Guide pour embaucher au Danemark

À l’instar de ses voisins scandinaves, le Danemark est connu pour être l’un des pays où la population est la plus heureuse du monde. C’est également un lieu idéal pour que les entreprises internationales développent leurs activités, le Danemark se hissant au 4e rang mondial de l’Indice de la facilité de faire des affaires. Le Danemark arrive en tête de tous les pays européens et devant les États-Unis.

Si vous envisagez de travailler avec une équipe d’employés danois, lisez notre guide pour embaucher des employés au Danemark. Nous allons aborder les points clés que vous devez connaître et quelques conseils pour embaucher au Danemark afin de vous préparer avant de commencer le processus.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher au Danemark

Avant de commencer à embaucher de nouveaux employés au Danemark, vous devez comprendre quelques concepts importants concernant la culture, le marché du travail et les exigences légales du pays. Globalement, le Danemark est ouvert aux entreprises internationales souhaitant investir sur son territoire et son droit du travail n’est pas trop contraignant. Toutefois, vous devez également respecter les accords avec les syndicats et les contrats de travail qui s’appliquent à votre secteur d’activités.

1. Ouverture au changement d’emploi

Les employeurs souhaitant embaucher au Danemark doivent savoir que de nombreux employés continuent à se tenir informés des nouvelles opportunités d’emploi. Chaque année, environ un quart des Danois travaillant dans le secteur privé change d’emploi. C’est une bonne nouvelle pour les entreprises qui recrutent dans le pays pour la première fois, car c’est plus facile d’attirer les meilleurs talents.

Pour rester compétitif, vous devez proposer des forfaits de rémunération et d’avantages sociaux ainsi qu’une culture d’entreprise qui encouragera les professionnels à choisir votre entreprise plutôt que d’autres qui pourraient également essayer de les recruter. Bien sûr, l’ouverture des Danois au changement d’emploi signifie également que vous devez déployer un effort concerté pour conserver les talents une fois qu’ils ont rejoint votre équipe.

2. Conventions collectives

Une grande partie du droit du travail au Danemark n’est pas établi par le gouvernement, mais par les conventions collectives. La plupart de ces conventions collectives sont le fruit des négociations entre les associations d’employeurs et les syndicats. Près de 70 % des travailleurs danois appartiennent à des syndicats. Tandis que les syndicats négocient au nom des travailleurs des augmentations de salaires et d’autres avantages sociaux, les grèves sont rares dans le pays. En général, les parties travaillent ensemble pour aboutir à des conventions collectives qui sont justes et favorables pour tous les acteurs concernés.

Les conventions collectives diffèrent d’un secteur à l’autre et déterminent les réglementations en matière d’ emploi liées à des facteurs  tels que le salaire minimum et les conditions de travail. Par conséquent, plutôt que de mener des recherches sur les lois danoises concernant les règles à suivre en tant qu’employeur, vous devez consulter la convention collective applicable.

3. La semaine de travail et les jours de repos

Parmi les rares choses que la loi danoise fixe pour tous les employés, vous retrouverez les heures de travail et les congés. Sur le plan légal, les Danois ne peuvent pas travailler plus de 48 heures par semaine en moyenne, heures supplémentaires comprises. Cette moyenne est calculée sur une période de quatre mois. La plupart des Danois travaillent moins que cette limite, car la semaine de travail standard dans le pays s’élève à 37 heures. Les employés ont tendance à travailler du lundi au vendredi et arrêtent de travailler à 4 p.m. h la plupart du temps. Les employés sont autorisés à prendre plusieurs pauses par jour.

La loi fixe également cinq semaines de congés payés par an pour les employés danois. Une récente révision de la loi danoise régissant les vacances autorise désormais les employés à gagner leurs congés et à les utiliser de manière progressive plutôt que d’attendre d’avoir tous leurs congés en une fois pour un an. Les Danois bénéficient également de 11 jours fériés chaque année. Certaines conventions collectives peuvent également exiger que les employés reçoivent des jours de repos supplémentaires, comme la fête du Travail.

4. Impôts et sécurité sociale

Le taux d’imposition des Danois est exceptionnellement élevé. Le taux d’imposition sur le revenu est progressif, si bien que les employés ayant des salaires plus élevés ont des taux d’imposition plus élevés. Pour le citoyen danois moyen, presque 50 % de son salaire sert à payer des impôts.

Les Danois versent également 8 % de leur salaire directement à la sécurité sociale. Les employeurs doivent également verser des cotisations à la sécurité sociale, pouvant s’élever à 8 000 couronnes danoises (DKK) par an. Au Danemark, la Caisse de sécurité sociale couvre l’assurance maladie, les indemnités journalières, les indemnités de maternité, les allocations d’invalidité, les allocations familiales et les congés payés.

