Remote-Arbeit hat die globale Belegschaft übernommen – und das geht nirgendwo hin. Tatsächlich wird erwartet, dass bis Ende dieses Jahres ein 25 Prozentsatz aller beruflichen Arbeitsplätze in Nordamerika entfernt sein wird, und es wird ebenfalls erwartet, dass die Chancen in der Ferne weltweit weiter zunehmen werden2023.
Remote-Arbeit eröffnete Unternehmen die Möglichkeit, die qualifiziertesten Fachleute weltweit einzustellen, ohne sie in ein zentrales Büro zu verlegen. Dieses Arbeitsmodell bringt jedoch seine Herausforderungen mit sich – eine davon ist die Remote-Gehaltsabrechnung.
Warum müssen Sie das Gehaltsabrechnungsmanagement für Remote-Teams optimieren?
Effektives Gehaltsabrechnungsmanagement umfasst die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungstransaktionen, die Koordination von Zeitsteuerungssystemen, die Überwachung von Gehaltsabrechnungsänderungen (Neueinstellungen, Kündigungen usw.) und mehr – und das alles unter Einhaltung lokaler Gesetze und Vorschriften. Die meisten Remote-Teams sind jedoch über verschiedene Länder und Zeitzonen verteilt. Dies macht die Gehaltsabrechnung kompliziert und etwas umständlich, wenn es um Steuern, Arbeitsregeln, Sozialversicherungsgesetze sowie Zahlungsmethoden und Währungen geht.
Unternehmen müssen ihren Gehaltsabrechnungsprozess regelmäßig überprüfen und optimieren, um die lokalen Vorschriften und Anforderungen einzuhalten. Andernfalls könnten Geldbußen oder Sanktionen verhängt werden.
Es ist keine Überraschung, dass das Gehaltsabrechnungsmanagement auch Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung hat. Laut einer Studie geben 43 Prozent der Mitarbeiter an, dass sie einen Arbeitgeber verlassen würden, der sie wiederholt zu spät oder falsch bezahlt hat.
In diesem Artikel geben wir einige wichtige Überlegungen zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung für Ihr Remote-Team.
Wichtige Überlegungen zur Optimierung Ihres Remote-Gehaltsabrechnungsmanagements
1. Verfahren und Richtlinien definieren
Da die Fernverwaltung der Gehaltsabrechnung komplex sein kann, hilft Ihnen die Definition von Verfahren und Richtlinien, Fehler bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden und hilft Ihnen, konform zu skalieren.
Diese Verfahren und Richtlinien müssen definieren, wie Sie:
- Erfassen und überprüfen Sie die Informationen der Mitarbeiter.
- Speichern und erfassen Sie Dokumente wie Verträge, Steuerformulare oder Gehaltsabrechnungen.
- Legen Sie die Zahlungshäufigkeit und die Anzahl der Zahlungen pro Jahr fest.
- Verfolge Zeit und Anwesenheit.
- Legen Sie die Währung entsprechend dem Standort jedes Mitarbeiters fest.
- Legen Sie eine Zahlungsmethode fest (Direkteinzahlung, Überweisung, Zahlungskarten oder Schecks).
- Berichte und Aktualisierung von Datensätzen.
2. Auftragnehmer und Mitarbeiter konform bezahlen
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Auftragnehmer oder Vollzeitmitarbeiter einstellt, ist es wichtig, diese konform zu klassifizieren und zu bezahlen, um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden, die zu Rechtsverletzungen führen könnten.
Auftragnehmer sind nicht Teil der Gehaltsabrechnung eines Unternehmens und müssen getrennt und anders als Vollzeitmitarbeiter bezahlt werden.
Auftragnehmer haben einen Festpreis, eine projektbasierte Zahlung. Sie sind für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich und nehmen nicht an Sozialleistungsprogrammen teil. Vollzeitbeschäftigte erhalten lohnbasierte Zahlungen, ihre Arbeitgeber sind für die Zahlung ihrer Steuern und Sozialabgaben verantwortlich und haben Anspruch auf Leistungen, Urlaub und bezahlten Urlaub.
Es gibt Gehaltsabrechnungslösungen, mit denen Sie sowohl Auftragnehmer als auch Mitarbeiter auf derselben Plattform einstellen und bezahlen können. Auf diese Weise stellen Sie die Compliance bei der Klassifizierung und Bezahlung von Mitarbeitern sicher.
3. Verwenden Sie automatisierte Tools
Wenn es um Remote-Arbeit geht, ist einer der größten Trends der Einsatz von Automatisierungstools in allen Bereichen, einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme können Teams dabei helfen, die Einrichtung und Verwaltung der Gehaltsabrechnung zu vereinfachen und zu beschleunigen, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu steigern.
Qualitäts-Gehaltsabrechnungssysteme automatisieren:
- Zahlungsplanung
- Steuerberechnungen und -anmeldungen
- Nachverfolgung der geleisteten Zeit, Überstunden und Anwesenheit
- Führung von Finanzunterlagen
- Aktualisierung der Gehaltsabrechnungsdaten
- Berechnungen von Leistungen, Bonus und Gehaltserhöhungen
4. Sicherstellung der Einhaltung lokaler Regeln und Vorschriften
Die Bewältigung von Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung und Compliance bei der Globalisierung kann schwierig sein. Es ist wichtig zu wissen und zu verstehen, dass Regeln, Vorschriften und Anforderungen von Land zu Land variieren und sogar von Staat zu Staat in Ländern wie den USA.
- Diese Regeln und Vorschriften umfassen:
- Minimaler Wag
- Überstunden und maximale wöchentliche Arbeitsstunden
- Urlaubszulage
- Zahlungshäufigkeit
- Erforderliche Leistungen
- Besteuerung
Stellen Sie sicher, dass Sie über die Einrichtung der Gehaltsabrechnung an jedem von Ihnen eingestellten Standort informiert sind, um Strafen und Klagen zu vermeiden. Überwachen Sie die lokalen Gesetze, um über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben, die sich auf die Gehaltsabrechnung auswirken könnten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
5. Nutzen Sie lokales Fachwissen
Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung erfordert Zeit, Aufwand und Ressourcen. Selbst mit einer hochwertigen Plattform zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung zur Optimierung des Prozesses ist es wichtig, Zugang zu lokaler Expertise zu haben. Personal- und Rechtsexperten im jeweiligen Land helfen Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie die lokalen Gesetze und Vorschriften einhalten, insbesondere wenn sie sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Diese erfahrenen Vollzeitspezialisten können alle Fragen beantworten, die Sie haben, damit Sie sich über Ihren Gehaltsabrechnungsprozess sicher fühlen.
Da sich die Remote-Arbeit weiterentwickelt, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Gehaltsabrechnung zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie die Mitarbeiter gemäß den lokalen Anforderungen pünktlich und ohne Fehler bezahlen. Hier kommt Globalization Partners ins Spiel.
Mit unserer SaaS-basierten Global Growth Platform™ kann Ihr Unternehmen schnell und kostengünstig expandieren, wohin auch immer es Sie bringt, ohne lokale Tochtergesellschaften oder Niederlassungen einzurichten. Mit 99 der prozentualen Genauigkeit der Gehaltsabrechnung und regionalen Experten, wann immer Sie sie benötigen, können Sie sicher sein, dass Sie die landesspezifischen Arbeits- und Steuergesetze einhalten – so können Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Belegschaft zufrieden und engagiert zu halten.
