Guide pour embaucher à Singapour

La République de Singapour est une île du Sud-est asiatique qui fonctionne comme une cité état indépendante. Elle se classe régulièrement en tête des classements des meilleurs endroits pour faire des affaires dans le monde. Selon la Banque mondiale, c’est le deuxième pays après la Nouvelle-Zélande où c’est le plus facile de faire des affaires. C’est principalement dû au fait que la société cosmopolite laisse libre cours au marché.

Si vous voulez embaucher des employés à Singapour, vous constaterez que le gouvernement a mis en place des réglementations que vous devez suivre. Notre guide pour embaucher des employés à Singapour abordera les réglementations les plus importantes et vous fournira les meilleures pratiques pour embaucher à Singapour.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher à Singapour

Voici quelques conseils pour embaucher à Singapour et y exercer vos activités à partir d’observations clés concernant la langue et le droit du travail.

1. Langues locales

Singapour est une communauté célébrant la diversité, ce qui transparait dans les langues qui y sont parlées. Les entreprises basées dans des pays anglophones auront peut-être envie de développer leurs activités à Singapour, car l’anglais est la langue standard dans l’environnement professionnel. L’anglais est la langue officielle pour travailler à Singapour, mais le Singlish est la version singapourienne de l’anglais qui intègre un argot local.

D’autres langues comme le chinois, le malais et le tamoul sont également couramment parlées à Singapour. De nombreux Singapouriens parlent deux langues ou plus, ce qui peut représenter un avantage pour les entreprises à la recherche d’employés anglophones pouvant également communiquer avec des personnes en Chine, en Inde ou dans d’autres pays.

2. Masse salariale et semaine de travail

Singapour est un pays atypique, car aucun salaire minimum n’y est fixé. Le gouvernement singapourien fixe en revanche d’autres exigences en matière d’emploi, dans le cadre de la loi sur le travail (Employment Act). Par exemple, cette loi fixe la limite du nombre d’heures de travail par semaine à 44, même s’il existe des exceptions. Toutes les heures dépassant le nombre d’heures normales de travail doivent être rémunérées à un taux supérieur dans la limite de 2 600 SGD pour un employé ou 4 500 SGD pour un ouvrier. Le taux de rémunération des heures supplémentaires correspond à 1.5 fois le taux horaire normal de rémunération d’une personne.

Certaines entreprises pratiquent la semaine de travail de cinq jours à Singapour tandis que d’autres adoptent la semaine de six jours. La loi sur le travail stipule que tous les employés ont le droit de bénéficier d’un jour de repos par semaine. En général, il s’agit du dimanche, mais les employeurs peuvent choisir un autre jour de repos à partir du moment où ils en informent leurs employés. Les employeurs accordent généralement une prime de 13e mois à leurs employés. On appelle également cette prime un supplément de salaire annuel. Il s’agit d’un paiement annuel unique en plus du salaire annuel total d’un employé. Ce supplément de salaire annuel n’est pas obligatoire. Les employeurs sont encouragés à accorder un supplément de salaire annuel à leurs employés pour récompenser leur contribution à la performance de l’entreprise.

3. Politiques sur les congés annuels

Le ministère du Travail fixe des exigences en matière de congés pour les employés à Singapour. Les employés bénéficient de 11 jours fériés payés. De plus, les employeurs peuvent accorder à leurs employés sept jours de congé au cours de leur première année de travail, puis ils cumulent un jour supplémentaire de congé pour chaque année de travail au sein de votre entreprise. Au bout de huit ans au sein d’une entreprise, un employé doit bénéficier au minimum de 14 jours de congé. Même si le ministère du Travail a fixé comme exigence un minimum de sept jours de congé annuel, c’est une pratique courante à Singapour d’accorder au minimum 14 jours de congé annuel aux employés.

Les employés bénéficient également de deux types de congés payés pour des problèmes médicaux : les congés maladie ambulatoires et les congés d’hospitalisation. Les employés ayant travaillé six mois ou plus pour votre entreprise ont droit à 14 jours de congé maladie, le cas échéant, et jusqu’à 60 jours de congé pour hospitalisation payés.

