La région administrative spéciale chinoise de Hong Kong, plus communément appelée Hong Kong, est une zone métropolitaine de la République populaire de Chine qui dispose de son propre gouvernement, de sa propre langue et de ses propres coutumes qui la distinguent d’autres régions de la Chine. Cette région peut représenter un intérêt pour les pays étrangers, car elle abrite un véritable melting pot de cultures et, comme le gouvernement de Hong Kong le souligne, son économie se caractérise par le libre-échange, une faible fiscalité et une faible intervention du gouvernement.
Si votre entreprise envisage d’embaucher du personnel dans cette région, notre guide pour embaucher des employés à Hong Kong vous aidera à comprendre les considérations et les coûts impliqués dans le processus.
Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher à Hong Kong
Pour embaucher des employés à Hong Kong, vous devez connaître les coutumes, la rémunération et les réglementations gouvernementales qui régissent les pratiques d’emploi à Hong Kong.
1. Langue
L’un des avantages de développer les activités d’entreprises basées dans des pays anglophones à Hong Kong est que l’anglais est l’une des langues officielles de Hong Kong, tout comme le chinois, qui est très utilisé dans le milieu des affaires. Cela dit, le cantonais, qui diffère du chinois mandarin, est de loin la langue la plus couramment parlée à Hong Kong. Vous pouvez très bien embaucher des individus qui sont bilingues en cantonais et anglais, et qui maîtrisent également d’autres langues comme le mandarin standard.
En raison de l’influence occidentale exercée sur Hong Kong et de l’utilisation répandue de l’anglais, vous pourrez constater que certains candidats ont un nom chinois et un nom occidental pour que les Européens et les Nord-américains puissent plus facilement le prononcer et le mémoriser. Veillez à demander à la personne quel est le nom qu’elle préfère utiliser. Il est également judicieux d’apprendre quelques expressions en cantonais que vous pouvez utiliser pour saluer des Hongkongais, même si le reste de votre discussion se déroule en anglais.
2. Considérations sur la gestion de la paie
La gestion de la paie pour les employés à Hong Kong est plus simple que partout ailleurs dans le monde. Concernant la rémunération des employés, vous devez connaître le montant du salaire minimum fixé par le gouvernement. À compter du Mai 2019, le taux de salaire minimum légal à Hong Kong est de HK$37.5 par heure. La monnaie officielle de Hong Kong est le dollar de Hong Kong.
La gestion de la paie est plus simple à Hong Kong notamment parce que les employeurs ne sont pas tenus de prélever des cotisations pour la sécurité sociale ou l’impôt sur le revenu. Ce sont les employés qui sont chargés de payer directement leurs impôts au Ministère du Revenu de l’Intérieur, mais les employeurs doivent préparer les formulaires de déclaration fiscale pour leurs employés. Les employés doivent prélever des cotisations pour la Caisse de prévoyance obligatoire, un régime de retraite. Le gouvernement fixe les montants minimums des cotisations mensuelles que les employés et les employeurs doivent verser. Dans la plupart des cas, il s’agit de 5 %. Vous devrez établir un partenariat avec un organisme privé pour créer un fonds pour la Caisse de prévoyance obligatoire.
3. La semaine de travail
Hong Kong ne possède aucune réglementation sur le nombre maximal d’heures que les employés peuvent effectuer et l’employé moyen à Hong Kong travaille environ 42 heures par semaine. Ce chiffre suit une courbe ascendante, en particulier depuis que le gouvernement a commencé à encourager la semaine de travail de cinq jours plutôt que de six jours pour les cadres.
Le gouvernement laisse la décision concernant les heures de travail à la discrétion des employeurs et des employés, mais il impose un jour de repos sur sept pour que les employés bénéficiant d’un contrat successif puissent se reposer. Dans ce cas, un jour correspond à 24 heures sans obligations professionnelles. Ce jour de repos correspond généralement au dimanche, mais les employeurs peuvent choisir un autre jour de repos en fonction de l’activité de leur entreprise. Si un employeur ignore cette exigence, de lourdes amendes pourraient lui être imposées.
4. Jours fériés et congés payés
Il y a 12 jours fériés à Hong Kong. À partir de trois mois de travail pour une entreprise, un employé bénéficiant d’un contrat continu a le droit de recevoir un congé payé pour chacun des jours fériés suivants. Si un jour férié correspond à un jour de repos, les employeurs doivent choisir un autre jour afin d’offrir un congé payé à l’employé.
