Es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen – sie gehen in den Ruhestand, finden einen neuen Job oder verlassen das Unternehmen unfreiwillig aufgrund von Personalabbau oder Kündigungen. Unabhängig von diesen Gründen müssen sich Unternehmen darauf vorbereiten, den Austritt zu einem einfachen Übergang zu machen.
Der Austritt eines Mitarbeiters ist Teil der Remote Employee Experience Journey und Unternehmen müssen sich im Voraus auf den Prozess des Offboardings vorbereiten. Dazu gehört auch die Investition von Ressourcen, um den Prozess nahtlos zu gestalten, da das Übersehen des Offboarding-Prozesses die Arbeitgebermarke lange nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters schädigen kann. Laut einer Umfrage von Fractl wartet ein Drittel der amerikanischen Mitarbeiter einen ganzen Monat, bevor sie eine Überprüfung ihres Unternehmens verlassen.
Offboarding ist genauso wichtig wie das Onboarding und ein Schlüsselelement des Mitarbeiterzyklus. Muryel Dias, Manager, HR Operations South & Central America bei Globalization Partners, sagt: „Offboarding beginnt in dem Moment, in dem Sie einen Mitarbeiter einbinden, und ohne einen ordnungsgemäßen Offboarding-Prozess können Unternehmen die gesamte Mitarbeitererfahrung vernichten.“ Das Vorbereiten von Austritten von Mitarbeitern kann schwierig sein, wenn Sie in einem Büro arbeiten, aber in einer Remote-Arbeitsumgebung erfordert das Offboarding noch mehr Zeit und Aufmerksamkeit.
4 Gründe, warum effektives Offboarding für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist
Es hat sich gezeigt, dass ein detaillierter und effektiver Offboarding-Prozess zu einer besseren Talentbindung führt. Ein strukturiertes, gut durchdachtes Offboarding stellt auch sicher, dass HR-Teams den Prozess für Arbeitgeber und Mitarbeiter erleichtern können.
Die Erstellung eines Offboarding-Prozesses ist entscheidend für:
#1: Vermeiden Sie rechtliche und finanzielle Probleme
Das Sammeln und Unterzeichnen aller erforderlichen Dokumente im Rahmen des Offboarding-Prozesses verringert das Risiko des Arbeitgebers für Beschwerden oder Klagen. Dies gilt insbesondere bei unfreiwilligen Kündigungen, wenn es landesspezifische Gesetze gibt, die Arbeitgeber befolgen müssen, um sicherzustellen, dass ihre Handlungen legal sind.
#2: Verhindern von Datenschutzverletzungen
HR-Teams müssen sicherstellen, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um Mitarbeiter vom System abzumelden, ihre Konten zu deaktivieren und den Zugriff auf alle Plattformen und Informationen zu sperren, die sie nicht mehr benötigen. Wenn Mitarbeiter nach ihrem Ausscheiden Zugang zu Unternehmensdaten haben, könnte dies zur Verbreitung vertraulicher Informationen führen, die das Unternehmen gefährden.
#3: Den Ruf des Unternehmens verbessern Die bestmögliche
Beendigung der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter für die Zeit, die sie im Unternehmen verbracht haben, respektiert und geschätzt fühlen. Die Meinungen der Mitarbeiter haben Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens. Bewertungen sind in der Tat für 95 Prozent der Stellensuchenden wichtig, was bedeutet, dass negative Unternehmensbewertungen die Entscheidungen potenzieller Kandidaten darüber beeinflussen können, ob sie sich für eine Stelle bewerben möchten oder nicht.
#4: Erhalten Sie wertvolles Feedback
Mitarbeiter, die das Unternehmen freiwillig verlassen, sind eine unglaubliche Quelle für Feedback. Die Gründe für ihren Austritt oder nur ihre ehrliche Meinung zu hören, wird dem Unternehmen helfen, sich in Zukunft zu verbessern.
