte Gehalt, einschließlich Zahlungsmethode und Zeitpunkt, klar angibt.

4. Bedingungen für Kündigung und Abfindung

Bevor Sie weltweit einstellen können,  müssen Sie  die Anforderungen an die In-Country- Beendigung und Abfindung recherchieren, damit Sie bei Bedarf Personaländerungen vornehmen können.

Viele Länder verlangen von Arbeitgebern, dass sie angemessene Gründe für die Kündigung eines Mitarbeiters haben. In einigen Fällen kann der Arbeitgeber die Möglichkeit haben, zusätzliche Vergütung zu zahlen, um den Arbeitnehmer rechtlich zu kündigen.

Viele  Länder verlangen  auch verlängerte Kündigungsfristen, bevor sie Mitarbeiter kündigen. Die Dauer dieser obligatorischen Kündigungsfristen hängt oft von der Position oder Zeit des Mitarbeiters im Unternehmen  ab.

In Frankreich liegt die Kündigungsfrist nach der Probezeit eines Mitarbeiters zwischen 1–3months. Drei Monate sind für Manager  üblich, die durch Tarifverträge ( Collective Bargaining Agreements, CBAs) geschützt sind. In Australien steigen die  Kündigungsfristen mit den Dienstjahren. Mitarbeiter , die seit weniger als einem Jahr für ein Unternehmen tätig  sind, haben Anspruch auf  eine einwöchige Kündigungsfrist.

5.  Standardgehalt, Boni und Leistungen

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit den   Standardlöhnen und -leistungen für die Positionen, die  Sie besetzen, vertraut zu machen. 

Die Kenntnis des Mindestlohns in Ihrem neuen Land ist ein hervorragender Ausgangspunkt. In vielen Ländern sind Boni für den  13. Monat üblich, in anderen ist dies eine gesetzliche Verpflichtung. Deutschland z.B. schreibt diese Boni nicht vor. Das Gesetz in den  Philippinen verlangt jedoch Boni für den 13. Monat, und viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, im Dezember Boni für den 14. Monat zu gewähren.

In vielen Ländern müssen Arbeitgeber bezahlten Krankenstand, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub, bezahlten Urlaub und bezahlten Urlaub bereitstellen.  InIsrael erhalten Mitarbeiter 16 bis 28 bezahlte Urlaubstage pro Jahr (Kalendertage). Je nach Branche erhalten sie auch  verschiedene bezahlte Krankheitstage sowie Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub.

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise eine Krankenversicherung abschließen. Mitarbeiter in bestimmten Ländern erhalten ihre Krankenversicherung über ein nationales Programm, in das Ihr Unternehmen wahrscheinlich einzahlen wird. Selbst wenn ein nationaler Gesundheitsdienst existiert, möchte Ihr Unternehmen möglicherweise eine   Zusatzversicherung anbieten, um den Mitarbeitern eine umfassende Krankenversicherung zu bieten.

6. Standardarbeitsbedingungen und CBA-Anforderungen

Machen Sie sich mit Standardaspekten des Geschäfts vertraut, wie z. B. Arbeitszeiten, Überstunden und Richtlinien für bezahlten Urlaub. In den Niederlanden beträgt die Standardarbeitszeit zum Beispiel 36-40 Stunden pro Woche, aber viele laufen auf 48 Stunden. Das Arbeitsrecht begrenzt die Arbeitszeit auf 60 Stunden pro Woche und 12 Stunden pro Schicht.

In einigen Ländern haben bestimmte Branchen CBAs, die Arbeitszeiten und Bedingungen strenger regeln als die Regierung. Überprüfen Sie, ob Ihre Branche CBA-Anforderungen hat und wie  sie sich auf Ihre Arbeitsplatzrichtlinien  auswirken. Darüber hinaus erfordern Remote-Mitarbeiter oft unterschiedliche Managementstrategien, um erfolgreich in Ihr Unternehmen  integriert zu werden.

7. Einbehaltungen und Beiträge von der Lohn- und Gehaltsabrechnung

In vielen Ländern muss Ihr Unternehmen einen Prozentsatz des Gehalts jedes Mitarbeiters in verschiedene Sozialversicherungsfonds einzahlen, wie z. B.:

• Altersrenten

• Gesundheitsprogramme

• Vergütungsfonds für Mitarbeiter

• Arbeitslosengelder

• Vorteile für Behinderungen

Die Beiträge variieren je nach Land erheblich. In  Indonesien machen Lohn- und Gehaltsbeiträge  zu  den Programmen für die Sozialversicherung und Gesundheitsversorgung etwa  5 % des Einkommens aus, und Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen die Beiträge zu gleichen Teilen auf. In Frankreich können Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung bis zu  45 % des Gehalts des Mitarbeiters betragen.