4. Impôt sur le revenu et avantages sociaux

La seule retenue obligatoire est la cotisation au Fonds de prévoyance central, un plan d’épargne et régime de retraite pour les Singapouriens et les résidents permanents de Singapour uniquement. Les employés cotisent également à ce fonds. Le montant des cotisations des employés et des employeurs dépend de l’âge de l’employé. Pour les employés âgés de moins de 55 ans, l’employeur cotise à hauteur de 17 % du salaire de l’employé et l’employé cotise à hauteur de 20 % de son salaire. Les employeurs peuvent accorder des avantages sociaux qui ne sont pas obligatoires, notamment des couvertures santé complémentaires et une assurance vie. Veillez à inclure ces avantages dans votre contrat de travail.

5. Conditions de travail principales

La loi sur le travail impose aux employeurs de fournir aux employés des conditions de travail principales (Key Employment Terms, KET) dans un délai de 14 jours après leur embauche. Voici les conditions de travail fondamentales que les employés doivent connaître. Vous devez les inclure dans un contrat de travail. Les KET doivent couvrir les sujets suivants :

• Détails de l’emploi : cela comprend les informations d’identification de l’employeur et de l’employé, ainsi que les détails du poste de l’employé, y compris son intitulé de poste, ses responsabilités et sa date de début.
• Heures de travail et jour de repos : dites aux employés à quoi ressemblera leur semaine de travail. Combien de jours et d’heures travailleront-ils pendant la semaine et quel jour sera leur jour de repos obligatoire ?
• Salaire : Incluez tous les détails concernant la rémunération d’un employé, y compris son salaire annuel ou son taux de rémunération horaire, quotidienne ou au prorata, ainsi que le taux des heures supplémentaires et toutes les primes ou incitations dont il doit avoir connaissance.
• Congés et prestations médicales : si vous proposez un régime de santé, vous devez également l’inclure dans les KET. Indiquez également quelles sont vos politiques concernant chaque type de congé, y compris ceux dont nous avons discuté ci-dessus et les congés parentaux.
• Autres détails : vous devez inclure quelques autres détails dans cette catégorie. Précisez le lieu de travail, en particulier s’il est différent de l’adresse de l’employeur, la période d’essai et la période de préavis.

Le coût d’embauche d’un employé à Singapour

Embaucher du personnel à Singapour peut contribuer à la croissance de votre entreprise, mais cela entraîne un certain nombre de coûts en amont. Voici certains aspects du processus de recrutement dont vous devez tenir compte dans les coûts relatifs à l’embauche de nouveaux employés :

• Services juridiques : Singapour est connue pour être l’un des endroits les plus faciles pour faire des affaires, car il y a relativement peu de formalités administratives pour les entreprises. Toutefois, votre entreprise doit tout de même suivre quelques lois importantes dans ses pratiques d’embauche et son rôle d’employeur envers les employés singapouriens. C’est la raison pour laquelle les entreprises qui se développent à l’international embauchent des cabinets juridiques dans le nouveau pays afin de s’assurer qu’elles rédigent les documents légaux correctement et conformément aux réglementations applicables.
• Enregistrement des entreprises : la création légale de votre entreprise implique également un coût. Vous devez immatriculer votre entreprise auprès des agences nécessaires et payer les frais correspondants. Vous pouvez également embaucher une entreprise qui vous aidera à créer en toute légalité votre succursale ou filiale à Singapour.
• Publicité d’emploi : la publicité de vos nouvelles offres d’emploi peut également augmenter vos coûts, que vous enleviez des publicités dans les journaux ou que vous payiez des frais pour les offres d’emploi en ligne. Sur certains tableaux d’offres d’emploi, vous pourrez peut-être publier gratuitement votre annonce.
• Agences de recrutement : lorsque vous êtes prêt à commencer le processus de recrutement, vous pouvez choisir d’utiliser une agence de recrutement ou une entreprise de chasse à la tête pour vous aider à trouver les bons candidats. Cela peut simplifier le processus et vous faire gagner un temps précieux, mais cela a un prix.
• Comité d’embauche : si vous choisissez de gérer l’embauche en interne, vous devrez former un comité pour gérer la création d’une description de poste, la sélection des candidatures, la conduite d’entretiens et d’autres tâches d’embauche importantes. Le temps que le comité de recrutement consacre aux tâches de recrutement représente une grande part de l’investissement financier d’une entreprise pour embaucher de nouveaux employés.
• Frais de déplacement : pour établir votre entreprise à Singapour dans les limites légales, votre entreprise devra envoyer un représentant à Singapour. Vous devrez peut-être couvrir les frais de voyage de votre comité de recrutement pour assister aux événements de recrutement ou mener des entretiens à Singapour.
• Vérification et vérification des antécédents : le processus d’embauche implique également généralement certaines étapes pour vérifier les qualifications des candidats, y compris la réalisation d’une vérification des antécédents. Ces contrôles peuvent s’ajouter aux coûts totaux de votre recrutement.

Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés à Singapour ?

Avant de pouvoir embaucher de nouveaux employés à Singapour, vous devrez soit établir un partenariat avec une entreprise de portage salarial (EOR) dans la cité-État afin d’embaucher immédiatement des employés à Singapour, soit entreprendre des démarches pour établir légalement votre entreprise à Singapour. Les formalités que vous devez satisfaire pour embaucher vous-même des employés en toute légalité sont, entre autres, les suivantes :

• Enregistrement de l’entreprise : pour enregistrer votre entreprise à Singapour, vous devrez approuver le nom de votre entreprise auprès de l’Autorité de réglementation comptable et d’entreprise (ACRA) et soumettre les documents nécessaires. Pour répondre aux exigences relatives à l’immatriculation de votre entreprise, vous devez avoir au moins un actionnaire, un directeur qui réside à Singapour, un secrétaire singapourien, un capital minimum sur un compte bancaire et une adresse physique pour votre entreprise à Singapour.
• Inscription au CPF : vous devrez également vous inscrire auprès du Conseil du Fonds central de prévoyance de Singapour afin d’être prêt à contribuer aux fonds de pension des employés. Si vous avez recours au portage salarial (EOR), l’entreprise qui s’en charge gérera pour vous la gestion de la paie et les retenues pour le Fonds de prévoyance central.
• Licences ou permis : certains types d’entreprises peuvent avoir besoin d’obtenir des licences ou permis du gouvernement pour mener légalement leurs activités à Singapour. Certains exemples comprennent les agences de voyages, les organismes de prêt, les conseillers financiers et les grossistes et distributeurs d’alcool.

5 Étapes pour embaucher à Singapour

Pour embaucher une personne à Singapour, même s’il s’agit d’un seul employé, vous devrez suivre un certain nombre d’étapes, de la publication de votre annonce d’emploi à l’intégration de votre candidat à l’embauche. Regardons plus en détail comment embaucher à Singapour.

1. Annoncer les postes à pourvoir

Vous devez d’abord créer une annonce d’emploi qui attirera les candidats compatibles avec vos nouveaux postes. Intégrez une description du poste ainsi que la nature de votre nouvelle structure à Singapour. L’employé travaillera-t-il dans un bureau physique à Singapour ou à distance ?

Veillez à faire la promotion du poste en ligne et envisagez de publier les annonces dans des journaux locaux. Le Straits Times est particulièrement populaire pour les publicités classifiées à Singapour. Les représentants de l’entreprise peuvent également assister à des événements de recrutement comme des salons de l’emploi pour rencontrer de potentiels candidats.

2. Affiner la liste des candidats

Le nombre de candidatures que vous recevez peut être considérable. C’est le moment où une agence de recrutement ou votre comité de recrutement peuvent aider à créer une liste des candidats les plus qualifiés. Vous pouvez également intégrer des tests de compétences ou des questionnaires au processus de candidature qui pourront vous aider à identifier plus rapidement les candidats qui seraient les plus appropriés et mériteraient d’être entendus en entretien.