Laut Snapsurveys „sind Top-Unternehmen nicht nur gut darin, Feedback anzunehmen, sondern bitten auch bewusst um Feedback. Und sie wissen, dass Feedback nur dann hilfreich ist, wenn es sowohl Schwächen als auch Stärken hervorhebt.“
Offboarding in einer Remote-Arbeitsumgebung
Fernarbeit hat viele Vorteile, aber es kann immer noch einige Nachteile geben. Ohne die Möglichkeit von persönlichen Interaktionen können Hindernisse für die Verbindung und Kommunikation zu einer großen Herausforderung werden, wenn es um Remote-Offboarding geht.
„Mangelnde physische Nähe macht es besonders wichtig, einen durchdachten Offboarding-Prozess zu implementieren, bei dem eine klare Kommunikation für den Aufbau von Vertrauen und die Vermeidung von Missverständnissen zum Zeitpunkt des Ausscheidens der Mitarbeiter entscheidend ist“, sagt Camila Torres, HR Specialist bei Globalization Partners.
Der Zweck der Definition des Offboarding-Prozesses besteht darin, einen reibungslosen Übergang für den Mitarbeiter zu schaffen und das Unternehmen vor Datenschutzverletzungen und Sicherheitsrisiken zu schützen.
Faktoren, die den Offboarding-Prozess definieren
Es gibt zwei Faktoren, die bestimmen, welche Schritte im Offboarding-Prozess zu unternehmen sind: den Grund für den Austritt und die Position des Mitarbeiters.
Grund für den Abflug
Je nach Grund für die Abreise können einige Phasen des Prozesses wichtiger werden als andere. Aus diesem Grund muss der Offboarding-Prozess auf die Bedingungen jedes Einzelfalls zugeschnitten werden. Es gibt vier Hauptgründe für den Abflug:
1. Kündigung
Es ist wichtig, dass HR-Teams einen Prozess definieren, der dazu beiträgt, unerwartete Austritte zu verhindern und genügend Zeit zur Verfügung stellt, um die offene Stelle zu besetzen. Mitarbeiter sollten Richtlinien erhalten, die die Anforderungen festlegen, um einen einfachen Austritt zu gewährleisten. Diese Richtlinien könnten eine Mindestkündigungsfrist, Übergabenotizen, Berichte und Datenzugriff erforderlich machen.
2. HR-
Teams im Ruhestand müssen den Ruhestand der Mitarbeiter im Voraus planen. Sie sollten die Einhaltung der Pensionspläne sicherstellen und die endgültige Zahlung an die Mitarbeiter festlegen. Eine bewährte Methode, um einen angenehmen Austritt zu gewährleisten, ist es, den ausscheidenden Mitarbeitern eine angemessene Abschiedsfeier und Anerkennung in Form einer Auszeichnung oder eines Geschenks zu geben, insbesondere wenn sie schon lange für das Unternehmen arbeiten.
3.
Entfliehen Mitarbeiter abzulegen ist schwierig, aber manchmal unvermeidlich. In diesen Fällen ist es am besten, den Mitarbeiter mit Respekt und Einfühlungsvermögen zu behandeln und deutlich zu machen, warum er entlassen wird.
4.
Kündigungen sind eine der schwierigsten Aufgaben der Personalabteilung, und in diesen Fällen muss der Offboarding-Prozess sorgfältig geplant werden. Der Mitarbeiter sollte eine schriftliche Mitteilung erhalten, in der die Tatsachen, die die Entlassung motivieren, und die Rechtsartikel, auf die sich das Unternehmen verlässt, um diese Entscheidung zur Vermeidung von Problemen zu treffen, angegeben werden.
Denken Sie daran, dass wichtige Compliance-Komponenten wie die erforderlichen Dokumente und die Probezeit je nach Land variieren. Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich von ihren Kollegen zu verabschieden, sich um ihre letzten Anfragen zu kümmern und während des gesamten Prozesses ein Bild von der Einheit des Unternehmens zu zeigen, sind einige der Schlüssel für eine nahtlose Entlassung.