8. Personal der Rechts- und Personalabteilung

Sobald Sie sich um die  rechtliche  Dokumentation gekümmert haben, können Sie mit den Rekrutierungs- und Einstellungsprozessen beginnen. Globale Unterstützung bei der Beschäftigung kann den Unterschied bei der Gewinnung und Verwaltung neuer Mitarbeiter ausmachen. 

Wenn Sie mit einem EOR arbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um die Einhaltung der Vorschriften machen. Der EOR übernimmt die  meiste HR-Arbeit für Sie. Mit G-P EOR können Sie Talente in mehr als 180 Ländern schnell und konform integrieren und verwalten. Wir stellen die  Einhaltung der lokalen Gesetze und Vorschriften sicher, damit Sie dies nicht tun müssen.

KI- Agenten wie Gia können mit G-P EOR zusammenarbeiten, um in Echtzeit regulatorische Anleitungen zu bieten und gesetzeskonforme Dokumente in mehr als 50 Sprachen zu  erstellen. 

Sie  können mit G-P EOR problemlos durch die Nuancen und Komplexitäten des Gesetzes navigieren. Sie haben  rund um die Uhr Zugang zu Rechts- und Personalexperten, die Sie bei regulatorischen Anforderungen  unterstützen und Risiken minimieren können. 

9. Lokale Rekrutierungsstrategie

Sie benötigen auch  Strategien für die Rekrutierung in Ihrem neuen Land. Stellensuchende in  bestimmten Ländern können  es gewohnt sein , über ihre sozialen Kontakte, durch die Suche nach bestimmten Websites oder durch den Besuch von Jobmessen oder -kongressen mehr über offene Stellen zu erfahren. Sie sollten eng mit Ihren lokalen Kontakten zusammenarbeiten, um zu bestimmen, welche Werbe- und  Rekrutierungsstrategien an Ihrem Zielstandort am besten funktionieren.

Sowohl Ihr Unternehmen als auch potenzielle Mitarbeiter suchen nach der richtigen Lösung – Sie brauchen Talente und lokale Einblicke, und sie brauchen ein Unternehmen, das ihren Werten und Zielen entspricht. Die enge Zusammenarbeit mit EOR-Experten  hilft Ihnen, qualifizierte Mitarbeiter  einzustellen  und eine für beide Seiten vorteilhafte Arbeitsbeziehung zu schaffen.

10. Onboarding

Sobald Sie die richtige  Eignung für die Rolle gefunden haben, können Sie mit dem Onboarding-Prozess beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese wesentlichen Aufgaben erfüllen:

• Erheben und Verarbeiten der notwendigen rechtlichen Informationen.

• Fügen Sie Ihrer Gehaltsabrechnung Mitarbeiter hinzu.

• Bestimmen Sie die erforderlichen Einbehaltungen.

• Richten Sie die erforderlichen Vorteile ein.

• Stellen Sie den Mitarbeitern Ihre Unternehmenskultur vor.

• Schulen Sie Mitarbeiter in ihren neuen beruflichen Verantwortlichkeiten.

Wenn Sie mit  einem EOR wie G-P™ arbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um den Verwaltungsaufwand des Onboardings machen. Wir rationalisieren den Prozess, damit Sie sich auf die Schulung Ihres neuen Mitarbeiters und deren Integration in Ihre Unternehmenskultur konzentrieren können.

Wichtige Dokumente, die für die  Einstellung globaler Mitarbeiter erforderlich sind

Wenn Sie internationale Mitarbeiter  einstellen, müssen Sie mehrere Dokumente vorbereiten, um die Vorschriften einzuhalten:

• Beschäftigungsverträge: Mitarbeiterverträge sollten die Arbeitsaufgaben, das Gehalt, die Leistungen, die Arbeitszeit und die Kündigungsbedingungen klar umreißen. Sie sollten auch die Arbeits- und Beschäftigungsgesetze des Landes des Mitarbeiters einhalten.

• Arbeitserlaubnisse und Visa: Für internationale Mitarbeiter sind gültige Arbeitserlaubnisse oder Visa obligatorisch. Diese Dokumente autorisieren den Mitarbeiter, im Gastland rechtlich zu arbeiten und basieren in der Regel auf der Nationalität und der Rolle des Mitarbeiters.

