Dans toute entreprise, une communication efficace entre les membres de l’équipe est essentielle pour optimiser les performances commerciales et atteindre les objectifs organisationnels. Indépendamment des tâches et de la position de l’employé sur l’échelle de l’entreprise, presque tout le monde rencontrera des obstacles qui nécessitent un effort d’équipe et une communication interdépartementale.
Jusqu’à l’épidémie de Covid-19 en 2020, les conversations pouvaient facilement avoir lieu en allant au bureau d’un collègue ; cependant, le travail à distance a complètement effacé cette possibilité. Aujourd’hui, la plupart des discussions doivent être programmées, ce qui peut souvent entraîner des ralentissements et déclencher un effet dominos de délais manqués et de taux de rotation élevés.
Au bout de deux ans, il est maintenant clair que les modalités de travail ne reviendront plus bientôt à la configuration traditionnelle en personne. Alors que de nombreuses entreprises testent des modèles de travail hybrides et des arrangements flexibles, il est de la plus haute importance que les employeurs et les dirigeants d’entreprise aiguisent leur esprit et trouvent des moyens efficaces de rassembler les membres de l’équipe malgré les limitations imposées par la distance.
Voici quelques stratégies créatives pour favoriser la communication à l’ère du travail à distance :
1. Utiliser une tablette de dessin pour les réunions virtuelles
Dans un bureau traditionnel, les réunions sont fréquentes. En théorie, ils constituent un espace permettant aux employés de recueillir et de partager des informations sur les tâches quotidiennes et les projets en attente. Lorsque les entreprises sont passées au télétravail, de nombreux responsables ont simplement remplacé ces réunions par des appels vidéo de groupe. Malheureusement, les outils de visioconférence ne sont pas une solution complète. Un responsable doit s’assurer que ces échanges ont lieu régulièrement et que les membres clés de l’équipe sont toujours impliqués. Si l’équipe est importante, ou si les employés sont dispersés entre différents fuseaux horaires, une solution pratique consiste à diviser les groupes en fonction des projets dans lesquels ils sont impliqués.
Il est de la plus haute importance que la voix de chaque employé soit entendue : laisser de la place à l’ordre du jour pour que les membres de l’équipe donnent des mises à jour sur leurs développements professionnels et les progrès attendus pour la semaine à venir. De nombreuses entreprises intègrent de nouveaux outils à ces réunions, comme une tablette de dessin, permettant aux travailleurs à distance d’illustrer instantanément leurs idées de manière visuelle et collaborative.
Idéalement, quelques minutes à la fin de la réunion doivent être allouées à une session de questions-réponses, une discussion ouverte où divers projets sont discutés et où tous les doutes peuvent être clarifiés.
2. Définir des objectifs clairs
Il est impératif d’avoir une idée claire de la fonction et du rôle de chaque employé afin que les responsables puissent coordonner efficacement les équipes. La cartographie des objectifs définis aidera les employés à se sentir responsabilisés et valorisés, en leur rappelant qu’ils font partie d’un collectif, un sentiment qui est souvent perdu dans un cadre de travail à distance
Les outils de gestion de projet constituent une autre ressource importante pour les équipes mondiales : ils mobilisent les différents chefs de projet, ainsi qu’un aperçu des principaux objectifs, des délais et des indicateurs clés de performance (ICP), permettant aux responsables de suivre le cycle de vie du projet. Lorsque les membres de l’équipe ont accès à ces informations, cela permet de résoudre des problèmes de communication spécifiques et de dissiper toutes les incertitudes en temps opportun, évitant ainsi les retards.
Cette méthode devient encore plus efficace dans un régime de télétravail. Les nouvelles technologies nous permettent de collaborer et d’atteindre des objectifs que nous n’avions jamais imaginés possibles. Par exemple, si un groupe d’employés à distance souhaite évaluer une campagne marketing, il est essentiel de s’appuyer sur des outils de gestion de projet tels que l’asana, le lundi ou le trello. Les outils modernes peuvent nous aider à suivre, maintenir et exécuter des objectifs clairement définis, ce qui est important maintenant, plus que jamais, pour les équipes distantes.
3. Travailler avec des fichiers partagés pour le contrôle des documents
Chaque projet a un leader et, la plupart du temps, plusieurs contributeurs, qui doivent avoir une idée claire de la manière dont le travail se déroule sur tous les fronts pour assurer la réussite du projet. Dans un environnement distant avec des équipes dispersées, le contrôle des documents est plus essentiel que jamais.
L’envoi de fichiers par e-mail et l’attente que tout le monde termine sa partie sur le livrable sont susceptibles de provoquer des arrêts dans le flux de travail. Cela empêche également les employés d’apporter des modifications en temps réel à leur travail et d’intégrer des commentaires. Si votre entreprise traite des informations sensibles, les documents confidentiels peuvent être stockés en toute sécurité dans un cloud protégé.