En plus des jours fériés, les employés ont également le droit de bénéficier de congés payés. À partir d’un an de travail pour une entreprise, un employé doit bénéficier de sept jours de congé payé. L’année suivante, il bénéficiera également de sept jours de congé payé. Ensuite, l’employé bénéficie d’un jour de congé supplémentaire chaque année. Le plafond étant fixé à 14 jours à partir de neuf ans d’ancienneté au sein d’une entreprise. Les jours de congé n’expirent pas à la fin de l’année. Les employés peuvent les reporter l’année suivante s’ils le souhaitent.
5. Congé maladie
À Hong Kong, les employés ont également le droit d’utiliser six jours de congé maladie. Lors de sa première année au sein d’une entreprise, un employé doit recevoir deux journées maladie payées par mois. À partir de la deuxième année, les employés bénéficient de quatre journées maladie payées par mois d’emploi. Ces journées se cumulent pour atteindre le maximum de 120 jours.
Les employés peuvent recevoir une rémunération s’ils utilisent au moins quatre jours de maladie lorsqu’ils sont malades, à l’exception des soins liés à la grossesse, et qu’ils disposent d’un certificat d’un professionnel de santé. Pour chaque journée maladie approuvée, les employés doivent recevoir 80 % de leur salaire quotidien moyen.
Le coût d’embauche d’un employé à Hong Kong
Embaucher de nouveaux employés à Hong Kong entraîne des coûts, notamment si vous développez les activités de votre entreprise à Hong Kong pour la première fois. Certains aspects du processus de recrutement peuvent augmenter vos coûts totaux :
- Conformité juridique : chaque fois que vous commencez à employer des personnes dans un nouveau pays, vous adoptez un tout nouvel ensemble de lois liées à l’emploi dans ce pays. Vous ne pouvez pas éviter les amendes ou les répercussions juridiques en disant que vous ignoriez la loi. Il est par conséquent indispensable que vous meniez des recherches approfondies ou ayez recours à un expert confirmé afin de garantir votre conformité au droit du travail à Hong Kong.
- Établissement commercial : à moins que vous n’utilisiez une organisation professionnelle de l’emploi (OPE) comme employeur officiel, vous devez avoir une entité commerciale légale à Hong Kong. Les options à votre disposition pour développer votre entreprise dans un nouveau pays consistent à créer une succursale, un bureau de représentation ou une filiale. Toutes ces options entraînent des coûts.
- Agences de recrutement : les agences de recrutement peuvent vous aider à attirer les talents dont vous avez besoin pour aider votre entreprise à réussir à Hong Kong. Bien sûr, toutes les entreprises qui ont travaillé avec une agence de recrutement vous le diront, ce service augmente considérablement le coût total de votre processus de recrutement.
- Comité d’embauche : Certaines entreprises utilisent un comité d’embauche interne pour définir les nouveaux postes, recruter des candidats, mener des entretiens et prendre des décisions d’embauche. Les heures payées que les membres de ce comité consacrent au recrutement représentent une grande partie du coût total de votre recrutement. Il faut ajouter à cela les frais de déplacement si des membres de votre comité de recrutement se rendent à Hong Kong pour mener des entretiens.
- Sites d’offres d’emploi : la publication de votre annonce d’emploi en ligne peut également augmenter vos coûts de recrutement. Certains sites permettent de publier gratuitement des annonces, ce qui peut éliminer ou minimiser les coûts de promotion de vos postes à pourvoir.
- Vérifications de contrôle : le processus de pré-embauche implique souvent de vérifier l’identité et les références d’une personne et de procéder à une vérification des antécédents pour s’assurer qu’elle dispose d’un dossier propre. Vous pouvez faire appel à une autre entreprise pour mener ces tâches.
Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés à Hong Kong ?
Avant d’être en mesure d’embaucher du personnel à Hong Kong, vous devez créer une entité légale à Hong Kong. Les exigences exactes dépendront du type de succursale ou de filiale que vous choisissez de créer. Vous devrez probablement procéder aux formalités suivantes :
- Établissement juridique : la création d’une présence juridique pour votre entreprise à Hong Kong implique la soumission d’un formulaire de demande, de documents de constitution, d’articles de constitution, d’un certificat de constitution, du mémorandum de votre société mère et de documents d’identification pour les dirigeants de votre société.
- Enregistrement IRD : vous devez également enregistrer votre succursale ou filiale auprès de l’IRD pour obtenir un certificat d’enregistrement.
- Licences ou permis : en fonction de votre secteur, vous devrez peut-être obtenir d’autres permis spécifiques à votre secteur avant de commencer à embaucher quelqu’un à Hong Kong.
