Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, 37 pour cent des emplois peuvent être exécutés à distance. Maintenant, pour 63 cent des entreprises devraient passer au travail à distance dans un avenir proche. Avec la popularité du travail en dehors du bureau en constante augmentation, il n’est pas étonnant que tant d’ entreprises passent à des modèles de travail à distance.
Bien que le passage au travail à distance ait eu des résultats positifs pour les entreprises du monde entier, la mise en œuvre de ce changement avec succès est plus importante que l’envoi d’employés hors du bureau. La transition du télétravail nécessite une préparation approfondie, appelant à la création de politiques de travail à distance, de stratégies de rétention des employés, de programmes de formation, etc.
Passer au travail à distance n’est pas forcément difficile. Grâce à ce guide complet, vous apprendrez comment adapter rapidement votre entreprise aux conditions de travail à distance.
Pourquoi passer au télétravail maintenant ?
Le début de la nouvelle décennie a entraîné un changement sans précédent dans la façon dont les entreprises travaillent, et ces dernières années se sont avérées particulièrement utiles pour poursuivre la transition vers le travail à distance. En 2020, environ 71 pour cent des employés travaillaient à domicile. Grâce à cette transition rapide, les entreprises et leurs employés ont appris ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans le monde du télétravail.
Bien que le « travail à distance » soit largement associé au télétravail, il s’étend au-delà de cela. Des études ont montré que 22 % des travailleurs ont déménagé dans différentes villes alors qu’ils travaillaient pour la même entreprise, tandis que 17 % ont déménagé ou prévoient de déménager dans un autre pays pour travailler pour la même organisation. Le passage au travail à distance permet aux entreprises d’embaucher des employés à travers le pays et même dans le monde.
D’autres informations que les entreprises ont tirées de la récente transition vers le travail à distance comprennent des vues de l’environnement de bureau. Les statistiques du travail à distance indiquent que 65 pour cent des travailleurs ont déclaré qu’ils n’avaient pas besoin d’un environnement de bureau pour rester productifs, au contraire. Soixante-quinze pour cent des personnes qui travaillent à domicile ont déclaré le faire parce qu’il y a moins de distractions qu’au bureau.
Les avantages du passage au travail à distance
Que vous recherchiez une transition vers le télétravail comme choix ou comme nécessité, il y a de nombreux aspects à célébrer. Le passage au travail à distance s’est avéré bénéfique pour les employeurs et leurs travailleurs, ce qui a entraîné de meilleurs résultats pour les entreprises dans leur ensemble.
1. Équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Lorsqu’on leur a demandé quels aspects de leur travail contribuaient à une expérience de travail positive, 50 % des travailleurs à distance énuméraient un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée comme facteur principal.
Les travailleurs qui connaissent un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée présentent une meilleure santé et bien-être, une plus grande satisfaction professionnelle, de meilleures compétences organisationnelles, de meilleurs objectifs atteints et un meilleur bonheur familial. Cela signifie une meilleure performance au travail, une réduction du roulement du personnel et moins de retards et d’absences pour les employeurs.
2. Productivité
Des études montrent que jusqu’à 40 % des télétravailleurs sont plus productifs que ceux qui travaillent au bureau. Cette productivité accrue est due à moins de distractions, à un plus grand confort et à zéro stress lié aux trajets quotidiens. Des taux de productivité plus élevés se traduisent par une plus grande production pour les entreprises, ce qui entraîne une augmentation de la production économique pour la même quantité de travail.
3. Espace de bureau
En raison de l’augmentation du travail à distance, les dirigeants auront probablement besoin de moins d’espace de bureau dans les années à venir et pourraient consolider l’espace de bureau en un seul site commercial de premier plan. Ces dépenses immobilières réduites peuvent permettre aux organisations d’économiser en moyenne USD 11 000 par trajet à mi-temps chaque année.
4. Accès aux talents
Les individus recherchent des avantages tels que l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la satisfaction professionnelle et la flexibilité lorsqu’ils recherchent la carrière idéale. Le télétravail s’étant avéré apporter ces avantages, les entreprises qui offrent des opportunités de télétravail sont plus susceptibles de retenir les meilleurs talents que celles qui ne le font pas.
Se préparer aux défis du travail à distance
Bien que les entreprises qui passent au travail à distance puissent s’attendre à voir de nombreux avantages, elles ne seront probablement pas sans défis. Bien que rencontrer des obstacles au début d’un changement considérable soit tout à fait normal, il est important de savoir quels obstacles potentiels il faut surveiller avant de rechercher des opportunités de travail à domicile.
Voici quelques-uns des défis les plus courants du passage au travail à distance :
- Confiance des employeurs : comme le travail à distance élimine l’élément d’interaction en face à face, certains superviseurs craignent que les employés ne travaillent pas aussi dur qu’au bureau.
- Gestion de l’information : certains télétravailleurs rencontrent des difficultés à trouver des informations et à accéder aux réponses à leurs questions en dehors du bureau.