Laut Dias und Torres ist es unabhängig vom Grund des Ausscheidens entscheidend, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen. Die Personalabteilung sollte niemals vergessen, dass sie mit Menschen zu tun hat, daher sind Empathie, Kommunikation und Solidarität von grundlegender Bedeutung, insbesondere wenn es sich um einen Remote-Offboarding-Prozess handelt.
Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alle Zahlungen und Abfindungspakete erhalten, auf die sie Anspruch haben. Arbeitgeber müssen sich darüber im Klaren sein, dass die lokalen Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Abfindungspakete und Zahlungen während der Entlassungen je nach Land oder Region variieren.
Art der Position
Die Schritte, die am Offboarding-Prozess beteiligt sind, variieren auch je nach Position des Mitarbeiters. Zum Beispiel kann die Entlassung von Mitarbeitern aus der Buchhaltung vor ihrem Ausscheiden eine Überprüfung der Finanzunterlagen erfordern, während für IT-Mitglieder Sicherheitsprüfungen erforderlich sein können, um zu verhindern, dass sie sensible Daten mitnehmen.
Wie man einen effektiven Remote-Offboarding-Prozess erstellt
HR-Teams müssen einen angepassten Offboarding-Prozess basierend auf den spezifischen Bedürfnissen ihres Unternehmens erstellen. Der Prozess hängt stark von der Art des Ausscheidens ab, insbesondere davon, ob der Mitarbeiter freiwillig oder unfreiwillig ausscheidet, sowie von Grundlagen wie der Größe des Unternehmens.
In einer Remote-Arbeitsumgebung erfordert der Offboarding-Prozess von Unternehmen, grundlegende Kommunikationen in einer virtuellen Umgebung durchzuführen, was wahrscheinlich neue Schritte und sorgfältige Überlegungen erfordert. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass der Remote-Offboarding-Prozess legal und erfolgreich durchgeführt wird.
1. Entwurf eines Kommunikationsplans
Der Offboarding-Prozess beginnt in dem Moment, in dem das HR-Team von einem Austritt erfährt, unabhängig davon, ob es sich um eine Entlassung oder einen Rücktritt handelt. Es ist besonders wichtig, einen Fernkommunikationsplan zu entwerfen, der beschreibt, wie der Rest des Teams informiert wird. Richten Sie einen gemeinsamen Kommunikationskanal ein und planen Sie Meetings und Videoanrufe im Voraus. Laut Edwina Tan, Director of Global Operations APAC bei Globalization Partners, ist es wichtig, auf den Ton zu achten, der in E-Mails und Gesprächen mit Mitarbeitern verwendet wird.
Der Plan sollte auch die Kunden des Mitarbeiters berücksichtigen und wie man sie ordnungsgemäß benachrichtigt. Dieser Kommunikationsplan muss klare Informationen über die Abreise enthalten, um Missverständnisse zu vermeiden.
2. Vorbereitung der Unterlagen
Die Unterlagen für das Offboarding eines Remote-Mitarbeiters sind nicht anders als der Prozess für persönliche Abgänge, außer sie müssen digital erfolgen. HR-Teams sollten alle erforderlichen Unterlagen zusammenstellen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist und gesetzeskonform durchgeführt wird. Es ist notwendig, Verträge und Geheimhaltungsvereinbarungen zu überprüfen, um die Austrittsbedingungen zu klären und alle Fragen zu beantworten. Die Personalabteilung muss außerdem Unterlagen zu Vergütungspaketen, Leistungen, Erstattungen und Steuern erstellen. Alle diese Dokumente können über Dokumentenmanagement- und digitale Signatursysteme geteilt werden, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos und sicher verläuft.