5. Contrats de travail

Les contrats de travail écrits constituent une obligation sur le plan légal au Danemark. Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas enfreindre les lois ou les conventions collectives dans votre contrat, mais le contrat peut contenir des informations supplémentaires. Le contrat de travail doit contenir les informations suivantes :

• Nom et adresse de l’employeur et de l’employé
• Lieu de travail
• Intitulé ou description du poste
• Date de début du poste
• Durée prévue pour les postes à durée déterminée
• Politiques concernant les jours fériés et les congés payés
• Conditions de préavis de l’employé et de l’employeur
• Salaire et autres paiements, et fréquence du bulletin de salaire
• Heures de travail habituelles
• Informations sur les conventions collectives applicables

Coût d’embauche au Danemark

Un recrutement international peut entraîner des frais plus élevés qu’une embauche à l’échelle locale. Votre budget doit intégrer les éléments suivants :

• Recherche : vous devrez investir du temps et des fonds pour mener des recherches afin d’identifier les lois ou les conventions collectives qui s’appliquent à votre entreprise. Il est possible que vous souhaitiez embaucher un expert du pays pour vous aider.
• Établissement commercial : la création d’une filiale au Danemark implique des coûts, qui sont requis avant que  vous puissiez légalement employer des personnes dans le pays. Heureusement, ces frais d’immatriculation constituent un investissement pérenne que vous n’aurez pas besoin de renouveler lorsque vous embaucherez d’autres employés.
• Agence ou comité d’embauche : vous pouvez vous associer à une agence d’embauche ou de chasse à la tête au Danemark pour vous aider à trouver des demandeurs d’emploi qualifiés pour travailler pour votre entreprise. Ce partenariat a néanmoins un coût. L’alternative consiste à gérer la totalité du processus en interne, mais cela entraîne également des frais, car vous paierez les employés faisant partie de votre comité de recrutement.
• Logiciel : vous pouvez également utiliser un logiciel pour vous aider à organiser et à trier les candidatures. Ces programmes représentent un investissement financier dont vous devez tenir compte si vous ne les possédez pas.
• Annonces d’emploi : la publication de vos annonces d’emploi en ligne sur les portails d’emploi danois peut également augmenter vos coûts d’embauche. Il est possible de publier gratuitement des annonces.
• Vérifications juridiques : les vérifications de contrôle comprennent des étapes telles que la vérification des informations des candidats sur leurs CV, la vérification des visas et la commande de vérifications des antécédents.
• Formation : lorsque vous embauchez de nouveaux employés, vous devez également prévoir un budget pour les coûts de formation. Vous voulez que vos nouveaux employés comprennent votre entreprise et disposent des outils nécessaires pour réussir à leur nouveau poste.

Gardez à l’esprit que le taux de roulement élevé au Danemark signifie que vous devrez peut-être répéter le processus d’embauche plus fréquemment que d’habitude dans votre pays d’origine. Cela souligne l’importance d’établir un processus d’embauche abordable et de mettre en œuvre des stratégies efficaces de rétention des employés.

Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés au Danemark ?

Pour embaucher des employés au Danemark, vous devez y disposer d’une entité légale en tant qu’entreprise et employeur. Autrement dit, vous devez remplir quelques formalités nécessaires. Vous aurez besoin de :

• Structure commerciale : vous devrez décider quelle structure commerciale est adaptée à votre expansion. Il peut s’agir d’une succursale, qui sera essentiellement un avant-poste de votre entreprise, ou si vous souhaitez une structure qui fonctionne de manière plus indépendante, vous pouvez choisir de créer l’un des deux types de filiales :  un Aktieselskab (A/S) ou un Anpartsselskab (ApS). Une ApS est l’équivalent d’une société à responsabilité limitée et est le choix le plus approprié pour la plupart des entreprises internationales.
• Inscription à la DBA : vous devez vous inscrire en ligne auprès de la DBA (Danish Business Authority) pour obtenir votre numéro CVR (Central Company Register). Pour cela, vous aurez besoin d’un NemID, une sorte de signature électronique. Si vous n’avez pas de permis de travail ou si vous n’êtes pas un résident danois, vous devrez travailler avec un avocat.
• Enregistrement fiscal : vous devez vous inscrire auprès des autorités fiscales danoises. Cela peut impliquer des immatriculations différentes pour chacun des types d’impôts en fonction des activités de votre entreprise.
• Capital social et compte bancaire : vous avez besoin d’un compte bancaire danois et d’un montant minimum de capital social, dont le montant diffère en fonction de la structure commerciale que vous choisissez.
• Documents : vous devrez préparer certains documents, tels que votre mémorandum et les statuts. Pour créer une succursale, vous aurez besoin d’une résolution de constitution.
• Espace de bureau : une adresse physique au Danemark est requise pour votre entreprise si vous créez une filiale. C’est une nécessité sur le plan légal et vous aurez besoin d’un espace pour mener les entretiens avant de lancer le processus de recrutement.
• Assurance blessures industrielles : les entreprises au Danemark doivent souscrire une police d’assurance blessures industrielles auprès d’une compagnie d’assurance dans le pays. Dans certains cas isolés, vous pourrez souscrire cette police via une compagnie d’assurance de votre pays d’origine.