- Communication : il est courant que les employés à distance aient du mal à communiquer avec les responsables et les collègues lorsqu’ils travaillent à domicile. Certains travailleurs ont même le sentiment que leurs responsables à distance ne comprennent pas leurs besoins ou ne fournissent pas l’assistance ou l’aide nécessaire pour accomplir le travail.
- Désengagement des employés : il peut être facile pour les employés de faire l’expérience de distractions à la maison qu’ils n’auraient pas sur le lieu de travail, telles que les demandes de la maison et de la famille. Ces interruptions peuvent entraîner le désengagement des personnes dans leur travail.
- Différences géographiques : l’un des plus grands défis du travail à distance pour les entreprises mondiales est de travailler sur différents fuseaux horaires. Avoir des employés situés à l’international peut rendre la planification et la collaboration plus difficiles.
L’importance d’une politique de travail à distance
Une politique de travail à distance est un ensemble de directives destinées aux employés et conçues pour faciliter le processus de travail à domicile afin de promouvoir une meilleure productivité et un meilleur engagement. Une politique de travail à distance détaillée et simple permet aux travailleurs de mieux comprendre les attentes de votre entreprise en matière de télétravail, tout en rationalisant la communication, en améliorant le processus d’intégration et même en attirant les meilleurs talents.
Chaque politique de travail à distance doit inclure les informations suivantes pour obtenir les meilleurs résultats :
1. Attentes en matière de performance
Il est essentiel que vos employés sachent ce que vous attendez d’eux en termes de performance, de productivité et de qualité du travail. Lorsque les individus savent comment vous prévoyez de mesurer les résultats à l’avenir, ils sont plus susceptibles de respecter les attentes en matière de performance.
Vous pouvez compléter la compréhension de vos employés de la politique de l’entreprise en leur fournissant les outils et les ressources dont ils auront besoin pour réussir, y compris des informations sur les heures de travail et les exigences de sortie.
2. Clarté de la communication
Comme le travail à distance peut brouiller les lignes de communication, votre politique doit préciser comment les employés peuvent communiquer entre eux pour obtenir les meilleurs résultats. Décrire comment les réunions auront lieu à distance et quelles plateformes ils utiliseront pour participer.
Vous pouvez également expliquer tous les outils de communication à la disposition de vos employés et fournir une forme de communication d’urgence en cas de coupures de courant et de difficultés techniques.
3. Utilisation de l’équipement
Votre politique de travail à distance doit s’intéresser aux types d’équipements utilisés par votre entreprise, aux appareils requis pour le poste et à la question de savoir si vous fournirez ces outils aux employés. Si vos employés doivent acheter l’équipement eux-mêmes, votre entreprise leur remboursera-t-elle les achats ?
Assurez-vous également d’expliquer comment utiliser chaque type d’équipement et d’inclure toutes les ressources qui peuvent aider à leur compréhension.
4. Droits des employés
Vos employés doivent être informés de leurs droits lorsqu’ils travaillent pour votre entreprise à distance. Par exemple, votre politique de travail à distance doit détailler l’heure à laquelle les employés doivent se connecter au travail, le nombre d’heures de pause-repas qui leur sont attribuées et la manière de demander des jours de congé. La définition de ces droits doit éliminer la confusion et éviter les malentendus.
5. Gestion de la paie
La paie sera probablement l’un des principaux aspects du travail que vos employés se poseront. Votre politique de travail à distance doit expliquer qui gère la paie , que ce soit votre entreprise ou un employeur officiel (EOR), la fréquence du paiement et le montant du paiement. Vous pouvez également inclure des informations sur les personnes à contacter si les travailleurs ont des questions concernant la paie.
Comment effectuer la transition vers le travail à distance
Avant que votre entreprise puisse complètement passer au travail à distance, il y a des mesures que vous devrez prendre pour assurer une transition réussie.
1. Notifier vos employés
Avant de passer au travail à distance, la première chose que vous devez faire est d’informer vos employés que le changement se produit. Faites-leur savoir quand l’interrupteur aura lieu et comment ils peuvent s’y préparer. Déterminez si vos employés seront entièrement à distance ou s’ils auront la possibilité de travailler au bureau et en dehors, et expliquez comment l’une ou l’autre situation fonctionnera.
Donnez à vos employés la possibilité de poser toutes leurs questions sur la nouvelle structure. Fournir un accès à la nouvelle politique de travail à distance et aux autres ressources dont ils auront besoin pour faciliter la transition.
2. Formez vos employés à distance aux mesures de sécurité
Avec le passage au travail à distance, le besoin de sécurité des données est encore plus important. Minimisez les risques en apprenant à vos employés quelles mesures prendre lorsque vous travaillez à domicile et comment identifier et atténuer les cybermenaces.
Envisagez de mettre en œuvre les sujets suivants dans votre formation à la cybersécurité pour les travailleurs à distance :
- Violations de sécurité : vous pouvez armer vos employés contre les violations de sécurité en leur apprenant à reconnaître les menaces, telles que les logiciels malveillants, l’hameçonnage et les attaques par mot de passe, et ce qu’ils doivent faire lorsqu’ils sont confrontés à une violation de sécurité.