Les responsables doivent envisager d’adopter de nouvelles avancées technologiques et d’automatisation en travaillant avec des fichiers partagés pour rationaliser la communication entre les équipes.
4. Faites confiance aux outils de communication instantanée
Lorsque vous envoyez un e-mail, il n’y a aucun moyen de garantir que le destinataire l’ouvrira en fait, et encore moins d’y répondre. Lorsqu’il s’agit de questions urgentes ou urgentes, le courrier électronique n’est pas un moyen efficace. Souvent, il nous suffit d’une réponse rapide « oui » ou « non ». La solution idéale pour contourner le mur impénétrable de la boîte de réception est donc d’utiliser des outils de communication instantanée, tels que les applications de messagerie de l’entreprise.
Les outils actuels tels que Slack, Clubhouse et Discord offrent des avantages de communication qui l’emportent de loin sur les capacités d’un e-mail. Par exemple, les employés qui exploitent l'application Slack peuvent envoyer des messages instantanés, partager des documents et intégrer leurs solutions CRM et de gestion de projet.
Pour plus d’informations à ce sujet, consultez : Synchrone vs. Asynchrone : Maîtriser la communication dans l’espace de travail distant
5. Valorisez l’importance des conversations sur le refroidisseur d’eau
La « communication » peut avoir plusieurs significations et n’a pas nécessairement besoin d’être liée au travail pour être constructive et améliorer la productivité. Il y a eu plusieurs changements et développements dans le comportement des employés pendant la pandémie. Une étude récente a détecté que les employés qui sont passés du bureau au télétravail souffraient de niveaux élevés de mauvaise qualité du sommeil, d’anxiété et de dépression après un an de télétravail.
Ces effets proviennent principalement du sentiment d’aliénation sociale causé lorsque le travail et la maison sont au même endroit. Outre les répercussions sur la santé mentale, cette dynamique peut également entraîner une diminution du sentiment d’appartenance de l’employé et nuire au moral général de l’équipe.
Même si être un collègue ne signifie pas nécessairement être un ami, il est indéniable que les discussions informelles sur le lieu de travail aident les collègues à créer des liens et à affronter la journée avec une attitude positive. Ainsi, nous suggérons de laisser aux employés la possibilité de s’exprimer sur le plan personnel et social, en planifiant de courtes pauses-café virtuelles.
Cette période doit être axée sur les discussions informelles sur la vie quotidienne et non sur les projets en attente ou les dernières façons d’améliorer le marketing vidéo. Essayez d’éviter les sujets liés au travail et visez à aider les employés à obtenir le regain d’énergie qui provient généralement des interactions sociales.
6. Adapter les solutions aux différentes personnalités
En raison de la popularité des appels vidéo de groupe, les 1-1 rencontres ont diminué et sont rares dans un environnement de travail à distance. Les personnalités varient lorsqu’il s’agit de participer à des sessions de groupe : certains membres de l’équipe sont plus impatients de parler, de partager les problèmes auxquels ils sont confrontés et de demander de l’aide, tandis que d’autres sont plus réservés.
Dans ces cas, l’empathie devient l’élément clé pour s’assurer que tout le monde a la possibilité de s’exprimer. Cela peut être fait en planifiant une courte réunion en tête-à-tête périodique, ce qui permet aux personnalités plus réservées de se sentir plus à l’aise pour s’ouvrir sans crainte de jugement.
7. Éviter le risque de « contrôle à distance »
Une étude menée par l’Université de Stanford a détecté une augmentation de la productivité de 13 % lorsque les employés ont eu la possibilité de travailler à domicile au moins un jour par semaine. Cela dément simplement l’idée fausse que les personnes qui travaillent à domicile sont « paresseuses » ou « moins productives ».
Dans un environnement de bureau traditionnel, les employés ne sont pas constamment surveillés, ce qui ne devrait donc pas changer dans un modèle de travail à distance. Les responsables doivent se rappeler que les employés sont des professionnels responsables et que la micro-gestion entraîne de la frustration, ce qui peut se transformer en démotivation, en baisse du moral des employés et en manque de productivité.
Les responsables doivent principalement se concentrer sur la réalisation des objectifs plutôt que sur le contrôle obsessionnel du temps de travail réel. À long terme, la confiance sera récompensée par des niveaux de productivité plus élevés.
Pour plus d’informations, consultez : Votre entreprise confond le travail à domicile avec le travail à distance ?
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Pour plus de ressources sur le travail à distance et la gestion des équipes mondiales, consultez :
10 Conseils pour gérer votre équipe à distance
Activités virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe : avantages et 16 idées