• Steueridentifikationsnummern: Mitarbeiter benötigen Steueridentifikationsnummern für die Steuereinbehaltung und die Einhaltung lokaler Steuervorschriften.

• Sozialversicherungs- und Versicherungsregistrierung: In vielen Ländern müssen Mitarbeiter beim nationalen Sozialversicherungssystem oder bei privaten Versicherungssystemen registriert sein. Diese Dokumentation gewährleistet den Zugang zu Leistungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• Gehaltsabrechnungs- und Bankdaten: Um Gehaltszahlungen zu verarbeiten und Gehaltsabrechnungsunterlagen zu führen, benötigen  Arbeitgeber genaue Gehaltsabrechnungs- und Bankdaten von Mitarbeitern.

• Mitarbeiterhandbücher und -richtlinien: Mitarbeiterhandbücher und -richtlinien beschreiben die Unternehmensregeln und das Verhalten am Arbeitsplatz. Gia kann  Richtlinien in Ihrem Namen für verschiedene Länder  entwerfen und diese in lokale Sprachen übersetzen.

• Spezifische regionale Dokumente: Je nach Land benötigen Sie zusätzliche Dokumente von Mitarbeitern. Dazu können ärztliche Untersuchungsbescheinigungen, Angebotsschreiben oder zivilrechtliche Bescheinigungen wie Heiratsurkunden oder Geburtsurkunden gehören.

Vereinfachen Sie die  globale  Einstellung

Während internationale Einstellungen  größere Sorgfalt und einen längeren Zeitrahmen  erfordern als nationale Einstellungen, können Sie den Prozess rationalisieren, indem Sie:

1. Partnerschaft mit einem EOR: Ein EOR kann die lokale Compliance, Gehaltsabrechnung und Personalabteilung verwalten, sodass Sie in neuen Ländern einstellen können  ohne dass Zeit und Kosten für die Einrichtung der Einheit anfallen.

2. Zentralisierung der globalen Einstellung mit Technologie: Verwenden Sie  ein erstklassiges EOR, um  Onboarding, Dokumentation und Gehaltsabrechnung an einem Ort zu  verwalten. Ein EOR reduziert die Kosten, Komplexität und das Risiko einer globalen Beschäftigung mit einer nahtlosen Onboarding-Erfahrung und innovativen Plattformfunktionen.

3. Erstellung länderspezifischer Compliance-Checklisten: Entwickeln Sie detaillierte Checklisten für jedes Land, um alle rechtlichen, steuerlichen und Dokumentationsanforderungen zu erfüllen.

4. Automatisierung der Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen: Implementieren Sie automatisierte Systeme zur Abwicklung von Gehaltsabrechnungen, Einbehaltungen und gesetzlichen Sozialleistungen gemäß den lokalen Gesetzen.

5. Beauftragung lokaler Experten für regulatorische Beratung: Beraten Sie sich mit Rechts- und Personalexperten im jeweiligen Land, um mit sich ändernden Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und Compliance-Probleme zu vermeiden. Sie können die fortschrittlichen KI-Funktionen von Gia nutzen, um sofort auf fachkundige HR-Anleitungen  zuzugreifen. Gia bietet Ihnen aktuelle Informationen zu lokalen Gesetzen und Vorschriften, damit Sie die Komplexität der internationalen Compliance bewältigen können.

6. Wettbewerbsvorteile anbieten: Recherche und Bereitstellung von Leistungspaketen, die den lokalen Erwartungen entsprechen, um Top-Talente anzuziehen und zu binden.

7. Priorisierung der Datensicherheit und des Datenschutzes: Stellen Sie sicher, dass alle HR-Prozesse und -Systeme den internationalen   Datenschutzstandards entsprechen, um Mitarbeiterinformationen zu schützen.

Sie können auch die Art und Weise verbessern, wie Sie internationale Mitarbeiter  einstellen, indem Sie Ihr Land von Interesse recherchieren. Beginnen Sie mit den folgenden Themen:

• Vergütung

• Boni  und gesetzliche Leistungen

• Standard-Arbeitsbedingungen  und Compliance-Anforderungen

•  Lohneinbehalte und -beiträge

• Bedingungen für Kündigung und Abfindung

Bauen Sie Ihre internationalen Teams mit  G-P auf

Die Einrichtung von Gehaltsabrechnungen, die Berechnung von Einbehaltungen und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können Ihren Fokus von wichtigeren Geschäftsangelegenheiten ablenken. Als globales EOR übernimmt  G-P diese Verantwortlichkeiten, damit Sie sich auf  strategische Initiativen konzentrieren und Ihr Team  aufbauen können.

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