- Conformité au RGPD : votre entreprise doit se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD), une norme exigeant que les organisations opérant dans l’Union européenne adoptent de nouvelles politiques, procédures et pratiques pour maintenir la sécurité, la transparence et la responsabilité des données personnelles.
- Authentification à deux facteurs : former les employés à utiliser l’authentification à deux facteurs (2FA), une couche de sécurité supplémentaire qui vérifie que la personne qui tente d’accéder à un compte en ligne est bien celle qu’ils disent être en leur demandant de fournir deux informations d’identification.
- Réseaux privés virtuels : les réseaux privés virtuels (VPN) génèrent une connexion Internet cryptée entre un appareil et un réseau qui sécurise les données sensibles pour un transfert sécurisé. Apprenez à vos employés à configurer et à utiliser un VPN pour protéger les informations de l’entreprise.
- Stockage cloud sécurisé : une autre façon pour les travailleurs distants de sécuriser les données est d’utiliser le stockage cloud sur leurs appareils de travail.
3. Maintenir la technologie à jour
Un aspect clé de la réussite du travail à distance est l’efficacité technologique. Pour vous assurer que les employés ne rencontreront pas de problèmes technologiques au travail, vérifiez que vous leur fournissez les technologies les plus récentes, telles que :
- Outils basés sur le cloud
- Applications professionnelles
- Programmes de visioconférence
- Outils de gestion de projet
- Solutions de sauvegarde et de récupération des données
- Programmes d’intégration virtuels
- Logiciel de gestion du temps
4. Communication ouverte et efficace
Lorsque les entreprises et leurs employés peuvent communiquer avec succès, vous pouvez mieux soutenir votre équipe tout en maintenant une culture d’entreprise positive. Facilitez une communication à distance efficace en planifiant des contrôles virtuels périodiques avec vos employés pour les contacter individuellement sur la façon dont se déroule leur expérience. Il est également bénéfique d’organiser des réunions de groupe régulières pour informer les travailleurs de ce qui se passe dans l’entreprise au niveau organisationnel.
Pour vous assurer que les travailleurs ne se sentent pas isolés à la maison, vous pouvez même organiser des activités virtuelles à l’échelle de l’entreprise pour maintenir les employés connectés les uns aux autres.
5. Soyez le meilleur leader possible
Lors de la transition de votre entreprise vers le travail à distance, il est essentiel que vous deveniez un leader pour votre équipe. Quel que soit le nombre d’outils, de politiques et de ressources que vous fournissez aux employés, vous ne pouvez pas favoriser un environnement de travail à distance positif sans fournir le soutien et le leadership dont ils ont besoin pour réussir. Un peu d’empathie et d’optimisme contribue grandement à aider les travailleurs à se sentir valorisés et validés.
Vous pouvez montrer à votre équipe que vous vous souciez de ce qu’elle pense en envoyant une enquête aux employés qui leur posent des questions sur ce qu’ils ressentent au quotidien, les défis auxquels ils sont confrontés et ce que vous pouvez faire pour améliorer leurs expériences de travail à distance.
Offrir des avantages aux travailleurs à distance
Pour vous assurer que votre transition vers le travail à distance est réussie à long terme, essayez de mettre en œuvre des stratégies de rétention des employés. Lorsque vous offrez des avantages à vos travailleurs à distance, vous créez une relation de travail bénéfique entre la direction et les employés. La rétention des travailleurs en leur investissant du temps et des ressources entraîne une réduction des dépenses, une meilleure collaboration, une productivité accrue et des gains concurrentiels.
Voici quelques-uns des nombreux avantages que vous pouvez récompenser vos employés pour stimuler la rétention :
- Créer un environnement flexible : de nombreuses personnes apprécient la flexibilité de leurs horaires de travail, et 72 pour cent des employés déclarent qu’ils envisageraient de quitter leur emploi si leur emploi actuel n’offrait pas de flexibilité d’horaire.
- Offrir des avantages concurrentiels : les entreprises qui offrent une rémunération compétitive à leurs employés sont plus susceptibles de les conserver à long terme. Les types d'avantages que vous pouvez offrir comprennent les remises pour les employés, les congés payés, les soins de santé et l'épargne retraite.
- Envoyer des cadeaux : prenez des mesures supplémentaires pour montrer votre appréciation à vos employés en envoyant occasionnellement des cadeaux à leur domicile, tels que des cartes-cadeaux, de la nourriture, des fleurs ou des paniers-cadeaux.
- Fournir une allocation de configuration à distance : lorsque les employés travaillent à domicile, ils n’ont pas le luxe d’avoir des ressources de bureau à leur disposition, comme des bureaux, des chaises, le Wi-Fi et d’autres fournitures de bureau. Au lieu de leur demander de payer eux-mêmes ces matériaux, offrez-leur une allocation qu’ils peuvent utiliser pour acheter ces produits essentiels pour leur environnement de travail à domicile.
- Proposer des programmes de développement de carrière : les travailleurs sont plus susceptibles de rester dans une entreprise qui investit dans leur développement de carrière avec des programmes tels que des séminaires de formation, des événements de réseautage, du mentorat et des projets spéciaux. Ces types d’opportunités permettent aux employés de se sentir motivés et impatients de se développer.
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