3. Planen Sie den Übergangsprozess
Der wichtigste Schritt an diesem Punkt des Prozesses ist die Erstellung eines Plans, um den Übergang von Arbeit und Verantwortlichkeiten nach dem Ausscheiden des Remote-Mitarbeiters nahtlos zu gestalten. Dieser Plan sollte regelmäßige Online-Check-ins beinhalten, um den Status der Projekte zu überprüfen, Aufgaben, die bereits vom Mitarbeiter begonnen wurden, neu zuzuweisen und die Grundlagen zu schaffen, damit der neue Mitarbeiter die erforderlichen Aufgaben wieder aufnehmen kann. Die Personalabteilung muss den betroffenen Teams klar sein, wie dieser Übergang aussehen wird und wo die Arbeit des Mitarbeiters endet.
4. Planen Sie Online-Wissenstransfersitzungen
Dies ist einer der wichtigsten Bestandteile eines effektiven Remote-Offboardings für freiwillige Abreisen. Während der Online-Wissenstransfersitzungen geben ausscheidende Mitarbeiter Informationen an ihre Kollegen oder direkt unterstellten Mitarbeiter und, wenn möglich, an den neuen Mitarbeiter weiter. Diese Informationen sollten eine Aufzeichnung der Verantwortlichkeiten und Aufgaben, den Status von Projekten und den Zugriff auf Informationen, Software und Dokumente enthalten.
5. Rückgewinnung von Vermögenswerten
des Unternehmens Wenn das Unternehmen den Mitarbeitern während ihrer Amtszeit Ausrüstung und Vermögenswerte zur Verfügung gestellt hat, ist es wichtig, dass diese vor dem Ausscheiden an den Arbeitgeber zurückgeschickt werden. HR-Teams müssen in den letzten Tagen vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters eine digitale Checkliste und Vorkehrungen zur Erfassung dieser Vermögenswerte treffen. Diese Checkliste kann Elemente wie Computer, Mobiltelefone, Schlüssel, Ausweise und Firmenkreditkarten enthalten und sollte zusammen mit einem digitalen Schreiben zur Rückgabe von Firmeneigentum an den ausscheidenden Mitarbeiter gesendet werden.
6. Benutzerkonten
löschen Remote-Arbeit erfordert die Weitergabe von Informationen online. Daher haben Mitarbeiter Zugriff auf interne Tools wie E-Mail-Konten, Laufwerke, Datenbanken und Quellen sensibler Informationen. Die Deprovisionierung des Zugriffs von Remote-Mitarbeitern auf diese Informationen und die Wiederherstellung aller digitalen Assets, einschließlich Passwörtern und Schlüsselcodes, hilft, Sicherheitsverletzungen zu verhindern. Unabhängig davon, wie gut das Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis ist, sollten ausscheidende Mitarbeiter keinen Zugriff auf Informationen haben, sobald sie nicht mehr Teil des Teams sind.
7. Führen Sie ein virtuelles Exit-Interview
durch. Obwohl es nur für freiwillige Abreisen gilt, sind virtuelle Exit-Interviews der Schlüssel, um ein wirkungsvolles Offboarding zu gewährleisten. Ziel dieser Interviews ist es, wertvolles Feedback zur Mitarbeitererfahrung im Unternehmen zu erhalten. Dies wird die letzte Gelegenheit sein, Mitarbeiter vor ihrem Ausscheiden positiv zu beeindrucken. Es ist auch ein großartiges Mittel, um Informationen zu sammeln, die der Personalabteilung helfen werden, in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um einen Einblick in die Rolle, ihre Wahrnehmung der Remote-Arbeit und ihre Gesamterfahrung zu erhalten.
Die Schaffung eines effektiven Remote-Offboarding-Prozesses ist für Unternehmen genauso vorteilhaft wie für Mitarbeiter. Es kann jedoch schwierig sein, die Komplexitäten zu bewältigen, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters auftreten, insbesondere wenn persönliche Kommunikation keine Option ist.
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