Vous pouvez éviter ces exigences légales si vous établissez un partenariat avec une entreprise de portage salarial (EOR) pour employer des personnes à Hong Kong. Cela vous évite de devoir créer une entité légale à Hong Kong et cela décharge également votre entreprise des responsabilités de conformité légale en matière de droit du travail et de gestion de la paie.
Étapes pour embaucher à Hong Kong
Le processus de recrutement à Hong Kong comprend cinq étapes principales, de la promotion de votre annonce à l’intégration des nouveaux employés.
1. Publication d’une annonce d’emploi
Rédigez une annonce d’emploi qui décrit le poste et le type de candidat que vous recherchez. Vous pouvez publier votre annonce d’emploi en anglais, en cantonais ou les deux. Si vous êtes à la recherche d’un candidat parlant plusieurs langues pour assurer la présence de votre activité sur plusieurs marchés, veillez à le préciser dans votre annonce d’emploi.
Vous pouvez publier votre annonce d’emploi sur différents sites en ligne destinés aux Hongkongais. En plus des sites de recherche d’emploi privés, vous devez également envisager de publier votre annonce sur le service d’emploi interactif du Ministère du Travail.
2. Sélection des candidats
Vous pouvez intégrer des questionnaires ou des tests de compétences à votre processus de candidature afin de vous aider à sélectionner les candidats. Le gouvernement de Hong Kong souligne l’importance d’assurer le caractère non discriminatoire de votre processus de recrutement à Hong Kong, y compris les questions ou tests de sélection. Cela signifie que vous ne devez pas utiliser des méthodes de sélection pouvant être défavorables à des personnes en raison de facteurs tels que leur origine, leur genre ou leur état civil.
Vous pouvez également utiliser un logiciel ou avoir recours à une agence de recrutement pour vous aider à affiner la liste des candidats les plus qualifiés pour vous.
3. Entretiens avec les meilleurs candidats
Une fois que vous avez établi la liste des candidats les plus qualifiés, vous pouvez commencer à faire passer des entretiens à ces candidats. Veillez à nouveau à garantir le caractère non discriminatoire des entretiens. Les entretiens à Hong Kong ressemblent en tous points au processus d’entretien des pays occidentaux, y compris concernant le format et les types de questions posées. Vous pouvez mener les entretiens dans votre bureau à Hong Kong si vous y avez établi une structure.
Si vous voulez uniquement embaucher des employés à distance basés à Hong Kong, vous pouvez mener ces entretiens en virtuel. Lorsque vous programmez ces entretiens en visio ou audioconférence, veillez à tenir compte du possible décalage horaire entre votre fuseau horaire et celui de Hong Kong (Hong Kong Time, HKT). Par exemple, Hong Kong a un décalage de sept heures avec Londres. Une entreprise britannique voudra donc programmer un entretien en début de matinée, ce qui correspondra à la fin de la journée de travail à Hong Kong.
4. Créer un contrat de travail
Une fois que vous avez sélectionné les candidats dont le profil est idéal pour votre entreprise, vous devez leur envoyer une offre d’emploi formelle ainsi que le contrat décrivant les missions du poste et les conditions de leur emploi. Un contrat de travail écrit n’est pas obligatoire à Hong Kong, mais il est fortement recommandé de vous mettre d’accord avec votre employé.
Votre contrat doit contenir toutes les exigences de travail en vigueur à Hong Kong, mais vous pouvez les dépasser et proposer plus de jours de congé payé ou une police d’assurance maladie complémentaire. Ce n’est pas obligatoire, mais courant pour de nombreuses entreprises à Hong Kong.
5. Intégrer votre candidat à l’embauche
Une fois qu’un employé a signé son contrat, vous pouvez commencer le processus d’intégration. Sachant que vous n’êtes pas tenu de vous occuper de la retenue des impôts ou de l’assurance maladie, l’intégration d’employés Hongkongais peut se révéler un peu plus simple que dans d’autres pays. Toutefois, vous devrez effectuer un certain nombre de formalités, y compris des formalités internes pour votre entreprise. Travailler avec une entreprise de portage salarial (EOR) qui se charge de l’intégration peut éliminer cette étape pour votre entreprise.
Vous devez également vous assurer d’envoyer un IR56E formulaire à l’IRD dans les trois mois suivant la date de début de votre nouvel employé. Ce formulaire informe le Ministère du Revenu de l’Intérieur que vous avez embauché un nouvel employé. Vous devez donc en envoyer un à chaque fois qu’un nouveau membre intègre votre équipe ou si vous remplacez une personne.
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