Vous pouvez éviter toutes ces exigences en choisissant de vous associer à une organisation professionnelle de l’emploi (PEO), également connue sous le nom d’employeur officiel (EOR), plutôt que de vous établir comme employeur. Il s’agit d’une solution de contournement efficace et entièrement légale pour les entreprises qui souhaitent se développer rapidement et éviter les complexités et les coûts associés à la création d’une filiale.

Étapes pour embaucher au Danemark

Une fois que vous avez créé votre entreprise au Danemark, vous êtes prêt à  commencer le processus de recrutement. Les pratiques d’embauche au Danemark seront relativement similaires aux pratiques auxquelles vous êtes habitués dans votre pays, mais vous devez connaître certains détails essentiels. Regardons plus en détail quelles sont les étapes pour embaucher au Danemark.

1. Annoncer vos postes à pourvoir

Commencez par créer des annonces d’emploi contenant des informations sur votre entreprise ainsi que les tâches et exigences correspondant à chaque poste. Vous devez publier ces annonces sur des tableaux d’offres d’emploi en ligne où les demandeurs d’emploi danois pourront les consulter. Jobnet, Jobindex.dk, Ofir, Jobzonen et Stepstone font partie des tableaux d’offres d’emploi les plus populaires au Danemark. Vous rechercherez probablement des tableaux d’offres d’emploi spécifiques à votre secteur d’activités. Pensez à préciser dans l’annonce si vous souhaitez que les candidats envoient leur candidature en anglais.

2. Lire les candidatures

Si vous ne disposez pas de suffisamment de temps pour lire les candidatures manuellement, vous voudrez peut-être avoir recours à un logiciel ou une agence de recrutement pour les trier. Les entreprises américaines et canadiennes doivent garder à l’esprit que les curriculum vitae danois sont similaires aux autres curriculum vitae européens qui ont tendance à être plus longs que les CV qui sont plus succincts en Amérique du Nord. Identifiez les candidats dont les profils satisfont ou dépassent vos attentes, puis créez une liste de présélection avec les meilleurs candidats.

3. Mener les entretiens

Si vous implantez une filiale dans le pays, vous pouvez organiser ces entretiens dans votre nouveau bureau. Si vous  embauchez des employés à distance au Danemark, vous pouvez soit vous rendre dans le pays pour mener des entretiens en personne, soit planifier un appel téléphonique ou un entretien vidéo  virtuel. Lors de la programmation d’entretiens virtuels, tenez compte du décalage horaire entre votre pays et le fuseau horaire de l’Europe centrale.

4. Envoyer les offres et les contrats

Après avoir identifié les meilleurs candidats, contactez-les de façon formelle pour leur proposer le poste. Vous devez également consacrer le temps nécessaire à la rédaction du contrat que votre candidat à l’embauche doit lire et accepter afin de comprendre les missions du poste dans leur intégralité et les conditions de l’emploi. Comme évoqué précédemment, ce contrat doit couvrir un certain nombre de sujets, et satisfaire ou dépasser les exigences fixées par la loi ou la convention collective correspondante.

5. Intégrer les nouveaux employés

Vous pouvez désormais effectuer le processus d’intégration avec vos nouveaux employés. Veillez à réaliser toutes les formalités nécessaires. Répondez à toutes leurs éventuelles questions après la lecture de leur contrat. Vous pouvez également dispenser une formation si c’est nécessaire pour les aider à remplir les missions de leur poste.

Globalization Partners peut être votre entreprise d’externalisation des ressources humaines au Danemark

Malgré la facilité de faire des affaires au Danemark, y implanter votre entreprise et se familiariser avec les lois et normes appropriées peut être coûteux et prendre beaucoup de temps. Si vous voulez employer immédiatement des travailleurs qualifiés au Danemark, vous devriez envisager de travailler avec Globalization Partners. Grâce à notre présence au Danemark et dans un grand nombre de pays du monde, nous pouvons aider votre entreprise à rapidement et facilement se développer.

Pour plus d’informations sur le recrutement d’employés à l’international au Danemark et dans le monde, consultez notre Guide pour embaucher à l’international disponible gratuitement au téléchargement.