Assurez-vous que les méthodes de sélection que vous utilisez ne sont pas discriminatoires et se concentrent uniquement sur les capacités d’une personne à remplir les missions du poste plutôt que sur des caractéristiques personnelles comme le genre ou la race. À l’instar d’un grand nombre d’autres gouvernements, le gouvernement de Singapour impose l’adoption de pratiques de recrutement non discriminatoires.

3. Entretiens avec les meilleurs candidats

Dès que vous avez déterminé les candidats qui poursuivront le processus de recrutement, vous devez les contacter pour programmer des entretiens. Votre équipe peut voyager à Singapour pour mener les entretiens en présentiel ou les mener à distance. Les entretiens en présentiel sont en général une bonne idée si vous établissez votre présence physique avec l’implantation d’un bureau à Singapour. Si vous embauchez des employés à distance à Singapour, c’est tout à fait acceptable d’opter pour un entretien virtuel.

Dans le cas d’entretiens en visio ou audioconférence, veillez à tenir compte du décalage horaire. Si le siège de votre entreprise se trouve à New York, il existe un décalage de 12 heures avec l’heure de Singapour Singapore Time (SGT). Autrement dit, vous devrez programmer les entretiens tôt le matin pour qu’ils aient lieu durant les horaires de travail les candidats.

4. Proposer une offre d’emploi et rédiger un contrat

Dès que vous avez identifié les candidats qui ont le profil idéal pour les postes à pourvoir, vous devez les contacter pour leur proposer une offre d’emploi. Si un candidat accepte votre offre ou veut obtenir plus d’informations, c’est le moment de lui envoyer un contrat de travail contenant tous les détails correspondants. Vous pouvez également inclure le contrat dans une lettre d’offre d’emploi formelle.

Rappelez-vous que ces contrats doivent inclure toutes les KET fixées par le gouvernement de Singapour. Vous devez également vous assurer que les dispositions du contrat sont conformes à toutes les exigences de la loi du travail ou toute autre réglementation applicable.

5. Intégrer votre candidat à l’embauche

Vous pouvez maintenant intégrer votre candidat à l’embauche. Ce processus est simplifié à Singapour par rapport à certains pays, car l’employeur ne se charge pas des retenues en faveur de l’administration fiscale ou de l’assurance maladie. Toutefois, vous devrez vous charger des retenues pour le Fonds de prévoyance central et vous assurer de remplir toute la documentation importante pour votre entreprise en interne.‬

Si vous établissez un partenariat avec une entreprise de portage salarial (EOR) à Singapour, comme Globalization Partners, vous avez rempli votre rôle en proposant une offre d’emploi. Notre équipe se chargera du processus d’intégration et s’assurera de la conformité au droit du travail de Singapour.

Embauchez de nouveaux employés à Singapour avec Globalization Partners comme entreprise de portage salarial (EOR)

Si vous voulez embaucher rapidement des employés à Singapour et ne voulez pas consacrer de temps ni d’argent à l’établissement d’une présence légale dans la cité-État ou vous assurer que vous respectez toutes les normes juridiques nécessaires en tant qu’employeur, vous pouvez confier ces responsabilités à Globalization Partners. Nous sommes une entreprise internationale d’externalisation des ressources humaines qui vous propose une solution de portage salarial (EOR) dans 187 pays dans le monde.

Vous continuez à gérer le processus de recrutement pour identifier les employés dont le profil est idéal pour votre entreprise, mais c’est notre équipe qui se chargera ensuite de gérer les formalités importantes comme l’intégration, la gestion de la paie et les avantages sociaux. Plus important encore, nous sommes l’employeur officiel de vos employés de Singapour, vous n’avez donc pas besoin d’interagir avec le gouvernement de Singapour ou d’établir une succursale ou une filiale à Singapour. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur l’expansion mondiale avec Globalization Partners.